Was braucht es, um in verteilten Teams gut zusammen zu arbeiten?

Vielleicht plant ihr gerade ein neues Projekt mit Kolleg*innen, die in verschiedenen Städten arbeiten. Oder ihr habt bereits virtuelle Teams und merkt, dass die Zusammenarbeit wirklich anstrengend ist: Absprachen werden kaum eingehalten, auf  Online-Konferenzen haben wenig Menschen wirklich Lust – entsprechend unproduktiv sind die Meetings. Die Unzufriedenheit in virtuellen Teams wächst. Wie kann es nun gelingen, dass ein verteiltes Team wirklich produktiv arbeitet und gleichzeitig ein Wir-Gefühl entsteht? Dafür gibt es ein Tool, das ich hier gerne vorstellen möchte.

Die meisten Remote-Teams entstehen einfach so. Das haben wir gerade in der Pandemie erfahren. Das spontane Zusammenwürfeln von Projektgruppen und Experten*innen erlebt man bis heute überall in der Arbeitswelt.  Im besten Fall weiß jeder, was das Kernthema ist und was zu tun ist. Ein Expertenteam ohne Leitplanken lose zusammen zu stellen, bedeutet jedoch noch lange nicht, dass sie auch gut zusammenarbeiten können und Wirksamkeit erzeugen. Das habe ich bereits in dem Post „Wie du dein virtuelles Team erfolgreich machst“ noch vor der Pandemie beschrieben.

Im modernen Büroalltag spielt Teamarbeit eine wichtige Rolle. Dabei gilt vor allem eines: Je mehr Mitarbeiter gemeinsam an einem Projekt arbeiten oder in co-creativen Prozessen eingebunden sind, desto klarer sollten die Regeln der Zusammenarbeit formuliert sein. Dabei hilft eine Team-Guidline.

Tool: Team-Guidline für kollaboratives Arbeiten

Eine Team- Guidline kann eure Zusammenarbeit auf eine gute Kommunikations-Basis stellen! Und so könnt ihr selber eine Guideline bauen:

Stellt euch dabei folgende Frage: Mit welchen Tools und über welche Kanäle kommunizieren wir überwiegend und warum? Die Klärung dieser zentralen Frage trägt dazu bei, Reibungen bereits im Vorfeld zu reduzieren und sich auf wesentliche Kommunikationskanäle zu committen. Damit wird deutlich, über welche Tools und Kanäle hauptsächlich im Team interagiert werden sollte.  Diese Übereinkunft, welche Tools und Kanäle wie genutzt werden sollen, schafft Klarheit. Es empfiehlt sich, dieses Commitment in die Guidline aufzunehmen.

Damit die Team-Guidline eine breite Zustimmung erfährt, sind zwei Punkte wichtig:

  1. Bezieht alle Stimmen aus dem Team ein! Jedes Teammitglied – egal ob es aus dem Büro oder dem Home-Office heraus arbeitet oder von unterwegs ist wichtig! Notiere daher, was die Mehrheit und einzelne Person für zielführend erachten.
  2. Schaffe ein klares Regelwerk: Versuche die Regeln knapp, sehr einfach und verständlich zu formulieren. Und hinterfrage auch, in welchen Punkten eine gemeinsame Übereinkunft oder Einheitlichkeit Orientierung schafft.

So könnt ihr euch eine Guidline erstellen:

Ausgangsbasis: Tools und Kommunikationskanäle benennen

Wichtig ist, zunächst eine gemeinsame Ausgangsbasis zu schaffen. Mit welchen Tools, über welche Kanäle kommunizieren die Leute bereits? Was davon hat sich bereits bewährt und ist sogar schon etabliert? Das können Tools sein, wie MSTeams, Zoom, Slack, Trello, Arsana, WhatApp, SMS, Telefon.

Erfahrungswissen einholen

Welche positiven Erfahrungen habt ihr mit den jeweiligen Tools gemacht? Was findet ihr daran gut, was möchtet ihr eigentlich ungern vermissen? Hilfreich ist aber auch zu verstehen, was euch an bestimmten Tools oder Features fehlt oder nervt.  Tragt das Erfahrungswissen, das die Teammitglieder mit den verschiedenen Tools und Kommunikationskanälen gemacht haben zusammen. Das Einholen des Feedbacks kann unterschiedlich erfolgen. Ihr könnt das Erfahrungswissen in einem Gespräch erfragen/abfragen oder auch mit Hilfe eines Umfragetools.

Wichtig: Es geht um konkrete Erfahrungen und Beobachtungen.

Tragt die gemeinsamen Erfahrungen zu jedem Tool in eine Übersicht zusammen:

Kollaboration – Guideline für echte Zusammenarbeitin co-creativen Prozessen

Leitplanken und Regeln formulieren

Im nächsten Schritt geht es darum, die Regeln verständlich zu formulieren – und das für die Nutzung jeden Kommunikationskanals. Achte am besten darauf, dass ihr euch auf wenige Regeln fokussiert. Sonst wird es unübersichtlich. Ihr könnt euch auch eine Spalte zum Thema „Hinweise“ anlegen. Ihr gebt anderen damit Hilfestellung, müsst es aber selber nicht zwingend umsetzen. Packt einfach die Themen dort hinein, die euch wirklich wichtig erscheinen, weil sie euch vielleicht auch schon mal geholfen haben.

Die Guideline tragfähig machen

Leider habe ich das schon selber oft erlebt: Ich habe mir etwas ausgedacht oder auch entwickelt, doch es hatte für die Adressaten nicht den gewünschten Mehrwert gebracht, den ich mir erhofft habe.

Deshalb: Bevor ihr etwas in der Guideline final niederschreibt, diskutiert die Themen mit eurem Team. Holt Feedback ein, fragt proaktiv nach Verbesserungsvorschlägen oder Hinweisen. Lasst euch für diesen Prozess gerne etwas mehr Zeit. Denn erst wenn die Guidline von der Mehrheit des Teams mitgetragen wird, hat sie auch eine Chance innerhalb der Organisation anzudocken und anschlussfähig zu werden.

Danach geht es an die Umsetzung: Legt bitte fest, wie ihr die Guidline wirklich im Alltag anwenden wollt. Werden sie in einem Prozess ganz bewusst integriert oder auch reflektiert? Berücksichtigt ihr dafür Routinen? Zum Beispiel könnten sie zweimal jährlich in einem Meeting bewusst auf die Agenda gesetzt werden.

Zum Schluss noch ein kleiner stichpunktartiger Disclaimer:

Was kann eine Guideline leisten – was nicht?

  • Sie sollte die wesentlichen Bedürfnisse des Teams für eine gute Zusammenarbeit berücksichtigen.
  • Sie gibt neuen Kolleg*innen wichtige Eckpfeiler, wie die Collaboration im Team gewünscht und am besten umgesetzt wird.
  • Ein Tool ersetzt nicht den Menschenverstand und das Herz. Wenn es also irgendwo im „Getriebe“ des Miteinanders knirscht, sprecht das Thema an und wartet nicht darauf, dass dich jemand anspricht. Dazu bzw. zum Thema „Umgang mit Spannungen“ habe ich auch einen Beitrag geschrieben, den du hier findest.
  • Sie ist nicht für ewig gemacht und braucht einen regelmäßigen Check, ob sie noch die überwiegende Zustimmung des Teams erhält.
  • Sie ist nicht dazu da, Menschen zu kontrollieren oder ein normiertes Verhalten aufzuzwängen – das ist wichtig!
  • Sie ist als Tool gedacht, Zusammenarbeit ohne starre formale Regeln möglich zu machen – Es braucht also nicht zwingend einen Chef.

Fazit

Eine gemeinsam entwickelte Guidline hilft, ein gutes und tragfähiges Verständnis über collaboratives Arbeiten zu entwickeln. Ja, dafür muss etwas mehr Zeit investiert werden – diese Investition lohnt sich auf jeden Fall! Je stärker der gemeinsame Nenner ist, wie ihr zusammenarbeiten wollt, umso weniger Irritationen machen euch von außen zu schaffen.


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