Menschen, die digitale Führungsarbeit leisten, sollten gute Schreibkompetenzen mitbringen.
Triffst du schriftlich immer den richtigen Ton? Wenn Menschen vernetzt in Teams und Projekten zusammenarbeiten, bilden Vertrauen und Verlässlichkeit ein wichtiges Fundament guter Zusammenarbeit. Gerade in der Rolle als digital Leader gilt es, den richtigen Ton zu treffen und für Klarheit zu sorgen. Dabei ist die schriftliche Kommunikation ein sehr wirkungsvolles Werkzeug!
Psychologische Sicherheit im virtuellen Raum
Wie können virtuelle Führungskräfte ein sicheres Umfeld schaffen und Vertrauen aufbauen, wenn sie räumlich voneinander getrennt sind?
Gerade bei Remote-Work oder in der Zusammenarbeit mit virtuellen Teams, braucht es auch einen guten Rahmen, der Teamarbeit aus der Ferne ermöglicht und dauerhaft unterstützt. Kommunikation ist dabei ein ganz wesentlicher Faktor. Dabei spielt der direkte Austausch eine Rolle, aber auch die schriftliche Kommunikation ist sehr wirkungsstark. Unbedacht eingesetzt, kann das geschriebene Wort viele Unsicherheiten verbreiten und die Zusammenarbeit ins Wanken bringen.
In ihrem Buch „Die angstfreie Organisation“ beschreibt Amy Edmondson, Professorin für Führung an der Harvard Business School, wie wichtig die psychologische Sicherheit für Lernen und Zusammenarbeit ist. Sie definiert psychologische Sicherheit am Arbeitsplatz als „das Wissen, dass man nicht bestraft oder gedemütigt wird, wenn man sich mit Fragen, Kommentaren, Bedenken oder Fehlern zu Wort meldet“.
Daher ist psychologische Sicherheit auch für die Zusammenarbeit aus dem Home-Office heraus oder in vernetzten Projektgruppen so wichtig.
Wenn du mehr über psychologische Sicherheit erfahren möchtest, empfehle ich dir das Podcast-Interview, das Michael Trautmann und Christof Mangnusson mit Amy Edmondson im „On the Way to New Work – Podcast“ geführt haben.
Begegnungskommunikation
In der täglichen Begegnung im Büro erleben wir psychologische Sicherheit häufig unbewusst. Die Begegnungen in der Teeküche, vor dem Kopierer und in persönlichen Meetings schaffen gefühlt eine „echte“ Nähe – anders, als im virtuellen Umfeld. Im direkten Umfeld sieht man sich in die Augen, erlebt die Körpersprache und kann die Stimmung in einem Raum, im Resonanzraum, mit allen Sinnen wahrnehmen.
Begegnungskommunikation ist Führungsarbeit. Darüber habe ich in meinem letzten Blogpost geschrieben und ein paar Tipps gegeben, wie ein vertrauensvolles Umfeld geschaffen werden kann, damit sich alle sicher fühlen und sich trauen das zu sagen, was sie denken und einen aktiven Beitrag zur Zusammenarbeit leisten.
Man kann sich auf unterschiedliche Arten kommunikativ begegnen: Durch synchrone Kommunikation, z.B. in virtuellen Meetings oder per Anruf. Oder die Begegnung findet asynchron statt, d.h. im Chat, per E-Mail, Textnachrichten oder via Kommentierung auf Boards wie Trello.
Schreiben als Werkzeug
Was hat das nun wirklich mit der schriftlichen Kommunikation zu tun? Wir alle kommunizieren permanent asynchron. Und gerade diese Kommunikationsart verspricht viel Missverständnis. Es ist viel schwieriger, schriftlich positiv zu kommunizieren und Vertrauen aufzubauen als in persönlichen Gesprächen. Daher ist es eine wesentliche Aufgabe von digital Leader, ein Umfeld, einen virtuellen Raum des Vertrauens zu schaffen. Damit diese Aufgabe auch gelingen kann, braucht es unbedingt gute Schreibkompetenzen, die sich auch in Anlehnung an den technologischen Entwicklungen mitentwickeln.
Vorteile geschriebener Sprache
Geschriebene Sprache hat auch ein paar klare Vorteile:
Sie funktioniert asynchron. Wenn ich eine E-Mail-Nachricht oder eine WhatsApp erhalten habe, kann ich mir alle Zeit der Welt nehmen, sie zu lesen oder die mitgesendete Information zu verstehen. Das gibt mir Spielraum, inhaltlich gut darauf zu antworten.
Gleichzeitig sind solche Inhalte auch die erforderliche Dokumentation eines Sachverhalts. Ich kann immer wieder nachschauen, in welchem Kontext ich welche Informationen zur Verfügung gestellt habe, mit welcher Argumentation und Zielsetzung.
Geschriebene Kommunikation schafft Transparenz und zeigt, wie offen ich selber im Austausch mit anderen bin und welche Offenheit ich mir auch von anderen vorstellen kann, vielleicht sogar wünsche.
Geschriebene Kommunikation können wir auch mit weiteren Dateien und Links versehen. So können der Inhalt und die gewünschte Message nochmals verdeutlicht werden.
Nachteile geschriebener Sprache
Wie oben schon beschrieben, verliert Begegnungskommunikation ihren Zauber, wenn die Mimik, Gestik und der gefühlte Resonanzraum fehlen. Die Gefahr, missverstanden zu werden, wird größer.
Positiv gemeinte Nachrichten können eher als neutral wahrgenommen werden. Neutral formulierte Nachrichten werden sogar häufig negativ gedeutet. Damit wird deutlich, dass das Konfliktpotential gerade bei verteilten Teams, in virtuellen Projekten und co-creativen Prozessen ansteigt. Das kann das Vertrauen und die gute Zusammenarbeit unterwandern und Unsicherheit schüren.
4 Tipps: Wie du Missverständnisse vermeidest
Bei Ärger: Eine Nacht drüber schlafen
Du kennst das: Eine Mail flattert in deine Inbox, du öffnest sie und bist vom Donner gerührt. Irgendjemand macht dir Vorwürfe, die du so nicht stehen lassen möchtest. Schnell verfasst du eine passende und auch emotionale Mail, die du dann prompt auch versenden möchtest …. Intuitiv schickst du die Mail jedoch nicht ab. Am nächsten Morgen liest du die Zeilen erneut und bist erleichtert, niemanden mit deinen scharfen Worten verletzt zu haben. Die Erfahrung zeigt: Je mehr Emotionen im Spiel sind, umso mehr lohnt es sich, mit einer schriftlichen Antwort Zeit zu lassen. Untertöne …
Begründe deine Intention
Gerade, wenn du die Unterstützung benötigst, fühlt es sich manchmal etwas komisch an, einfach darum zu bitten. Eine kurze Erläuterung, warum du einen Rat oder Hilfe brauchst, gibt dem Leser eine Idee davon, womit du dich gerade inhaltlich beschäftigst und was deine eigentliche Intention ist. Indirekt lässt du dir über die Schulter blicken und baust so mehr Verständnis für dein Anliegen auf.
Vermeide Humor und Ironie
Wir haben alle einen unterschiedlichen Humor und lachen manchmal an ganz unterschiedlichen Passagen eines Witzes. Vielleicht kennst du das. Genauso ist es mit der Ironie. Durch die schriftliche Kommunikation fehlen Mimik und Gestik. Dadurch wird Ironie leicht missverstanden. Ein kleiner Unterton oder beispielsweise eine leichte Anspielung auf eine Projektentwicklung werden schnell anders gedeutet, als es gemeint war. Ironie schürt ungewollt Ängste, schafft Distanz anstatt menschlicher Verbundenheit.
Nutze zielgerichtet Emojis
Bilder sagen mehr als tausend Worte. Das gilt auch für die Wirkung von Emojis. Wenn du eine Bitte in eine WhatsApp-Gruppe schreibst oder einfach deine Freude, Enttäuschung oder Wut in einer Slack-Community schriftlich teilen möchtest, unterstreicht das passende Emoji deine Gefühle. Emoji können die Texte kontextual unterstützen, gerade wenn sie Interpretationsspielraum zulassen.
Fazit
In den meisten Teams gibt es keine Regeln zur geschriebenen Kommunikation. Ein Regelwerk für die schriftliche Kommunikation wirkt im ersten Augenblick auch irgendwie komisch, fast bevormundend. Trotzdem empfehle ich, gerade für die vernetzte Zusammenarbeit die wichtigsten Grundregeln festzuhalten. Das schafft Sicherheit. Gerade zu Beginn, wenn die Teamarbeit noch nicht eingespielt ist. So werden gute Rahmenbedingungen geschaffen und Vertrauen kann wachsen.
Herzliche Grüße, Stefanie Meise
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