Fantastische Online-Meetings gestalten und leiten!

Moderne Kommunikationstools werden immer beliebter. Schon jedes vierte persönliche Treffen findet mittlerweile online statt. So laufen immer häufiger Teammeetings, Kundengespräche und auch sogar Vorstellungsgespräche online ab. Mit Hilfe von Softwarelösungen lassen sich schnell und einfach Online-Meetings abhalten. Menschen treffen sich also online, virtuell. Doch in nur wenigen Ausnahmen haben sie wirklich gelernt, wie sie online am besten kommunizieren und das Miteinander optimal gestalten können.

Im digitalen Zeitalter werden Online-Tools, die vor allem die Effizienz der Zusammenarbeit steigern sollen, immer beliebter. Dabei sind die Anschaffungs- oder Mietkosten dieser digitalen Lösungen überschaubar. Schnell ist ein Online-Meetingraum angelegt und es kann los gehen. Doch die Begeisterung bei den Moderatoren und Leitern der Online-Veranstaltung ist oft überschaubar.

„Jetzt mach mal“, heißt es auf einmal in Richtung Moderator. Nutze das digitale Tool und dann sind wir wieder einen Schritt weiter. Angeblich ist die Software ganz intuitiv bedienbar und heute ist eh jeder online unterwegs. Das wird schon…

Man wird irgendwie gedrängt und gestupst.

Was sind die Erfolgsfaktoren für Online-Meetings?

Für erfolgreiche Online-Meetings sind zwei wesentliche Elemente entscheidend: Der Mensch und die Technologie.

Beide Faktoren sollten mitspielen, damit die Webkonferenz ein Erfolg wird.  Meist wird der Fehler gemacht, zu viel Zeit auf die Technologie zu richten. Doch das ist nur die halbe Miete.

Wenn die Teilnehmer dann im Online-Meeting sind, was passiert dann? Wer schwingt dann den Zauberstab und führt professionell durch eine Webkonferenz, die die Menschen fesselt?

Moderationskompetenz: Wie kannst du Online-Meetings erfolgreich gestalten?

Damit du diese Webkonferenzen professionell und erfolgreich durchführen kannst, solltest du diese drei nachfolgenden Punkte beherrschen:

 

  • Rollenklarheit – Was ist meine konkrete Rolle in Webkonferenz?

Zum Beispiel: Bin ich heute als Moderator für ein Online-Meeting, bin ich Gastgeber mit einem Schwerpunktthema oder bin ich selber Gast mit einem aktiven Part, nämlich eine Präsentation zu halten?

 

  • Planung

Auch wenn wir innerlich bei dem Wort „Planung“ gerne die Augen verdrehen: Planung ist ein wesentlicher Erfolgsbaustein für ein erfolgreiches Online-Meeting.

Dazu zählen auch:  Was ist das Ziel des Meetings? Einladung der Teilnehmer; Vorkenntnisse der Gruppe; Konfliktpotenzial eruieren; Vorerfahrung der Teilnehmergruppe mit Online-Meetings; Kennen sich die Menschen schon?

 

  • Kommunikation: Kompetenzbereiche des Moderators

Einem Moderator kommt in Webkonferenzen eine besondere Rolle zu, die je nach Abstimmung auch variieren kann. Grundsätzlich sollte ein Moderator auch diese drei Kernbereiche „Kommunikation“ der Online-Meetings beherrschen:

  1. Onboarding der Teilnehmergruppe
  2. Kommunikationspsychologie für Online-Veranstaltungen
  3. Präsentationsgestaltung

Ob eine Konferenz gelingt, hat viel mit den Menschen zu tun und ihren Fähigkeiten, online zu kommunizieren.  Du brauchst einfach ein paar Online-Werkzeuge, um eine Veranstaltung lebendig und professionell zu begleiten!

 

Warum viele Online-Meetings schief laufen

Das erste Mal.

Doch bei den Menschen, die auf einmal ein Online-Meeting abhalten oder leiten sollen, kommen Unsicherheiten hoch, weil sie keine oder wenig Erfahrungen für diese Aufgabe mitbringen. Vielleicht waren sie bisher eher Besucher bzw. sie waren auf der Teilnehmerseite und brauchten für das Online-Meeting keine Verantwortung zu übernehmen.

Einige Faktoren sind in Online-Meetings einfach anders als bei Präsenzmeetings.

  • Kommunikation: Je nachdem, welches Online-Meeting-Tool ich verwende bzw. welche Möglichkeiten ich in Meetings zulasse, kann ich mit Teilnehmern interagieren. Aber ich sehe sie selten alle zusammen live auf meinem Bildschirm. Wenn du in eine Präsenzkonferenz kommst, siehst du die Menschen in einem Raum, ihre Gesichter, was sie tun. Du nimmst die Schwingungen auf und hast schnell eine Ahnung, wie die Stimmung ist. In einem Online-Meetingraum ist die Möglichkeit, diese Atmosphäre wahrzunehmen nur sehr beschränkt.

 

  • OrtRaum vorbereiten: Egal ob ein Präsenz- oder ein Online-Meetingraum – Jedes Treffen will vorbereitet sein. Der Raum muss den Teilnehmern bekannt und zugänglich sein. Bei Webkonferenzen wird dieser Raum teilweise erst noch erstellt und durch E-Mail die Zugangsdaten bekannt gegeben. Das ist abhängig vom genutzten Konferenztool.

 

  • Online-Moderation: Viele Moderatoren haben in Präsenzveranstaltungen eine unglaubliche Wirkung. Sie strahlen einfach Persönlichkeit aus, sie wirken charismatisch und ihnen fällt das Moderieren leicht. In Online-Veranstaltungen ist diese Wirkung schwieriger zu erzielen. Der Fokus liegt eher auf die Gestaltung der Interaktion, auf das Kommunikationsvermögen im virtuellen Raum. Darüber lässt sich auch Strahlkraft erzeugen. Das funktioniert jedoch anders als in Präsenz.

 

  • Präsentation online halten: Diebeliebten Powerpoint-Schlachten sind einfach nur langweilig und ermüdend. Gerade bei Online-Meetings. Wir beanspruchen online unsere Sinnesorgane ganz anders, und teilweise werden sie sogar eingeschränkt. Wenn dazu noch eintönige Präsentationen gehalten werden, verliert der Teilnehmer das Interesse und schweift ab.

 

  • Technische Voraussetzungen: Manchmal hat die Technik einfach ihre Tücken. Allein aus Datenschutzgründen kann nicht in jeder Firma spontan mit irgendeinem Online-Tool eine Online-Konferenz gehalten werden. Dazu müssen eine Menge Voraussetzungen geschaffen werden. Auch wenn ich unterwegs auf Reisen bin und ein Online-Meeting habe, ist die Frage zu klären, ob meine Netzverbindung ausreichend ist und ob ich das passende Gerät mit Headset dabei habe.

 

In der Praxis gibt es eine Menge Stolpersteine. Doch Online-Meetings geben Menschen unglaublich viel Flexibilität in der Zusammenarbeit.

 

Online-Meeting: Die wichtigsten Standards

Und Online-Meetings machen richtig Spaß, wenn Moderatoren und Teilnehmer einfach ein paar Kniffe & Tricks können, damit die Treffen spannender und interaktiver werden.

Für ein erfolgreiches Online-Meeting, achte daher auf folgende Standards:

  • Stell sicher, dass alle Beteiligten zur rechtzeitig zur vereinbarten Zeit einen Zugang zum Online-Meetingraum haben.
  • Dein Publikum sollte wissen, wie sie in den Online-Meetingraum kommen können und wie sie vorab einen Technikcheck durchführen können, damit die Ton- und Webcam-Verbindung gut eingestellt ist.
  • Nichts interessiert Menschen so sehr, wie das, was andere Menschen machen. Nimm dir Zeit für ein Warm-up, noch bevor das Online-Meeting startet. Wenn die Teilnehmer das erste Mal online zusammen kommen, initiiere eine persönliche Kommunikationsrunde. Wo, in welcher Stadt sitzen sie gerade, gibt es schon Urlaubspläne. Lassen sie es menscheln.
  • „Menschenln“ funktioniert sehr gut, wenn das Online-Meeting interaktiv gestaltet wird. Du kannst dir in der Vorbereitungsphase schon überlegen, welche Funktionen du während der Besprechung einsetzen willst und kommst so sehr schnell in einen kommunikativen und konstruktiven Arbeitsmodus; Präsentationen teilen, Chatten, Brainstormen auf Whiteboard, quantitative Umfragen.
  • Kläre bei jedem Online-Meeting direkt zu Beginn die Erwartungen und das Ziel der Besprechung und die Agenda.

 

Fazit

Webkonferenzen sind in unserer Geschäftswelt bereits Normalität. Leider auch der Unmut, dass so viele Online-Meetings schlecht laufen. Es ist an der Zeit, die eigenen digitalen Moderationskompetenzen nochmals zu verbessern, um die Menschen einfacher online in die Themenwelten mitzunehmen.


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