Was kann eine Führungskraft tun, um ihren  Beschäftigten einen sicheren Rahmen für das Arbeiten im Home-Office zu geben?

Mit dieser Fragestellung waren viele Führungskräfte covidbedingt in den letzten Monaten konfrontiert. Wie kann also gutes und produktives Arbeiten im Home-Office gelingen?

Was viele übersehen: Auch die Führungskräfte waren das erste Mal mit dieser Thematik zum ersten Mal intensiv konfrontiert. Ja sicher, der eine oder andere Mitarbeitende arbeitet bereits von zu Hause. Doch die meisten Beschäftigten arbeiten regulär im Büro. Und darauf ist die Arbeitsorganisation, die Kommunikationsstruktur sowie die Tools und Techniken ausgerichtet. Die Führungskräfte waren von „jetzt auf gleich“ gefordert, die entsprechenden Rahmen für Home-Office zu schaffen. Und viele Führungskräfte arbeiten immer noch daran…

In diesem mehrteiligen Blogartikel gebe ich 26 Tipps, wie digitales Leadership gelingen kann. Von A bis Z.

Los geht es!

 

A – Arbeitsorganisation: Schaffe Spielregeln

 

Für erfolgreiche virtuelle Zusammenarbeit braucht es eine etwas andere Arbeitsorganisation und passende Spielregeln für eine gute Zusammenarbeit. Das gehört mit zur Aufgabe einer Führungskraft, die virtuelle Teams führt. Diese Rahmenbedingungen sollten im Idealfall gemeinsam zwischen Führungskraft und Team vereinbart und festgelegt werden. Arbeit auf Zuruf zu verteilen, wird schwierig und macht darüber hinaus wenig Sinn. 

Vielmehr braucht es einen strukturierten und klaren Handlungsrahmen. Aufgaben und Ziele müssen allen Teammitgliedern klar sein, sowie die Meetings-Zeiten und die individuellen Arbeitszeiten der Mitglieder. Es braucht klare Regeln, ein Commitment für die gemeinsame Arbeit. Das ist der Grundstein für eine vertrauensvolle Zusammenarbeit aus dem Home-Office.

Eine digitale Führungskraft muss also für folgende Punkte in der virtuellen Arbeitsorganisation sorgen:

  • Gute Planbarkeit und Dokumentation der Arbeitsschritte: Gerade die verteilten Teams, die vom Home-Office aus arbeiten, müssen sich gut organisieren, viele Anweisungen und Projektschritte nachlesen, um ihre Arbeit nahtlos fortsetzen zu können
  • Erfolgsmessung: Dazu gehören klare Ziele und funktionsfähige Arbeitsprozesse. Dadurch lässt sich ablesen, ob ein Ziel erreicht wurde oder nicht. Natürlich benötigt es auch Kriterien für den Erfolg. Was macht Erfolg aus? Im Idealfall stimmt die Führungskraft diese Kriterien mit dem Team ab. Wichtig: Unstimmigkeiten, Ambivalenz dürfen im virtuellen Raum nicht aufkommen. Deshalb müssen Ziele auch klar formuliert werden. (Verlinkung Smarte Ziele)
  • Sicheres Onboarding für Home-Office Mitarbeitende: Wie funktioniert Home-Office? Wie wird die Zusammenarbeit im Unternehmen gestaltet und Tools & Techniken dabei genutzt? Was tun bei technischen Problemen oder wenn es einfach nicht weitergeht? Mehr Infos auch in diesem Blogartikel zum Thema „Onboarding“.

 

B – Beziehungspflege – Mitarbeiter führen ist immer noch “People’s Business”

 

Häufig kann man heraushören, dass sich Mitarbeitende im Home-Office alleine und hilflos fühlen. Nicht jeder macht das Arbeiten von zu Hause freiwillig und manche fühlen sich vielleicht auch überfordert. Als Führungskraft ist es daher wichtig, sich in die eigenen Mitarbeiter hineinzuversetzen und ihre Bedürfnisse zu verstehen. Es gibt Mitarbeiter, die im Home-Office aufblühen, andere eben weniger. Und so benötigen die Teammitglieder ein unterschiedliches Level an Kommunikation, Führung und Zuwendung. Eine gute Portion Empathie ist grundsätzlich im virtuellen Zusammensein, insbesondere bei kniffligen und konfliktreichen Situationen sehr hilfreich. Das Zusammensein ist zwar virtuell, aber die Menschen, die an diesem Treffen teilnehmen, sind echt. Das sollte sich eine gute Führungskraft immer vergegenwärtigen.

 

C – Collaboration Tools

 

Ein sehr häufiger Fehler, der in Home-Office Teams zu finden ist, dass der Prozess und Strukturen einfach 1:1 von der Büroorganisation ins Home-Office übernommen werden. Und das funktioniert in der Regel schlecht. Im Home-Office wird sogar dadurch eher deutlich, was schon vorher nicht gut funktioniert hat. Jetzt fühlen sich die Mitarbeitenden erst recht alleine gelassen und desinformiert. Collaboration-Tools (Slack oder auch Google-Suite) können den Austausch untereinander fördern und ermöglichen eine synchrone Informationsweitergabe. Sie ermöglichen Mitarbeitenden, Teil der Arbeit zu sein und zu sehen, was wie läuft. Nach dem Motto: Mittendrin, statt nur allein.

 

D – Digitales Führen

Wie fit sind Führungskräfte in digitalen Themenwelten? Digitales Denken und datenbasiertes Handeln sind Wirtschaftstreiber der Zukunft. Das fängt schon sehr klein an. Und zwar im Umgang mit denTechnologien, die wir bei Home-Office und Remote Work viel intensiver zur gemeinsamen Arbeit nutzen. Bist du in der Lage, deine Mitarbeiter in der virtuellen Kommunikation, in der notwendigen technischen Infrastruktur, in der Anwendung der digitalen Tools zu unterstützen? Siehe auch folgenden Blogartikel: Digitalisierung im Job

Als Führungskraft, die ein virtuelles Team führt, solltest du in der Lage sein, dein Team in der virtuellen Arbeitsform zu befähigen und weiter zu entwickeln. Dazu braucht es erweiterte Leadership-Skills.

11 wichtigste Skills, die dir helfen, besser mit den Veränderungen im Job umzugehen, findest du im Leadership-Blogartikel beschrieben:

 

 

E – Erfolg im Home-Office

 

Ist erfolgreiches Arbeiten aus dem Home-Office überhaupt möglich? Es gibt immer wieder die Störfeuer, die behaupten, virtuell geführte Teams seien nicht so erfolgreich, wie Büroteams. Wichtig ist: Erfolgreiches Arbeiten ist auch aus dem Home-Office heraus möglich! Damit das funktionieren kann, braucht es aber auch ganz klare und echte Rahmenbedingungen, die sehr häufig wenig bekannt sind bzw. nicht realisiert werden. Virtuelle Teams brauchen eine andere Art der Führung, die Beschäftigten müssen für diese flexible Arbeitsform geeignet sein und die Arbeitsorganisation folgt einer anderen Organisation und benötigt Tools für eine gute Zusammenarbeit. Darüber müssen sich auch Führungskräfte im Klaren sein, wenn sie mal eben ihre Mitarbeiter ins Home-Office schicken.

 

3 Faktoren für erfolgreiche virtuelle Teams:

  • Mitarbeitende sind für das Home-Office geeignet und fit in dem geforderten Themenfeld
  • Die Ziele sind klar gesteckt, die notwendigen Ressourcen verfügbar und das Handling mit virtuellen Tools bekannt
  • Die Führungsrolle wird als Enabler gelebt

Die einzelnen Punkte werden im weiteren Verlauf näher unter die Lupe genommen.

 

FFehler, die vermieden werden sollten

 

Schon in den Jahren vor der Covid-Pandemie wurde der Wunsch nach flexiblen Arbeitsformen immer deutlicher. Egal ob es der Wunsch nach Home-Office oder nach Remote Work war. Es gab gute Gründe, die für Home-Office sprachen und auch noch heute gültig sind. Aktuell ist Home-Office ein Art “Notlösung” in Zeiten von Corona. Und viele Führungskräfte begehen teils auch unverschuldet und durch Unwissenheit Fehler. Sie gehen davon aus, dass das Arbeiten von zu Hause genauso organisiert und geleitet werden kann, wie im Office. Und das ist falsch. 

Es sind immer wieder dieselben Fehler, die Führungskräfte machen, wenn sie Home-Office in ihrem Unternehmen realisieren wollen:

  1. Mitarbeitende werden ins Home-Office “abgeschoben”
  2. Mitarbeitende kommen alleine zu Hause gut zurecht
  3. Home-Office-Mitarbeiter brauchen keine Führung
  4. Home-Office ist wie Büroarbeit, nur ein bisschen anders
  5. Arbeitsgesetze gelten im Home-Office nicht

Auf diese 5 Fehler, die möglichst vermieden werden sollten, gehe ich auch in diesem Blogartikel näher ein:

 

G – Geeignet? Sind deine Mitarbeitenden für das Home-Office geeignet?

 

Welche Kriterien legt eine Führungskraft zu Grunde, wenn sie einem Mitarbeitenden die Heimarbeit genehmigt? Sind es rein rationale Gründe, wie: Die Büroarbeitsplätze werden knapper? Home-Office-Optionen sind gut, um neue Mitarbeiter anzuwerben? Kein Kita-Platz? Teams sollen neu strukturiert werden? 

Oder spielen folgende persönliche, emotionale Gründe eine vorrangige Rolle: Es sind zu viele Konflikte im Team. Wahrscheinlich ist es besser, das Team etwas zu entzerren. Der Wunsch von Mitarbeitenden, mehr Vereinbarkeit von Familie und Beruf zu realisieren?

Welche Gründe dabei auch immer eine Rolle spielen, hast du dir als Führungskraft schon mal überlegt, ob der Mitarbeitende auch wirklich für das Arbeiten von zu Hause geschaffen ist? Und wenn das der Fall ist: Weißt du auch, wie du die Onboarding-Phase gestalten würdest, oder schubst du dein Personal einfach ins Home-Office, nach dem Motto: Es wird schon gut gehen? Ein paar Impulse zum Thema Onboarding im Home-Office findest du in diesem Artikel.

 

Ausblick

 

Die Leadership – Rubriken A bis G haben bereits einen ersten Einblick in die komplexe Welt des digitalen Leaderships gegeben. Der zweite Teil geht noch intensiver auf Gesundheitsaspekte, Kommunikation und Konflikte virtueller Teams ein. Hier kannst du mehr dazu erfahren:

Führen aus dem Home-Office: Kommunikation funktioniert anders!

Herzliche Grüße, Stefanie Meise


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