Wie geht es jetzt weiter?! Was braucht ein virtuelles Team, um erfolgreich arbeiten zu können und warum wird Führen auf Distanz immer wichtiger?

 

26 Praxistipp zum besseren Leadership aus dem Home-Office! Darum geht es der dreiteiligen Serie „Führen aus dem Home-Office“.

In diesem Teil dreht sich alles rund um erfolgreiches Führen aus dem Homeoffice, wie Führen aus der Ferne gelingen kann, welche Themen in Zukunft anstehen und was virtuelle Teams brauchen, um erfolgreich zu sein.

Teil 1 und Teil 2 dieser kleinen Serie findest du auf der Übersichtseite.

Im dritten und letzten Teil geht es JETZT kompakt und praxisnah weiter.

 

 

N – Nachhaltigkeit – Gutes Leadership kümmert sich

Der Begriff “Nachhaltigkeit” ist gar nicht so einfach zu definieren und ist trotzdem in aller Munde.

Junge Menschen fordern im Rahmen des Klimaschutzes Nachhaltigkeit. Unternehmen sollen nachhaltiger produzieren und schonender mit Ressourcen umgehen. Das bedeutet auch, dass nachhaltige Unternehmensführung auch mit ökologischen Zielerreichungen in Verbindung gebracht wird. Auch der Mitarbeitende gehört in diese Betrachtung hinein.

Es geht darum, den Menschen ein Arbeitsumfeld zu bieten, in dem nachhaltig die Arbeitsfähigkeit gestärkt und ressourcenschonend weiterentwickelt werden kann. Gleichzeitig soll ein Ausbrennen verhindert werden. Und genau das sind wesentliche Aufgaben einer modernen Führungskraft, auch im Kontext von Home-Office.

Modernes Leadership im Home-Office bedeutet auch den Beschäftigten einen guten Rahmen zu bieten, in dem sie Work & Life gut miteinander vereinbaren können, auf ihre Gesundheit achten und sie motivieren. Nachhaltige Führung spielt gerade im Rahmen von verstärkter Home-Office Tätigkeit eine immer größer werdende Rolle. 

 

O – Organisation

Virtuelle Teams werden schnell durch die etablierten Arbeitsstrukturen aus dem Office übergestülpt. Angefangen von den Arbeitszeiten, über die Meetings, die im Wesentlichen einen Statuscharachter haben, über das Arbeitstempo und die Informations- und Kommunikationsstruktur..

Wenn Beschäftigte von zu Hause aus arbeiten, wollen sie mit den Kollegen verbunden sein, nicht nur in der Kommunikation via Online-Meetings, sondern auch in der Transparenz und im Fortschritt der Arbeitsprozesse. Daher suchen die Mitarbeitenden nach Tools und Methoden, die ihnen die Effizienz der Zusammenarbeit erleichtern und gleichzeitig in Echtzeit Kommunikation ermöglichen. Sie gehen von sich aus auf die Suche, weil das Rüstzeug aus dem Büroalltag häufig für die virtuelle Zusammenarbeit wenig taugt.

Digitale Führungskräfte müssen verstehen, dass virtuelle Teams andere Organisationsstrukturen und Arbeitsmittel benötigen, als die in irgendwelchen Handbüchern vor langer Zeit niedergeschrieben sind. Daher sollten Führungskräfte 

  1. die Bedarfe der Teammitglieder erfragen: Was brauchen sie?
  2. die vorhandenen Ressourcen eruieren: Was ist bereits im Unternehmen etabliert? Was ist möglich? Hier sollten die Führungskräfte unbedingt mit der IT-Abteilung sprechen sowie mit dem Datenschutzbeauftragten.
  3. sich um Schulungen für das Team und für sich selber bemühen. Digitale Kompetenzen, der Umgang mit Tools & Techniken sind eine wichtige Voraussetzung für eigenverantwortliches Arbeiten von zu Hause. Dabei sollte nach Möglichkeit auch die digitale Führungskraft über ein Grundverständnis von den eingesetzten Tools verfügen.

 

P – Produktivität

Wie schon beschrieben, passt die traditionelle Büroarbeitsorganisation oft nicht 1:1 auf die Organisation im Home-Office. Wird die Organisation trotzdem einfach übertragen, werden schnell bestehende Systemfehler deutlich erkennbar, beispielsweise schlechtes Management, fehlende Führung, schlechte Arbeitsanweisungen oder eine zu hohe Anzahl von Online-Meetings. Da wo Prozesse knirschen und die Produktivität leidet, leidet nicht nur der Umsatz, sondern auch die Kundschaft und vor allem die Mitarbeitenden im Home-Office oder von wo auch sonst sie mobil arbeiten. Was können Führungskräfte tun?

 

  • Führungskräfte sollten von Statusmeetings stärker absehen und stattdessen kollaborative Arbeitsmeetings unterstützen.
  • Virtuelle Projektmanagement-Tools etablieren, wie Trello oder Asana und die Zeitersparnis auf echte “Arbeitsmeetings” umlenken, in denen es um Problemlösungen, um gemeinsames Arbeiten geht. 
  • Durch Tools, die synchrones Zusammenarbeiten ermöglichen, sind diese Meetings sehr effizient und gleichzeitig stärken sie den sozialen Zusammenhalt im Team durch das gemeinsame “Erschaffen”

 

Mehr über Methoden, Tools und Techniken findest du auf dieser Übersichtsseite:

Virtuelle Teams

 

 

Q – Qualität der Problemlösung

Wie unterscheiden sich “gut funktionierende” virtuelle Teams von “ad hoc” Home-Office Teams?

Komplexe Probleme haben die Eigenheit, dass es für die Lösung keinen vorgedachten Fahrplan, kein klares Denkmuster oder gar ein Rezept gibt. Normalerweise sollte das Menschen, die keine direkte Anbindung zum Team im Office haben, eher verunsichern. Aber erfolgreiche virtuelle Teams sind es gewohnt, Probleme anzupacken, für die es keine Vorschriften gibt oder eine Blaupause. Häufig genug müssen sie die Probleme ad hoc lösen, mit anderen Mitteln als die Kollegen im Office, weil ihnen nicht die Ressourcen sofort zur Verfügung stehen. Es werden dann andere Lösungswege eingeschlagen. Und dafür gibt es weitere Gründe, die du in diesem Artikel noch nachlesen kannst.

 

 

R – Die Rolle eines digitalen Leaders

Die digitale Führungskraft muss in erster Linie die Mitarbeitenden befähigen, mit dem neuen Arbeitsumfeld und den Gegebenheiten des Home-Office zurecht zu kommen. Es müssen zunächst gleiche Bedingungen geschaffen werden. Das bedeutet auch, dass die Mitarbeitenden sich damit auseinander setzen und sich die Funktionsweisen der Technik aneignen

Eine digitale Führungskraft muss vielmehr loslassen können und akzeptieren, dass die Mitarbeitenden von zu Hause ihren Job wirklich gut machen. Vielmehr wird der Umgang mit Mitarbeitenden immer wichtiger werden. Die virtuelle Kommunikation und das Vertrauen in die eigene Mannschaft kennzeichnet die digitale Führungsfähigkeit mit aus. Es ist deutlich erkennbar, dass mit Mikromanagement im virtuellen Arbeitsumfeld “kein Blumentopf zu gewinnen ist”.

Viel Kontrolle im Home-Office Umfeld funktioniert ganz einfach nicht. Stattdessen sollte eine moderne Führungskraft die Zielstellungen und Aufgaben sehr explizit und eindeutig aussprechen und einfordern und für eine Arbeitsorganisation sorgen, die für diese flexible Arbeitsform angemessen ist. Die Rolle eines digitalen Leaders gleicht eher die eines Möglichmachers, der Mitarbeitende im Home-Office unterstützt, Probleme zu lösen. Und gleichzeitig ist diese Führungskraft auch Impulsgeber.  

Moderne Führung

 

 

S – Selbstorganisation & Steuerung des Teams

Gerade Mitarbeitende im Home-Office oder auch andere virtuelle Teams organisieren ihre Arbeit viel stärker eigenverantwortlich. Remote Teams arbeiten viel intensiver selbstorganisiert als derzeit Home-Office Teams. Und dennoch ist das Thema Selbstorganisation ein Trendthema, das in dynamischen Unternehmen immer häufiger diskutiert wird.

Wenn sich Führungskräfte mit diesem Thema auseinander setzen, dann werden sie feststellen, dass die tradierte Arbeitsorganisation, das Rollenverständnis zwischen Mitarbeitern und Führungskräften auf den Kopf gestellt werden können.

Der  Blogbeitrag beleuchtet kompakt 5 Gründe zum Thema Selbstorganisation und soll zum Nach- und Mitdenken anregen.

 

 

T – Teamwork & Tools

Zusammenarbeit hat viel mit Kommunikationsfähigkeit zu tun. Zu diesem wichtigen Skill sind in der Rubrik “Kommunikation im Home-Office” bereits ausführliche Tipps beschrieben.   Doch damit Teamwork auch in virtuellen Umgebungen funktionieren kann, braucht es ein technisches Grundgerüst und ein stabiles Internet. So banal sich das gerade anhört, so sehr scheitern noch immer zu viele Videokonferenzen und Meetings an diesen “Kleinigkeiten”.

Daher gehört es mit zur Führungsaufgabe, Mitarbeitende im Home-Office mit einer guten Infrastruktur, insbesondere was das Upstreaming betrifft, zu versorgen.

Darüber hinaus sollte aufgrund von Datensicherheit das Endgerät über einen VPN-Tunnel, also über eine gesicherte Internetleitung verfügen. Bitte diese wirklich sehr sensiblen Themen mit der IT- und Rechtsabteilung abstimmen.

Eine Kernkompetenz gut funktionierender virtueller Teams ist es, sich eigenständig ein Status-Update in Collaborations-Tools abzuholen. Gerade bei kleineren Teams ist der Einsatz von solchen Tools auch eine Präferenzangelegenheit. Trello, MeisterTask oder auch die Google-Suite sind hier jedoch sehr beliebt. 

Insbesondere Tools, die eine synchrone, gemeinsame Arbeit an einem Thema ermöglichen, wie z.B. GoogleDrive, erleichtern die virtuelle Zusammenarbeit erheblich.

Darüber hinaus ist der Einsatz von Chat-Software wie Slack und Video-Konferenztools wie Zoom oder Google Hangout für die Zusammenarbeit sehr beliebt.

Microsoft Teams und andere größere Anbieter bieten hier ebenfalls umfangreiche Features für eine produktive Zusammenarbeit an.

Warum Führungskräfte wirkungsvoller digital kommunizieren sollten und wie sie ganz praktische Tipps und Methodenkoffer rund um Online-Meetings, Videokonferenzen & Co. anwenden, erfährst du hier gratis.

Digital kommunizieren

 

 

U – Uhrzeit – Wer hat an der Uhr gedreht?

Die Zeiten ändern sich rasant, für dich als Führungskraft und auch für deine Mitarbeiter. Die Erwartungshaltung der Menschen ändert sich. Beschäftigte wollen auf Augenhöhe die Begegnungen mit der Führungskraft erleben, sie schauen auf Unternehmenswerte und vergleichen diese mit ihren eigenen. Sie wünschen sich mehr Feedback und Weiterbildung, bzw. Befähigung. Und gleichzeitig ändert sich die Arbeitswelt durch die Wirkung der Globalisierung und den technologischen Fortschritt. Vor ein paar Jahren wurde Elon Musk mit seinem Unternehmen Tesla belächelt. Im Jahr 2021 haben nunmehr bereits drei weitere europäische Automobilhersteller verkündet, bis 2030 aus der Produktion von Verbrennermotoren auszusteigen und stattdessen E-Autos zu produzieren. Die Automobilbranche erfährt eine massive Disruption. Und damit ändert sich in einigen Jahren auch das Arbeitsfeld vieler Mitarbeiter. 

Wie nehmen Führungskräfte und Beschäftigte in deinem Umfeld die beruflichen Veränderungen wahr? Setzen sie sich damit konstruktiv auseinander? Entwickeln sie sich weiter? Was braucht es als Führungskraft, um in neuen, digitalen Arbeitsumgebungen einen Platz zu bekommen? Der Blogbeitrag gibt Antworten &  Impulse.

 

 

V – Vertrauen

Vertrauen ist der Kitt erfolgreich arbeitender Online-Teams. 

Und leider wird der Vertrauensfaktor zu oft vernachlässigt. Für Mitarbeiter, die überwiegend auf sich gestellt sind, ist fast nichts so wichtig, wie ein vertrauensvolles Verhältnis zum Vorgesetzten und direkten Kollegen. Vertrauen ist eine echte Währung!

Vertrauen kannst du auch virtuell wahrnehmen und erleben. Und das geschieht überwiegend über Kommunikation bzw. fehlende Kommunikation. Wie der Kommunikationswissenschaftler Paul Watzlawick einmal treffend formuliert hat: „Man kann nicht nicht kommunizieren.“ Fehlende Kommunikation wirkt auch. Das sollten sich insbesondere Führungskräfte bewusst machen. Fehlende oder nur halbherzige Kommunikation lässt die Alarmglocken der Mitarbeiter aufläuten.

Doch diese Situation lässt sich auch umdrehen: Home-Office-Mitarbeiter, die ihre Ergebnisse, Fragen oder Probleme nicht kommunizieren, verschwinden vom Radar der Kollegen und Führungskräfte. Und irgendwann stellen sie seltsame Fragen wie: „Lebt der Kollege eigentlich noch? Was macht denn der den ganzen Tag im Home-Office?“ Irgendwie kommt so ein Beigeschmack hoch, weil der Mitarbeiter so still ist oder geworden ist und nicht aktiv bzw. eigeninitiativ kommuniziert. Mehr Impulse findest du auch in dem Blogartikel „Tipps für Remote-Work“.

 

 

W – Weiterbildung

Wissen ist die einzige Ressource, die sich vermehrt, wenn man sie teilt. So ein Sprichwort. Lernen und Weiterbildung ist in diesen stark wachsenden und disruptiven Märkten eine unbedingt notwendige Aufgabe von Führungskräften. Da wo feststellbar ist, dass Mitarbeitenden Wissen fehlt, egal ob fachlich oder technologisch – da muss Abhilfe geschaffen werden. Dabei braucht es nicht immer ein Seminar. Mitarbeiter lernen voneinander ebenfalls sehr gut. Kollegiales Lernen und Freiräume für “neues Denken” sind wichtige Faktoren für erfolgreiche Teams im Home-Office. Gerade in den letzten Monaten ist die Akzeptanz von digitalen Weiterbildungsformaten enorm gestiegen.

Noch vor gut einem Jahr galt Weiterbildung nur dann als wertig, wenn das Seminar vor Ort in Präsenzform stattgefunden hat. Das ist heute mit E-Learningformaten und Live-Online-Seminaren anders geworden. Es werden immer mehr positive Erfahrungen gesammelt und digitale Lernangebote werden immer besser. Das findet Anklang.

In der aktuellen Delphi-Studie wurde deutlich, das Home-Office genau diese Entwicklung beschleunigt und E-Learningangebote immer stärker im Unternehmensumfeld zum Einsatz kommen.  Beachtenswert ist auch die Platzierung der “21st Century Skills“, also die „Vier C‘s“, nämlich „Critical thinking, Creativity, Collaboration, Communication”, die in den nächsten drei Jahren immer wichtiger werden.

 

 

X – X-Faktor  – “Einer muss Schuld sein”

Zu häufig ist erkennbar, das Home-Office oder Remote Work auch von Führungskräften schlecht geredet wird. Das ist schlimm genug, denn den wahren Ursachen für schlechtes virtuelles Arbeiten wird nicht auf den Grund gegangen. 

Doch wenn Führungskräfte ehrlich reflektieren und sich Fragen, ob die schwierige Arbeitssituation wirklich dem Home-Office geschuldet ist, wird häufig zur Erkenntnis gelangen, dass bereits die Zusammenarbeit im Büro unrund verlief.

Die Wahrheit ist, dass viele Beschäftigte gar nicht mehr wissen, was ihr Beitrag, ihre Arbeitsleistung im gesamten Wertschöpfungsprozess ausmacht. Vielmehr wird im Büro nach Anweisung und in Arbeitspaketen gearbeitet. Wenn die Arbeit dann getan ist, folgt ein neues Arbeitspaket.

Wenn diese Arbeitsweise nun ins Home-Office übertragen wird, kommen Probleme an die Oberfläche, die man im ersten Schritt mit Heimarbeit hört:

  • Die Kommunikation und Zusammenarbeit funktioniert nicht
  • Die Einsamkeit nimmt zu
  • Die Erreichbarkeit bei Kollegen & Teams nimmt ab

 

Doch in Wirklichkeit wissen viele Beschäftigte schon im Office nicht mehr, was ihr Beitrag zum Gesamtergebnis ist. Diese Unsicherheit und Demotivation wird verdeckt durch den gemeinsamen Büroalltag, der im Home-Office nun wegfällt.

Klar. Jetzt ist Home-Office schuld, dass die Arbeitsrädchen nicht mehr ineinander greifen. Doch stimmt das? Diese These ist fatal. Eine Führungskraft sollte gerade jetzt sehr gut hinschauen, reflektieren und mit ihrem Team in den Dialog treten!

 

 

Y – Yes-Mindset

Arbeiten von daheim oder unterwegs ist auch eine Haltungsfrage, für Führungskräfte und für Home-Office Beschäftigte.

Jede Veränderung, die wir uns wünschen oder die wir mitgehen müssen, kostet erstmal Energie. Viele Mitarbeitenden wurden von jetzt auf gleich in der Pandemie ins Home-Office geschickt. Führungskräfte mussten nun ganz anders Führen. Beschäftigte wurden einfach aus ihren gewohnten Bahnen geworfen. Und ein tief menschlicher Reflex ist es, nach Orientierung zu suchen. Nach einem Anker, woran wir uns halten können. Doch es reicht nicht, nur nach Orientierung zu suchen. Wir müssen auch aus dem Home-Office heraus ins Handeln kommen. Dazu brauchst du einen inneren Willen, ein starkes Mindset. Wie kann ein solches Mindset unterstützt werden? 

Antworten und Tipps in diesem Artikel zur mentalen Stärke.

 

 

Z – Ziele erreichen & KPI

Immer noch arbeiten viele Virtuellen nicht so effizient, auch weil die Ziele wenig transparent und eindeutig sind. SMARTE Ziele  können etwas Licht ins Dunkel bringen.

Gerade Mitarbeitende, die nicht direkt in allen Prozessen eingebunden sind, haben das Bedürfnis den Fortschritt zu sehen. Auch Teams möchten den gemeinsamen Prozessfortschritt verfolgen und der einzelne Mitarbeitende möchte nachvollziehen können, was sein persönlicher Beitrag zum Wertschöpfungsprozess war. Die Wirksamkeit der einzelnen  abgestimmten können Maßnahmen beobachtet, ggf. nachgesteuert und der Erfolg objektiv bewertet werden. 

Die meisten Unternehmen arbeiten mit Kennzahlen. Insbesondere bei Online-Unternehmen sind die Key Performance Indikatoren (KPI) als feste Messgröße für Zielerreichung sehr stark etabliert. Diese KPIs lassen sich aber für die Teamarbeit verwenden. 

Woran macht ein Home-Office Team seinen Erfolg fest? KPIs können in der Führungs- und Teamarbeit sehr hilfreich sein, wenn diese gemeinsam erarbeitet und im Prozessverlauf immer wieder reflektiert und sachlich bewertet werden. Das funktioniert auch virtuell sehr gut.

Hierzu können Führungskräfte kleine kostenfreie Umfrage-Tools für personalisierte oder anonyme Umfragen einsetzten. Aber auch in virtuellen Stand-Ups lassen sich Kennzahlen gut besprechen und ist gibt eine Möglichkeit gemeinsam zu erkennen, was gut läuft und wo es noch Knackpunkte gibt.

 

 

KPI-Ansätz für einen Recruiting-Prozess bei virtuellen Teams findest du auf dieser Webseite. Es sind andere Perspektiven und Denkansätze, die vielleicht auch für dein virtuelles Team neue Ansätze bieten können.

Ausblick

Arbeiten von zu Hause wird ein fester Bestandteil in einer modernen und nachhaltigen Arbeitswelt sein. Führungskräfte ud Beschäftigte können jetzt die neuen Rahmenbedingungen dafür herausfinden und sie auch mitgestalten.

Klar ist. Die Zusammenarbeit und auch das Führen aus dem Home-Office heraus ist anders als wir dieses im Büroalltag erleben. Die wesentlichen Erfolgsfaktoren liegen auf der Hand. Die Menschen haben es in der Hand, daraus eine neue Areitsform zu etablieren.

Herzliche Grüße, Stefanie Meise


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