Online-Kommunikation ist in vielen Unternehmen das TOP – Thema in der modernen Arbeitswelt. Sie findet auf vielen Kanälen und in unterschiedlichster Form statt. Von E-Mails, Online-Meetings, hybriden Präsenzkonferenzen über digitale Kollaborations-Tools. Es wird so viel kommuniziert wie nie zuvor.  Doch immer häufiger ist zu hören, dass die Online-Kommunikation nicht gut klappt. Woran liegt das?

Es gibt viele Wege zu kommunizieren. Jedoch wird in vielen Unternehmen zu wenig über die Art, wie wir online kommunizieren wollen, nachgedacht.  Was auch immer gute Online-Kommunikation ist: Wir kommunizieren so viel wie nie zuvor über digitale Kommunikationskanäle. Dabei stehen uns viele – digitale und analoge – Kanäle zur Verfügung. Und diese werden auch genutzt. Die Menge und Vielfalt der Kommunikationswege wachsen und gleichzeitig wird die Kommunikation im digitalen Raum irgendwie oberflächlicher. So wirkt sie jedefalls oftmals auf mich.

Online-Kommunikation: Was braucht es nun?

Es braucht ein gemeinsames Grundverständnis, wie wir als Team miteinander kommunizieren wollen. Das schafft Klarheit und einen Rahmen für die gewünschte Kommunikation.

Denn die Einführung eines digitalen Tools hilft nicht dabei, besser zu kommunizieren und mehr Wirksamkeit und Effizienz in die Teamkommunikation zu bringen. Stattdessen erlebe ich immer häufiger, dass viele Beschäftigten von der Kommunikationsdichte und Informationsflut überrollt werden. Das führt zur echten Belastung am Arbeitsplatz.

Welche Kommunikationsweisen bestehen?

Wenn wir die Belastung oder Überforderung durch die Kommunikationsdichte in eine gute Balance bringen wollen, ist es wichtig, ein paar Fragen auf den Grund zu gehen:

Wie wollen wir in einem Team oder im Unternehmen kommunizieren? In welcher Form und welche Möglichkeiten stehen uns dafür zur Verfügung?

Die Kommunikationsweisen lassen sich zum einen in synchrone und asynchrone Austauchform unterteilen. Zum anderen unterscheidet man hierbei zwischen einer schnellen und langsamen Verarbeitungsgeschwindigkeit des Gehirns bezogen auf die jeweiligen Kommunikationswege.

Wenn wir nun auf den Verlauf vieler Online-Meetings schauen, wird deutlich, wie nicht abgeglichenes Kommunikationsverhalten zu Spannungen oder gar zu mehr Aufwand führt. Wie häufig kommst du unvorbereitet in ein Online-Meeting, ohne vorher die vorher zur Verfügung gestellten Unterlagen gesichtet zu haben? Jeder erwartet im Anschluss an ein Meeting ein Protokoll. Doch liest du es dann auch?

Wann hast du das letzte Mal von dir aus ein Thema vorab zur Diskussion bereitgestellt oder passiert das vielleicht nur noch spontan während des Meetings? So aus der Schmoll-Ecke? Immer häufiger werden die Themen nur noch schnell und komprimiert abgehandelt. Der Dialog nimmt dabei ab. Und gleichzeitig wissen wir, dass immer weniger an Informationen aufgenommen wird. Es wird viel geredet und doch wenig verstanden.

Wie können wir das ändern?

Was soll eigentlich das digitale Kommunikationstool ermöglichen? Wobei soll es uns helfen?

Alleine diese Frage zu klären ist sehr spannend. Denn viele Tools erweitern unsere Kommunikationsmöglichkeiten. Doch dafür müssen auch wir unsere Arbeitsweise und unser Verhalten anpassen. Damit ein digitales Tools also wirken kann, sollten auch wir uns im Klaren darüber sein, ob und wie wir da mitmachen wollen und können.

In der Juni-Ausgabe des ManagerSeminars lautete eine Überschrift zum Thema Kommunikation: “Manchmal ist es besser, nichts zu sagen“. Der Artikel nahm die Beweggründe des „Strategic Silence“, also der strategischen Stille unter die Lupe. In Untersuchungen kam heraus, dass Beschäftigte ihren Manger*/-innen eher Informationen vorenthalten und diese dann zu einem späteren Zeitpunkt zur Verfügung stellten.

Kommt dir das auch bekannt vor? Nicht selten beobachte ich mich dabei, dass ich in Online-Konferenzen denke: „Ach lass´mal. Irgendwie ist das heute nicht der richtige Rahmen oder das richtige Setting, um mein Thema in die Diskussion zu bringen“. Ich frage mich wirklich, ob die Zurückhaltung in Meetings sogar zunimmt, weil in Konferenzen mehr Informationsaustausch im Vordergrund steht oder aktuelle Sachstände präsentiert werden und dadurch ein echter Dialog einfach schleichend in den Hintergrund gedrängt wird. Es wird sehr viel monologisiert.

Online-Kommunikation: Über welche Kanäle soll kommuniziert werden?

Jeder Jeck ist anders. So lautet ein Kölsches Sprichwort. Und genauso verhält es sich bei den bevorzugten Kommunikationskanälen. Die einen lieben den synchronen Austausch via Live-Online-Meetings oder Vor-Ort-Konferenzen, andere arbeiten gerne asynchron über kollaborative Plattformen wie Slack oder Microsoft365. Egal, welcher Kanal für welchen präferierten Zweck genutzt werden soll:

Im Grunde braucht es zwei Dinge:

1. Ein Commitment, eine Abstimmung darüber, wie das Kommunikationstool eingesetzt werden soll, sowie
2. Ein Format, um das aktuelle Vorgehen regelmäßig zu reflektieren und ggf. Anpassungsbedarf einzubringen.

Lies dazu auch gerne den Artikel zum Thema „Guideline“.

Je emotionaler ein Thema, je synchroner der Kanal

Gerade in angespannten Situationen erwische ich mich dabei, schnell eine Mail zu beantworten. Oder wenn ich von jemanden genervt bin: Dann möchte am liebsten sofort die passende Antwort liefern. Das ist in der Regel keine so gute Idee, denn ich bin zu emotional und manchmal gieße ich dann versehentlich noch zusätzlich Salz in eine offene Wunde.

Die Ursachen der auftretenden Missverständnisse können sehr unterschiedlich sein. In Bezug auf die E-Mail vertritt der Journalist Daniel Rettig einen sehr interessanten Ansatz: „Faustregel: doppelt so warmherzig, halb so kaltblütig, denn was der Sender schon als übertriebene Sanftmut empfindet, kommt beim Empfänger noch neutral an“. (Wiwo 2016)

Streit via E-Mail-Pingpong oder im Chat-Kanal ist kaum lösbar. Auch Emojis helfen nur bedingt, die eigene Botschaft gut beim Gegenüber rüberkommen zu lassen. Egal, in welchem digitalen Kanal wir gerade aktiv sind.

Besser: Suche in Spannungssituationen das direkte Gespräch, zum Beispiel in einem Telefonat. Stimmlage, Sprechgeschwindigkeit und Lautstärke können deiner Botschaft einfach mehr Rahmen und Kontext ermöglichen.

Gerade bei schwierigen und emotionalen Themen ist der synchrone Kanal die erste Wahl. Zum Beispiel der klassische Spaziergang – oder wie es in der Business-Welt heißt: Walk the Talk.

Fazit

Viel hilft nicht immer viel. Das gilt für Kommunikation und Information gleichermaßen. Entscheidend ist, über welche Kanäle die wesentlichen Informationen weitergetragen werden. Welche Kanäle für die persönliche Online-Kommunikation präferiert werden. Und im besten Fall schafft ein Team mit Hilfe einer Guideline einen gemeinsamen Kommunikationsrahmen, der für alle gilt.

In der schwierigsten Phase der Pandemie sind  viele Beschäftigte über Nacht ins kalte Wasser gestupst worden. Sie mussten von zu Hause, aus dem Home-Office, ihre Arbeit erledigen. Egal, ob das mit der familiären Situation oder den persönlichen Vorlieben zusammen passte oder nicht. Trotz der Distanz zum Unternehmen funktionieren viele, teils komplexe Arbeitsprozesse erstaunlich gut. Doch jetzt wird erkennbar: Echte Beziehungen fehlen, der soziale Kitt und die kollegiale Verbundenheit leiden.

Home-Office als echte Chance

In der ersten Krisenzeit war mein Home-Office-Ratgeber sehr nachgefragt. Viele Leser*innen nahmen Kontakt zu mir auf und auch Unternehmen suchten Rat und nutzen den Ratgeber als „Erste-Hilfe-Lektüre“.  Die Kernfrage war meist: Wie kann der Einzelne sich und die Arbeit gut von zu Hause aus organisieren? Mittlerweile ist das immer noch ein Thema. Weniger aus technischer Perspektive, sondern viel mehr aus der Perspektive Mensch. Das menschliche Bedürfnis nach Begegnungen, andere sehen und gesehen werden  – auch im Job – rückt in den Vordergrund.

Wie kommt das bzw. was passiert da gerade?

Beziehungen aufbauen & stärken

Echte kollegiale Begegnungen werden für Unternehmen und ihre Beschäftigen immer entscheidender. Erst jetzt wird sichtbar, was uns zwischenmenschlich fehlt, wie viele (informelle) Informationen auf dem Weg von A nach B doch verloren gehen. Und wie wenig wir vom Pulsschlag des Unternehmens mitbekommen, wenn wir uns kaum noch in den Büroräumen aufhalten.

Aber was braucht es, um Zusammenarbeit aller Beschäftigen wieder zu stärken und ein Wir-Gefühl zu entwickeln?  Es braucht Beziehungsarbeit.

In meiner dreiteiligen Serie zum Thema „Führen aus dem Home-Office“ gehe ich darauf ein, dass Leadership aus dem Home-Office einen angepassten Kommunikationsstil benötigt. Jetzt nach der Pandemie sind wir noch einen Schritt weiter: Führung ist mehr denn je echte Beziehungsarbeit!

Beziehungsarbeit ist Führungsarbeit

Im Büro und noch mehr im Home-Office oder wenn die Kolleg*innen remote unterwegs sind:  Kontakt- und Beziehungspflege ist eine Kernaufgabe zeitgemäßer Führung. Und eben auch den Rahmen für Entwicklung schaffen. Heute gehört das zur guten Führungsarbeit dazu, wie es z.B. die Haufe Group vorlebt.

Aktuell erleben wir jedoch, dass die Bindung zum Unternehmen seitens der Kolleg*innen eher abnimmt oder nach Neueinstellungen sich kaum entwickelt. Auch Führungskräfte bemerken eine Veränderung der Beziehung, die schwer beschreibbar ist, als ob irgendetwas zerbrochen ist, aber sich nicht zu erkennen gibt. Vielleicht ist es genau die richtige Zeit, sich mit den Menschen und Beziehungskommunikation nochmal viel intensiver auseinander zu setzen?

5 Gründe, warum echte Beziehungsarbeit wichtig ist

Was war eigentlich vor der Pandemie anders? Was hat das Büro vereint, das uns heute so fehlt? Dazu zählen sicher die menschlichen Begegnungen. Die kurzen Gespräche zwischendurch, die Flurgespräche, der Schnack vor der Kaffeemaschine, die uns ohne viel Aufwand gut tun und helfen. Vielleicht kommt dir der eine oder andere nachfolgende Punkt bekannt vor:

• Hey, schön dich wieder zu sehen! – Miteinander verbunden bleiben, auch wenn man sich beruflich manchmal etwas aus den Augen verliert. Beziehungen zu spüren und Kontakte zu pflegen, ist ein ganz starker Kleber.
• Spontaner Ideenaustausch – Manchmal ist es einfach Zufall: Zwei Kolleg*innen treffen sich an der Kaffeemaschine und kommen ins Plaudern. Dabei stellen sie zufällig fest, dass sie an derselben Sache tüfteln und gar nicht wussten, dass  sie damit nicht alleine sind.
• Einfach mal machen – Initiative ergreifen: Eine Idee, die du schon längst in dir trägst, könnte klappen. Du bekommst auf den Fluren ein Gespür davon, was möglich ist und ob dafür ausreichend Offenheit im Unternehmen oder auch nur in deinem Team vorhanden ist. Und dann heißt es, einfach mal ausprobieren, den Initialfunken überspringen lassen und schauen, was sich daraus entwickelt.
• Gut, dass ich dich gerade treffe – „Ich habe da ein Thema und du bist doch Expert*in darin – kannst du mal eben über die Sache drüber schauen?“ Die glücklichen Zufallsbegegnungen haben schon manchen Knoten gelöst.
• Mitkriegen, wie es anderen geht – Manchmal braucht es dafür fast keine Worte. Du kannst es sprichwörtlich sehen, ob es dem anderen gut oder gar schlecht geht. Aber gerade dann, wenn es einem anderen nicht gut geht, ist ein empathisch geführtes Gespräch hilfreich, zu verstehen, ob der Schuh privat oder beruflich drückt und ob dein*e Kolleg*in Unterstützung oder einfach nur ein offenes Ohr braucht.

Ohne viele Worte ist es im Büro, auf den Fluren oder draußen auf dem Parkplatz viel leichter, Stimmungsbilder einzufangen. Du bekommst durch die informellen Begegnungen schnell einen Eindruck, woher der Wind weht und wie die Meinungslage wichtiger Stakeholder gerade so ist.

Wie funktionieren Flurgespräche bei virtuellen Teams?

Anders. Aber auch hier kann es wunderbar funktionieren. Du benötigst hierfür jedoch einen klaren Rahmen und eine digitale Plattform (Online-Raum, Chat etc.). In meinem Blogartikel „Erfolgstipps für Remote-Work“ gehe ich auf erprobte Praktiken ein und teile meine ganz persönlichen Erfahrungen. Auch im virtuellen Raum ist Beziehungspflege, Vertrauen und Verbindlichkeit ein ganz entscheidender Faktor. Das ist der Kitt, der Menschen zusammenhält.

Wie Communities gestaltet werden können

Immer mehr Führungskräfte und Mitarbeitende überlegen, wie sie den Kontakt untereinander ungezwungener und gleichzeitig verbindlicher gestalten und immer wieder in den Austausch kommen können.  Das Zwischenmenschliche rückt wieder in den Vordergrund. Das gemeinsame Miteinander, das direkte Diskutieren, Fluchen und Lachen. Alles, was im normalen Büro- oder Arbeitsalltag so passiert.  Damit das gemeinsame Erleben wirklich spürbar werden kann, organisieren viele Unternehmen mittlerweile kleinere Events im Büro oder größere Veranstaltungen von ganzen Abteilungen, die jedoch weniger den strengen Business-Charakter haben, sondern vielmehr ein modernes Großgruppenformat, welches viele Interaktionen zu vielen Kolleg*innen zulässt.

Nachfolgend stelle ich dir drei kleine Ideen vor, die du sowohl im Büro oder auch in einem Live-Online-Format gut umsetzen kannst:

3 kleine Austauschformate – virtuell oder im Büro:

Open Friday: Dieses Format wird von vielen modernen Unternehmen abteilungsübergreifend in Präsenz praktiziert. Dabei steht das voneinander Lernen im Mittelpunkt. In leicht abgewandelter Form lässt sich ein Open Friday-Format dann gut mit Break-Out-Sessions praktizieren, wenn das technisch geeignete Live-Online-Tool, wie z.B.  Zoom genutzt werden kann.

Retreats: Teams treffen sich tageweise, um bestimmte Themen konzentriert zu planen oder zu entwickeln. Manche Teams oder Kolleg*innen mit ähnlichen Interessen treffen sich regelmäßig, z.B. alle 14 Tage, manchmal treffen sie sich auch nur situativ, um an einer Idee zu tüfteln.  Starre Vorgaben gibt es nicht.

Communities: Wöchentliche Treffen von Menschen, die eine gleiche Rolle im Beruf ausüben. Zu welcher Abteilung man zugehörig ist, ist egal.

Fazit

Es die Zeit, sich wieder verstärkt um die Verbindungen zwischen Menschen zu bemühen – auch im Job, unter Kolleg*innen und Führungskräften. Lasst du daher wieder mehr Beziehungen eingehen und mit Menschen ganz aktiv in den Austausch kommen!

Spannungen – wenn Menschen zusammenkommen, dann wird es spannend. Von Begeisterung, Fröhlichkeit, Kreativität bis hin zum Missverständnis, Frust und echten Konflikten. Das kommunikative Spielfeld ist groß. Und gerade auf dem Tummelplatz der virtuellen Teamarbeit, also da, wo Menschen in Zoom-Meetings, ins Slack-Chats oder via WhatsApp miteinander interagieren, ist es oft umso wichtiger, Fragen, Bedenken und Wünsche möglichst früh und auf Augenhöhe zum Ausdruck zu bringen.

Was sind Spannungen?

Spannungen sind Signale. Sie signalisieren, dass etwas nicht stimmt und etwas angesprochen oder geklärt werden muss. Eine Spannung kann ein persönliches Gefühl sein, welches jeder nur selbst wahrnehmen kann. Oder ein Thema, welches zur Diskussion gestellt werden soll oder mit dem sich ein Teammitglied unwohl fühlt und darüber sprechen möchte. Auch ein Wunsch nach Veränderungen im Team oder in einem Projekt kann ein Spannungsthema sein. Eine offizielle Definition gibt es nicht.

Der Begriff hat seine Wurzel im englischen „tension“ und ist in der Holacracy zu Hause. Holacracy ist ein Konzept für agiles Organisieren, in dem die Spannungen von Mitarbeitenden und Teams ausdrücklich ihren Platz und Wert für die Weiterentwicklung haben.  Das Wort „Spannungen“ ist wie ein Code-Wort, dass wir etwas besprechbar machen wollen. Spannungen sind Ausdruck von unausgeschöpftem Potential, das für ein Team wirklich bedeutsam sein kann und einen festen Platz in Meetings gebührt. Es ist ein wirkungsvolles Signalwort, das hilft, ein Thema auf die Bühne zu heben.

Was Menschen brauchen.

Zu ein und demselben Thema schauen Menschen durch unterschiedliche Schlüssellöcher und nehmen so verschiedene Perspektiven ein. Es entstehen ungleiche Bilder. Bedürfnisse und Wünsche unterscheiden sich voneinander. Und gleichzeitig haben wir unterschiedliche Präferenzen und Erwartungen. Vielleicht wünschen wir uns mehr oder weniger Feedback? Oder wir sind mit einer Projektentwicklung nicht einverstanden und brauchen bei der Umsetzung eines Auftrags Unterstützung. 

Unterschiedlichkeit ist ok. Auch die Vielfalt schafft neue Blickwinkel und dennoch ist sie manchmal auch der Nährboden für Spannungen, also für neue Energie, Lernen und gemeinsame Entfaltungsmöglichkeiten.

Spannungen bei der Arbeit – Arbeit mit Spannung.

Das Wort „Spannungen“ wird in vielen, vor allem eher modernen Organisationen ganz praktisch und selbstverständlich eingesetzt, um Veränderungspotential zu beschreiben.

Als ich das erste Mal mit dem Vorhaben, über Spannungen zu sprechen, in einem virtuellen Teammeeting konfrontiert wurde, war ich ganz sicher nicht begeistert.  Mir ist noch sehr bewusst, dass mir anfänglich der Zugang zu diesem Wort fehlte. Und ehrlich: Ich hatte eher das Gefühl, dass etwas Unkontrollierbares in der Luft lag und berufliche Frustrationen oder persönliche Themen auf den Tisch kommen könnten. Naja, irgendwie war es auch so. Das darauf Einlassen ist wirklich wertvoll und eine Erfahrung wert. Gerade für die Person, die ein Thema einbringt sowie für die Teammitglieder, die z.B. durch Feedback oder einen neuen Gedankengang partizipieren.

Interessanterweise werden Spannungen in unserem Kulturkreis eher vermieden. Im Grunde begegnen sie uns jedoch jeden Tag in der Zusammenarbeit mit unseren Kolleg*innen und Kunden. Das Gute daran ist: Ein offener Umgang ist wie ein befreiender Türöffner und du kannst aktiv nach Lösungswegen fragen, bekommst Unterstützung und kannst so leichter die nächsten Schritte gehen. Spannungen wirken wie Treibstoff und helfen Menschen und Organisationen.

Warum fiel es mir am Anfang dann trotzdem so schwer, das Themenfeld zuzulassen und mit dem Konzept “Spannungen” zu arbeiten?

Zum einen habe ich den Begriff gleich negativ assoziiert. Als ich hörte, dass wir uns über unsere Spannungen im Vorfeld Gedanken machen sollten, war mir sofort klar: Es geht darum, Unzufriedenheiten ins Rampenlicht zu holen. Mir kam gar nicht in den Sinn, dass mit Spannungen auch ganz einfache Fragen, das Teilen von Informationen, das Aussprechen von Wünschen und Bedürfnissen gemeint sein kann. Es fühlte sich alles für mich schwer an und ich wollte mich nur ungern damit auseinandersetzen.

Und ich habe gemerkt, wie viel Überwindung mich die bewusste Auseinandersetzung und das darüber Sprechen gekostet hat.  Denn:

• Spannungen entstehen immer nur bei einer Person, also nur bei mir, nicht bei anderen.
• Es braucht ein gutes Setting, gerade in virtuellen Räumen, um von Spannungsthemen zu profitieren.
• Die Anzahl der Spannungen, die eine Person verspürt, ist nicht vorgegeben. Es darf auch mehr sein.
• Jede Spannung hat ihre eigene Frequenz.

Die Wirkung einer einfachen Frage: Was brauchst du?

Was brauchst du? Mit dieser Frage wenden wir uns an die Person, die eine Spannung ins Team einbringt. Diese Frage fasziniert mich. Sie ist so einfach und gleichzeitig verdichtet sie alles Gesagte auf eine Kernfrage. Wie bereits oben schon beschrieben, können die Antworten darauf für die Arbeit unglaublich wertvoll sein. Nicht nur für die eine Person, sondern  für das gesamte Team.

Alle 14 Tage blicke ich zurück auf das, was ich beruflich erreichen wollte und auch auf das, was ich noch erreichen will. Dazu nutze ich eine ganz einfache Matrix. Sie rückt meine To-Do’s und Perspektive in den Vordergrund – aber auch die Teamsicht. Und hier konnte ich zum ersten Mal auch den Begriff Spannungen praktisch einsetzen. Das hat mir geholfen, mir meiner Themen bewusster zu werden und sie leichter in Teammeetings einzubringen.

3 Tipps, wie du mit Spannungen leichter in Online-Konferenzen umgehen kannst.

1)         Wie kann eine Person ihre Spannung gut zum Ausdruck bringen? Ein gemeinsames Vorgehen hilft, deinem Thema einen guten Rahmen zu geben und dir ein offenes Ohr in Meetings zu verschaffen. Gibt es dafür ein gemeinsames Vorgehen? Wenn nicht, lohnt es sich auf jeden Fall beispielhafte Formulierungen zu geben. Zum Beginn braucht es Übung und für manche Menschen auch Überwindung, die treffenden Worte zu finden. Aber es lohnt sich. Einfache Formulierungen könnten z.B. sein:

• „Ich habe da ein Thema“,
• „Mir ist etwas unklar“,
• „Ich benötige Unterstützung oder Feedback“.

2)         Ein Tool, das sich auch in Online-Meetings gut eignet, ist der virtuelle Spannungsspeicher. Damit kann jeder zunächst für sich die Spannungen wahrnehmen und in den Speicher einsortieren. Biete an, mit einem Spannungsspeicher auch in Online-Meetings zu arbeiten. In Vorbereitung auf ein Online-Meeting können die Themen, die besprochen werden sollen,  auch via Trello, Arsana & Co. vorab dem Teilnehmerkreis zur Verfügung gestellt werden. So besteht die Transparenz über die Themen, die im Meeting zur Sprache kommen sollen.

3)         Achte darauf, dass du in der Formulierung deiner Spannung andere nicht verletzt. Egal ob in einem Live-Meeting oder im schriftlichen Austausch: Die persönlichen Spannungen zu formulieren, braucht Übung. Gerade, wenn viele Emotionen im Spiel sind, werden die Formulierungen manchmal zunehmend persönlich. Vor allem jedoch, sollten sie wertschätzend sein und zum Ausdruck bringen, was du selbst brauchst, damit sich das Thema für dich entspannt.

Spannungsbasiertes Arbeiten bietet wirklich die Möglichkeit, mit deinem Team besser zusammenzuarbeiten und gibt mehr Raum, die eigenen Potentiale zu entfalten – wenn wir es gemeinsam zulassen und unterstützen. Probiere es einfach mal aus!

Herzliche Grüße, Stefanie Meise

Der Grad an Komplexität in einer VUCA-Welt nimmt rasant zu. Oder anders ausgedrückt: Je unsicher unser Arbeitsleben wird, je mehr sehnen wir uns nach Orientierung und Klarheit. Ein klares Wort. Die leichte Sprache oder ein verständliches Miteinander. Eine Art Fundament, Wegweiser und Reisebegleiter. Etwas, das Menschen anspricht und sie mit auf die Reise durch die Wirren des Wandels nimmt.

Direkte Kommunikation kennen wir alle: Persönlich mit Menschen oder durch einen schriftlichen Austausch per Mail, Chat oder Post. Manchmal werden diese beiden Kommunikationsformen auch als synchrone und asynchrone Kommunikation beschrieben. Die unterschiedlichsten Kommunikationsformen nehmen an Vielfältigkeit zu, vor allem seitdem wir mit verschiedenen Tools und Plattformen via Zoom, MSTeams, MS365, Slack oder Trello unsere Zusammenarbeit über die Büros hinaus ins Home-Office und zu sonstigen mobilen Arbeitsorten organisieren.

Mit der Vielfalt an Kommunikationstools und der Zunahme von flexiblen Arbeitsformen verändert sich die Zusammenarbeit. Menschen arbeiten zwar immer noch miteinander. Doch von wo aus sie arbeiten, wann sie ihren Laptop hochfahren oder ob gerade „Deep-Work“ angesagt ist, d. h. eine ungestörte Arbeitsphase ansteht, in der wir nicht erreichbar sind, kann sehr individuell sein. Alles ist heute irgendwie grundsätzlich denkbar.

Die Zunahme an Flexibilisierung der Arbeit erhöht den Anspruch an unsere Kommunikationsfähigkeit. Wie wollen wir zusammenarbeiten? Welche Regeln geben wir uns für ein gutes Miteinander? Sind wir alle geübt darin, uns in einem virtuellen Raum verständlich und auf den Punkt auszudrücken? Was brauchen die einzelnen Teammitglieder, damit sie gut arbeiten können? Wie gehen wir damit um, wenn es zwischenmenschlich knirscht und Spannungen aufkommen? Welches Rollenbild von Führung ist in diesen Formen zeitgemäß? Wie schaffen wir es gemeinsam, Wirksamkeit zu erzeugen?

Auf viele dieser Fragen gibt es eine ganz simple Antwort: Mit einfacher und klarer Kommunikation. Eine leichte Sprache, die jeder versteht, weil sie weniger die Themen umschifft und Probleme vernebelt. Eine Sprache, die weniger verletzt und gleichzeitig Themen auf eine sachliche Arbeitsebene hebt und den Menschen in den Mittelpunkt rückt.

Das alles ist gerade in der vernetzten Arbeitswelt relevant. Da, wo Collaboration und Co-Creation eine zeitgemäße Form der neuen Arbeitswelt ist, rückt die Fähigkeit, gut zu kommunizieren in den Blickpunkt. Wertschätzende Kommunikation und trotzdem das Ziel verfolgen – das geht und ist kein Widerspruch.  Wir brauchen weniger fertige Konzepte und Tools, sondern eine größere Fähigkeit, mit dem Neuen, mit der Zunahme an Andersartigkeit bewusster und emphatischer umzugehen. Manchmal geht das nicht von jetzt auf gleich. Und manchmal ist es auch wirklich anstrengend. Wichtig ist, dass wir uns der Worte, die einfache Sprache wirkungsvoll machen, bewusst werden.

Frag mich mal! 😉 Es ist auch für mich eine Lernreise, auf der ich nach Antworten suche, mich dabei immer wieder reflektiere und versuche, auch die Blickwinkel meines Gegenübers zu verstehen. Kommunikation ist eben keine Einbahnstraße und es braucht manchmal einen langen Atem – und viel Übung.

Auf meiner Homepage widme ich mich daher der einfachen Sprache. Gerade, weil ich zu diesem Thema noch nicht alle Antworten habe, sondern auf der Suche bin. Neben meinen bereits bekannten Blogthemen wird es drei neue Rubriken geben: „Meetings“, „Leichte Sprache in der Arbeitswelt“, und: „Was habe ich gelernt“.

Über die Rubrik „Was habe ich gelernt“ freue ich mich besonders. Ich nehme euch einfach in meine persönlichen Retroperspektiven mit. Wir werfen also einen gemeinsamen Blick in den Rückspielgel und schauen, was ich gelernt und entdeckt habe, was gut oder auch weniger gut gelaufen ist und welche Erkenntnisse ich aus meinen Erfahrungen ziehe. Regelmäßig reflektiere ich zu bestimmten Themen, die mich ganz persönlich bewegen. In dieser Rubrik teile ich meine Gedankengänge und Einsichten, ohne den Anspruch zu haben, dass sie richtig sind. Es soll einfach ein kleiner „Walk the talk“ sein.

In der Rubrik „Einfache Sprache“ geht es vor allem um die Kommunikation im Arbeitskontext. Was bewirkt Sprache in den unterschiedlichsten Wirkebenen und wie kann ich sie positiv einsetzen? Hier möchte ich eine Brücke zwischen meinen praktischen Erfahrungen und etwas theoretischem Hintergrund schaffen. Ich glaube, dass ein kleiner theoretischer Hintergrund manchmal hilft, den einen oder anderen Schritt bewusster anzugehen.

Und das Thema „Meeting“ ist ja schon ein jahrelanger Begleiter von mir. Hier steht vor allem ein Refresh auf meiner Agenda, über das ich schreiben werde.

Bleibt neugierig, schaut einfach gerne bei mir auf meinem Blog vorbei!

Darüber freue ich mich!

Liebe Grüße, Steffi Meise

26 Praxistipp zum besseren Leadership aus dem Home-Office! Darum geht es der dreiteiligen Serie „Führen aus dem Home-Office“.

In diesem Teil dreht sich alles rund um erfolgreiches Führen aus dem Homeoffice, wie Führen aus der Ferne gelingen kann, welche Themen in Zukunft anstehen und was virtuelle Teams brauchen, um erfolgreich zu sein.

Teil 1 und Teil 2 dieser kleinen Serie findest du auf dieser Übersichtseite.

Im dritten und letzten Teil geht es JETZT kompakt und praxisnah weiter.

N – Nachhaltigkeit – Gutes Leadership kümmert sich

Der Begriff “Nachhaltigkeit” ist gar nicht so einfach zu definieren und ist trotzdem in aller Munde.

Junge Menschen fordern im Rahmen des Klimaschutzes Nachhaltigkeit. Unternehmen sollen nachhaltiger produzieren und schonender mit Ressourcen umgehen. Das bedeutet auch, dass nachhaltige Unternehmensführung auch mit ökologischen Zielerreichungen in Verbindung gebracht wird. Auch der Mitarbeitende gehört in diese Betrachtung hinein.

Es geht darum, den Menschen ein Arbeitsumfeld zu bieten, in dem nachhaltig die Arbeitsfähigkeit gestärkt und ressourcenschonend weiterentwickelt werden kann. Gleichzeitig soll ein Ausbrennen verhindert werden. Und genau das sind wesentliche Aufgaben einer modernen Führungskraft, auch im Kontext von Home-Office.

Modernes Leadership im Home-Office bedeutet auch den Beschäftigten einen guten Rahmen zu bieten, in dem sie Work & Life gut miteinander vereinbaren können, auf ihre Gesundheit achten und sie motivieren. Nachhaltige Führung spielt gerade im Rahmen von verstärkter Home-Office Tätigkeit eine immer größer werdende Rolle. 

O – Organisation

Virtuelle Teams werden schnell durch die etablierten Arbeitsstrukturen aus dem Office übergestülpt. Angefangen von den Arbeitszeiten, über die Meetings, die im Wesentlichen einen Statuscharachter haben, über das Arbeitstempo und die Informations- und Kommunikationsstruktur..

Wenn Beschäftigte von zu Hause aus arbeiten, wollen sie mit den Kollegen verbunden sein, nicht nur in der Kommunikation via Online-Meetings, sondern auch in der Transparenz und im Fortschritt der Arbeitsprozesse. Daher suchen die Mitarbeitenden nach Tools und Methoden, die ihnen die Effizienz der Zusammenarbeit erleichtern und gleichzeitig in Echtzeit Kommunikation ermöglichen. Sie gehen von sich aus auf die Suche, weil das Rüstzeug aus dem Büroalltag häufig für die virtuelle Zusammenarbeit wenig taugt.

Digitale Führungskräfte müssen verstehen, dass virtuelle Teams andere Organisationsstrukturen und Arbeitsmittel benötigen, als die in irgendwelchen Handbüchern vor langer Zeit niedergeschrieben sind. Daher sollten Führungskräfte 

1. die Bedarfe der Teammitglieder erfragen: Was brauchen sie?
2. die vorhandenen Ressourcen eruieren: Was ist bereits im Unternehmen etabliert? Was ist möglich? Hier sollten die Führungskräfte unbedingt mit der IT-Abteilung sprechen sowie mit dem Datenschutzbeauftragten.
3. sich um Schulungen für das Team und für sich selber bemühen. Digitale Kompetenzen, der Umgang mit Tools & Techniken sind eine wichtige Voraussetzung für eigenverantwortliches Arbeiten von zu Hause. Dabei sollte nach Möglichkeit auch die digitale Führungskraft über ein Grundverständnis von den eingesetzten Tools verfügen.

P – Produktivität

Wie schon beschrieben, passt die traditionelle Büroarbeitsorganisation oft nicht 1:1 auf die Organisation im Home-Office. Wird die Organisation trotzdem einfach übertragen, werden schnell bestehende Systemfehler deutlich erkennbar, beispielsweise schlechtes Management, fehlende Führung, schlechte Arbeitsanweisungen oder eine zu hohe Anzahl von Online-Meetings. Da wo Prozesse knirschen und die Produktivität leidet, leidet nicht nur der Umsatz, sondern auch die Kundschaft und vor allem die Mitarbeitenden im Home-Office oder von wo auch sonst sie mobil arbeiten. Was können Führungskräfte tun?

• Führungskräfte sollten von Statusmeetings stärker absehen und stattdessen kollaborative Arbeitsmeetings unterstützen.
• Virtuelle Projektmanagement-Tools etablieren, wie Trello oder Asana und die Zeitersparnis auf echte “Arbeitsmeetings” umlenken, in denen es um Problemlösungen, um gemeinsames Arbeiten geht. 
• Durch Tools, die synchrones Zusammenarbeiten ermöglichen, sind diese Meetings sehr effizient und gleichzeitig stärken sie den sozialen Zusammenhalt im Team durch das gemeinsame “Erschaffen”. 

Mehr über Methoden, Tools und Techniken findest du auf dieser Übersichtsseite:

Virtuelle Teams

Q – Qualität der Problemlösung

Wie unterscheiden sich “gut funktionierende” virtuelle Teams von “ad hoc” Home-Office Teams?

Komplexe Probleme haben die Eigenheit, dass es für die Lösung keinen vorgedachten Fahrplan, kein klares Denkmuster oder gar ein Rezept gibt. Normalerweise sollte das Menschen, die keine direkte Anbindung zum Team im Office haben, eher verunsichern. Aber erfolgreiche virtuelle Teams sind es gewohnt, Probleme anzupacken, für die es keine Vorschriften gibt oder eine Blaupause. Häufig genug müssen sie die Probleme ad hoc lösen, mit anderen Mitteln als die Kollegen im Office, weil ihnen nicht die Ressourcen sofort zur Verfügung stehen. Es werden dann andere Lösungswege eingeschlagen. Und dafür gibt es weitere Gründe, die du in diesem Artikel noch nachlesen kannst.

R – Die Rolle eines digitalen Leaders

Die digitale Führungskraft muss in erster Linie die Mitarbeitenden befähigen, mit dem neuen Arbeitsumfeld und den Gegebenheiten des Home-Office zurecht zu kommen. Es müssen zunächst gleiche Bedingungen geschaffen werden. Das bedeutet auch, dass die Mitarbeitenden sich damit auseinander setzen und sich die Funktionsweisen der Technik aneignen. 

Eine digitale Führungskraft muss vielmehr loslassen können und akzeptieren, dass die Mitarbeitenden von zu Hause ihren Job wirklich gut machen. Vielmehr wird der Umgang mit Mitarbeitenden immer wichtiger werden. Die virtuelle Kommunikation und das Vertrauen in die eigene Mannschaft kennzeichnet die digitale Führungsfähigkeit mit aus. Es ist deutlich erkennbar, dass mit Mikromanagement im virtuellen Arbeitsumfeld “kein Blumentopf zu gewinnen ist”.

Viel Kontrolle im Home-Office Umfeld funktioniert ganz einfach nicht. Stattdessen sollte eine moderne Führungskraft die Zielstellungen und Aufgaben sehr explizit und eindeutig aussprechen und einfordern und für eine Arbeitsorganisation sorgen, die für diese flexible Arbeitsform angemessen ist. Die Rolle eines digitalen Leaders gleicht eher die eines Möglichmachers, der Mitarbeitende im Home-Office unterstützt, Probleme zu lösen. Und gleichzeitig ist diese Führungskraft auch Impulsgeber.  

Moderne Führung

S – Selbstorganisation & Steuerung des Teams

Gerade Mitarbeitende im Home-Office oder auch andere virtuelle Teams organisieren ihre Arbeit viel stärker eigenverantwortlich. Remote Teams arbeiten viel intensiver selbstorganisiert als derzeit Home-Office Teams. Und dennoch ist das Thema Selbstorganisation ein Trendthema, das in dynamischen Unternehmen immer häufiger diskutiert wird.

Wenn sich Führungskräfte mit diesem Thema auseinander setzen, dann werden sie feststellen, dass die tradierte Arbeitsorganisation, das Rollenverständnis zwischen Mitarbeitern und Führungskräften auf den Kopf gestellt werden können.

Der  Blogbeitrag beleuchtet kompakt 5 Gründe zum Thema Selbstorganisation und soll zum Nach- und Mitdenken anregen.

T – Teamwork & Tools

Zusammenarbeit hat viel mit Kommunikationsfähigkeit zu tun. Zu diesem wichtigen Skill sind in der Rubrik “Kommunikation im Home-Office” bereits ausführliche Tipps beschrieben.   Doch damit Teamwork auch in virtuellen Umgebungen funktionieren kann, braucht es ein technisches Grundgerüst und ein stabiles Internet. So banal sich das gerade anhört, so sehr scheitern noch immer zu viele Videokonferenzen und Meetings an diesen “Kleinigkeiten”.

Daher gehört es mit zur Führungsaufgabe, Mitarbeitende im Home-Office mit einer guten Infrastruktur, insbesondere was das Upstreaming betrifft, zu versorgen.

Darüber hinaus sollte aufgrund von Datensicherheit das Endgerät über einen VPN-Tunnel, also über eine gesicherte Internetleitung verfügen. Bitte diese wirklich sehr sensiblen Themen mit der IT- und Rechtsabteilung abstimmen.

Eine Kernkompetenz gut funktionierender virtueller Teams ist es, sich eigenständig ein Status-Update in Collaborations-Tools abzuholen. Gerade bei kleineren Teams ist der Einsatz von solchen Tools auch eine Präferenzangelegenheit. Trello, MeisterTask oder auch die Google-Suite sind hier jedoch sehr beliebt. 

Insbesondere Tools, die eine synchrone, gemeinsame Arbeit an einem Thema ermöglichen, wie z.B. GoogleDrive, erleichtern die virtuelle Zusammenarbeit erheblich.

Darüber hinaus ist der Einsatz von Chat-Software wie Slack und Video-Konferenztools wie Zoom oder Google Hangout für die Zusammenarbeit sehr beliebt.

Microsoft Teams und andere größere Anbieter bieten hier ebenfalls umfangreiche Features für eine produktive Zusammenarbeit an.

Warum Führungskräfte wirkungsvoller digital kommunizieren sollten und wie sie ganz praktische Tipps und Methodenkoffer rund um Online-Meetings, Videokonferenzen & Co. anwenden, erfährst du hier gratis.

Digital kommunizieren

U – Uhrzeit – Wer hat an der Uhr gedreht?

Die Zeiten ändern sich rasant, für dich als Führungskraft und auch für deine Mitarbeiter. Die Erwartungshaltung der Menschen ändert sich. Beschäftigte wollen auf Augenhöhe die Begegnungen mit der Führungskraft erleben, sie schauen auf Unternehmenswerte und vergleichen diese mit ihren eigenen. Sie wünschen sich mehr Feedback und Weiterbildung, bzw. Befähigung. Und gleichzeitig ändert sich die Arbeitswelt durch die Wirkung der Globalisierung und den technologischen Fortschritt. Vor ein paar Jahren wurde Elon Musk mit seinem Unternehmen Tesla belächelt. Im Jahr 2021 haben nunmehr bereits drei weitere europäische Automobilhersteller verkündet, bis 2030 aus der Produktion von Verbrennermotoren auszusteigen und stattdessen E-Autos zu produzieren. Die Automobilbranche erfährt eine massive Disruption. Und damit ändert sich in einigen Jahren auch das Arbeitsfeld vieler Mitarbeiter. 

Wie nehmen Führungskräfte und Beschäftigte in deinem Umfeld die beruflichen Veränderungen wahr? Setzen sie sich damit konstruktiv auseinander? Entwickeln sie sich weiter? Was braucht es als Führungskraft, um in neuen, digitalen Arbeitsumgebungen einen Platz zu bekommen? Der Blogbeitrag gibt Antworten &  Impulse.

V – Vertrauen

Vertrauen ist der Kitt erfolgreich arbeitender Online-Teams. 

Und leider wird der Vertrauensfaktor zu oft vernachlässigt. Für Mitarbeiter, die überwiegend auf sich gestellt sind, ist fast nichts so wichtig, wie ein vertrauensvolles Verhältnis zum Vorgesetzten und direkten Kollegen. Vertrauen ist eine echte Währung!

Vertrauen kannst du auch virtuell wahrnehmen und erleben. Und das geschieht überwiegend über Kommunikation bzw. fehlende Kommunikation. Wie der Kommunikationswissenschaftler Paul Watzlawick einmal treffend formuliert hat: „Man kann nicht nicht kommunizieren.“ Fehlende Kommunikation wirkt auch. Das sollten sich insbesondere Führungskräfte bewusst machen. Fehlende oder nur halbherzige Kommunikation lässt die Alarmglocken der Mitarbeiter aufläuten.

Doch diese Situation lässt sich auch umdrehen: Home-Office-Mitarbeiter, die ihre Ergebnisse, Fragen oder Probleme nicht kommunizieren, verschwinden vom Radar der Kollegen und Führungskräfte. Und irgendwann stellen sie seltsame Fragen wie: „Lebt der Kollege eigentlich noch? Was macht denn der den ganzen Tag im Home-Office?“ Irgendwie kommt so ein Beigeschmack hoch, weil der Mitarbeiter so still ist oder geworden ist und nicht aktiv bzw. eigeninitiativ kommuniziert. Mehr Impulse findest du auch in dem Blogartikel „Tipps für Remote-Work“.

W – Weiterbildung

Wissen ist die einzige Ressource, die sich vermehrt, wenn man sie teilt. So ein Sprichwort. Lernen und Weiterbildung ist in diesen stark wachsenden und disruptiven Märkten eine unbedingt notwendige Aufgabe von Führungskräften. Da wo feststellbar ist, dass Mitarbeitenden Wissen fehlt, egal ob fachlich oder technologisch – da muss Abhilfe geschaffen werden. Dabei braucht es nicht immer ein Seminar. Mitarbeiter lernen voneinander ebenfalls sehr gut. Kollegiales Lernen und Freiräume für “neues Denken” sind wichtige Faktoren für erfolgreiche Teams im Home-Office. Gerade in den letzten Monaten ist die Akzeptanz von digitalen Weiterbildungsformaten enorm gestiegen.

Noch vor gut einem Jahr galt Weiterbildung nur dann als wertig, wenn das Seminar vor Ort in Präsenzform stattgefunden hat. Das ist heute mit E-Learningformaten und Live-Online-Seminaren anders geworden. Es werden immer mehr positive Erfahrungen gesammelt und digitale Lernangebote werden immer besser. Das findet Anklang.

In der aktuellen Delphi-Studie wurde deutlich, das Home-Office genau diese Entwicklung beschleunigt und E-Learningangebote immer stärker im Unternehmensumfeld zum Einsatz kommen.  Beachtenswert ist auch die Platzierung der “21st Century Skills“, also die „Vier C‘s“, nämlich „Critical thinking, Creativity, Collaboration, Communication”, die in den nächsten drei Jahren immer wichtiger werden.

X – X-Faktor  – “Einer muss Schuld sein”

Zu häufig ist erkennbar, das Home-Office oder Remote Work auch von Führungskräften schlecht geredet wird. Das ist schlimm genug, denn den wahren Ursachen für schlechtes virtuelles Arbeiten wird nicht auf den Grund gegangen. 

Doch wenn Führungskräfte ehrlich reflektieren und sich Fragen, ob die schwierige Arbeitssituation wirklich dem Home-Office geschuldet ist, wird häufig zur Erkenntnis gelangen, dass bereits die Zusammenarbeit im Büro unrund verlief.

Die Wahrheit ist, dass viele Beschäftigte gar nicht mehr wissen, was ihr Beitrag, ihre Arbeitsleistung im gesamten Wertschöpfungsprozess ausmacht. Vielmehr wird im Büro nach Anweisung und in Arbeitspaketen gearbeitet. Wenn die Arbeit dann getan ist, folgt ein neues Arbeitspaket.

Wenn diese Arbeitsweise nun ins Home-Office übertragen wird, kommen Probleme an die Oberfläche, die man im ersten Schritt mit Heimarbeit hört:

• Die Kommunikation und Zusammenarbeit funktioniert nicht
• Die Einsamkeit nimmt zu
• Die Erreichbarkeit bei Kollegen & Teams nimmt ab

Doch in Wirklichkeit wissen viele Beschäftigte schon im Office nicht mehr, was ihr Beitrag zum Gesamtergebnis ist. Diese Unsicherheit und Demotivation wird verdeckt durch den gemeinsamen Büroalltag, der im Home-Office nun wegfällt.

Klar. Jetzt ist Home-Office schuld, dass die Arbeitsrädchen nicht mehr ineinander greifen. Doch stimmt das? Diese These ist fatal. Eine Führungskraft sollte gerade jetzt sehr gut hinschauen, reflektieren und mit ihrem Team in den Dialog treten!

Y – Yes-Mindset

Arbeiten von daheim oder unterwegs ist auch eine Haltungsfrage, für Führungskräfte und für Home-Office Beschäftigte.

Jede Veränderung, die wir uns wünschen oder die wir mitgehen müssen, kostet erstmal Energie. Viele Mitarbeitenden wurden von jetzt auf gleich in der Pandemie ins Home-Office geschickt. Führungskräfte mussten nun ganz anders Führen. Beschäftigte wurden einfach aus ihren gewohnten Bahnen geworfen. Und ein tief menschlicher Reflex ist es, nach Orientierung zu suchen. Nach einem Anker, woran wir uns halten können. Doch es reicht nicht, nur nach Orientierung zu suchen. Wir müssen auch aus dem Home-Office heraus ins Handeln kommen. Dazu brauchst du einen inneren Willen, ein starkes Mindset. Wie kann ein solches Mindset unterstützt werden? 

Antworten und Tipps in diesem Artikel zur mentalen Stärke.

Z – Ziele erreichen & KPI

Immer noch arbeiten viele Virtuellen nicht so effizient, auch weil die Ziele wenig transparent und eindeutig sind. SMARTE Ziele  können etwas Licht ins Dunkel bringen.

Gerade Mitarbeitende, die nicht direkt in allen Prozessen eingebunden sind, haben das Bedürfnis den Fortschritt zu sehen. Auch Teams möchten den gemeinsamen Prozessfortschritt verfolgen und der einzelne Mitarbeitende möchte nachvollziehen können, was sein persönlicher Beitrag zum Wertschöpfungsprozess war. Die Wirksamkeit der einzelnen  abgestimmten können Maßnahmen beobachtet, ggf. nachgesteuert und der Erfolg objektiv bewertet werden. 

Die meisten Unternehmen arbeiten mit Kennzahlen. Insbesondere bei Online-Unternehmen sind die Key Performance Indikatoren (KPI) als feste Messgröße für Zielerreichung sehr stark etabliert. Diese KPIs lassen sich aber für die Teamarbeit verwenden. 

Woran macht ein Home-Office Team seinen Erfolg fest? KPIs können in der Führungs- und Teamarbeit sehr hilfreich sein, wenn diese gemeinsam erarbeitet und im Prozessverlauf immer wieder reflektiert und sachlich bewertet werden. Das funktioniert auch virtuell sehr gut.

Hierzu können Führungskräfte kleine kostenfreie Umfrage-Tools für personalisierte oder anonyme Umfragen einsetzten. Aber auch in virtuellen Stand-Ups lassen sich Kennzahlen gut besprechen und ist gibt eine Möglichkeit gemeinsam zu erkennen, was gut läuft und wo es noch Knackpunkte gibt.

KPI-Ansätz für einen Recruiting-Prozess bei virtuellen Teams findest du auf dieser Webseite. Es sind andere Perspektiven und Denkansätze, die vielleicht auch für dein virtuelles Team neue Ansätze bieten können.

Ausblick

Arbeiten von zu Hause wird ein fester Bestandteil in einer modernen und nachhaltigen Arbeitswelt sein. Führungskräfte ud Beschäftigte können jetzt die neuen Rahmenbedingungen dafür herausfinden und sie auch mitgestalten.

Klar ist. Die Zusammenarbeit und auch das Führen aus dem Home-Office heraus ist anders als wir dieses im Büroalltag erleben. Die wesentlichen Erfolgsfaktoren liegen auf der Hand. Die Menschen haben es in der Hand, daraus eine neue Areitsform zu etablieren.

Herzliche Grüße, Stefanie Meise

Wie sollte eine digitale Führungkraft aus dem Home-Office heraus kommunizieren? Wie gelingt das Führen auf Distanz, wenn sich die Mitarbeitenden nicht mehr täglich im Büro begegnen?

Diese Fragen beleuchtet der zweite Teil der dreiteiligen Reihe „Führen aus dem Home-Office“.

Im ersten Teil ging es u.a. um die Spielregeln der virtuellen Zusammenarbeit, damit das Team gut miteinander in Kontkt bleibt und weiterhin produktiv arbeiten kann. Solltest du den ersten Teil aus „Führen aus dem Home-Office“ noch nicht kennen, kannst du den Artikel hier gerne nachlesen:

Leadership im Homeoffice – Welche Spielregeln braucht es?

Und jetzt geht es in den 2. Teil der Leadership-Reihe:

H – Home-Office “Depression”

Eine groß angelegte Studie des amerikanischen Wissenschaftlers und Stanford-Professors Nicholas Bloom hat bewiesen, dass Home-Office Mitarbeiter sich zunehmend isoliert fühlen. Und diese Studie hat auch gezeigt, dass sie weniger Anerkennung für die geleistete Arbeit bekommen, als die Mitarbeiter, die in Büros arbeiten. Genau aus diesen beiden Gründen, weil sie am Arbeitsplatz nicht präsent waren – nach dem Motto: „aus den Augen, aus dem Sinn“, – verändert sich die Selbst- und Fremdwahrnehmung.

Problem. Besonders Home-Office Mitarbeiter, die ihre Motivation aus der Anerkennung ihrer Arbeit durch Vorgesetzte ziehen, haben eine Tendenz, zunehmend zu resignieren.

Als digital Leader solltest du sehr aufmerksam sein und ein gutes Auge auf Befindlichkeiten, auf die Stimmungsbilder deiner Beschäftigen im Home-Office haben. Wie geht es ihnen wirklich und wo kannst du sie in deiner Funktion unterstützen? Bleibe unbedingt mit deinem virtuellen Team sehr regelmäßig in Kontakt!

Ergänzende Blogbeiträge zur Rolle als virtuelle Führungskraft sind: „„Welche digitalen Kompetenzen weden in Zukunft benötigt“

Warum viele Mitarbeiter im Home-Office verblöden

I –  Impulse kompakt:  Home-Office – Guide 

Gerade größere Unternehmen haben für ihre Home-Office Mitarbeitenden Guidelines verfasst, die ihnen eine erste Orientierung geben sollen. Hier geht es vor allem um die Themen wie Internet & Datenschutzrecht, Technik & Tools, Arbeitsorganisation und die Selbstmanagement, die jeder für sich zunächst am heimischen Schreibtisch erkennen und festigen muss. Dazu kommen noch die Themen der Zusammenarbeit im Team, Informationsaustausch und wie Mitarbeitende in Kontakt zueinander bleiben können. Führungskräfte können ihre Beschäftigte mit diesen Ratgebern eine wirkliche Unterstützung bieten und sie sollten in ihrer Wirkung nicht unterschätzt werden.

Ein Guide ist ein lohnenswerter Begleiter für den Arbeitsalltag im Home-Office, um diesen effizienter und motivierender zu gestalten. Einen aktuellen Home-Office Guide mit tollen Impulsen findest du gratis HIER zum downloaden.

J – Jetzt reicht es! – Konflikte bei virtuellen Teams

Konflikte werden direkt ausgetragen oder finden noch viel häufiger hinter dem Rücken anderer statt. 

Allgemein sagt man, dass gerade bei virtuellen Teams aufbrechende Konflikte besonders heftig sind. Und das stimmt. Der Grund dafür ist, dass Unzufriedenheiten, Unstimmigkeiten oft viel später aufkommen und erst wahrgenommen werden, wenn die Stimmung im wahrsten Sinne brodelt. Der Tonfall wird ein anderer, manche Menschen ziehen sich zurück und werden sehr still, nehmen nicht mehr aktiv an Online-Meetings teil. Oder es hagelt zynische oder sarkastische Kommentare.

Als Führungskraft solltest du hier sehr sensibel sein und möglichst im Vorfeld den Stimmungen auf den Grund gehen. Wie kann eine Führungskraft Konflikte auflösen, wenn Beschäftigte Probleme haben und sie sich im Home-Office befinden?

Lösen, müssen es die Betroffenen selber. Eine Führungskraft sollte jedoch wie im Büroalltag auch versuchen, online mit den Personen einzeln zu reden und erfragen, was das Thema des Konflikts ist. Sie kann auch anbieten, die Personen zusammen zu bringen und ein klärendes Gespräch zu begleiten.

Die Gefahr ist schon da, dass ein Konflikt zunächst nicht erkannt wird, weil die non-verbale Kommunikation im virtuellen Raum eingeschränkt ist. Daher ist es für eine Führungskraft wichtig, explizit immer wieder nachzufragen, ob alles ok ist, ob noch irgendjemand Bedenken hat.

K – Kommunikation im Home-Office

Besser zusammenarbeiten, sich austauschen, effizientere Arbeitsprozesse gestalten und produktiver im Home-Office werden. Darum geht es bei der digitalen Kommunikation für Führungskräfte. Doch digitale Tools ersetzen gute digitalen Kommunikations-Skills nicht. Diese Skills machen eine Zusammenarbeit erst erfolgreich . 

Digitale Kommunikation ist eine Kompetenz, die jeder beherrschen sollte! 

Wie sollte eine Führungskraft kommunizieren, wenn das Team verteilt bzw. im Home-Office ist?

1. Eine digitale Führungskraft sollte auf den Punkt kommen, klar formulieren, was sie will bzw. was sie braucht. Sie sollte möglichst eindeutig kommunizieren.
2. Eine digitale Führungskraft sollte sich mehr Zeit für Erklärungen nehmen und Verständnis aufbringen, wenn etwas nicht beim ersten Mal verstanden wird, bzw. online nicht funktioniert. 
3. Eine digitale Führungskraft erklärt die Hintergründe für bestimmte Entscheidungen, gerade bei sensiblen Themen. Wenn Beschäftigte die Beweggründe kennen, fällt es leichter, diese Entscheidungen mitzutragen. Mitarbeitende  fühlen sich so eher einbezogen und respektiert.
4. Eine digitale Führungskraft sollte sich bei Meetings, insbesondere bei schwierigen Gesprächen sehr gut vorbereiten und vor allem das technische Setup im Griff haben.
5. Eine digitale Führungskraft sollte die gleichen Call-Bedingungen für alle Teammitglieder einfordern. Wenn einige gemeinsam im Büro vom Konferenzraum aus einer Video-Schalte beiwohnen und andere alleine von zu Hause, sind das ungleiche Bedingungen, die ein Gespräch negativ beeinflussen.
6. Eine digitale Führungskraft sollte jeden Teilnehmenden aktiv in die Kommunikation mit einbeziehen. Im virtuellen Raum gehen manchmal Mitarbeitende “unter” und es ist die Aufgabe, ein echtes Gesamtbild sichtbar zu machen.

L – Leadership im Home-Office

Die digitale Kommunikation und die digitale Methodenkompetenz gehören mit zum modernen Leadership. Gerade das Führen im virtuellen Raum muss vielmehr auf die Beschäftigten eingehen. Sie schafft die passenden Arbeitsorganisationen und befähigt Menschen, ihr Arbeitsumfeld entsprechend zu gestalten.

Modernes Leadership heißt vor allem vertrauensvolle Zusammenarbeit herstellen, explizit kommunizieren und einen positiven Rahmen herstellen sowie Herausforderungen und Hürden in den Organisationsabläufen lösen, Konflikte vorbeugen.

Und modernes Leadership bedeutet auch, das eigene Team zu befähigen. Vertiefende Impulse findest du auch in diesem Blogartikel.

M –  Mittendrin statt von oben herunter

Ein virtuelles Treffen ist meistens anlassbezogen oder zweckgebunden. Führungskräfte stellen Aufgaben oder kommen mit einer pickepacke vollen Agenda. Selten verabredet man sich im Kollegenkreis online einfach nur zum “Quatschen”. Doch gerade dieses soziale Miteinander ist der Klebstoff für eine gute Zusammenarbeit und Zugehörigkeitsgefühl.

Wie können Führungskräfte ein Zusammengehörigkeitsgefühl herstellen, wenn die Beschäftigten nicht im selben Raum sitzen?

Bei Online-Treffen sollte eine Führungskraft eine “Warum-up” – Phase bewusst einbauen. Bei Präsenzkonferenzen können Kollegen vor Beginn einer Veranstaltung sich kurz begrüßen, austauschen, einen Kaffee trinken. So erleben sie eine besondere Atmosphäre und bekommen ein Gefühl, wie die Stimmungslage derzeit ist. Ein Warm-up findet online selten statt. Vielmehr beginnen die Konferenzen pünktlich und die Zeittaktung insgesamt ist sportlich gehalten. 

Als Führungskraft lohnt es sich, 

• gemeinsame Interessen hervorzuheben, Probleme anzusprechen, über ein Erlebnis zu berichten (Familie, Hobby) und kurz dazu mit den Teilnehmenden in den Austausch zu gehen.
• virtuelle Rituale zu fördern. In manchen Teams haben sie sich schon bewährt, z.B. Weihnachtsfeier, gemeinsamen Film schauen …
• virtuelle Interessen auszutauschen: Skat, Gamings oder Börse

Wichtig dabei ist, dass sich die Führungskraft wirklich fragt, was ihr Team ausmacht? Und es lohnt sich, darauf aufbauend eine Verbindung herzustellen!

Ausblick

Im dritten Teil der Reihe „Leadership im Home-Office“ geht es um Ziele, KPIs , Selbstführung und Vertrauen. Der Beitrag wird in Kürze online geschaltet!

Herzliche Grüße, Stefanie Meise

Mit dieser Fragestellung waren viele Führungskräfte covidbedingt in den letzten Monaten konfrontiert. Wie kann also gutes und produktives Arbeiten im Home-Office gelingen?

Was viele übersehen: Auch die Führungskräfte waren das erste Mal mit dieser Thematik zum ersten Mal intensiv konfrontiert. Ja sicher, der eine oder andere Mitarbeitende arbeitet bereits von zu Hause. Doch die meisten Beschäftigten arbeiten regulär im Büro. Und darauf ist die Arbeitsorganisation, die Kommunikationsstruktur sowie die Tools und Techniken ausgerichtet. Die Führungskräfte waren von „jetzt auf gleich“ gefordert, die entsprechenden Rahmen für Home-Office zu schaffen. Und viele Führungskräfte arbeiten immer noch daran…

In diesem mehrteiligen Blogartikel gebe ich 26 Tipps, wie digitales Leadership gelingen kann. Von A bis Z.

Los geht es!

A – Arbeitsorganisation: Schaffe Spielregeln

Für erfolgreiche virtuelle Zusammenarbeit braucht es eine etwas andere Arbeitsorganisation und passende Spielregeln für eine gute Zusammenarbeit. Das gehört mit zur Aufgabe einer Führungskraft, die virtuelle Teams führt. Diese Rahmenbedingungen sollten im Idealfall gemeinsam zwischen Führungskraft und Team vereinbart und festgelegt werden. Arbeit auf Zuruf zu verteilen, wird schwierig und macht darüber hinaus wenig Sinn. 

Vielmehr braucht es einen strukturierten und klaren Handlungsrahmen. Aufgaben und Ziele müssen allen Teammitgliedern klar sein, sowie die Meetings-Zeiten und die individuellen Arbeitszeiten der Mitglieder. Es braucht klare Regeln, ein Commitment für die gemeinsame Arbeit. Das ist der Grundstein für eine vertrauensvolle Zusammenarbeit aus dem Home-Office.

Eine digitale Führungskraft muss also für folgende Punkte in der virtuellen Arbeitsorganisation sorgen:

• Gute Planbarkeit und Dokumentation der Arbeitsschritte: Gerade die verteilten Teams, die vom Home-Office aus arbeiten, müssen sich gut organisieren, viele Anweisungen und Projektschritte nachlesen, um ihre Arbeit nahtlos fortsetzen zu können
• Erfolgsmessung: Dazu gehören klare Ziele und funktionsfähige Arbeitsprozesse. Dadurch lässt sich ablesen, ob ein Ziel erreicht wurde oder nicht. Natürlich benötigt es auch Kriterien für den Erfolg. Was macht Erfolg aus? Im Idealfall stimmt die Führungskraft diese Kriterien mit dem Team ab. Wichtig: Unstimmigkeiten, Ambivalenz dürfen im virtuellen Raum nicht aufkommen. Deshalb müssen Ziele auch klar formuliert werden. (Verlinkung Smarte Ziele)
• Sicheres Onboarding für Home-Office Mitarbeitende: Wie funktioniert Home-Office? Wie wird die Zusammenarbeit im Unternehmen gestaltet und Tools & Techniken dabei genutzt? Was tun bei technischen Problemen oder wenn es einfach nicht weitergeht? Mehr Infos auch in diesem Blogartikel zum Thema „Onboarding“.

B – Beziehungspflege – Mitarbeiter führen ist immer noch “People’s Business”

Häufig kann man heraushören, dass sich Mitarbeitende im Home-Office alleine und hilflos fühlen. Nicht jeder macht das Arbeiten von zu Hause freiwillig und manche fühlen sich vielleicht auch überfordert. Als Führungskraft ist es daher wichtig, sich in die eigenen Mitarbeiter hineinzuversetzen und ihre Bedürfnisse zu verstehen. Es gibt Mitarbeiter, die im Home-Office aufblühen, andere eben weniger. Und so benötigen die Teammitglieder ein unterschiedliches Level an Kommunikation, Führung und Zuwendung. Eine gute Portion Empathie ist grundsätzlich im virtuellen Zusammensein, insbesondere bei kniffligen und konfliktreichen Situationen sehr hilfreich. Das Zusammensein ist zwar virtuell, aber die Menschen, die an diesem Treffen teilnehmen, sind echt. Das sollte sich eine gute Führungskraft immer vergegenwärtigen.

C – Collaboration Tools

Ein sehr häufiger Fehler, der in Home-Office Teams zu finden ist, dass der Prozess und Strukturen einfach 1:1 von der Büroorganisation ins Home-Office übernommen werden. Und das funktioniert in der Regel schlecht. Im Home-Office wird sogar dadurch eher deutlich, was schon vorher nicht gut funktioniert hat. Jetzt fühlen sich die Mitarbeitenden erst recht alleine gelassen und desinformiert. Collaboration-Tools (Slack oder auch Google-Suite) können den Austausch untereinander fördern und ermöglichen eine synchrone Informationsweitergabe. Sie ermöglichen Mitarbeitenden, Teil der Arbeit zu sein und zu sehen, was wie läuft. Nach dem Motto: Mittendrin, statt nur allein.

D – Digitales Führen

Wie fit sind Führungskräfte in digitalen Themenwelten? Digitales Denken und datenbasiertes Handeln sind Wirtschaftstreiber der Zukunft. Das fängt schon sehr klein an. Und zwar im Umgang mit denTechnologien, die wir bei Home-Office und Remote Work viel intensiver zur gemeinsamen Arbeit nutzen. Bist du in der Lage, deine Mitarbeiter in der virtuellen Kommunikation, in der notwendigen technischen Infrastruktur, in der Anwendung der digitalen Tools zu unterstützen? Siehe auch folgenden Blogartikel: Digitalisierung im Job

Als Führungskraft, die ein virtuelles Team führt, solltest du in der Lage sein, dein Team in der virtuellen Arbeitsform zu befähigen und weiter zu entwickeln. Dazu braucht es erweiterte Leadership-Skills.

11 wichtigste Skills, die dir helfen, besser mit den Veränderungen im Job umzugehen, findest du im Leadership-Blogartikel beschrieben:

E – Erfolg im Home-Office

Ist erfolgreiches Arbeiten aus dem Home-Office überhaupt möglich? Es gibt immer wieder die Störfeuer, die behaupten, virtuell geführte Teams seien nicht so erfolgreich, wie Büroteams. Wichtig ist: Erfolgreiches Arbeiten ist auch aus dem Home-Office heraus möglich! Damit das funktionieren kann, braucht es aber auch ganz klare und echte Rahmenbedingungen, die sehr häufig wenig bekannt sind bzw. nicht realisiert werden. Virtuelle Teams brauchen eine andere Art der Führung, die Beschäftigten müssen für diese flexible Arbeitsform geeignet sein und die Arbeitsorganisation folgt einer anderen Organisation und benötigt Tools für eine gute Zusammenarbeit. Darüber müssen sich auch Führungskräfte im Klaren sein, wenn sie mal eben ihre Mitarbeiter ins Home-Office schicken.

3 Faktoren für erfolgreiche virtuelle Teams:

• Mitarbeitende sind für das Home-Office geeignet und fit in dem geforderten Themenfeld
• Die Ziele sind klar gesteckt, die notwendigen Ressourcen verfügbar und das Handling mit virtuellen Tools bekannt
• Die Führungsrolle wird als Enabler gelebt

Die einzelnen Punkte werden im weiteren Verlauf näher unter die Lupe genommen.

F – Fehler, die vermieden werden sollten

Schon in den Jahren vor der Covid-Pandemie wurde der Wunsch nach flexiblen Arbeitsformen immer deutlicher. Egal ob es der Wunsch nach Home-Office oder nach Remote Work war. Es gab gute Gründe, die für Home-Office sprachen und auch noch heute gültig sind. Aktuell ist Home-Office ein Art “Notlösung” in Zeiten von Corona. Und viele Führungskräfte begehen teils auch unverschuldet und durch Unwissenheit Fehler. Sie gehen davon aus, dass das Arbeiten von zu Hause genauso organisiert und geleitet werden kann, wie im Office. Und das ist falsch. 

Es sind immer wieder dieselben Fehler, die Führungskräfte machen, wenn sie Home-Office in ihrem Unternehmen realisieren wollen:

1. Mitarbeitende werden ins Home-Office “abgeschoben”
2. Mitarbeitende kommen alleine zu Hause gut zurecht
3. Home-Office-Mitarbeiter brauchen keine Führung
4. Home-Office ist wie Büroarbeit, nur ein bisschen anders
5. Arbeitsgesetze gelten im Home-Office nicht

Auf diese 5 Fehler, die möglichst vermieden werden sollten, gehe ich auch in diesem Blogartikel näher ein:

G – Geeignet? Sind deine Mitarbeitenden für das Home-Office geeignet?

Welche Kriterien legt eine Führungskraft zu Grunde, wenn sie einem Mitarbeitenden die Heimarbeit genehmigt? Sind es rein rationale Gründe, wie: Die Büroarbeitsplätze werden knapper? Home-Office-Optionen sind gut, um neue Mitarbeiter anzuwerben? Kein Kita-Platz? Teams sollen neu strukturiert werden? 

Oder spielen folgende persönliche, emotionale Gründe eine vorrangige Rolle: Es sind zu viele Konflikte im Team. Wahrscheinlich ist es besser, das Team etwas zu entzerren. Der Wunsch von Mitarbeitenden, mehr Vereinbarkeit von Familie und Beruf zu realisieren?

Welche Gründe dabei auch immer eine Rolle spielen, hast du dir als Führungskraft schon mal überlegt, ob der Mitarbeitende auch wirklich für das Arbeiten von zu Hause geschaffen ist? Und wenn das der Fall ist: Weißt du auch, wie du die Onboarding-Phase gestalten würdest, oder schubst du dein Personal einfach ins Home-Office, nach dem Motto: Es wird schon gut gehen? Ein paar Impulse zum Thema Onboarding im Home-Office findest du in diesem Artikel.

Ausblick

Die Leadership – Rubriken A bis G haben bereits einen ersten Einblick in die komplexe Welt des digitalen Leaderships gegeben. Der zweite Teil geht noch intensiver auf Gesundheitsaspekte, Kommunikation und Konflikte virtueller Teams ein. Hier kannst du mehr dazu erfahren:

https://smart-fuehren.de/fuehren-aus-dem-home-office-kommunikation-funktioniert-anders/

Herzliche Grüße, Stefanie Meise

Durch das schnelle Reagieren vieler Unternehmen in der Covid-Pandemie wurden so viele Mitarbeiter, wie niemals zuvor, mit Home-Office ins kalte Wasser gestoßen. Nach einer Erhebung des ifo-Instituts im 2. Quartal 2020 mit ca. 800 Personalleitern haben über 60 Prozent der Mitarbeiter im Home-Office gearbeitet bzw. die Möglichkeit erhalten, dies zu tun. 

Auch wenn das Ausprobieren von Heimarbeit ein Wunsch vieler Mitarbeiter war, heißt das ja nicht, das auch wirklich zu wollen, geschweige denn zu können.

Quelle: Statista

Schadet Home-Office dem beruflichen Aufstieg?

Fast jeder zweite Beschäftigte in Deutschland (48 Prozent) gibt an, dass die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben in den vergangenen fünf Jahren im eigenen Alltag schwieriger geworden ist (EY Jobstudie 2019). Und sicher ist, dass diese Tatsache einer der Gründe ist, warum das Arbeiten von zu Hause aus beliebter wird. Es bietet die Möglichkeit, Familie und Beruf besser unter einen Hut zu bekommen. Das ist allerdings nur eine Seite der Medaille. 

Ist Home-Office ein Karrierekiller? 

Bevor wir hier zu einer Antwort kommen, lasst uns doch mal die Stufen von Karriereleitern hinterfragen. Was gehört alles zum Aufstieg dazu:

• Wie wichtig ist das Vitamin B, das Vitamin für Beziehungen?
• Wie läuft eine Beförderung in kleinen oder mittelständischen Unternehmen wirklich ab?
• Welche Faktoren tragen in deinem Unternehmen zum beruflichen Aufstieg bei?
• Wie findet die Leistungsbewertung der Kompetenzen für einen nächsten Karriereschritt statt?
• Wie früh bekommen denn Mitarbeiter mit, ob eine neue Stelle, Abteilung o.ä. vakant wird?

Klar, in großen Unternehmen wird vordergründig viel Wert auf Personal- und Talententwicklung gelegt. Aber auch dafür braucht es Fürsprecher, damit du in solchen Förderprogrammen, in den internen Talentschmieden berücksichtigt wirst.

Die Präsenz im Job ist der Schmierstoff für die Karriere! 

Oder anders formuliert:

Wenn du auf dem Radar der wichtigsten Entscheider, Unterstützer deines Unternehmens nicht präsent bis, findest du nicht statt. Du wirst vergessen, bleibst unberücksichtigt und gerätst ins Hintertreffen.

In den meisten Unternehmen ist die Präsenzkultur fest verankert und ein wichtiger Erfolgsbaustein. Sicher gibt es viele weitere Gründe, die bei einer Karriereentscheidung eine Rolle spielen. Doch dieser ist, auch nach meiner langjährigen Home-Office-Erfahrung als Führungskraft, der wahre Grund.

Du musst für einen Karriereschritt da sein, wo die Musik spielt und das ist die persönliche Präsenz im Unternehmen. Virtuelle Präsenz und fleißiges Abarbeiten von Projektaufgaben reichen im Home-Office oft nicht aus.

Und präsent sein, meint einerseits die physische Präsenz, aber auch im informellen Rahmen. Das informelle Gespräch, direkt ansprechbar sein, “eine Tür weiter gehen”, das spontane Brainstorming, die Blitzidee, die du einfach unter die Leute bringst. Das sind Elemente, die teils bewusst, doch in vielen Bereichen unterschwellig wirken und deine Präsenz unterstreichen. 

Streng genommen, können wir auch “virtuelle Präsenz” ausstrahlen. Doch dieser müssen sich andere stärker bewusst werden. Viele Unternehmen machen sich ja erst gerade auf den Weg, mehr über Online-Kanäle zu kommunizieren und sind mit den neuen Tools weniger vertraut und können noch nicht so routiniert damit umgehen.

Nicht jedes Unternehmen will Home-Office

Und es will auch nicht jedes Unternehmen, Home-Office als überwiegende Arbeitsform etablieren. Der Adidas-Chef Rorsted erwartet auch in der Covid-Zeit eine bestimmte Anwesenheit seiner Mitarbeiter im Office. Einige führende Mitarbeiter sind sogar täglich im Büro. Rorsted hält nicht viel vom ständigen Arbeiten von zu Hause aus und begründet dies damit, dass Arbeiten bei Adidas eine soziale Sache und Teamsport seien.

Adidas ermöglichte zwar schon vor der Pandemie flexibles Arbeiten. So konnten bestimmte Teile der Belegschaft an einem Tag in der Woche durchaus von zu Hause aus arbeiten, das stand ihnen frei. Aber es gibt keine generelle Home-Office-Möglichkeit.

IBM schaffte als IT-Unternehmen bereits 2017 Home-Office für ihre über 1000 Mitarbeiter ab, mit der Begründung, dass sie in Gesellschaft produktiver arbeiten würden. In 2020 arbeiten auch bei IBM viele Mitarbeiter von zu Hause aus und IBM setzt nun auf hybrides Arbeiten, die Skepsis bleibt allerdings.

Home-Office ist nicht für jeden etwas

So ehrlich sollten wir aber auch sein. Die jüngsten und oft ehrlichen Feedbacks von Mitarbeitern, die teils auch ungewollt von zu Hause aus arbeiten, zeigen sehr deutlich:

Das private Umfeld ist oftmals überhaupt nicht für ungestörtes Arbeiten ausgelegt. 

Und das ist völlig ok. Es ist aber auch nicht jeder Mensch für das Home-Office der geeignete Typ. Es gibt einfach Menschen, die brauchen ein berufliches Umfeld, sie brauchen Impulse von außen oder einfach das kollegiale Miteinander, um sich richtig zu entfalten und produktiv zu sein. In einem früheren Blogbeitrag „Warum viele Mitarbeiter im Home-Office verblöden“, bin ich auf die Hintergründe detailierter eingegangen.

Andere Menschen kommen wiederum gut mit den Rahmenbedingungen außerhalb des Büros zurecht.

Was kannst du tun?

Bleibe in Verbindung: Sei da, sei anwesend! Sei mindestens 60% deiner Zeit im Office oder in der Nähe von wichtigen Entscheidern, wenn du einen Karriereschritt planst. Nicht umsonst zeigen Blitzumfragen auch, dass von den meisten Beschäftigten eine hybride Form des Arbeitens favorisiert wird. Also ein Mix zwischen Präsenzpflicht im Unternehmen und Home-Office.

Fange Stimmungen auf: Die meisten zwischenmenschlichen Themen finden unausgesprochen statt. Es hilft, diese mitzubekommen. Und diese unausgesprochene Stimmungslage im Office ist häufig auch ein starker Indikator, wo in den wichtigsten Themen der Schuh drückt. Deswegen ist der Treffpunkt und Austausch in der Nähe der Kaffeemaschine oder auch in der Raucherecke immer noch so beliebt – und auch wichtig.

Sei ansprechbar: Wenn du im Home-Office bist, sei in einem ähnlichen Zeitfenster ansprechbar, wie deine wichtigsten Ansprechpartner im Job. Wenn das nicht möglich sein sollte, vereinbare Zeitfenster, in denen sie gut erreichbar sind und du ein locker Meeting einrichten kannst.

Sei in Online-Meetings präsent: Setze dich positiv in Szene und überlege dir dabei, wie du in Online-Meetings wirkst. Ich empfehle dir, die nachfolgenden Tipps auf jeden Fall stärker einzubauen, um bei deinen Kollegen und Vorgesetzten eine positive Wirkung zu erzeugen:

1. Schalte deine Kamera an: Kommuniziere wenn es möglich ist, immer über die Kamera. Bilder sind lebendig und hinterlassen eine größere Wirkung als nur das Gesagte
2. Erzeuge positive Wirkung mit Licht in der Online-Übertragung: Wenn dein Gesicht nicht ausgeleuchtet ist oder deine Webcam dich nicht von unten, sondern aus der Horizontalen aufnimmt, wirkst du viel professioneller.
3. Sei aktiv kommunikativ: Gib während eines Online-Meetings ein Feedback, teile einen Impulsbeitrag! Wichtig ist, dass du dich nicht in den Konsumentenmodus zurück ziehst und passiv wirst. Dann verschwindest du sofort in der Wahrnehmung.

Fordere Termine ein: Bleibe in jedem Fall proaktiv und stimme gemeinsame Termine zum Austausch ab. Warte nicht, bis jemand auf dich zukommt, sondern informiere dich via Mail, Chat oder telefonisch über einen Sach- oder Projektstand bei den wichtigsten Ansprechpartnern.

Bleibe produktiv und zeige es: In einem Jour-fix gibt es die Gelegenheit mitzuteilen, was du bisher in einem Themenfeld unternommen hast und welche Schritte als Nächstes anstehen. Du kannst diese Schritte auch gut in kollaborativen Tools dokumentieren. Mehr Infos dazu findest du in diesem Blogartikel „Mehr Produktiviät bei virtuellen Teams“.

Hybrides Arbeiten auf dem Vormarsch

Die Zukunft der Arbeit ist hybrid! 

Das ist das Ergebnis einer Befragung zu “Arbeiten in der Corona-Pandemie” des Fraunhofer Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO. 71,2 Prozent der Befragten bestätigen, nach der Corona-Pandemie mehr Home-Office oder mobiles Arbeiten anzubieten als vor der Pandemie 2020. 

Gleichzeitig finden 57,9 Prozent der Führungskräfte, dass die Präsenzzeiten ihrer Mitarbeiter nach der Coronakrise immer noch wichtig sein werden. Es werden allerdings andere Instrumente zur Leistungsbeurteilung relevant.

Dieses Ergebnis zeigt deutlich, dass Karrieren eher im direkten Unternehmensumfeld bewusst oder unbewusst gefördert werden.

Fazit

Wenn du eine Karriere anstrebst, dann sei im Büro präsent. Zwar wird sich in Zukunft hybrides Arbeiten immer stärker in der modernen Arbeitswelt etablieren. Allerdings sollten Mitarbeiter genau hinsehen, wie Home-Office umgesetzt wird und welchen Stellenwert Home-Office oder mobiles Arbeiten einnimmt. Gerade vor dem Hinblick der eigenen Karriere bleibt ein frühzeitiger Blick auf betriebsinterne Karrieremechanismen relevant. 

Wie kann das Arbeiten im Home-Office reibungslos funktionieren? Und mit welchen Tools kann eine Zusammenarbeit transparent gestaltet und Projektschritte nachvollziehbar dokumentiert werden? Antworten und Impulse auf diese Fragen findest du im Home-Office Report.

Praxiswissen kompakt – Mit dem Home-Office Report

Das Arbeitsleben steht seit Monaten Kopf! Es arbeiten so viele Menschen im Home-Office wie niemals zuvor. In diesem Themenspecial findest du aktuelle Studienergebnisse, gesammelte Ratgeber-Artikel, Erfahrungsberichte und Evergreen-Fragen rund um die Arbeit im Home-Office.

Mobiles Arbeiten, Home-Office und die Digitalisierung der Arbeitswelt werden seit einigen Jahren immer wichtiger. Und die Covid-Pandemie hat diesem Trend neuen Schub verliehen. In kurzer Zeit haben ganze Teams ihre Arbeit von zu Hause erledigen müssen und sich den neuen Herausforderungen gestellt. Und jetzt geht es weiter!

Die Türen, die das Arbeiten von daheim ermöglichen, bleiben auch nach der Pandemie offen. Home-Office bietet viele Chancen und Vorteile. Es ermöglicht auch, flexible Arbeitsformen im Job zu verbinden.

Die Skeptiker suchen natürlich reflexartig das Haar in der Suppe. Wie ist das denn mit dem Arbeitsschutz und dem Work-Life-Balance in den eigenen vier Wänden geregelt? Und die Leute, die von Home-Office profitieren und mit der neuen Situation zu Hause zurecht kommen wollen, haben teils noch offene Fragen und suchen nach Orientierungspunkten für besseres Arbeiten.

Arbeiten daheim: Welche Tools können dabei helfen?

Mit welchen Methoden und Tools wird die Zusammenarbeit im Team einfacher? Wie schaffe ich es, mich zu Hause besser vom Job abzugrenzen und wirklich abzuschalten? Kann ich auch im Home-Office genauso produktiv arbeiten wie im Büro –  und wie bleibe ich gesund? Ach ja: Dann gibt es auch noch die Karriere, die ich forcieren möchte. Und wie sieht überhaupt die steuerliche Seite aus, wenn ich von zu Hause aus arbeite?

Home-Office –kann das gut gehen?

Geballtes Praxiswissen und Antworten auf die Frage findest du im Themenspecial  „Home-Office Report“.

In dieser komplett überarbeiteten Guideline erhältst du umfangreiches Praxiswissen aus erster Hand. Du bekommst aktuelle Ergebnisse von Befragungen und Studien, die das Thema „Arbeiten von zu Hause“ hinterfragen, kompakte Ratgeber-Artikel, Tool-Empfehlungen und Erfahrungsberichte.

Du erfährst, welche Themen aktuell am meisten unter den Nägeln brennen und:

• Wie du die besten Tipps einfach und professionell auf deine Situation daheim übertragen kannst
• Wie kannst du Videokonferenzen kollegial gestalten und dabei natürlich rüberkommen?
• Wie bleibst du mit deinen Kollegen kollegial verbunden?
• Oder: Wie kannst du auch von zu Hause eine Arbeitsorganisation finden, die effektiv ist und gleichzeitig wichtige Gesundheitsaspekte am Arbeitsplatz berücksichtigt?

Downloade hier dein Themenspecial “Home-Office Report”

Home-Office: Was mich bewegt

Ich arbeite seit über 10 Jahren von zu Hause, von unterwegs und teils auch im Büro. Von Anfang habe ich mich mit Home-Office sehr kritisch und neugierig auseinander gesetzt und weiß die Vorteile wirklich zu schätzen. Und ich habe auch mit mancher Hürde gekämpft, geflucht und vermeintliche Nachteile abstellen können.

Bereits 2016 erschien meine erste Home-Office Guideline. Seitdem hat sich vieles getan und Home-Office hat sich wirklich weiter entwickelt. Es stehen neue tolle Tools zur Verfügung und die Menschen und Unternehmen sind dieser modernen Arbeitsform viel aufgeschlossener.

Daher habe ich den Home-Office Report jetzt komplett überarbeitet, die besten Beiträge, Artikel und Erfahrungen für dich in diesem Themenspecial zusammen getragen. Ich möchte, dass dir das Arbeiten von zu Hause immer besser gelingt und du Lust hast, die modernen Arbeitsformen mit zu gestalten.

Profitiere vom geballten Praxiswissen im Home-Office

Mit dem Themenspecial „Home-Office“ bekommst du einen Überblick, wie das Arbeiten zu Hause am besten funktionieren kann und worauf du ein Auge werfen solltest. Profitiere vom geballten Praxiswissen, Tool-Tipps und Methoden, die dir das Arbeiten von zu Hause erleichtern können.

Das Themenspecial gibt es gratis zum Download. Mit diesem Wissen schaffst du auch im Home-Office eine tolle Zusammenarbeit, bleibst produktiv und hast deine privaten und persönlichen Bedürfnisse und Ziele im Blick. Erfolgreiches Arbeiten von zu Hause – das funktioniert! Neugierig? Hier kannst du den Home-Office Report downloaden.

Auf diesen Seiten findest du auch die komplette Sammlung der Ratgeber-Artikel zu den Themen:

• Digitale Kommunikation
• Virtuelle Zusammenarbeit

Was du nicht bekommst

Disclaimer: Im Themenspecial „Home-Office“ werde ich nicht im Detail auf Rechts- und Versicherungsthemen eingehen. Ich mache keine Rechtsberatung und derzeit ist unglaublich viel in Bewegung, so dass ich unbedingt rate, zu Rechtsthemen bzgl. Home-Office, dich fachlich beraten zu lassen.

Grundsätzlich gilt dein Versicherungsschutz auch, wenn du von zu Hause aus arbeitest. Das Thema “Recht im Home-Office” ist allerdings sehr komplex. Aktuell kommen hierzu viele Fragen auf, die noch ungeklärt sind bzw. von der Politik oder den Gerichten noch zu beantworten sind. Tendenziell bieten Unternehmen ihren Beschäftigten lieber das “Mobile Arbeiten” anstelle von Home-Office an. Inhaltlich werden diese Begriffe von der Rechtsprechung unterschiedlich interpretiert und wirken sich auf Arbeitnehmer,- Arbeitgeberansprüche anders aus. Das betrifft u.a. sowohl das Arbeitsrecht, den Datenschutz als auch das Steuerrecht.

Grundsätzlich empfiehlt es sich, mit dem Arbeitgeber abzustimmen, welche betrieblichen Geräte du auch zu Hause nutzen kannst und darfst. Im Idealfall werden dir die Gerätschaften gestellt. Solltest du dauerhaft deinen Arbeitsplatz überwiegend im Home-Office haben, empfiehlt sich auf jeden Fall eine Zusatzvereinbarung “Home-Office” mit dem Arbeitgeber abzuschließen, in der die wesentlichen Punkte zur Arbeit im Home-Office geregelt werden.

Auch der Versicherungsschutz ist im Home-Office nicht immer abzugrenzen. Im Büro zu Hause gilt grundsätzlich auch der betriebliche Unfallschutz. Doch die Voraussetzungen, Bedingungen im Einzelnen müssen bei den entsprechenden Versicherungsträgern bzw. bei der Personalabteilung im Detail erfragt werden.

Ich wünsche dir viel Freude und viele tolle Erkenntnisse mit dem neuen Themenspecial „Home-Office-Report“!

Herzliche Grüße, Stefanie Meise

Ist dir schonmal aufgefallen, dass einige Teilnehmer große Nasenlöcher haben, wenn ihr Videobild live in einem Zoom-Meeting übertragen wird? Oder die Zimmer deiner Kollegen im Home-Office durcheinander aussehen, der Kleidungsstil sich verändert, sogar nachlässt und von manchem Kollegen kaum mehr etwas zu hören ist? Wer an Zoom-Meetings teilnimmt, hat so etwas ähnliches sicher bereits erlebt.

Viele Präsenzkonferenzen werden zur Zeit online abgehalten.

Kollegen finden sich zum erste Mal in Zoom-Meetings oder eine Online-Konferenzen wieder und betreten Neuland. Sie kämpfen sich durch die Technik, bis es endlich heißt: “Hört ihr mich?”.

Um professioneller in Online-Meetings zu wirken, empfiehlt es sich daher, die nachfolgenden Tipps umzusetzen.

5 Tipps, damit du in Zoom-Meetings besser rüberkommst

Sei mit den anderen Teilnehmern auf Augenhöhe

Im normalen Business-Umfeld wünschen sich die meisten Mitarbeiter eine Zusammenarbeit, ein Miteinander auf Augenhöhe. Diese Form der Kommunikation drückt sich einerseits in Worten aus und auf der anderen Seite in der Art und Weise, wie wir wahrnehmen und begegnen. Ob wir herablassende und distanzfördernde Gesten machen oder durch Blickkontakt und offener Haltung mit dem Gegenüber eher auf Augenhöhe kommunizieren.

In Zoom-Meeting solltest du auch auf Augenhöhe kommunizieren. Doch immer wieder erblicke ich zu große Nasen, Augen, die nach unten schielen. Das passiert meistens, wenn das Übertragungsgerät zum Beispiel ein Handy ist und auf dem Tisch abgelegt wird. Die Übertragung erfolgt dann von unten nach oben und lässt den Menschen sehr unkomfortabel aussehen. Oder die Kamera des Laptops überträgt in einem unpassenden Winkel.

Das wirkt anfänglich alles irgendwie komisch. Doch tatsächlich ist die Übertragung unprofessionell. Denn es lässt dich unvorteilhaft aussehen.

Tipp: Stelle dein Smartphone, dein Laptop oder deine Webcam so hin, dass der Übertragungswinkel so ist, als ob du einem anderen auf Augenhöhe gegenüber sitzest. Diese Einstellung wirkt direkt freundlich und professionell.

Wieviel Privates möchtest du bieten?

Viele Zoom-Meetings werden durch die Corona-Pandemie aus dem Home-Office heraus abgehalten. Und ein Online-Meeting ist umso persönlicher, je mehr Teilnehmer ihre Kamera einschalten.

Hast du auch schon manchmal gedacht: “Oh, diese Einrichtung hätte ich ihr/ihm gar nicht zugetraut!” oder “Wie sieht das denn da aus?”.

Wenn die Kamera eingeschaltet ist, lassen wir andere Menschen einen Blick in unser privates Umfeld werfen. Das kann für Heiterkeit sorgen, wenn es gewollt ist.

Es kann jedoch auch negativ wirken, sofern der Hintergrund nicht das transportiert, was für dich vorteilhaft sein sollte bzw. wenn dieser stark ablenkt. Strandbilder vom Urlaub sollten daher eher tabu sein.

Tipp: Sorge immer für einen angemessenen Hintergrund, der deiner Position / Funktion im Job angemessen ist! Mit einem weißen Hintergrund bzw. einem einfarbigen Hintergrund machst du vieles richtig.

Ein guter Ton

Es gibt das Sprichwort “Der Ton macht die Musik”. Und gerade bei Online-Meetings, Webinaren oder auch Videokonferenzen bewahrheitet sich das immer wieder! Wie oft hören wir derzeit: “Ich kann dich nicht hören!”, “Schalte mal deinen Ton an”, “Du rauscht!”, “Der Ton schwankt”….

Das sind immer wieder Situationen, in denen die Nerven strapaziert werden.

Tipps: Was kannst du hier tun?

• Teste im Vorfeld deine Tonqualität. Nicht jeder Laptop verfügt über ein qualitativ hochwertiges Mikrofon. Auch sind die Headsets, die täglich für das Telefonieren oder Musikhören verwendet werden, nicht unbedingt für eine stabile Kommunikation in Online-Konferenzen geeignet. Eine Investition in ein geeignetes USB-Headset lohnt sich!
• Für Online-Konferenzen oder Zoom-Meetings brauchst du eine stabile Leitung! Das ist die wichtigste Voraussetzung, damit die Übertragung funktionieren kann und der Ton perfekt übertragen wird. Teste möglichst im Vorfeld, wie stabil deine Internetverbindung ist und suche rechtzeitig nach einer örtlichen Alternative, sollte deine Leitung zu Hause nicht ausreichen.
• Wenn deine Internetleitung während eines Meetings nicht ganz so stabil ist, schalte dein Live-Bild aus. Beim Streaming benötigen Live-Bilder sehr viel Datenvolumen. Wird das Datenvolumen reduziert, also das Live-Bild ausgeschaltet, verbessert sich häufig die Tonqualität.
• Vermeide eine Live-Übertragung via WLAN. Die Übertragung ist stabiler, wenn dein Device mit dem LAN-Kabel verbunden ist. Solltest du über ein mobiles Endgerät an einer Online-Konferenz teilnehmen, stell bitte sicher, dass du über ausreichend Datenvolumen verfügst.
• Und vermeide auch sonstige Störgeräusche. Schalte dein Handy auf lautlos während des Zoom-Meetings und schließe bei Bedarf das Fenster, sollten die Straßengeräusche oder das Vogelgezwitscher zu intensiv sein.

Kleider machen Leute

Im Büro oder auf Konferenzen sind unsere Kollegen und Vorgesetzten häufig dem Anlass entsprechend gekleidet. Männer mit Krawatte und Sakko, Frauen toll gestylt mit Handtasche. Manchmal wird berichtet, dass das Arbeiten aus dem Home-Office heraus die Mitarbeiter “verlottern” lassen. Sie tragen häufiger T-Shirts und Jogginghosen. Bei Online-Meetings ziehen sie dann ein frisch gebügeltes Hemd über ihren Jogger und alles wirkt perfekt. Das sieht ja keiner. Bei Frauen ist das sehr ähnlich. Überraschend häufig ziehen sich Führungskräfte und Mitarbeiter eher legerer an. Accessoires wie Handtasche, Krawatte, Einstecktuch verschwinden.

Wie ist dein Kleidungsstil, wenn du von zu Hause aus an einem Zoom-Meeting, an einer Online-Konferenz teilnimmst? Wie bist du gekleidet, wenn du weißt, dass mit Live-Bild die Konferenz abgehalten wird?

Tipp: Mach dir bewusst, wie du wirken willst und transportiere auch diesen Business-Style aus dem Home-Office. Damit bringst du indirekt deine Kompetenz zum Ausdruck.

Sei präsent

Mit der Online-Kommunikation, egal ob in einem Zoom-Meeting, in einer Video-Konferenz oder einer Telko, kann sich nicht jeder anfreunden. Die Gründe können sehr unterschiedlich sein. Manch einer verfällt sofort in ein Konsumentenmodus und lässt sich berieseln, andere sind durch die moderne Technologie eher verunsichert und trauen sich kaum, an Gesprächen teilzunehmen. Auch in diesen Kommunikationsformen sind es häufig die eher “lauten” Menschen, die sich zu Wort melden und eine Meinung, eine Idee formulieren. Damit hinterlassen sie einen Eindruck und sind präsent. Die leisen Menschen wirken bei Online-Konferenzen noch leiser.

Tipp: Melde dich bei Konferenzen immer zu Wort, stelle bewusst eine Frage oder gib einen Impuls. So stellst du sicher, dass du präsent bei den Verantwortlichen bleibst und deine Stimme Gehör findet, wo du es willst.

Fazit

Auch in Online-Konferenzen kannst du Professionalität transportieren, die bei Kunden, Mitarbeitern und Führungskräften ankommt. Unterschätze das niemals! Wenn alle unsicher sind und nach Orientierung suchen, geben die Menschen Orientierung, die professionell in Zoom-Meetings wirken, eine souveräne Ausstrahlung haben. Und vieles davon kannst du bereits im Vorfeld ganz einfach sicherstellen und online einen positiven Eindruck hinterlassen!