Online-Kommunikation ist in vielen Unternehmen das TOP – Thema in der modernen Arbeitswelt. Sie findet auf vielen Kanälen und in unterschiedlichster Form statt. Von E-Mails, Online-Meetings, hybriden Präsenzkonferenzen über digitale Kollaborations-Tools. Es wird so viel kommuniziert wie nie zuvor.  Doch immer häufiger ist zu hören, dass die Online-Kommunikation nicht gut klappt. Woran liegt das?

Es gibt viele Wege zu kommunizieren. Jedoch wird in vielen Unternehmen zu wenig über die Art, wie wir online kommunizieren wollen, nachgedacht.  Was auch immer gute Online-Kommunikation ist: Wir kommunizieren so viel wie nie zuvor über digitale Kommunikationskanäle. Dabei stehen uns viele – digitale und analoge – Kanäle zur Verfügung. Und diese werden auch genutzt. Die Menge und Vielfalt der Kommunikationswege wachsen und gleichzeitig wird die Kommunikation im digitalen Raum irgendwie oberflächlicher. So wirkt sie jedefalls oftmals auf mich.

Online-Kommunikation: Was braucht es nun?

Es braucht ein gemeinsames Grundverständnis, wie wir als Team miteinander kommunizieren wollen. Das schafft Klarheit und einen Rahmen für die gewünschte Kommunikation.

Denn die Einführung eines digitalen Tools hilft nicht dabei, besser zu kommunizieren und mehr Wirksamkeit und Effizienz in die Teamkommunikation zu bringen. Stattdessen erlebe ich immer häufiger, dass viele Beschäftigten von der Kommunikationsdichte und Informationsflut überrollt werden. Das führt zur echten Belastung am Arbeitsplatz.

Welche Kommunikationsweisen bestehen?

Wenn wir die Belastung oder Überforderung durch die Kommunikationsdichte in eine gute Balance bringen wollen, ist es wichtig, ein paar Fragen auf den Grund zu gehen:

Wie wollen wir in einem Team oder im Unternehmen kommunizieren? In welcher Form und welche Möglichkeiten stehen uns dafür zur Verfügung?

Die Kommunikationsweisen lassen sich zum einen in synchrone und asynchrone Austauchform unterteilen. Zum anderen unterscheidet man hierbei zwischen einer schnellen und langsamen Verarbeitungsgeschwindigkeit des Gehirns bezogen auf die jeweiligen Kommunikationswege.

Wenn wir nun auf den Verlauf vieler Online-Meetings schauen, wird deutlich, wie nicht abgeglichenes Kommunikationsverhalten zu Spannungen oder gar zu mehr Aufwand führt. Wie häufig kommst du unvorbereitet in ein Online-Meeting, ohne vorher die vorher zur Verfügung gestellten Unterlagen gesichtet zu haben? Jeder erwartet im Anschluss an ein Meeting ein Protokoll. Doch liest du es dann auch?

Wann hast du das letzte Mal von dir aus ein Thema vorab zur Diskussion bereitgestellt oder passiert das vielleicht nur noch spontan während des Meetings? So aus der Schmoll-Ecke? Immer häufiger werden die Themen nur noch schnell und komprimiert abgehandelt. Der Dialog nimmt dabei ab. Und gleichzeitig wissen wir, dass immer weniger an Informationen aufgenommen wird. Es wird viel geredet und doch wenig verstanden.

Wie können wir das ändern?

Was soll eigentlich das digitale Kommunikationstool ermöglichen? Wobei soll es uns helfen?

Alleine diese Frage zu klären ist sehr spannend. Denn viele Tools erweitern unsere Kommunikationsmöglichkeiten. Doch dafür müssen auch wir unsere Arbeitsweise und unser Verhalten anpassen. Damit ein digitales Tools also wirken kann, sollten auch wir uns im Klaren darüber sein, ob und wie wir da mitmachen wollen und können.

In der Juni-Ausgabe des ManagerSeminars lautete eine Überschrift zum Thema Kommunikation: “Manchmal ist es besser, nichts zu sagen“. Der Artikel nahm die Beweggründe des „Strategic Silence“, also der strategischen Stille unter die Lupe. In Untersuchungen kam heraus, dass Beschäftigte ihren Manger*/-innen eher Informationen vorenthalten und diese dann zu einem späteren Zeitpunkt zur Verfügung stellten.

Kommt dir das auch bekannt vor? Nicht selten beobachte ich mich dabei, dass ich in Online-Konferenzen denke: „Ach lass´mal. Irgendwie ist das heute nicht der richtige Rahmen oder das richtige Setting, um mein Thema in die Diskussion zu bringen“. Ich frage mich wirklich, ob die Zurückhaltung in Meetings sogar zunimmt, weil in Konferenzen mehr Informationsaustausch im Vordergrund steht oder aktuelle Sachstände präsentiert werden und dadurch ein echter Dialog einfach schleichend in den Hintergrund gedrängt wird. Es wird sehr viel monologisiert.

Online-Kommunikation: Über welche Kanäle soll kommuniziert werden?

Jeder Jeck ist anders. So lautet ein Kölsches Sprichwort. Und genauso verhält es sich bei den bevorzugten Kommunikationskanälen. Die einen lieben den synchronen Austausch via Live-Online-Meetings oder Vor-Ort-Konferenzen, andere arbeiten gerne asynchron über kollaborative Plattformen wie Slack oder Microsoft365. Egal, welcher Kanal für welchen präferierten Zweck genutzt werden soll:

Im Grunde braucht es zwei Dinge:

1. Ein Commitment, eine Abstimmung darüber, wie das Kommunikationstool eingesetzt werden soll, sowie
2. Ein Format, um das aktuelle Vorgehen regelmäßig zu reflektieren und ggf. Anpassungsbedarf einzubringen.

Lies dazu auch gerne den Artikel zum Thema „Guideline“.

Je emotionaler ein Thema, je synchroner der Kanal

Gerade in angespannten Situationen erwische ich mich dabei, schnell eine Mail zu beantworten. Oder wenn ich von jemanden genervt bin: Dann möchte am liebsten sofort die passende Antwort liefern. Das ist in der Regel keine so gute Idee, denn ich bin zu emotional und manchmal gieße ich dann versehentlich noch zusätzlich Salz in eine offene Wunde.

Die Ursachen der auftretenden Missverständnisse können sehr unterschiedlich sein. In Bezug auf die E-Mail vertritt der Journalist Daniel Rettig einen sehr interessanten Ansatz: „Faustregel: doppelt so warmherzig, halb so kaltblütig, denn was der Sender schon als übertriebene Sanftmut empfindet, kommt beim Empfänger noch neutral an“. (Wiwo 2016)

Streit via E-Mail-Pingpong oder im Chat-Kanal ist kaum lösbar. Auch Emojis helfen nur bedingt, die eigene Botschaft gut beim Gegenüber rüberkommen zu lassen. Egal, in welchem digitalen Kanal wir gerade aktiv sind.

Besser: Suche in Spannungssituationen das direkte Gespräch, zum Beispiel in einem Telefonat. Stimmlage, Sprechgeschwindigkeit und Lautstärke können deiner Botschaft einfach mehr Rahmen und Kontext ermöglichen.

Gerade bei schwierigen und emotionalen Themen ist der synchrone Kanal die erste Wahl. Zum Beispiel der klassische Spaziergang – oder wie es in der Business-Welt heißt: Walk the Talk.

Fazit

Viel hilft nicht immer viel. Das gilt für Kommunikation und Information gleichermaßen. Entscheidend ist, über welche Kanäle die wesentlichen Informationen weitergetragen werden. Welche Kanäle für die persönliche Online-Kommunikation präferiert werden. Und im besten Fall schafft ein Team mit Hilfe einer Guideline einen gemeinsamen Kommunikationsrahmen, der für alle gilt.

Wie sollte eine digitale Führungkraft aus dem Home-Office heraus kommunizieren? Wie gelingt das Führen auf Distanz, wenn sich die Mitarbeitenden nicht mehr täglich im Büro begegnen?

Diese Fragen beleuchtet der zweite Teil der dreiteiligen Reihe „Führen aus dem Home-Office“.

Im ersten Teil ging es u.a. um die Spielregeln der virtuellen Zusammenarbeit, damit das Team gut miteinander in Kontkt bleibt und weiterhin produktiv arbeiten kann. Solltest du den ersten Teil aus „Führen aus dem Home-Office“ noch nicht kennen, kannst du den Artikel hier gerne nachlesen:

Leadership im Homeoffice – Welche Spielregeln braucht es?

Und jetzt geht es in den 2. Teil der Leadership-Reihe:

H – Home-Office “Depression”

Eine groß angelegte Studie des amerikanischen Wissenschaftlers und Stanford-Professors Nicholas Bloom hat bewiesen, dass Home-Office Mitarbeiter sich zunehmend isoliert fühlen. Und diese Studie hat auch gezeigt, dass sie weniger Anerkennung für die geleistete Arbeit bekommen, als die Mitarbeiter, die in Büros arbeiten. Genau aus diesen beiden Gründen, weil sie am Arbeitsplatz nicht präsent waren – nach dem Motto: „aus den Augen, aus dem Sinn“, – verändert sich die Selbst- und Fremdwahrnehmung.

Problem. Besonders Home-Office Mitarbeiter, die ihre Motivation aus der Anerkennung ihrer Arbeit durch Vorgesetzte ziehen, haben eine Tendenz, zunehmend zu resignieren.

Als digital Leader solltest du sehr aufmerksam sein und ein gutes Auge auf Befindlichkeiten, auf die Stimmungsbilder deiner Beschäftigen im Home-Office haben. Wie geht es ihnen wirklich und wo kannst du sie in deiner Funktion unterstützen? Bleibe unbedingt mit deinem virtuellen Team sehr regelmäßig in Kontakt!

Ergänzende Blogbeiträge zur Rolle als virtuelle Führungskraft sind: „„Welche digitalen Kompetenzen weden in Zukunft benötigt“

Warum viele Mitarbeiter im Home-Office verblöden

I –  Impulse kompakt:  Home-Office – Guide 

Gerade größere Unternehmen haben für ihre Home-Office Mitarbeitenden Guidelines verfasst, die ihnen eine erste Orientierung geben sollen. Hier geht es vor allem um die Themen wie Internet & Datenschutzrecht, Technik & Tools, Arbeitsorganisation und die Selbstmanagement, die jeder für sich zunächst am heimischen Schreibtisch erkennen und festigen muss. Dazu kommen noch die Themen der Zusammenarbeit im Team, Informationsaustausch und wie Mitarbeitende in Kontakt zueinander bleiben können. Führungskräfte können ihre Beschäftigte mit diesen Ratgebern eine wirkliche Unterstützung bieten und sie sollten in ihrer Wirkung nicht unterschätzt werden.

Ein Guide ist ein lohnenswerter Begleiter für den Arbeitsalltag im Home-Office, um diesen effizienter und motivierender zu gestalten. Einen aktuellen Home-Office Guide mit tollen Impulsen findest du gratis HIER zum downloaden.

J – Jetzt reicht es! – Konflikte bei virtuellen Teams

Konflikte werden direkt ausgetragen oder finden noch viel häufiger hinter dem Rücken anderer statt. 

Allgemein sagt man, dass gerade bei virtuellen Teams aufbrechende Konflikte besonders heftig sind. Und das stimmt. Der Grund dafür ist, dass Unzufriedenheiten, Unstimmigkeiten oft viel später aufkommen und erst wahrgenommen werden, wenn die Stimmung im wahrsten Sinne brodelt. Der Tonfall wird ein anderer, manche Menschen ziehen sich zurück und werden sehr still, nehmen nicht mehr aktiv an Online-Meetings teil. Oder es hagelt zynische oder sarkastische Kommentare.

Als Führungskraft solltest du hier sehr sensibel sein und möglichst im Vorfeld den Stimmungen auf den Grund gehen. Wie kann eine Führungskraft Konflikte auflösen, wenn Beschäftigte Probleme haben und sie sich im Home-Office befinden?

Lösen, müssen es die Betroffenen selber. Eine Führungskraft sollte jedoch wie im Büroalltag auch versuchen, online mit den Personen einzeln zu reden und erfragen, was das Thema des Konflikts ist. Sie kann auch anbieten, die Personen zusammen zu bringen und ein klärendes Gespräch zu begleiten.

Die Gefahr ist schon da, dass ein Konflikt zunächst nicht erkannt wird, weil die non-verbale Kommunikation im virtuellen Raum eingeschränkt ist. Daher ist es für eine Führungskraft wichtig, explizit immer wieder nachzufragen, ob alles ok ist, ob noch irgendjemand Bedenken hat.

K – Kommunikation im Home-Office

Besser zusammenarbeiten, sich austauschen, effizientere Arbeitsprozesse gestalten und produktiver im Home-Office werden. Darum geht es bei der digitalen Kommunikation für Führungskräfte. Doch digitale Tools ersetzen gute digitalen Kommunikations-Skills nicht. Diese Skills machen eine Zusammenarbeit erst erfolgreich . 

Digitale Kommunikation ist eine Kompetenz, die jeder beherrschen sollte! 

Wie sollte eine Führungskraft kommunizieren, wenn das Team verteilt bzw. im Home-Office ist?

1. Eine digitale Führungskraft sollte auf den Punkt kommen, klar formulieren, was sie will bzw. was sie braucht. Sie sollte möglichst eindeutig kommunizieren.
2. Eine digitale Führungskraft sollte sich mehr Zeit für Erklärungen nehmen und Verständnis aufbringen, wenn etwas nicht beim ersten Mal verstanden wird, bzw. online nicht funktioniert. 
3. Eine digitale Führungskraft erklärt die Hintergründe für bestimmte Entscheidungen, gerade bei sensiblen Themen. Wenn Beschäftigte die Beweggründe kennen, fällt es leichter, diese Entscheidungen mitzutragen. Mitarbeitende  fühlen sich so eher einbezogen und respektiert.
4. Eine digitale Führungskraft sollte sich bei Meetings, insbesondere bei schwierigen Gesprächen sehr gut vorbereiten und vor allem das technische Setup im Griff haben.
5. Eine digitale Führungskraft sollte die gleichen Call-Bedingungen für alle Teammitglieder einfordern. Wenn einige gemeinsam im Büro vom Konferenzraum aus einer Video-Schalte beiwohnen und andere alleine von zu Hause, sind das ungleiche Bedingungen, die ein Gespräch negativ beeinflussen.
6. Eine digitale Führungskraft sollte jeden Teilnehmenden aktiv in die Kommunikation mit einbeziehen. Im virtuellen Raum gehen manchmal Mitarbeitende “unter” und es ist die Aufgabe, ein echtes Gesamtbild sichtbar zu machen.

L – Leadership im Home-Office

Die digitale Kommunikation und die digitale Methodenkompetenz gehören mit zum modernen Leadership. Gerade das Führen im virtuellen Raum muss vielmehr auf die Beschäftigten eingehen. Sie schafft die passenden Arbeitsorganisationen und befähigt Menschen, ihr Arbeitsumfeld entsprechend zu gestalten.

Modernes Leadership heißt vor allem vertrauensvolle Zusammenarbeit herstellen, explizit kommunizieren und einen positiven Rahmen herstellen sowie Herausforderungen und Hürden in den Organisationsabläufen lösen, Konflikte vorbeugen.

Und modernes Leadership bedeutet auch, das eigene Team zu befähigen. Vertiefende Impulse findest du auch in diesem Blogartikel.

M –  Mittendrin statt von oben herunter

Ein virtuelles Treffen ist meistens anlassbezogen oder zweckgebunden. Führungskräfte stellen Aufgaben oder kommen mit einer pickepacke vollen Agenda. Selten verabredet man sich im Kollegenkreis online einfach nur zum “Quatschen”. Doch gerade dieses soziale Miteinander ist der Klebstoff für eine gute Zusammenarbeit und Zugehörigkeitsgefühl.

Wie können Führungskräfte ein Zusammengehörigkeitsgefühl herstellen, wenn die Beschäftigten nicht im selben Raum sitzen?

Bei Online-Treffen sollte eine Führungskraft eine “Warum-up” – Phase bewusst einbauen. Bei Präsenzkonferenzen können Kollegen vor Beginn einer Veranstaltung sich kurz begrüßen, austauschen, einen Kaffee trinken. So erleben sie eine besondere Atmosphäre und bekommen ein Gefühl, wie die Stimmungslage derzeit ist. Ein Warm-up findet online selten statt. Vielmehr beginnen die Konferenzen pünktlich und die Zeittaktung insgesamt ist sportlich gehalten. 

Als Führungskraft lohnt es sich, 

• gemeinsame Interessen hervorzuheben, Probleme anzusprechen, über ein Erlebnis zu berichten (Familie, Hobby) und kurz dazu mit den Teilnehmenden in den Austausch zu gehen.
• virtuelle Rituale zu fördern. In manchen Teams haben sie sich schon bewährt, z.B. Weihnachtsfeier, gemeinsamen Film schauen …
• virtuelle Interessen auszutauschen: Skat, Gamings oder Börse

Wichtig dabei ist, dass sich die Führungskraft wirklich fragt, was ihr Team ausmacht? Und es lohnt sich, darauf aufbauend eine Verbindung herzustellen!

Ausblick

Im dritten Teil der Reihe „Leadership im Home-Office“ geht es um Ziele, KPIs , Selbstführung und Vertrauen. Der Beitrag wird in Kürze online geschaltet!

Herzliche Grüße, Stefanie Meise

Mit dieser Fragestellung waren viele Führungskräfte covidbedingt in den letzten Monaten konfrontiert. Wie kann also gutes und produktives Arbeiten im Home-Office gelingen?

Was viele übersehen: Auch die Führungskräfte waren das erste Mal mit dieser Thematik zum ersten Mal intensiv konfrontiert. Ja sicher, der eine oder andere Mitarbeitende arbeitet bereits von zu Hause. Doch die meisten Beschäftigten arbeiten regulär im Büro. Und darauf ist die Arbeitsorganisation, die Kommunikationsstruktur sowie die Tools und Techniken ausgerichtet. Die Führungskräfte waren von „jetzt auf gleich“ gefordert, die entsprechenden Rahmen für Home-Office zu schaffen. Und viele Führungskräfte arbeiten immer noch daran…

In diesem mehrteiligen Blogartikel gebe ich 26 Tipps, wie digitales Leadership gelingen kann. Von A bis Z.

Los geht es!

A – Arbeitsorganisation: Schaffe Spielregeln

Für erfolgreiche virtuelle Zusammenarbeit braucht es eine etwas andere Arbeitsorganisation und passende Spielregeln für eine gute Zusammenarbeit. Das gehört mit zur Aufgabe einer Führungskraft, die virtuelle Teams führt. Diese Rahmenbedingungen sollten im Idealfall gemeinsam zwischen Führungskraft und Team vereinbart und festgelegt werden. Arbeit auf Zuruf zu verteilen, wird schwierig und macht darüber hinaus wenig Sinn. 

Vielmehr braucht es einen strukturierten und klaren Handlungsrahmen. Aufgaben und Ziele müssen allen Teammitgliedern klar sein, sowie die Meetings-Zeiten und die individuellen Arbeitszeiten der Mitglieder. Es braucht klare Regeln, ein Commitment für die gemeinsame Arbeit. Das ist der Grundstein für eine vertrauensvolle Zusammenarbeit aus dem Home-Office.

Eine digitale Führungskraft muss also für folgende Punkte in der virtuellen Arbeitsorganisation sorgen:

• Gute Planbarkeit und Dokumentation der Arbeitsschritte: Gerade die verteilten Teams, die vom Home-Office aus arbeiten, müssen sich gut organisieren, viele Anweisungen und Projektschritte nachlesen, um ihre Arbeit nahtlos fortsetzen zu können
• Erfolgsmessung: Dazu gehören klare Ziele und funktionsfähige Arbeitsprozesse. Dadurch lässt sich ablesen, ob ein Ziel erreicht wurde oder nicht. Natürlich benötigt es auch Kriterien für den Erfolg. Was macht Erfolg aus? Im Idealfall stimmt die Führungskraft diese Kriterien mit dem Team ab. Wichtig: Unstimmigkeiten, Ambivalenz dürfen im virtuellen Raum nicht aufkommen. Deshalb müssen Ziele auch klar formuliert werden. (Verlinkung Smarte Ziele)
• Sicheres Onboarding für Home-Office Mitarbeitende: Wie funktioniert Home-Office? Wie wird die Zusammenarbeit im Unternehmen gestaltet und Tools & Techniken dabei genutzt? Was tun bei technischen Problemen oder wenn es einfach nicht weitergeht? Mehr Infos auch in diesem Blogartikel zum Thema „Onboarding“.

B – Beziehungspflege – Mitarbeiter führen ist immer noch “People’s Business”

Häufig kann man heraushören, dass sich Mitarbeitende im Home-Office alleine und hilflos fühlen. Nicht jeder macht das Arbeiten von zu Hause freiwillig und manche fühlen sich vielleicht auch überfordert. Als Führungskraft ist es daher wichtig, sich in die eigenen Mitarbeiter hineinzuversetzen und ihre Bedürfnisse zu verstehen. Es gibt Mitarbeiter, die im Home-Office aufblühen, andere eben weniger. Und so benötigen die Teammitglieder ein unterschiedliches Level an Kommunikation, Führung und Zuwendung. Eine gute Portion Empathie ist grundsätzlich im virtuellen Zusammensein, insbesondere bei kniffligen und konfliktreichen Situationen sehr hilfreich. Das Zusammensein ist zwar virtuell, aber die Menschen, die an diesem Treffen teilnehmen, sind echt. Das sollte sich eine gute Führungskraft immer vergegenwärtigen.

C – Collaboration Tools

Ein sehr häufiger Fehler, der in Home-Office Teams zu finden ist, dass der Prozess und Strukturen einfach 1:1 von der Büroorganisation ins Home-Office übernommen werden. Und das funktioniert in der Regel schlecht. Im Home-Office wird sogar dadurch eher deutlich, was schon vorher nicht gut funktioniert hat. Jetzt fühlen sich die Mitarbeitenden erst recht alleine gelassen und desinformiert. Collaboration-Tools (Slack oder auch Google-Suite) können den Austausch untereinander fördern und ermöglichen eine synchrone Informationsweitergabe. Sie ermöglichen Mitarbeitenden, Teil der Arbeit zu sein und zu sehen, was wie läuft. Nach dem Motto: Mittendrin, statt nur allein.

D – Digitales Führen

Wie fit sind Führungskräfte in digitalen Themenwelten? Digitales Denken und datenbasiertes Handeln sind Wirtschaftstreiber der Zukunft. Das fängt schon sehr klein an. Und zwar im Umgang mit denTechnologien, die wir bei Home-Office und Remote Work viel intensiver zur gemeinsamen Arbeit nutzen. Bist du in der Lage, deine Mitarbeiter in der virtuellen Kommunikation, in der notwendigen technischen Infrastruktur, in der Anwendung der digitalen Tools zu unterstützen? Siehe auch folgenden Blogartikel: Digitalisierung im Job

Als Führungskraft, die ein virtuelles Team führt, solltest du in der Lage sein, dein Team in der virtuellen Arbeitsform zu befähigen und weiter zu entwickeln. Dazu braucht es erweiterte Leadership-Skills.

11 wichtigste Skills, die dir helfen, besser mit den Veränderungen im Job umzugehen, findest du im Leadership-Blogartikel beschrieben:

E – Erfolg im Home-Office

Ist erfolgreiches Arbeiten aus dem Home-Office überhaupt möglich? Es gibt immer wieder die Störfeuer, die behaupten, virtuell geführte Teams seien nicht so erfolgreich, wie Büroteams. Wichtig ist: Erfolgreiches Arbeiten ist auch aus dem Home-Office heraus möglich! Damit das funktionieren kann, braucht es aber auch ganz klare und echte Rahmenbedingungen, die sehr häufig wenig bekannt sind bzw. nicht realisiert werden. Virtuelle Teams brauchen eine andere Art der Führung, die Beschäftigten müssen für diese flexible Arbeitsform geeignet sein und die Arbeitsorganisation folgt einer anderen Organisation und benötigt Tools für eine gute Zusammenarbeit. Darüber müssen sich auch Führungskräfte im Klaren sein, wenn sie mal eben ihre Mitarbeiter ins Home-Office schicken.

3 Faktoren für erfolgreiche virtuelle Teams:

• Mitarbeitende sind für das Home-Office geeignet und fit in dem geforderten Themenfeld
• Die Ziele sind klar gesteckt, die notwendigen Ressourcen verfügbar und das Handling mit virtuellen Tools bekannt
• Die Führungsrolle wird als Enabler gelebt

Die einzelnen Punkte werden im weiteren Verlauf näher unter die Lupe genommen.

F – Fehler, die vermieden werden sollten

Schon in den Jahren vor der Covid-Pandemie wurde der Wunsch nach flexiblen Arbeitsformen immer deutlicher. Egal ob es der Wunsch nach Home-Office oder nach Remote Work war. Es gab gute Gründe, die für Home-Office sprachen und auch noch heute gültig sind. Aktuell ist Home-Office ein Art “Notlösung” in Zeiten von Corona. Und viele Führungskräfte begehen teils auch unverschuldet und durch Unwissenheit Fehler. Sie gehen davon aus, dass das Arbeiten von zu Hause genauso organisiert und geleitet werden kann, wie im Office. Und das ist falsch. 

Es sind immer wieder dieselben Fehler, die Führungskräfte machen, wenn sie Home-Office in ihrem Unternehmen realisieren wollen:

1. Mitarbeitende werden ins Home-Office “abgeschoben”
2. Mitarbeitende kommen alleine zu Hause gut zurecht
3. Home-Office-Mitarbeiter brauchen keine Führung
4. Home-Office ist wie Büroarbeit, nur ein bisschen anders
5. Arbeitsgesetze gelten im Home-Office nicht

Auf diese 5 Fehler, die möglichst vermieden werden sollten, gehe ich auch in diesem Blogartikel näher ein:

G – Geeignet? Sind deine Mitarbeitenden für das Home-Office geeignet?

Welche Kriterien legt eine Führungskraft zu Grunde, wenn sie einem Mitarbeitenden die Heimarbeit genehmigt? Sind es rein rationale Gründe, wie: Die Büroarbeitsplätze werden knapper? Home-Office-Optionen sind gut, um neue Mitarbeiter anzuwerben? Kein Kita-Platz? Teams sollen neu strukturiert werden? 

Oder spielen folgende persönliche, emotionale Gründe eine vorrangige Rolle: Es sind zu viele Konflikte im Team. Wahrscheinlich ist es besser, das Team etwas zu entzerren. Der Wunsch von Mitarbeitenden, mehr Vereinbarkeit von Familie und Beruf zu realisieren?

Welche Gründe dabei auch immer eine Rolle spielen, hast du dir als Führungskraft schon mal überlegt, ob der Mitarbeitende auch wirklich für das Arbeiten von zu Hause geschaffen ist? Und wenn das der Fall ist: Weißt du auch, wie du die Onboarding-Phase gestalten würdest, oder schubst du dein Personal einfach ins Home-Office, nach dem Motto: Es wird schon gut gehen? Ein paar Impulse zum Thema Onboarding im Home-Office findest du in diesem Artikel.

Ausblick

Die Leadership – Rubriken A bis G haben bereits einen ersten Einblick in die komplexe Welt des digitalen Leaderships gegeben. Der zweite Teil geht noch intensiver auf Gesundheitsaspekte, Kommunikation und Konflikte virtueller Teams ein. Hier kannst du mehr dazu erfahren:

https://smart-fuehren.de/fuehren-aus-dem-home-office-kommunikation-funktioniert-anders/

Herzliche Grüße, Stefanie Meise

Worauf du unbedingt in der Onboarding-Phase eines Webinars achten solltest.

Du hast sicher auch schon an Webinaren teilgenommen? Welche Erfahrungen hast du gemacht? Vielleicht waren die Startphasen anstrengend. Bei irgendwelchen Teilnehmern rauschte das Mikro laut oder es gab unglaublich starke Hintergrundgeräusche, so dass in den Ohren wirklich unangenehm wurde. Als Moderator eines Webinars kannst du einiges dafür tun, damit deine Teilnehmer einen super Webinarstart bekommen! Wenn du diese drei nachfolgenden Fehler in der Startphase vermeidest, sind deine Teilnehmer viel schneller bereit, deinem Webinar zu folgen!

Diese Voraussetzung solltest du schaffen

Boris Becker hat einmal den Center-Court in Wimbledon als sein Wohnzimmer bezeichnet. Er hat sich in Wimbledon zu Hause gefühlt. Und dort zeigte er über Jahre hinweg sein bestes Tennis. Ihm war in Wimbledon alles vertraut, alles passte und er konnte seine sportlichen Fähigkeiten voll ausspielen.

Einmal ganz grundsätzlich

Wenn du ein Webinar abhalten möchtest, ist es dein Job, auf der Webinarplattform „zu Hause“ zu sein. Also frag dich: bist du mit der Webinarplattform vertraut, bist du auf ihr „zu Hause“ und kannst dich sicher bewegen? Wenn nicht, empfehle ich dir, das auf jeden Fall zu machen und bis zum Starttermin im Umgang mit der Plattform sicher zu werden. Sicherheit färbt ab. Wenn du mit der Plattform sicher bist, spüren das deine Teilnehmer.

Die Vorbereitungsphase – 3 wichtige Punkte

Und jetzt nehmen wir gemeinsam die Onboarding-Phase unter die Lupe.

Viele selbsterklärte Online-Moderatoren und Online-Präsentatoren übergehen diese Phase und legen wenig Wert auf ein professionelles Onboarding. Sie konzentrieren sich eher auf die Startphase des Webinars. Vielleicht manchmal empfinde ich das sogar leichtsinnig, denn hier verschenkst du wirklich viel „Bonus“, noch bevor das Webinar überhaupt gestartet ist. Denn das Webinarerlebnis beginnt bereits viel früher.

Doch hier lauern einige Stolpersteine. Wenn du Pech hast, baden gerade deine Teilnehmer diese Hürden aus.

Bevor du deine Teilnehmer zum Webinar einlädst, solltest du dir drei ganz wichtige Fragen stellen:

• Soll das ein interaktives Webinar werden, in dem die Teilnehmer auch reden können? Oder soll die Kommunikation nur über den Chat laufen?
• Ist deine Zielgruppe IT-affin? Sind sie in der Lage, den technischen Anweisungen des Webinar-Programms zu folgen oder fühlen sie sich damit überfordert?
• Kennt sich deine Zielgruppe mit den Einstellungen des Mikrofons und des Audios aus? Können sie von sich aus die Einstellungen verändern, das Mikrofon stumm schalten oder brauchen sie Hilfe?

Diese Punkte können deinen Webinarstart so richtig versalzen

Ich bin hier ganz ehrlich: Mich ärgern die schlechten Vorbereitungs- und Startphasen so richtig. Und das aus zwei Gründen:

1. In der Vorbereitungsphase hat es der Webinar-Moderator verpasst, mit seinen Teilnehmern rechtzeitig per Mail zu kommunizieren und einen vorzeitigen Check-Up der Webinartechnologie zu ermöglichen..  Entweder hat er gar nicht darüber nachgedacht, dass sie Unterstützung brauchen oder – und das erlebe ich in letzter Zeit auch häufiger – der Moderator geht davon aus, dass die Menschen mit der Grundtechnologie von Webinarplattformen vertraut sind und sie alleine zu Recht kommen werden.
2. Auch wenn es zu Beginn nur wenige Minuten dauert, bis sich alles regelt, so ist es eine nervige und anstrengende Zeit, die mich komplett aus dem Fokus, nämlich dem eigentlichen Thema des Webinars, holt. Und genau das gilt es zu vermeiden.

Achte auf diese drei Punkte!

Daher kurz die drei wichtigsten Schritte zusammengefasst, die du im Vorfeld in der Onboardingphase beachten solltest. (Weitere, ergänzende Punkte findest du auch im Blogartikel „11 Schritte“ – eine echter Praxistipp!)

1. Checke deine Zielgruppe: Sind sie wirklich fit im Umgang mit dem Anmeldeprozedere? Kannst du das einigermaßen positiv einschätzen? Wenn nicht- dann ist der zweite Punkt wichtig.

2. Weise in deinem Einladungsschreiben zum Webinar kurz darauf hin, wie das Einloggen ganz konkret in die Plattform abläuft. Hier reicht eine kurze und knappe, freundlich formulierte Anweisung völlig aus. Vermeide hier also einen umfangreichen 10-Punkte-Plan! Die Menschen brauchen diese Grundinformation wirklich nur sehr knapp und praxisnah.

3. Noch bevor du dein Webinar offiziell startest, erkläre sehr locker und in einfachen Worten die gemeinsamen „Spielregeln“, damit jeder Teilnehmer ein tolles Erlebnis hat. Und wenn du das Webinar richtig aktiv gestalten möchtest, also auch die Teilnehmer eigenständig das Wort ergreifen sollen, dann zeige ihnen, wie sie das Mikro aktivieren und auch wieder stumm schalten können. Bitte sie vor allem darum, das Mikro nur anzustellen, wenn sie auch etwas sagen wollen. So vermeidest du permanente Nebengeräusche. In diesem Zusammenhang kannst du dir auch überlegen, ob es für dich ok ist, dass die Teilnehmer auch ihre Kamera anschalten. Das kann die Veranstaltung insgesamt lebendiger machen und auch je nach Thema wiederum ablenken.

Ja, und bis hierhin hat das Webinar noch nicht begonnen.

Fazit

Bei Vorstellungsgesprächen, in Präsenzveranstaltungen oder auch bei Kundenbesuchen wird dieser geflügelte Satz gerne gebraucht: Für einen ersten Eindruck gibt es keine zweite Chance.

Aus meiner Sicht verhält es sich bei Webinaren und Online-Meetings auch so. Als Webinarmoderator bist du dafür verantwortlich, dass dein Publikum eine gute „Anreise“, ein gutes Onboarding hat, sich bei dir mit den anderen Teilnehmern wohlfühlt! Und genau deswegen ist es wichtig, im Vorfeld nochmals gewissenhaft zu überprüfen, ob die Teilnehmer problemlos ins Webinar kommen können. Gleichzeitig wird jeder Webinar-Profi seinen Teilnehmern die aktive Teilnahme erleichtern und kurz zeigen, wo die wichtigsten Features zu finden und zu bedienen sind. Ja, und dann kann es schon losgehen!

Remote-Arbeit und Homeoffice sind voll im Trend und werden von vielen Unternehmen aktiv unterstützt. Flexibles und ortsunabhängiges Arbeiten ist einfach zeitgemäß. Doch es lauern auch einige Fallen. Es braucht eine besondere Art und Weise der Zusammenarbeit und eine andere Art der Führung sowie ein Vertrauensumfeld.

Was erwartet dich

Inhaltsverzeichnis

• Der Hype um die Remote-Arbeit
• Ein Blick auf die Vorteile von Remote-Arbeit
• Herausforderungen virtueller Teamarbeit
  • Arbeitsorganisation
  • Mit Menschen im virtuellen Umfeld arbeiten
  • Vertrauen ist alles (fast)
  • Onboarding
  • Selbstverantwortung und Holschuld
  • Auswahl von Remote-Tools
  • Der Kraftstoff Kommunikation
• Fazit und Zukunft der ortsunabhängigen Arbeit

Der Hype um das Remote – Arbeiten

Statista: Immer mehr Unternehmen erlauben Homeoffice

Laut einer Studie im Auftrag vom Digitalverband Bitkom setzen bereits vier von zehn Unternehmen auf Homeoffice. Und die Tendenz steigt. Auch weil es dem aktuellen Zeitgeist entspricht und weil die Flexibilisierung und Individualisierung der Arbeits- und Lebensbedingungen zum guten Ton eines modernen Unternehmens gehören. Remote-Arbeiten entspricht genau den Wünschen und Bedürfnissen vieler Menschen.

Remote-Arbeiten ist bei der jüngeren Generation derzeit so richtig angesagt. Sie streben flexibles und ortsunabhängiges Arbeiten an. Ein wenig steckt die Sehnsucht nach Selbstverwirklichung und Freiheit dahinter. Gerade für die Generation Y & Z ist es wichtig, Arbeit und Freizeit stärker auf die individuellen Bedürfnisse auszurichten und in einem guten Einklang zu bekommen.

Es gibt jedoch auch rein sachlich Aspekte, die für Remote-Arbeiten sprechen. Beispielsweise die aktuelle Diskussion um Nachhaltigkeit und Schonung von Umweltressourcen macht die Arbeitsform nochmals attraktiver. Aber dazu gleich mehr im nächsten Abschnitt.

Ich persönlich gehe davon aus, dass Remote-Arbeiten in den nächsten Jahren sich noch stärker etablieren wird. In Stellenausschreibungen gilt Remote-Arbeiten bereits heute zu einer Top-Kompetenz von global agierenden Unternehmen.

Vorteile der Remote-Arbeit

Jeden Tag stecken unzählige Pendler in Staus fest oder ärgern sich mal wieder über überfüllte oder unpünktliche Züge. Durch die Flexibilisierung der Arbeitsbedingungen können sie nun auch von zu Hause aus arbeiten oder aus einem der angesagten Coworking-Spaces. Sie mindern dadurch CO2 und leisten einen positiven Beitrag, sparen selber noch eine Menge Zeit und Geld.

Und diese positiven Punkte lassen sich auch wunderbar auf die Unternehmen übertragen.

Gerade bei dem angespannten Bewerbermarkt kann ein Unternehmen das Bewerberprofil flexibler halten, weil sie nicht mehr nur auf Mitarbeiter aus der Region angewiesen sind, sondern ggf. in ganz Deutschland nach geeigneten Mitarbeitern suchen können.

Darüber hinaus kann ein Unternehmen diese Vorzüge auch in ihrer Nachhaltigkeits-Bilanz positiv ausweisen.

Herausforderungen virtueller Teamarbeit

Über die Stolpersteine und Herausforderungen in der Zusammenarbeit mit verteilten Teams  habe ich schon mehrfach geschrieben. Auf jeden Fall gilt es, diese gravierenden 5 Fehler zu vermeiden. Mehr dazu in meinen Blogartikel.

Denn häufig werden wir von den vielen Vorteilen, die wir mit virtueller Arbeit verbinden, geblendet. Ja, Remote-Arbeiten ist beliebt, doch nicht jeder Mitarbeiter ist dafür persönlich geeignet. Es kostet eine Menge Anstrengung, einen guten Workflow in Remote-Teams zu etablieren. Zeit- und ortsunabhängiges Arbeiten braucht einen klaren Handlungs-, Organisations- und Kommunikationsrahmen und eine klare Führung. Es braucht ein grundsätzliches Verständnis davon, wie die Zielsetzung aussieht und wie das vertrauensvolle Miteinander remote gelebt wird. Fehlen diese Bedingungen ist die Schieflage vorprogrammiert.

Was sind nun die größten Herausforderungen für Unternehmen, wenn Mitarbeiter remote arbeiten wollen?

#1 Arbeitsorganisation bei Remote-Teams

Für erfolgreiche virtuelle Zusammenarbeit braucht es eine etwas andere Arbeitsorganisation. Arbeit auf Zuruf zu verteilen, wird schwierig und macht darüber hinaus wenig Sinn. Vielmehr braucht es einen strukturierten und klaren Handlungsrahmen. Aufgaben und Ziele sollten im Idealfall allen Teammitgliedern klar sein, sowie die Meetings-Zeiten und die individuellen Arbeitszeiten der Mitglieder. Es braucht klare Regeln, ein Commitment für die gemeinsame Arbeit. Das ist der Grundstein für eine vertrauensvolle Remote-Arbeit.

Neben dem gemeinsamen Arbeitsverständnis helfen digitale Tools, den Kommunikations- und Informationsfluss optimal zu gestalten. Dazu erfährst du gleich mehr im Artikel.

#2 Mit Menschen arbeiten

Remote-Teams sind und bleiben Teams, in den Menschen verteilt arbeiten. Und das Arbeiten ist kein reines „Abarbeiten“. Denn Remote-Teams haben auch ganz normal das Bedürfnis mal zu quatschen. Genauso, wie es Face2Face-Teams vor der Kaffeemaschine machen.  Remote-Teams verfügen nur leider über keinen virtuellen Treffpunkt an einer Kaffeemaschine. Und doch ist es wichtig, diesen Austausch auch virtuell zu erzeugen.  Du kennst vielleicht den Satzanfang: „Nachdem das Eis gebrochen war, war alles viel einfacher…“ Es ist insbesondere die Aufgabe von Führungskräften, die menschliche Seite bei Remote-Teams zu fördern. Denn da, wo Vertrauen entsteht, wächst und größer wird, schafft es ein Team, dass sich wirklich vertraut, Großartiges zu leisten.

Wie kannst du dieses Vertrauen entwickeln?

• Plane auf jeden Fall Zeit für ein Small-Talk, ein Warm-Up bei Meetings ein.
• Rundmails oder WhatsApp-Nachrichten zum Wochenende oder Wochenstart
• Mein Highlight der Woche: Das kann ein Erlebnis sein, welches ich in einem Online-Meeting erzähle oder per Sprach- oder Videonachricht per WhatsApp versende
• OpenFriday im virtuellen Raum

Noch ein grundsätzlicher Tipp: Nichts wirkt stärker, als ein persönliches Treffen. Deshalb plane min. 1-2 x jährlich ein Präsenztreffen mit dem Team ein, in dem vor allem das gemeinsame Erleben, der Austausch, die Gespräche und die lockere Atmosphäre im Vordergrund stehen. Das stärkt die Teamkultur, schafft ein positives Miteinander und lässt Vertrauen wachsen.

#3 Vertrauen ist alles (fast)

Vertrauen ist der Kitt erfolgreich arbeitender Remote-Teams. Und leider wird der Vertrauensfaktor zu oft vernachlässigt. Für Mitarbeiter, die überwiegend auf sich gestellt sind, ist fast nichts so wichtig, wie ein vertrauensvolles Verhältnis zum Vorgesetzten und direkten Kollegen. Vertrauen ist eine echte Währung!

Vertrauen kannst du auch remote wahrnehmen und erleben. Und das geschieht überwiegend über Kommunikation bzw. fehlende Kommunikation. Wie der Kommunikationswissenschaftler Paul Watzlawick einmal treffend formuliert hat: „Man kann nicht nicht kommunizieren.“ Fehlende Kommunikation wirkt auch. Das sollten sich insbesondere Führungskräfte bewusst machen. Fehlende oder nur halbherzige Kommunikation lässt die Alarmglocken der Remote-Mitarbeiter aufläuten.

Doch diese Situation lässt sich auch umdrehen:

Remote-Mitarbeiter, die ihre Ergebnisse, Fragen oder Probleme nicht kommunizieren, verschwinden vom Radar der Kollegen und der Führungskraft. Und irgendwann stellen sie komische Fragen wie: „Lebt der eigentlich noch? Was macht denn der den ganzen Tag im Home-Office?“ Irgendwie kommt so ein Beigeschmack hoch, weil der Remote-Mitarbeiter so still ist oder geworden ist und nicht aktiv zu den Kollegen hin kommuniziert.

Achtung Kontrollfalle:

Insbesondere Führungskräfte, die eh einen starken Kontrollzwang haben, stoßen mit Remote-Arbeiten an ihre Grenzen. Sie schaffen es kaum zu delegieren und dem virtuellen Mitarbeiter Freiräume in der Umsetzung einzugestehen. Unter diesen Bindungen wächst Vertrauen nur schwer. Es ist daher wichtig, im Vorfeld eine transparente Kommunikationsstruktur und einen transparenten Workflow abzustimmen und diesen auch beidseitig einzuhalten. Darüber hinaus ist es für die Führungskraft und für den Remote-Mitarbeiter unglaublich hilfreich, regelmäßige Feedbackgespräche zu führen, den derzeitigen Arbeitsstand und wohin weiter die Reise geht zu besprechen. Das fördert gemeinsames Verständnis und Vertrauen.

#4 Onboarding – Einarbeitungsphase

Menschen, die in virtuellen Teams arbeiten, geraten viel schneller vom Radar der Führungskraft. Das ist keine Absicht, sondern bringt leider auch die Nichtanwesenheit mit sich. Deshalb ist es besonders wichtig, ein sorgfältiges Onboarding, eine umfassende Einführung in Remote-Arbeiten zu machen. Dabei ist gerade die Einarbeitung unglaublich wichtig und setzt viele Leitplanken für die zukünftige Arbeitsweise. Gerade, wenn ein Remote-Mitarbeiter wenig Vorkenntnisse bezüglich des Unternehmens hat, ist es besonders wichtig viel über das Unternehmen zu erzählen, wie es tickt, wie die Arbeitsstruktur aussieht, was wichtig ist und wohin unternehmerisch die Reise geht. Sollte ein Mitarbeiter ganz neu starten und das direkt remote, empfehle ich wirklich eine Einarbeitungsphase vor Ort. So bekommt der neue Mitarbeiter ein Gefühl für das Unternehmen und die Menschen. Das erleichtert die Remote-Arbeit im Anschluss.

Mitarbeiter, die zunächst im Büro gearbeitet haben und dann remote arbeiten möchten, kennen den „Stallgeruch“ des Unternehmens schon. Doch sie haben häufig eine romantische Vorstellung von Remote-Work und benötigen nochmals ein spezielles Onboarding. In meinem Blogartikel gehe ich auf diese Besonderheiten und 5 Wahrheiten, warum Homeoffice eine Chance, aber keine Garantie für glückliches Arbeiten ist, vertiefend ein.

#5 Selbstverantwortung

Von Remote-Mitarbeitern höre ich immer mal wieder den Vorwurf, dass sich ihre Führungskräfte oder Kollegen zu selten um sie kümmern und sie zu wenig Informationen bekommen.

Das ist ein ganz grundsätzliches Thema. Gerade Remote-Arbeit schafft viel Freiraum und individuelles Arbeiten. Das ist die eine Seite. Und auf der anderen Seite bedeutet dieser Gestaltungspielraum auch eine klare Eigenverantwortung. Der Remote-Mitarbeiter sitzt hier am Steuer, strukturiert und organisiert seinen Arbeitsprozess überwiegend eigenverantwortlich. Und wenn er Hilfe, Antworten oder was auch immer benötigt, dann hat der Remote-Mitarbeiter eine Holschuld!

Holschuld bedeutet, dass er dafür verantwortlich ist, Hilfe einzufordern oder auch Antworten auf Fragen. Der Chef oder die Kollegen im Büro sind keine Hellseher. Sie können nicht erahnen, wenn bei dir etwas unrund läuft oder du unglücklich bist!

Vielleicht fühlt sich jetzt der eine oder die andere auf die Füße getreten. Doch das ist meine Erfahrung aus über 15 Jahren Arbeit und Führung virtueller Teams. Kommuniziere die Regeln und die Erwartungen direkt von Anfang an klar und unmissverständlich. Dann können alle besser damit umgehen. Und dazu zählt auch die Holschuld, das durfte ich zunächst bitter lernen. Heute bestehe ich darauf.

#6 Auswahl von Remote – Tools

Digitale Tools für eine gute und ortsunabhängige Kommunikation und Zusammenarbeit sind aus meiner Sicht ein Muss! Und ein professioneller Umgang mit solchen Tools kann ein Remote-Team wirklich pushen.

Aus meiner Erfahrung hat jedes Unternehmen seine eigenen Tools. Daher stelle ich hier nur ein paar Tools vor, die ich teilweise selber nutze, die branchenunabhängig, preiswert und flexibel einsetzbar sind.

Hier nun eine Übersicht meiner wichtigsten Remote-Tools:

• Projektmanagement: MeisteTask,  Trello
• Video-Konferenz: Skype, Zoom, Clickmeeting
• Cloud–Speicher: Evernote, Dropbox, Google Drive
• Chat: Slack, Google Hangouts
• Terminplanung: Doodle, Google Kalender

MeisterTask, Trello und Slack sind für mich persönlich die wichtigsten Kommunikationstools, weil sie jeden Mitarbeiter eines Remote-Teams gleichberechtigt, zur selben Zeit, transparent und just in time über den neusten Bearbeitungsstand informieren können. Keiner wird von der Kommunikation ausgeschlossen, jeder kann, wenn er will und die Zugriffsberechtigung hat, den Stand nachlesen. Diese Option ist Gold wert. Das durfte ich in der Vergangenheit mehrfach bei Remote-Teams erleben und es wirkt wie echter Kraftstoff.

#7 Der Kraftstoff „Kommunikation“

Mitarbeiter wollen mitgenommen werden. Sie wollen wissen, wohin die Reise geht und was ansteht. Deshalb ist ein guter Informations- und Kommunikationsfluss gerade für Remote-Teams so wichtig. Sie brauchen das Gefühl, die Information zeitgleich mit ihren Kollegen aus dem Büro zu erhalten und nicht das letzte Rad am Wagen zu sein.

Führungskräfte und alle Mitarbeiter, auch die remote arbeiten, sollten ihr Augenmerk auf eine vertrauensvolle, zielorientierte Kommunikation auf Augenhöhe legen. Mit den heutigen digitalen Tools ist das problemlos möglich.

Doch auch alle Mitarbeiter sollten sich hieran beteiligen.

In der Wirtschaftszeitschrift brand eins (07/2019) gibt es in der Rubrik „Die Welt in Zahlen“ ein erschreckendes Ergebnis.

Das Ergebnis lässt mir die Haare zu Berge stehen und macht mich eher etwas ungläubig.

In der heutigen Arbeitswelt sollte der sichere Umgang mit einem Online-Meeting oder in einer Videokonferenz zum guten Ton gehören. Mindestens sollten die Mitarbeiter sich in einem Online-Meeting sicher bewegen können.

Kommunikation ist eine zentrale Aufgabe. Für Remote-Teams, für Führungskräfte und alle Mitarbeiter! Und der professionelle Umgang mit Kommunikation wird in Zukunft in der modernen digitalen Arbeitswelt noch wichtiger werden.

Gerade im virtuellen Umfeld gibt es schnell Stolpersteine und es entstehen Missverständnisse. Oft sehen wir die Menschen nicht und können die Mimik und das Herumfuchteln mit den Händen und Füßen gar nicht deuten.

Oder vielleicht kennst du das auch: Du bist genervt und wütend und schreibst aus dem Bauch heraus deinem Kollegen eine Mail. In diesem Moment schien das richtig. In dieser Mail ist alles enthalten, was du loswerden wolltest. Doch eine kleine innere Stimme warnte dich „Warte mit dem Abschicken noch bis morgen“.  Am nächsten Tag liest du die Mail und bist erschrocken. So kannst du die Mail nicht versenden und schreibst deine berechtigte Kritik wertschätzender.

Oder du bekommst selber eine Mail. Und weil du schon vorher schlecht drauf warst, liest du die Mail nur halb, bist erbost, bekommst irgendein Wort in den falschen Hals, was der Absender gar nicht so gemeint hat.

Es ist so schnell passiert. Bei e-Mails, WhatApp & Co. Ein falsches Wort und schon ist schlechte Stimmung angesagt.

Gerade bei Remote-Teams gilt eine Regel: Nie die Kommunikation abreißen lassen. Das gilt für Führungskräfte und für Remote-Mitarbeiter. Auch bei kleinen Unstimmigkeiten solltest du nachfragen, wie es genau gemeint ist. Lieber die kleinen Missverständnisse früh aus dem Weg räumen, als hinterher vor einem virtuellen Tsunami weglaufen.

Fazit und Zukunft der ortsunabhängigen Arbeit

Wenige Großunternehmen haben das Remote-Arbeiten wieder eingestellt. Ich glaube, das bleibt auch lange die Ausnahme. Doch ich bin davon überzeugt, dass noch zu viele Führungskräfte und Mitarbeiter die Remote-Arbeit auf zu leichte Schulter nehmen. Menschen, die bei dieser Arbeitsform stärker auf sich gestellt sind, brauchen besondere Skills und einen starken Eigenantrieb. Die Weiterentwicklung in digitalen Grundkompetenzen, um die Zusammenarbeit unternehmensweit zu stärken, ist hier eine zentrale Aufgabe des Unternehmens und ihrer Führungskräfte.

Aus meiner eigenen Erfahrung weiß ich, dass Remote-Arbeit wirklich super funktionieren kann und unglaublich viele Vorteile bietet. Ich bin auch ehrlich: Aus meiner Sicht ist nicht für jeden Mitarbeiter diese Arbeitsform geeignet. Das durfte ich auch bitter lernen.  Und eines habe ich auch gelernt: Remote-Arbeiten heißt mit Menschen zu arbeiten. Es wird gerne in digitale Tools investiert. Doch in bessere virtuelle Kommunikation zu investieren, die Menschen zu befähigen, noch souveräner im Remote-Umfeld zu agieren, ist meiner Meinung nach noch entscheidender für erfolgreiche Arbeit!

5 Erfolgstipps, wie du wirkusnsvoller präsentieren kannst.

Immer wieder werden dieselben gravierenden Fehler bei Online-Präsentationen gemacht. Warum ist das so und wie kannst du das vermeiden und besser online präsentieren?

Es ist toll, dass viele Online-Konferenzen und Online-Schulungen mittlerweile interaktiv gehalten werden. Viele Moderatoren sind engagiert und binden ihre Teilnehmer, die vielleicht von zu Hause oder von einem anderen Arbeitsplatz aus teilnehmen, aktiv ins Geschehen ein. Das macht das Miteinander so lebendig und wirkt professioneller. Nur leider ist die eigentliche Präsentation oft noch old school.

Wenn ich von Powerpoint-Schlachten spreche, dann kannst du dir wahrscheinlich gut vorstellen, was ich meine. Doch mal Hand aufs Herz: Kannst du eine lebendige und spannende Online-Präsentation halten, die nicht die Standards von vor 10 Jahren beinhaltet, sondern modern und zeitgemäß ist?

Die meisten Menschen nehmen leider die negativen Effekte einfach in Kauf, weil sie vielleicht nicht wissen, wie sie es besser machen können. Es ist bekannt, dass Teilnehmer sich innerhalb der ersten 3 Minuten entscheiden, ob sie einen Online-Vortrag anschauen, einen Podcast hören oder einen Youtube-Film sehen wollen. Das ist verdammt wenig Zeit. Warum versuchen wir nicht dann, eine Online-Präsentation richtig spannend und aufmerksamkeitsstark zu gestalten?

Deshalb möchte ich dir jetzt die 5 Fehler und die passenden Lösungen dazu vorstellen, die dich weiterbringen werden.  Mit den 5 passenden neuen Präsentationsansätzen kannst du dein Publikum viel persönlicher erreichen und ziehst die Aufmerksamkeit auf dich.

5 Tipps bei Online-Präsentationen

Bei Online-Meetings und Online-Konferenzen sind Powerpoint-Folien extrem häufig im Einsatz. Das kannst du wahrscheinlich ständig. Welche Merkmale weisen die Präsentationen auf? Was ist auffällig bzw. gelebte Praxis? Darum geht es im Folgenden:

Tipp Nr. 1 – Die Begrüßungsfolie

Die meisten Präsentationen starten mit einer „Herzlich Willkommensfolie“. Hast du das auch schonmal gesehen? Bestimmt. Aber warum zeigen so viele Präsentatoren diese Folie? Welchen Sinn hat das und hat der Teilnehmer dadurch einen Mehrwert?

Wenn wir uns diese Frage ehrlich beantworten, gibt die Folie nix her.

Jetzt wird der eine oder andere widersprechen. Denn durch die Willkommensfolie zeigen wir unseren Teilnehmern ja, dass sie willkommen sind.

Dazu zwei grundsätzliche Anmerkungen:

• Die Haltung, das Gefühl und die ausgesprochene Begrüßung, das Willkommen – das erlebt und spürt der Teilnehmer durch das gesprochene Wort des Moderators. Wenn ich das Willkommenssein als Moderator nicht transportiert bekomme, sorry, dann ist auch eine Willkommensfolie überflüssig.
• Eine Präsentationsfolie macht auch dann keinen Sinn, wenn sie dem Teilnehmer keinen zusätzlichen Mehrwert bietet. Wir dürfen uns bewusst machen, dass ab der Folie Nr. 1 die Powerpoint-Schlacht mit Informationen startet, die wirklich keinen Nutzen haben. Und wenn sie für den Teilnehmer keinen Nutzen hat, dann weg damit!

Verzichte ab heute auf „Herzlich Willkommen“ – Diese Folie gibt es nicht mehr!

Tipp Nr. 2 – Die Agenda

In fast jeder Präsentation wird eine Agenda eingebaut. Wem nützt das? Mit einer Agenda erkläre ich zwar nochmal, was den Teilnehmer erwartet, doch das findet oftmals auch in der schriftlichen Einladung statt. Dort wird ein kurzer Umriss des Ablaufs dargestellt. Warum sollte das vorgetragen werden? Damit schwäche ich nur den Spannungsbogen ab. Viel wirkungsvoller ist es, wenn ich direkt zu Beginn der Präsentation den Erwartungsbogen sehr knackig formuliere und mit Schwung in das Thema einsteige.

Tipp Nr. 3 – Meine Vorstellung

Wer bist du? Gerade in Online-Konferenzen ist es üblich, dass sich der Moderator oder Gastvortragender nochmals kurz vorstellt. Und vielleicht kommt dir dieser folgende Anfang bekannt vor: „Mein Name ist …“.  Doch in einem virtuellen Raum wirkt die Sprache nochmals anders als in einem Raum, wo wir alle gemeinsam drin sitzen. Mit „Mein Name ist…“ signalisiert der Beginn schon den Abstand. Viel besser ist es, mit „Ich bin Vorname Nachname und mache XY“ zu beginnen. Einmal positionierst du dich dadurch direkt und gleichzeitig drückts du mit „Ich bin“ schon viel Stärke und Präsenz aus. Natürlich gehören zur Vorstellung auch kurz die spannenden Aspekte zu deinem Thema. Doch vermeide hier einen chronologischen Abriss deiner Tätigkeit. Konzentriere dich vielmehr auf die spannenden Aspekte oder auch auf Kernaussagen, die zu deinem Thema passend sind. Das gibt dem Spannungsbogen, der Dramaturgie deiner Präsentation noch mehr Nachdruck.

Tipp Nr. 4 – Powerpoint-Karaoke

Für die erste Folie empfehle ich ein wirklich starkes Bild oder eine starke Kernaussage. Das ist dann der Ausgangspunkt für deinen roten Faden, der dich durch die Präsentation leitet.

In moderneren Präsentationen kannst du mittlerweile erleben, dass der Präsentierende nur noch wenige Folien, dafür aussagestarke Folien verwendet.  Das liegt auch daran, dass der Präsentierende mit seiner Story und als Persönlichkeit im Vordergrund stehen sollte und die Folien nur noch eine unterstützende Rolle spielen. Das lässt die Präsentation insgesamt viel lebendiger und professioneller wirken.

Bei Webinaren kann dieses Vorgehen auch funktionieren. Doch ist der virtuelle Raum für viele Teilnehmer eher ein ungewohnter Raum und beansprucht eine Aufmerksamkeit in der Art und Weise, wie viele Menschen das noch zu selten machen. Daher schwindet die Aufmerksamkeit, die Konzentration während einer Online-Veranstaltung eher.

Und hier empfehle ich dir wirklich, im Vorfeld dir die Zeit zu nehmen und zu hinterfragen: Wer ist die Zielgruppe? Was machen sie beruflich? Haben sie mit Webinaren Vorerfahrung? Ist die Teilnehmergruppe vielleicht sogar gemixt? Sind sie im Kernthema zu Hause usw.?

Die Antworten geben dir einen Hinweis, wie stark du sie sprachlich mit auf eine Reise nehmen kannst oder andere Elemente einbauen solltest, um die Aufmerksamkeitsspanne immer wieder neu zu stimulieren. Dieser Punkt unterscheidet sich nämlich deutlich von einer Vor-Ort-Präsentation und wird von den meisten Experten bei Webinar-Präsentationen wirklich falsch gemacht!

Ist der gemeinsame Nenner tendenziell viel kleiner, dann baue viel mehr abwechslungsreiche Folien ein, die deine Message unterstützen. Schau, dass du Umfragen, Abstimmungen, Diagramme usw. aktiv einbaust. Dadurch werden die Teilnehmer viel mehr einbezogen und bleiben konzentrierter.

Tipp Nr. 5 – Die Abschlussfolie

Du ahnst es schon. Wenn ich von der Willkommensfolie wenig halte, dann werde ich von der Abschlussfolie auch wenig halten. Und so ist es. Auch hier stellt sich wieder die Frage: Was hat der Teilnehmer von dieser Folie? Bedank dich mündlich für die Aufmerksamkeit und lege in den letzten Worten wirklich all das an Emotion rein, was du zum Schluss mitgeben möchtest. Und jetzt noch ein Tipp: Die letzte Folie bleibt meistens am längsten geöffnet. Eben, weil sie die Letzte ist und wir einfach weiterquatschen. Wir sollten diese Folie nutzen, um einen bleibenden Schlussanker zu setzten. Vielleicht ein starkes Abschlusszitat, eine Botschaft, eine krasse Zahl, die man mit dir verbindet. Lass hier ruhig mal deine Kreativität spielen. Und nutze diese letzte Seite!

Fazit

Die Grundelemente einer Präsentation sind für „normale“ Präsentationen und für eine Webinar-Präsentation auf dem ersten Blick sehr ähnlich. Doch auf dem zweiten Blick ist es wesentlich, dass der Präsentator die Klaviatur des Beziehungs- und Spannungsaufbaus im virtuellen Raum beherrscht.  Um Lebendigkeit, Interaktion, gemeinsame Bilder, ein gemeinsames Verständnis entstehen zu lassen, braucht es weniger eine Folie mit vielen Inhalten, sondern einen Moderator, Präsentator, der sich als beherzter Botschafter des Themas sieht.

Kennst du das auch? Du möchtest einen Plan in die Tat umsetzen und schon während der Umsetzung läuft es aus dem Ruder. Beispielsweise möchtest du mit deinen Freunden ein verlängertes Wochenende in einer attraktiven Stadt verbringen und du stellst fest, dass die Hotelzimmer über dem Budget liegen. Unklar ist auch, welches Verkehrsmittel favorisiert wird und du weißt nicht, ob nun alle deine Freunde mitreisen und ob du jetzt buchen sollst. Ähnliche Beispiele sind zur Genüge auch im Job zu finden. Im Job werden viele Projekte initiiert. Doch die meisten Projekte verfehlen ihre Ziele, weil sie wenig methodisch vorgehen, und die SMARTEN –Faktoren außer Acht lassen.

Wie du Ziele erreichst

Immer noch scheitern die meisten Projekte daran, weil das Projektziel unklar ist. Das ist, wie ein Schiff ohne Ziel zu chartern. Dafür gibt es eine sehr einfache Lösung: Die SMARTE Methode. Mit der SMARTEN Methode lassen sich Ziele ganz einfach und erfolgsversprechend formulieren und – wenn du konsequent an der Umsetzung arbeitest – auch prima erreichen.

Es ist egal, um welches Ziel es sich handelt, um ein persönliches, berufliches, um ein Wachstumsziel: Die SMARTE Methode hilft, bei der Planung und Umsetzung des Vorhabens auf Kurs zu bleiben.

Gute Vorsätze vs. Smarte Ziele

Möchtest du zum gewünschten Ergebnis kommen, empfiehlt es sich, die Ziele konkreter zu formulieren und dabei die SMARTE Methode anzuwenden.

Damit das gelingen kann, sollten wir uns bewusst machen, dass es um SMARTE Ziele geht. Es geht nicht um Absichtserklärungen oder Vorsätze, wie zum Beispiel:

• Ich möchte einen Marathon laufen
• Ich möchte abnehmen
• Ich will eine neue Sprache lernen

Vielleicht erkennst du das Problem schon. Diese Absichtserklärungen sind allesamt sehr unkonkret.

Wie genau kannst du jetzt deine Ziele SMART formulieren, so dass du das bekommst, was du dir vorstellst?

Wie funktioniert die SMART-Methode?

Beispiel:

• S-Specific (spezifisch)
• M-Measurable (messbar)
• A-Achievable (erreichbar)
• R- Result-oriented (ergebnisorientiert)
• T- Time-bound (zeitlich gebunden)

Spezifisch

Ein Ziel muss spezifisch formuliert werden, klar verständlich und möglichst einfach sein. Jeder Beteiligte soll im Idealfall das gleiche Bild, die gleiche Vorstellung von dem Ziel erhalten. So vermeidest du zu viel Interpretationsspielräume oder Unsicherheiten. Was ist also das Ziel, das Endergebnis? Achte aber darauf, dass das Ziel nicht zu starr formuliert wird, sonst verhinderst du mögliche Anpassungen während des Projekts.

Messbar

Welche Kriterien werden definiert, anhand jener du messen kannst, ob ein Ziel erreicht ist bzw. wie weit du schon gekommen bist? Hier bewährt es sich, konkrete Zahlen (Sollzahlen) zu definieren, anhand welcher du die einzelnen Ergebnisse, auch Teilergebnisse ablesen kannst.

Manchmal ist es schwer, eine Kennzahl zu definieren, z.B. wenn es um weiche Faktoren wie Qualität geht. Hier empfiehlt es sich, durch definierte Erhebungen zu einer Aussage zu kommen. Zum Beispiel durch Kundenbefragungen.

Akzeptiert

Das Ziel sollte von allen Akteuren akzeptiert werden, so dass es auch im gesamten Projektverlauf mitgetragen wird. Deshalb ist es vorteilhaft, wenn das angestrebte Ziel für alle attraktiv und angemessen ist. Du kannst diesen Punkt erreichen, indem das Ziel zwar herausfordernd, aber dennoch erreichbar ist.

Realistisch

Dieser Punkt ist eng mit der Akzeptanz verknüpft. In der Regel werden nur realistische Ziele auch akzeptiert. Realistische Ziele haben noch einen echten Vorteil: Sie motivieren viel mehr als überzogene und erkennbar unrealistische Ziele.

Wenn ein realistisches Ziel gegeben ist, kann jeder Beteiligte seinen Beitrag an der Zielerreichung leisten und auch das Ziel unmittelbar beeinflussen.

Terminiert

Der letzte Punkt in der SMART-Methode ist der Zeitaspekt. Bis wann soll welcher Teilschritt erreicht werden und bis wann muss das Endziel geschafft sein? Klare Zeitvorgaben geben dem Plan eine Richtung an. Diese Zeitvorgaben helfen dem Team auch, fokussiert und lösungsorientiert zu bleiben und nicht zu trödeln, wenn noch ein Zeitpuffer besteht.

Neben dem zeitlichen Aspekt der Terminierung gibt es auch einen monetären Aspekt. Hier spielen finanzielle Ziele eine Rolle, die losgelöst vom bestimmten Zeitpunkt erreicht werden sollen.

SMART Methode: 3 Praxistipps

1. Commitment: Schaffe ein klares Commitment, eine Akzeptanz der Ziele auf allen Ebenen. Deshalb vermeide, dass du Ziele für dich alleine formulierst und deine Mitstreiter nur beiläufig im Meeting darüber informierst. Der Schuss geht nach hinten los. Hole im besten Fall alle zusammen, die für die Formulierung der Ziele mitverantwortlich sind. Das kann dein Innercircle betreffen, zukünftige Projektteams und Stakeholder. Je mehr Beteiligte sich auf das Ziel verständigen, umso größer die Akzeptanz im Projekt.
2. SMART geht vor: Formuliere erst dein Vorhaben, den Plan, das Ziel smart. Wenn das Grundgerüst steht, dann kannst du starten. Wenn der Beginn schon unklar verläuft, dann führt das im Verlauf des Projekts immer wieder zu Unklarheiten.
3. Sei lösungsorientiert. Um Ziele zu erreichen, braucht es Lösungen und keine Probleme. Daher ist es durchweg wirksamer, lösungsorientiert zu kommunizieren und einen realistischen Fokus gemäß der SMART-Methode zu halten.

SMART-Methode: Die Grenzen

Die SMART-Methode hat ein paar kleinere Einschränkungen. Doch ist es sehr spannend, diese zu kennen, da sehr ähnliche Einschränkungen auch bei der Bewertung digitaler Geschäftsprozesse immer wieder diskutiert werden.

• Das Ziel muss bekannt sein, damit du es SMART formulieren kannst. Weder die Smart-Methode noch andere KPI-Methoden geben klare Vorgaben zur Zieldefinition. Das bedeutet, nur wenn das Ziel bekannt ist, können davon ableitend weitere Teilziele, Teilvorgaben etc. abgebildet werden.
• Kriterien werden bei der Analyse einzeln in Augenschein genommen. Die Praxis zeigt jedoch oft Abhängigkeiten, wie zum Beispiel können realistische Ziele auch mit dem Budget verknüpft sein.
• Beeinflussbarkeit von Faktoren zur Zielerreichung nicht immer gegeben. Es gibt Faktoren, die sich nur schwer messen lassen. Hier kann hilfsweise mit einem definierten Schätzwert (von – bis) gearbeitet werden.

KPI – Das Schlüsselwort bei vielen Online-Projekten

Key Performance Indikatoren (KPIs) sind sogenannte Schlüsselindikatoren, die bestimmte Ergebnisse zahlenmäßig zum Ausdruck bringen. Mit sogenannten KPIs werden in der heutigen Zeit alle digitalen Projekte gesteuert. Nur gibt es unterschiedliche Methoden zur Erhebung der Zielerreichung. Beispielsweise wird im Online-Marketing der digitale Wertschöpfungsprozess rund um einen kaufwilligen Kunden detailliert nach Zielvorgabe gesteuert. Durch KPIs, die auch das Grundverständnis der SMART-Methode mittragen, wird die Wirksamkeit der einzelnen Maßnahmen beobachtet, ggf. nachgesteuert und der Erfolg bewertet.

Fazit

Die SMARTE Methode hilft dir, deine Ziele wirklich sehr effizient zu verfolgen und auch frühzeitig Abweichungen zu erkennen und bei Bedarf Korrekturen einzuleiten. Darüber hinaus beinhaltet die SMARTE Methode wesentliche Denkmuster, die bei der Analyse digitaler Geschäftsmodelle sowie bei der Formulierung von KPIs verwendet werden.  Die Methode hilft dir auch, mehr digitales Verständnis zu bekommen, wenn du dich im digitalen Umfeld bewegst. Manche Experten nennen die SMARTE Methode auch die Mutter der Key Performance Indikatoren.

Wenn du dich beruflich weiterentwickeln oder gar verändern möchtest, egal ob du in ein anderes Tätigkeitsfeld umsatteln oder den nächsten Job für deine Karriere suchst: Setz dich mit der Zukunft deiner Branche, den Berufen und zukunftsrelevanten Tätigkeiten auseinander.  Die aktive Auseinandersetzung mit den Zukunftsthemen ist für Berufstätige, Jobumsteiger, Learning-Professionals und auch Führungskräfte absolut notwendig. Vor allem, wenn du nicht unter die Räder kommen möchtest.

Auf der Veranstaltung „VR Science & Business Day“ im Wissenschaftspark Gelsenkirchen habe ich die Gelegenheit gehabt, mich zur Zukunft der Arbeit, zu vielen Ideen, Thesen und Theorien mit Fachexperten auszutauschen. Dort trafen sich Experten, die sich auf unterschiedlichen Gebieten mit Virtual Reality beschäftigen und ihre Projekte präsentiert haben, genauso wie Corporate Learning Experten, die mehr über die neuen Technologien wissen wollten. Wie kann Virtual Reality in der betrieblichen Weiterbildung eingesetzt werden?

Im Gespräch mit vielen Besuchern auf dieser Veranstaltung haben sich acht Thesen zur Zukunft der Arbeit herauskristallisiert.

1. Menschen mitnehmen

Es scheint sich derzeit alles zu verändern. Wachstum findet in verschiedenen Geschäftsfeldern teilweise so rasant und exponentiell statt, dass viele Menschen diesen Änderungen rein kopfmäßig kaum noch hinterherkommen. Es entsteht eine Kluft zwischen den „Techis“ und den „Normalos“. So fühlt es sich zumindest teilweise an. Die Menschen, die die Technik, das digitale Denken drauf haben, sind Treiber der Märkte und die Menschen, die bisher im Job immer ihr Bestes gegeben haben, dürfen erkennen, dass es für ihre Zukunft in der Arbeit nicht reichen wird. Die jüngere Generation ist mit dem Internet aufgewachsen, während die ältere Generation noch die analoge und jetzt auch die digitale Welt kennt. Doch die Älteren scheinen in der digitalen Welt ein „Fremdkörper“ zu sein. Sie tun sich mit Veränderungen viel schwerer und orientieren sich vielmehr an den alten Wurzeln, anstatt in die Zukunft zu blicken. Deshalb ist es wichtig, diese Menschen mitzunehmen, denn sie werden gebraucht!

2. Ideenentwicklung

Die alte Schule versucht immer noch Ideen und Innovation irgendwie zu messen und in eine Kennzahl wie ROI zu gießen. Wir wissen es doch besser: Das funktioniert nicht. Wann ist eine Idee erfolgreich? In vielen Fällen müssen wir einer Idee Zeit geben, sie zahlt sich langfristig aus. Viel sinnvoller ist es stattdessen die Potenziale, die Auswirkungen und Ergebnisse im Blick zu haben.  Es geht doch darum, von einer Idee wirklich überzeugt zu sein und das „Big Picture“ bei der Entfaltung zu unterstützen.

3. Unlearning – Lösche das alte Wissen

Uns von Wissen trennen und ganz bewusst zu sagen „Ich muss aktiv entlernen, um neu zu lernen“, das hört sich sehr paradox an. Wie kann das sein? Ich bekomme in der Schule, in der Ausbildung, im Studium und auch in der betrieblichen Weiterbildung Wissen eingetrichtert, das mich „aufs Leben“ vorbereiten soll, und jetzt soll ich es in den Mülleimer schmeißen?

Nein, so soll es nicht sein. Aber vieles von dem, was wir früher gelernt haben und auch richtig war, trifft bereits heute, spätestens morgen nicht mehr zu. Die Halbwertzeit von Wissen hat sich dramatisch reduziert. Gleichzeitig sind unsere Hirnkapazitäten begrenzt. Wir müssen für Neues Platz schaffen und das Unbrauchbare aktiv entrümpeln.

Aktuelle Themen und zeitgemäße Routinen brauchen Platz. Das schaffen wir nur durch aktive Weiterentwicklung, lebenslanges Lernen. Wir müssen Wege für die neuen Herausforderungen finden, dafür brauchen wir neue Ideen, neues Denken und Handeln und eine Bereitschaft neu zu lernen. Und wichtig: Teile dein Wissen, das, was du erlebt und erfahren hast, mit so vielen Kollegen wie möglich!

4. Gewitter im Hirn

Vieles wird digitalisiert mit dem Ziel, produktiver zu sein. Was ich vorher also händisch gemacht habe, kann jetzt locker eine App. Dadurch können wir mehr in weniger Zeit schaffen. Doch wo Licht ist, ist auch Schatten. Unser Gehirn läuft auf Hochtouren und steht oft genug kurz vor einem Amokanfall und kommt kaum noch zur Ruhe. Die Burnout-Gefahr nimmt gefühlt derzeit zu. Das sind die Schattenseiten der zukünftigen Arbeitswelt. Doch wir können dieses Dauerfeuer auch eindämmen, indem wir bewusst digitalfreie Zeiten einbauen oder Tätigkeiten ausüben, die unsere Gehirnleistung herunter fahren. Sport, Meditation, Menschen treffen sind einfache und effektive Möglichkeiten zur Entspannung zu kommen.

5. Bleib am Ball!

Permanent ändert sich irgendetwas. Im Job, in der Gesellschaft – und überhaupt. Alles scheint in Bewegung und im Wandel zu sein. Wenn du nicht das Nachsehen haben möchtest, musst du alles dafür tun, um am Ball zu bleiben. Unternehmen, Führungskräfte, Beschäftigte sollten lernen, die Zukunft der Arbeit besser zu verstehen und das Spiel der neuen Arbeitswelt auch mitzuspielen. Inspiriere andere durch deine Ideen, trage deine neuen Erfahrungen an andere weiter und werde zum Botschafter deines neuen Wissens. Und andersherum lernst du von Menschen, die in der neuen Arbeitswelt schon Erfahrungen haben.

6. Leadership wagen

Die Zukunft der Arbeit verändert auch die Organisationsstrukturen. Mehr Eigenverantwortung ist gefragt. Kollaboratives und vernetztes Arbeiten, Führungskräfte, die Mitarbeiter befähigen, Entscheidungen zu treffen, die Rahmengeber statt „Ansager“ sind. Es ist wichtig, dass wir mehr Verantwortung für uns selber und für den Job tragen sowie ein Bewusstsein schaffen, aktiver mitzugestalten.

7. Alles agil – oder was?

Es scheint so, als ob es immer, wenn es in Unternehmen kurz vor 12:00 Uhr ist, nur eine Lösung gibt: Agil werden, agil arbeiten. Dabei wird häufig vergessen, dass wir Agilität nicht einfach „dazugeben“ können, wie ein Schuss Milch im Kaffee und dann passt alles. Agilität ist kein Rezept, keine Zutat, sondern vielmehr eine Haltung, wie die Arbeit der Zukunft auch gestaltet werden kann. Agiles Arbeiten vereint viele weiche Schlüsselkompetenzen und gleichzeitig ein Grundverständnis von digitalen Geschäftsprozessen. Deshalb: Wenn sich die Arbeitswelt ständig weiterentwickelt, bleib am Ball und entwickle deine Skills auch weiter.

8. Mehr Widerstandsfähigkeit gefragt.

Die Zukunft der Arbeit geht scheinbar jetzt von China aus. China ist das neue Silicon Valley.  So schnell geht es. Alles befindet sich im Wandel und auch Unternehmen und Beschäftigte müssen diesen Wandel mitgestalten. Doch in den Gazetten wird Transformation abstrakt bis romantisch dargestellt. Es wird die atemberaubende Innovationskraft des Silicon Valley gefeiert und dass wir diese Denk- und Handlungsgeschwindigkeit inhalieren, gar kopieren müssen. Die Chinesen haben jedoch eine ehrlichere Übersetzung von Transformation: Reorganisation im Changemanagement. Transformation hat nichts mit romantischer Zukunft zu tun, sondern mit der Fähigkeit die Umwälzungen in der Lebens- und Arbeitswelt umzugehen. Deshalb: Wenn du nicht unter die Räder kommen möchtest und die Zukunft mitgestalten willst, entwickle dich weiter, stärke deine Persönlichkeit, lerne souveräner mit Widerständen umzugehen.

Fazit

Mach einfach mit! Drück der Zukunft der Arbeit deinen persönlichen Stempel auf. Sei offen und neugierig für Neues und hab Freude daran, wieder auf Entdeckungsreise zu gehen!

Moderne Kommunikationstools werden immer beliebter. Schon jedes vierte persönliche Treffen findet mittlerweile online statt. So laufen immer häufiger Teammeetings, Kundengespräche und auch sogar Vorstellungsgespräche online ab. Mit Hilfe von Softwarelösungen lassen sich schnell und einfach Online-Meetings abhalten. Menschen treffen sich also online, virtuell. Doch in nur wenigen Ausnahmen haben sie wirklich gelernt, wie sie online am besten kommunizieren und das Miteinander optimal gestalten können.

Im digitalen Zeitalter werden Online-Tools, die vor allem die Effizienz der Zusammenarbeit steigern sollen, immer beliebter. Dabei sind die Anschaffungs- oder Mietkosten dieser digitalen Lösungen überschaubar. Schnell ist ein Online-Meetingraum angelegt und es kann los gehen. Doch die Begeisterung bei den Moderatoren und Leitern der Online-Veranstaltung ist oft überschaubar.

„Jetzt mach mal“, heißt es auf einmal in Richtung Moderator. Nutze das digitale Tool und dann sind wir wieder einen Schritt weiter. Angeblich ist die Software ganz intuitiv bedienbar und heute ist eh jeder online unterwegs. Das wird schon…

Man wird irgendwie gedrängt und gestupst.

Was sind die Erfolgsfaktoren für Online-Meetings?

Für erfolgreiche Online-Meetings sind zwei wesentliche Elemente entscheidend: Der Mensch und die Technologie.

Beide Faktoren sollten mitspielen, damit die Webkonferenz ein Erfolg wird.  Meist wird der Fehler gemacht, zu viel Zeit auf die Technologie zu richten. Doch das ist nur die halbe Miete.

Wenn die Teilnehmer dann im Online-Meeting sind, was passiert dann? Wer schwingt dann den Zauberstab und führt professionell durch eine Webkonferenz, die die Menschen fesselt?

Moderationskompetenz: Wie kannst du Online-Meetings erfolgreich gestalten?

Damit du diese Webkonferenzen professionell und erfolgreich durchführen kannst, solltest du diese drei nachfolgenden Punkte beherrschen:

• Rollenklarheit – Was ist meine konkrete Rolle in Webkonferenz?

Zum Beispiel: Bin ich heute als Moderator für ein Online-Meeting, bin ich Gastgeber mit einem Schwerpunktthema oder bin ich selber Gast mit einem aktiven Part, nämlich eine Präsentation zu halten?

• Planung

Auch wenn wir innerlich bei dem Wort „Planung“ gerne die Augen verdrehen: Planung ist ein wesentlicher Erfolgsbaustein für ein erfolgreiches Online-Meeting.

Dazu zählen auch:  Was ist das Ziel des Meetings? Einladung der Teilnehmer; Vorkenntnisse der Gruppe; Konfliktpotenzial eruieren; Vorerfahrung der Teilnehmergruppe mit Online-Meetings; Kennen sich die Menschen schon?

• Kommunikation: Kompetenzbereiche des Moderators

Einem Moderator kommt in Webkonferenzen eine besondere Rolle zu, die je nach Abstimmung auch variieren kann. Grundsätzlich sollte ein Moderator auch diese drei Kernbereiche „Kommunikation“ der Online-Meetings beherrschen:

1. Onboarding der Teilnehmergruppe
2. Kommunikationspsychologie für Online-Veranstaltungen
3. Präsentationsgestaltung

Ob eine Konferenz gelingt, hat viel mit den Menschen zu tun und ihren Fähigkeiten, online zu kommunizieren.  Du brauchst einfach ein paar Online-Werkzeuge, um eine Veranstaltung lebendig und professionell zu begleiten!

Warum viele Online-Meetings schief laufen

Das erste Mal.

Doch bei den Menschen, die auf einmal ein Online-Meeting abhalten oder leiten sollen, kommen Unsicherheiten hoch, weil sie keine oder wenig Erfahrungen für diese Aufgabe mitbringen. Vielleicht waren sie bisher eher Besucher bzw. sie waren auf der Teilnehmerseite und brauchten für das Online-Meeting keine Verantwortung zu übernehmen.

Einige Faktoren sind in Online-Meetings einfach anders als bei Präsenzmeetings.

• Kommunikation: Je nachdem, welches Online-Meeting-Tool ich verwende bzw. welche Möglichkeiten ich in Meetings zulasse, kann ich mit Teilnehmern interagieren. Aber ich sehe sie selten alle zusammen live auf meinem Bildschirm. Wenn du in eine Präsenzkonferenz kommst, siehst du die Menschen in einem Raum, ihre Gesichter, was sie tun. Du nimmst die Schwingungen auf und hast schnell eine Ahnung, wie die Stimmung ist. In einem Online-Meetingraum ist die Möglichkeit, diese Atmosphäre wahrzunehmen nur sehr beschränkt.

• Ort – Raum vorbereiten: Egal ob ein Präsenz- oder ein Online-Meetingraum – Jedes Treffen will vorbereitet sein. Der Raum muss den Teilnehmern bekannt und zugänglich sein. Bei Webkonferenzen wird dieser Raum teilweise erst noch erstellt und durch E-Mail die Zugangsdaten bekannt gegeben. Das ist abhängig vom genutzten Konferenztool.

• Online-Moderation: Viele Moderatoren haben in Präsenzveranstaltungen eine unglaubliche Wirkung. Sie strahlen einfach Persönlichkeit aus, sie wirken charismatisch und ihnen fällt das Moderieren leicht. In Online-Veranstaltungen ist diese Wirkung schwieriger zu erzielen. Der Fokus liegt eher auf die Gestaltung der Interaktion, auf das Kommunikationsvermögen im virtuellen Raum. Darüber lässt sich auch Strahlkraft erzeugen. Das funktioniert jedoch anders als in Präsenz.

• Präsentation online halten: Diebeliebten Powerpoint-Schlachten sind einfach nur langweilig und ermüdend. Gerade bei Online-Meetings. Wir beanspruchen online unsere Sinnesorgane ganz anders, und teilweise werden sie sogar eingeschränkt. Wenn dazu noch eintönige Präsentationen gehalten werden, verliert der Teilnehmer das Interesse und schweift ab.

• Technische Voraussetzungen: Manchmal hat die Technik einfach ihre Tücken. Allein aus Datenschutzgründen kann nicht in jeder Firma spontan mit irgendeinem Online-Tool eine Online-Konferenz gehalten werden. Dazu müssen eine Menge Voraussetzungen geschaffen werden. Auch wenn ich unterwegs auf Reisen bin und ein Online-Meeting habe, ist die Frage zu klären, ob meine Netzverbindung ausreichend ist und ob ich das passende Gerät mit Headset dabei habe.

In der Praxis gibt es eine Menge Stolpersteine. Doch Online-Meetings geben Menschen unglaublich viel Flexibilität in der Zusammenarbeit.

Online-Meeting: Die wichtigsten Standards

Und Online-Meetings machen richtig Spaß, wenn Moderatoren und Teilnehmer einfach ein paar Kniffe & Tricks können, damit die Treffen spannender und interaktiver werden.

Für ein erfolgreiches Online-Meeting, achte daher auf folgende Standards:

• Stell sicher, dass alle Beteiligten zur rechtzeitig zur vereinbarten Zeit einen Zugang zum Online-Meetingraum haben.

• Dein Publikum sollte wissen, wie sie in den Online-Meetingraum kommen können und wie sie vorab einen Technikcheck durchführen können, damit die Ton- und Webcam-Verbindung gut eingestellt ist.

• Nichts interessiert Menschen so sehr, wie das, was andere Menschen machen. Nimm dir Zeit für ein Warm-up, noch bevor das Online-Meeting startet. Wenn die Teilnehmer das erste Mal online zusammen kommen, initiiere eine persönliche Kommunikationsrunde. Wo, in welcher Stadt sitzen sie gerade, gibt es schon Urlaubspläne. Lassen sie es menscheln.

• „Menschenln“ funktioniert sehr gut, wenn das Online-Meeting interaktiv gestaltet wird. Du kannst dir in der Vorbereitungsphase schon überlegen, welche Funktionen du während der Besprechung einsetzen willst und kommst so sehr schnell in einen kommunikativen und konstruktiven Arbeitsmodus; Präsentationen teilen, Chatten, Brainstormen auf Whiteboard, quantitative Umfragen.

• Kläre bei jedem Online-Meeting direkt zu Beginn die Erwartungen und das Ziel der Besprechung und die Agenda.

Fazit

Webkonferenzen sind in unserer Geschäftswelt bereits Normalität. Leider auch der Unmut, dass so viele Online-Meetings schlecht laufen. Es ist an der Zeit, die eigenen digitalen Moderationskompetenzen nochmals zu verbessern, um die Menschen einfacher online in die Themenwelten mitzunehmen.

Wenn du intuitiv spürst, dass deine Zeit im Job abläuft…und wie du deine Beschäftigungsfähigkeit aufrechterhalten kannst.

Vielleicht spürst du das manchmal auch? Es ist so, als ob du und dein Arbeitgeber einfach nicht mehr zusammengehören und fremd miteinander werden. Als Erklärungsversuche müssen dann Sätze herhalten wie: „Die Werte stimmen nicht mehr überein.“ „Strukturen bröckeln permanent und ändern sich.“ Oder: “ Die Unternehmenskultur hat sich verändert. “Alles wird hektischer und unpersönlicher.“ Eine neue Zeitrechnung ist angebrochen.

Veränderungen sind immer notwendig, um die Weiterentwicklung zu fördern. Und Weiterentwicklung bedeutet, dass sich jeder bewegen muss. Das gilt für Unternehmen genauso wie für Mitarbeiter. Im Idealfall marschieren beide in die gleiche Richtung. Doch manchmal passiert genau das Gegenteil und eine respektvolle Arbeitsbeziehung bröckelt langsam.

Woran kannst du erkennen, dass sich die Wege entzweien?

Jeder Beschäftigte erlebt sein Arbeitsverhältnis, seine Beziehung zum Unternehmen, zu Vorgesetzten und Kollegen sehr individuell. Doch höre dich einfach mal in deinem Freundes- und Bekanntenkreis um. Oft sind es immer wieder die drei Anzeichen, die auftauchen, wenn sie im Job nicht mehr glücklich sind:

• Zeitlicher und emotionaler Druck nimmt beim Mitarbeiter zu: Ich komme mit den Vorgesetzten nicht mehr klar bzw. die Zusammenarbeit hat sich verändert (menschliche Seite)
• Organisatorische Rahmenbedingungen ändern sich, es wird umstrukturiert, neue Organisationsformen eingezurrt (Strukturänderungen)
• Die fachliche und persönliche Weiterentwicklung stagniert (persönlich)

Doch selten sind wir in der Lage, diese Anzeichen so sachlich und reflektiert zum Ausdruck zu bringen.  Es macht sich anders bemerkbar…

Symptomatisch: Stinkende Unternehmenskultur

Als Mitarbeiter erleben und spüren wir eher Veränderungen. Auch wenn wir wissen, dass sich Dinge ändern werden, macht die Kluft zwischen Wissen und persönlicher Wahrnehmung, Betroffenheit und Gefühl einen großen Unterschied aus. Wir versuchen, unserer persönlichen Gefühlswelt irgendwie Ausdruck zu verleihen und umschreiben berufliche Alltagssituationen und Gefühle, die uns belasten. Doch häufig bricht es aus einem einfach so heraus. Ein Schwall von Äußerungen, die meist negativer Natur sind.

Symptomatisch betrifft es verschiede Bereiche im Unternehmen.

Beispielhafte  Themen & Symptome:

• Es wird lauter über schlechte Unternehmenskultur gesprochen
• Ich gehe nicht mehr gerne zur Arbeit
• Die Zusammenarbeit wird unpersönlicher
• Der Informationsfluss nimmt ab, wird selektiver
• Der Ton miteinander ändert sich langsam aber merklich
• Entscheidungswege laufen anders, teils werden Ergebnisse nur bekannt gegeben und müssen umgesetzt werden
• Als vormals Leistungsträger wirst du immer seltener um Rat gefragt
• Leistungsträger werden scheinbar neu definiert
• Negative Gefühle und Selbstzweifel schleichen sich wie ein Geschwür in den Alltag

Wenn Unternehmen und Mitarbeiter auf sehr unterschiedlichen Wegen marschieren, macht sich das bemerkbar. In einem Podcast-Interview habe ich vor einigen Wochen eine spannende Analogie zur Unternehmenskultur gehört:

Kultur ist wie gute Luft. Ist sie klar und rein, riechst du sie nicht. Ist die Luft leicht verschmutzt, nimmst du es auch nicht wahr. Du riechst das nicht. Stinkt die Luft jedoch, ist sie stark verschmutzt, dann macht sich das ganz wesentlich bemerkbar. „Stinkt die Unternehmenskultur“, wird darüber immer wieder gesprochen und debattiert.

Die entscheidende Frage

Viele Menschen können die belastenden Situationen nachempfinden; den Druck, der auf einem lastet, die emotionale Angespanntheit, die Sehnsucht, dass sich wieder alles positiv entwickelt.

Eine verwirrende Situation. Wie kann ich hier einen klaren Kopf bewahren und frühzeitig erkennen, ob sich der Wind für mich negativ dreht?

Es gibt eine ganz einfache Frage dazu. Wenn du diese Frage mit „Nein“ beantwortest, kannst du dir sicher sein, dass deine Zeit in diesem Job abläuft. Vorausgesetzt, du bist wirklich tief unzufrieden und unglücklich mit der Arbeitssituation bzw. damit, wie sie sich entwickeln wird.

Die Frage lautet:

Kannst du deine aktuelle Jobsituation entscheidend positiv beeinflussen?

Warum du jetzt ehrlich sein solltest

Wenn du die Frage mit „Nein“ beantwortet hast, dann bist du möglicherweise am falschen Ort. Und wahrscheinlich wirst du gute Gründe haben, warum du an dieser Situation noch festhältst. Deine Familie ist vielleicht auf dein Gehalt angewiesen oder du hast den Vorteil, dir die Zeit relativ flexibel einzuteilen, um deine pflegebedürftigen Eltern zu versorgen.

Doch stell dir vor, alles bleibt beim Alten. Wo bleibst du und was macht das mit dir?

Reichen deine fachlichen Skills für die zukünftigen Anforderungen im Job aus? Bist du up to date? Kannst du die geforderten Erwartungen erfüllen und kannst du deine Situation positiv beeinflussen? Vielleicht nickst du jetzt, das ist super. Vielleicht musst du erst darüber nachdenken.  Doch wenn du in deinem Job „glücklich“ sein möchtest, dann sollte im Idealfall die emotionale Komponente stimmen sowie das Arbeitsumfeld und die Gesamtbedingungen.

Du musst versuchen sehr früh zu erkennen, was hinter dem Berg los ist, was nach der nächsten Kurve kommt. Und es ist wichtig, zunächst einmal sachlich einzuschätzen das, was dich da erwarten könnte.

Wenn wir direkt betroffen sind, sind wir kaum in der Lage mit einem kühlen Kopf eine clevere Einschätzung einer Situation vorzunehmen. Dieses Vorausschauen kannst du immer dann locker machen, wenn niemand damit rechnet.

Finde einen Ausweg

Solltest du für dich klar haben, dass deine Zeit abgelaufen ist, dann bleib besonnen. Kein Grund zur Panik!

Kathrin Menge, Mitglied des Vorstands bei Henkel (zuständig für Personal und Services) sprach auf der NEW Work Konferenz(#NWX19) in Hamburg u.a. das Thema „Erhaltung der Beschäftigungsfähigkeit“ der Mitarbeiter für zukünftige Aufgaben an. Und was Arbeitgeber und Mitarbeiter für diesen Erhalt tun müssten. Dabei stellte sie eine ganz zentrale Frage in den Raum:

„Was müsste ich eigentlich in den nächsten Jahren können?“

Denn:

Wenn durch den immer fortlaufenden Wandel Aufgaben wegfallen, muss ich vielleicht andere Aufgaben mitübernehmen.

Meine Stelle verändert sich und ich brauche für die Ausübung dieser neuen Aufgaben neue Fähigkeiten. Welche werden das sein?

Diese Fähigkeiten muss ich erlernen, mich also weiterentwickeln. Denn es ist eine Tatsache, dass die Halbwertzeit von Wissen immer geringer wird. Und damit ist die permanente Weiterentwicklung, das Lernen notwendig. Lernen ist eine permanente Aufgabe!

Fazit

Wenn du also deinen Job wechseln willst oder auch planst, längerfristig Veränderungen mitzugehen, dann beschäftige dich damit, wie sich dein Aufgabenfeld in den nächsten Jahren entwickelt, damit du deine Beschäftigungsfähigkeit sicherstellen kannst!