Online-Kommunikation ist in vielen Unternehmen das TOP – Thema in der modernen Arbeitswelt. Sie findet auf vielen Kanälen und in unterschiedlichster Form statt. Von E-Mails, Online-Meetings, hybriden Präsenzkonferenzen über digitale Kollaborations-Tools. Es wird so viel kommuniziert wie nie zuvor.  Doch immer häufiger ist zu hören, dass die Online-Kommunikation nicht gut klappt. Woran liegt das?

Es gibt viele Wege zu kommunizieren. Jedoch wird in vielen Unternehmen zu wenig über die Art, wie wir online kommunizieren wollen, nachgedacht.  Was auch immer gute Online-Kommunikation ist: Wir kommunizieren so viel wie nie zuvor über digitale Kommunikationskanäle. Dabei stehen uns viele – digitale und analoge – Kanäle zur Verfügung. Und diese werden auch genutzt. Die Menge und Vielfalt der Kommunikationswege wachsen und gleichzeitig wird die Kommunikation im digitalen Raum irgendwie oberflächlicher. So wirkt sie jedefalls oftmals auf mich.

Online-Kommunikation: Was braucht es nun?

Es braucht ein gemeinsames Grundverständnis, wie wir als Team miteinander kommunizieren wollen. Das schafft Klarheit und einen Rahmen für die gewünschte Kommunikation.

Denn die Einführung eines digitalen Tools hilft nicht dabei, besser zu kommunizieren und mehr Wirksamkeit und Effizienz in die Teamkommunikation zu bringen. Stattdessen erlebe ich immer häufiger, dass viele Beschäftigten von der Kommunikationsdichte und Informationsflut überrollt werden. Das führt zur echten Belastung am Arbeitsplatz.

Welche Kommunikationsweisen bestehen?

Wenn wir die Belastung oder Überforderung durch die Kommunikationsdichte in eine gute Balance bringen wollen, ist es wichtig, ein paar Fragen auf den Grund zu gehen:

Wie wollen wir in einem Team oder im Unternehmen kommunizieren? In welcher Form und welche Möglichkeiten stehen uns dafür zur Verfügung?

Die Kommunikationsweisen lassen sich zum einen in synchrone und asynchrone Austauchform unterteilen. Zum anderen unterscheidet man hierbei zwischen einer schnellen und langsamen Verarbeitungsgeschwindigkeit des Gehirns bezogen auf die jeweiligen Kommunikationswege.

Wenn wir nun auf den Verlauf vieler Online-Meetings schauen, wird deutlich, wie nicht abgeglichenes Kommunikationsverhalten zu Spannungen oder gar zu mehr Aufwand führt. Wie häufig kommst du unvorbereitet in ein Online-Meeting, ohne vorher die vorher zur Verfügung gestellten Unterlagen gesichtet zu haben? Jeder erwartet im Anschluss an ein Meeting ein Protokoll. Doch liest du es dann auch?

Wann hast du das letzte Mal von dir aus ein Thema vorab zur Diskussion bereitgestellt oder passiert das vielleicht nur noch spontan während des Meetings? So aus der Schmoll-Ecke? Immer häufiger werden die Themen nur noch schnell und komprimiert abgehandelt. Der Dialog nimmt dabei ab. Und gleichzeitig wissen wir, dass immer weniger an Informationen aufgenommen wird. Es wird viel geredet und doch wenig verstanden.

Wie können wir das ändern?

Was soll eigentlich das digitale Kommunikationstool ermöglichen? Wobei soll es uns helfen?

Alleine diese Frage zu klären ist sehr spannend. Denn viele Tools erweitern unsere Kommunikationsmöglichkeiten. Doch dafür müssen auch wir unsere Arbeitsweise und unser Verhalten anpassen. Damit ein digitales Tools also wirken kann, sollten auch wir uns im Klaren darüber sein, ob und wie wir da mitmachen wollen und können.

In der Juni-Ausgabe des ManagerSeminars lautete eine Überschrift zum Thema Kommunikation: “Manchmal ist es besser, nichts zu sagen“. Der Artikel nahm die Beweggründe des „Strategic Silence“, also der strategischen Stille unter die Lupe. In Untersuchungen kam heraus, dass Beschäftigte ihren Manger*/-innen eher Informationen vorenthalten und diese dann zu einem späteren Zeitpunkt zur Verfügung stellten.

Kommt dir das auch bekannt vor? Nicht selten beobachte ich mich dabei, dass ich in Online-Konferenzen denke: „Ach lass´mal. Irgendwie ist das heute nicht der richtige Rahmen oder das richtige Setting, um mein Thema in die Diskussion zu bringen“. Ich frage mich wirklich, ob die Zurückhaltung in Meetings sogar zunimmt, weil in Konferenzen mehr Informationsaustausch im Vordergrund steht oder aktuelle Sachstände präsentiert werden und dadurch ein echter Dialog einfach schleichend in den Hintergrund gedrängt wird. Es wird sehr viel monologisiert.

Online-Kommunikation: Über welche Kanäle soll kommuniziert werden?

Jeder Jeck ist anders. So lautet ein Kölsches Sprichwort. Und genauso verhält es sich bei den bevorzugten Kommunikationskanälen. Die einen lieben den synchronen Austausch via Live-Online-Meetings oder Vor-Ort-Konferenzen, andere arbeiten gerne asynchron über kollaborative Plattformen wie Slack oder Microsoft365. Egal, welcher Kanal für welchen präferierten Zweck genutzt werden soll:

Im Grunde braucht es zwei Dinge:

1. Ein Commitment, eine Abstimmung darüber, wie das Kommunikationstool eingesetzt werden soll, sowie
2. Ein Format, um das aktuelle Vorgehen regelmäßig zu reflektieren und ggf. Anpassungsbedarf einzubringen.

Lies dazu auch gerne den Artikel zum Thema „Guideline“.

Je emotionaler ein Thema, je synchroner der Kanal

Gerade in angespannten Situationen erwische ich mich dabei, schnell eine Mail zu beantworten. Oder wenn ich von jemanden genervt bin: Dann möchte am liebsten sofort die passende Antwort liefern. Das ist in der Regel keine so gute Idee, denn ich bin zu emotional und manchmal gieße ich dann versehentlich noch zusätzlich Salz in eine offene Wunde.

Die Ursachen der auftretenden Missverständnisse können sehr unterschiedlich sein. In Bezug auf die E-Mail vertritt der Journalist Daniel Rettig einen sehr interessanten Ansatz: „Faustregel: doppelt so warmherzig, halb so kaltblütig, denn was der Sender schon als übertriebene Sanftmut empfindet, kommt beim Empfänger noch neutral an“. (Wiwo 2016)

Streit via E-Mail-Pingpong oder im Chat-Kanal ist kaum lösbar. Auch Emojis helfen nur bedingt, die eigene Botschaft gut beim Gegenüber rüberkommen zu lassen. Egal, in welchem digitalen Kanal wir gerade aktiv sind.

Besser: Suche in Spannungssituationen das direkte Gespräch, zum Beispiel in einem Telefonat. Stimmlage, Sprechgeschwindigkeit und Lautstärke können deiner Botschaft einfach mehr Rahmen und Kontext ermöglichen.

Gerade bei schwierigen und emotionalen Themen ist der synchrone Kanal die erste Wahl. Zum Beispiel der klassische Spaziergang – oder wie es in der Business-Welt heißt: Walk the Talk.

Fazit

Viel hilft nicht immer viel. Das gilt für Kommunikation und Information gleichermaßen. Entscheidend ist, über welche Kanäle die wesentlichen Informationen weitergetragen werden. Welche Kanäle für die persönliche Online-Kommunikation präferiert werden. Und im besten Fall schafft ein Team mit Hilfe einer Guideline einen gemeinsamen Kommunikationsrahmen, der für alle gilt.

Spannungen – wenn Menschen zusammenkommen, dann wird es spannend. Von Begeisterung, Fröhlichkeit, Kreativität bis hin zum Missverständnis, Frust und echten Konflikten. Das kommunikative Spielfeld ist groß. Und gerade auf dem Tummelplatz der virtuellen Teamarbeit, also da, wo Menschen in Zoom-Meetings, ins Slack-Chats oder via WhatsApp miteinander interagieren, ist es oft umso wichtiger, Fragen, Bedenken und Wünsche möglichst früh und auf Augenhöhe zum Ausdruck zu bringen.

Was sind Spannungen?

Spannungen sind Signale. Sie signalisieren, dass etwas nicht stimmt und etwas angesprochen oder geklärt werden muss. Eine Spannung kann ein persönliches Gefühl sein, welches jeder nur selbst wahrnehmen kann. Oder ein Thema, welches zur Diskussion gestellt werden soll oder mit dem sich ein Teammitglied unwohl fühlt und darüber sprechen möchte. Auch ein Wunsch nach Veränderungen im Team oder in einem Projekt kann ein Spannungsthema sein. Eine offizielle Definition gibt es nicht.

Der Begriff hat seine Wurzel im englischen „tension“ und ist in der Holacracy zu Hause. Holacracy ist ein Konzept für agiles Organisieren, in dem die Spannungen von Mitarbeitenden und Teams ausdrücklich ihren Platz und Wert für die Weiterentwicklung haben.  Das Wort „Spannungen“ ist wie ein Code-Wort, dass wir etwas besprechbar machen wollen. Spannungen sind Ausdruck von unausgeschöpftem Potential, das für ein Team wirklich bedeutsam sein kann und einen festen Platz in Meetings gebührt. Es ist ein wirkungsvolles Signalwort, das hilft, ein Thema auf die Bühne zu heben.

Was Menschen brauchen.

Zu ein und demselben Thema schauen Menschen durch unterschiedliche Schlüssellöcher und nehmen so verschiedene Perspektiven ein. Es entstehen ungleiche Bilder. Bedürfnisse und Wünsche unterscheiden sich voneinander. Und gleichzeitig haben wir unterschiedliche Präferenzen und Erwartungen. Vielleicht wünschen wir uns mehr oder weniger Feedback? Oder wir sind mit einer Projektentwicklung nicht einverstanden und brauchen bei der Umsetzung eines Auftrags Unterstützung. 

Unterschiedlichkeit ist ok. Auch die Vielfalt schafft neue Blickwinkel und dennoch ist sie manchmal auch der Nährboden für Spannungen, also für neue Energie, Lernen und gemeinsame Entfaltungsmöglichkeiten.

Spannungen bei der Arbeit – Arbeit mit Spannung.

Das Wort „Spannungen“ wird in vielen, vor allem eher modernen Organisationen ganz praktisch und selbstverständlich eingesetzt, um Veränderungspotential zu beschreiben.

Als ich das erste Mal mit dem Vorhaben, über Spannungen zu sprechen, in einem virtuellen Teammeeting konfrontiert wurde, war ich ganz sicher nicht begeistert.  Mir ist noch sehr bewusst, dass mir anfänglich der Zugang zu diesem Wort fehlte. Und ehrlich: Ich hatte eher das Gefühl, dass etwas Unkontrollierbares in der Luft lag und berufliche Frustrationen oder persönliche Themen auf den Tisch kommen könnten. Naja, irgendwie war es auch so. Das darauf Einlassen ist wirklich wertvoll und eine Erfahrung wert. Gerade für die Person, die ein Thema einbringt sowie für die Teammitglieder, die z.B. durch Feedback oder einen neuen Gedankengang partizipieren.

Interessanterweise werden Spannungen in unserem Kulturkreis eher vermieden. Im Grunde begegnen sie uns jedoch jeden Tag in der Zusammenarbeit mit unseren Kolleg*innen und Kunden. Das Gute daran ist: Ein offener Umgang ist wie ein befreiender Türöffner und du kannst aktiv nach Lösungswegen fragen, bekommst Unterstützung und kannst so leichter die nächsten Schritte gehen. Spannungen wirken wie Treibstoff und helfen Menschen und Organisationen.

Warum fiel es mir am Anfang dann trotzdem so schwer, das Themenfeld zuzulassen und mit dem Konzept “Spannungen” zu arbeiten?

Zum einen habe ich den Begriff gleich negativ assoziiert. Als ich hörte, dass wir uns über unsere Spannungen im Vorfeld Gedanken machen sollten, war mir sofort klar: Es geht darum, Unzufriedenheiten ins Rampenlicht zu holen. Mir kam gar nicht in den Sinn, dass mit Spannungen auch ganz einfache Fragen, das Teilen von Informationen, das Aussprechen von Wünschen und Bedürfnissen gemeint sein kann. Es fühlte sich alles für mich schwer an und ich wollte mich nur ungern damit auseinandersetzen.

Und ich habe gemerkt, wie viel Überwindung mich die bewusste Auseinandersetzung und das darüber Sprechen gekostet hat.  Denn:

• Spannungen entstehen immer nur bei einer Person, also nur bei mir, nicht bei anderen.
• Es braucht ein gutes Setting, gerade in virtuellen Räumen, um von Spannungsthemen zu profitieren.
• Die Anzahl der Spannungen, die eine Person verspürt, ist nicht vorgegeben. Es darf auch mehr sein.
• Jede Spannung hat ihre eigene Frequenz.

Die Wirkung einer einfachen Frage: Was brauchst du?

Was brauchst du? Mit dieser Frage wenden wir uns an die Person, die eine Spannung ins Team einbringt. Diese Frage fasziniert mich. Sie ist so einfach und gleichzeitig verdichtet sie alles Gesagte auf eine Kernfrage. Wie bereits oben schon beschrieben, können die Antworten darauf für die Arbeit unglaublich wertvoll sein. Nicht nur für die eine Person, sondern  für das gesamte Team.

Alle 14 Tage blicke ich zurück auf das, was ich beruflich erreichen wollte und auch auf das, was ich noch erreichen will. Dazu nutze ich eine ganz einfache Matrix. Sie rückt meine To-Do’s und Perspektive in den Vordergrund – aber auch die Teamsicht. Und hier konnte ich zum ersten Mal auch den Begriff Spannungen praktisch einsetzen. Das hat mir geholfen, mir meiner Themen bewusster zu werden und sie leichter in Teammeetings einzubringen.

3 Tipps, wie du mit Spannungen leichter in Online-Konferenzen umgehen kannst.

1)         Wie kann eine Person ihre Spannung gut zum Ausdruck bringen? Ein gemeinsames Vorgehen hilft, deinem Thema einen guten Rahmen zu geben und dir ein offenes Ohr in Meetings zu verschaffen. Gibt es dafür ein gemeinsames Vorgehen? Wenn nicht, lohnt es sich auf jeden Fall beispielhafte Formulierungen zu geben. Zum Beginn braucht es Übung und für manche Menschen auch Überwindung, die treffenden Worte zu finden. Aber es lohnt sich. Einfache Formulierungen könnten z.B. sein:

• „Ich habe da ein Thema“,
• „Mir ist etwas unklar“,
• „Ich benötige Unterstützung oder Feedback“.

2)         Ein Tool, das sich auch in Online-Meetings gut eignet, ist der virtuelle Spannungsspeicher. Damit kann jeder zunächst für sich die Spannungen wahrnehmen und in den Speicher einsortieren. Biete an, mit einem Spannungsspeicher auch in Online-Meetings zu arbeiten. In Vorbereitung auf ein Online-Meeting können die Themen, die besprochen werden sollen,  auch via Trello, Arsana & Co. vorab dem Teilnehmerkreis zur Verfügung gestellt werden. So besteht die Transparenz über die Themen, die im Meeting zur Sprache kommen sollen.

3)         Achte darauf, dass du in der Formulierung deiner Spannung andere nicht verletzt. Egal ob in einem Live-Meeting oder im schriftlichen Austausch: Die persönlichen Spannungen zu formulieren, braucht Übung. Gerade, wenn viele Emotionen im Spiel sind, werden die Formulierungen manchmal zunehmend persönlich. Vor allem jedoch, sollten sie wertschätzend sein und zum Ausdruck bringen, was du selbst brauchst, damit sich das Thema für dich entspannt.

Spannungsbasiertes Arbeiten bietet wirklich die Möglichkeit, mit deinem Team besser zusammenzuarbeiten und gibt mehr Raum, die eigenen Potentiale zu entfalten – wenn wir es gemeinsam zulassen und unterstützen. Probiere es einfach mal aus!

Herzliche Grüße, Stefanie Meise

Bei Webinaren, Online-Meetings oder auch bei Home-Schooling geht es darum, Menschen zum Mitmachen und Mitdenken zu motivieren. Die aktuellen Diskussionen rund um digitale Zusammenarbeit zeigen jedoch: So einfach ist es nicht!

Warum tun sich erfahrene und erfolgreiche Konferenzleiter, Lehrer, Führungskräfte oder auch Projektleiter so schwer, ihre Themen genauso begeisternd und mitreißend in Online-Formaten zu transportieren?

Ist es Unerfahrenheit, Unsicherheit oder auch Bequemlichkeit? 

Klar ist, dass Online-Meetings anders funktionieren als Präsenzveranstaltungen. Wir Menschen interagieren in einem gemeinsamen Raum vor Ort viel intuitiver und direkter miteinander. Und in diesem bekannten Rahmen fühlen sich viele Menschen vertraut und routiniert. Zwar ist in einem virtuellen Raum ein gekonntes Miteinander ebenfalls möglich, doch die Teilnehmenden benötigen ergänzende und auch neue Skills. 

Interessanterweise nutzen viele Meetingleiter in Präsenzveranstaltungen gezielte Präsentationsmethoden und bedienen sich auch aus anderen Disziplinen, um ihr Publikum bestmöglich zu unterhalten oder durch ein Thema zu führen. Warum werden diese Kniffe und Tools so wenig in Online-Szenarien überführt und weitergedacht? 

Oder positiv formuliert: Wie kann ich als Moderator, Online-Trainer, Lehrer eine Veranstaltung durchführen, die Menschen begeistert und in der Menschen etwas mitnehmen?

Gute, gelungene Veranstaltungen sind kein Zufall. Dahinter steckt viel Struktur, Methodik und eine gute Portion Psychologie.

Ein paar dieser Erfolgsfaktoren möchte ich dir nun vorstellen.

5 Erfolgsfaktoren für Online-Kurse

• Die Moderation

Die formale Fachlichkeit, das Wissen und Können einer Veranstaltungsleitung ist in unseren Breitengraden immer noch sehr relevant. Und das gilt auch für Online-Veranstaltungen, Online-Meetings, Webinare, Home-Schooling und Videokonferenzen. Wenn du dein Thema wirklich kennst, es sogar beherrschst und mit Erfahrungen abrunden kannst, ist das ein großer Pluspunkt. Du kannst aus der Praxis berichten, Geschichten erzählen, Probleme analysieren oder auch Lösungsbilder kreieren. Darüber hinaus kommt es u.a. auch auf Empathie und Kommunikationsstärke an. Menschen mitnehmen und auch im virtuellen Raum das Gespür füreinander zu zeigen, ist wichtig.

• Die Veranstaltungsstruktur (Didaktik & Methodik)

Eine geplante Online-Veranstaltung folgt einem “durchdachten Drehbuch”. Der Moderator, Online-Trainer oder die Führungskraft überlegt sich im Vorfeld, welche Themen, wann angesprochen werden sollen, wieviel Zeit für die Veranstaltung angesetzt ist, wie viele Teilnehmer dabei sein werden, wie die Zielsetzung definiert ist, wie interaktiv die Veranstaltung sein soll, ob eine Meinung eingeholt werden sollte, wie sehr ein Austausch der Teilnehmenden untereinander förderlich ist usw. Es sind also im Vorfeld eine Menge Fragen zu klären.

Diese Vorplanung ist sehr hilfreich und in Teilen auch eine Grundvoraussetzung, um die passende Methodenwahl für die verschiedenen Phasen einer Online-Veranstaltung zu definieren und zu klären. Ergänzend ist zu überlegen, welche technischen Tools unterstützende das Konferenztool wie Zoom-Meetings oder MS Teams bereits integriert hat.

Wenn diese Vorüberlegungen getroffen wurden, kann es mit der Detailplanung losgehen. Für den Einstieg können folgende Überlegungen relevant sein:

Möchte ich eine provokative Frage, eine irritierende Zahl oder ein Wort oder ein Zitat zu Beginn einwerfen? Oder eine Frage direkt ans Publikum stellen: Wie sehen Sie das? Geht es Ihnen auch so…?  Was will ich mit dieser direkten Ansprache erreichen? Will ich Gemeinsamkeiten aufspüren, neugierig machen und Erwartungen wecken?

Die verschiedenen Veranstaltungstypen folgen bekannten Phasen. Für ein Webinar bin ich auf meinem Blogpost bereits darauf eingegangen. Für ein Schulungswebinar könnte die nachfolgende Grobstruktur dienen, die inhaltlich, methodisch sowie zeitlich noch konkretisiert werden sollte.

Beispiel: typische Struktur eines Weiterbildungswebinars

• Einleitung
• Inhaltsangabe (typgerecht) – Was? Wie? Wozu?
• Lernziel, Nutzen?
• Inhalt A: Einstieg, Inhalt, Vertiefung, Beispiel/Interaktion/Geschichte- Fragerunden
• Inhalt B: Einstieg, Inhalt, Vertiefung, Beispiel/Interaktion/Geschichte- Fragerunden
• Zusammenfassung
• Ausblick
• Fragerunde

• Die Kommunikation im virtuellen Raum 

Kennst du das? Manchmal erlebt man eine Veranstaltung, die einem nachträglich noch ein Lächeln ins Gesicht zaubert, die voller Inspiration war und einen selber so richtig mitgerissen hat. 

Das persönliche Erleben hat sehr viel mit dem Kommunikationsvermögen des Präsentierenden zu tun. Wie stark lässt sich das Publikum mitreißen? Wird der richtige Ton getroffen? Kommt der Humor an? Oder werden auch mal versteckte Fragen offen auf den Tisch ausgebreitet und Tacheles gesprochen? 

Vieles davon hängt von der Kompetenz des Vortragenden und den gegebenen Rahmenbedingungen ab. Daher ist es ganz grundsätzlich auch online, im virtuellen Raum wichtig, auf die Menschen zuzugehen und Interaktion zu initiieren und einzufordern!

In Online-Räumen kann auf bewährte Techniken und Methoden der Interaktion zurückgegriffen werden. Beispiele:

• Bitte um Handzeichen bei Fragen: „Wer hat bereits einmal Erfahrung mit XY gemacht?“ 
• Skalierungsfrage: Auf einer Skala von 0 bis 10 (0=gar nicht – 10=viel): Wieviel Vorerfahrung hast du im Gebiet A? Oder: Wie wichtig ist dir der Austausch mit Kollegen aus anderen Fachabteilungen?
• Im Online-Meeting können technisch vorbereitete Umfragen eingesetzt werden oder auch als Antwort (für “ja” eine 1 und für “nein” eine 2) im Chat abgefragt werden.

Praxistipp: Spreche immer wieder das Publikum direkt an. Persönliche Ansprache schafft Nähe. Binde das Publikum aktiv in Themenfelder ein. Gerade im virtuellen Raum lässt die Konzentrationsfähigkeit schneller nach und wir lassen uns dann von Nebensächlichkeiten ablenken.

• Die Dramaturgie (Bilder, Farben, Wörter)

Einen wesentlichen Beitrag leisten passende Bilder in Powerpoint-Slides, die Farbauswahl der Folien und die Sprache, die Art und Weise, wie die Moderation, Unterhaltung oder auch die Wissensvermittlung transportiert werden. Ist die Sprache einfach gehalten? Oder ist sie eher formell oder bildhaft?

Mit den Elementen “Bilder- Farben-Sprache” kann wunderbar eine Dramaturgie, ein Spannungsbogen in einem Online-Meeting erzeugt werden. 

Ein dramaturgischer Aufbau einer Online-Veranstaltung sollte das Grundprinzip von Spannung und Entspannung unbedingt beherzigen. Und genau das ist es, was eine gute Story, eine gute Präsentation, einen Vortrag, ein Webinar oder ein Online-Seminar ausmacht. Also einen gekonnten Einsatz von Spannung aufbauen, Neugierde erzeugen, Menschen mit auf eine Reise nehmen und auch die Lösung anbieten. Darum geht es.

Um so einen Spannungsbogen in Online-Meetings aufzubauen braucht es sogenannte Spannungs- und Entspannungsfaktoren:

Spannungsfaktoren sind: Bilder, Farben, Stories, Fragen, Moderation, Pausen, Beispiele. 

Entspannungsfaktoren sind: Bilder & Farben, Humor, Lösungen, Antworten, Beispiele. 

In meinem Blogartikel, wie Wissen besser im Gedächtnis kleben bleibt, bin ich auf verschiedene bereits genannte Faktoren noch detaillierter eingegangen.

• Präsentations-Tipps

Die oben angesprochenen Zutaten können noch weiter konkretisiert werden. Ergänzende Infos findest du auch in dem Blogbeitrag: Tipps für Online-Meeting“

Weniger ist mehr

Transportiere das wesentliche Ergebnis oder auch die Kernfrage kurz und knapp.  Dieses Präsentationselement gilt für die Gestaltung deiner Powerpoint-Folie, aber auch für deinen Erklärungstext. Es ist gar nicht so einfach, komplexe Zusammenhänge mit einfachen Worten zu erklären. Doch dann verstehen es andere am besten.

Setze Akzente durch Bilder

Wir Menschen denken überwiegend in Bildern. Daher hilft eine bildhafte Sprache dabei, z.B. einen Online-Vortrag besser zu verstehen. Gleichzeitig ist es für Teilnehmende einfacher, das gesprochene Wort zu begreifen, wenn ein dazu passendes Bild projiziert wird. Dadurch wird die Botschaft geankert.

Baue Interaktionen ein

Menschen behalten Informationen einfacher, wenn sie nicht durch eine Einbahnstraße zu ihnen kommt, sondern wenn sie am Dialog teilnehmen können. Deshalb sind Interaktionen auch in Webinaren, Online-Konferenzen und Online-Seminaren so sehr wichtig.

Grundsätzlich gilt es auch in Online-Veranstaltungen eine Wirkung zu erzeugen. Das kannst du forcieren, indem du dich fokussierst auf:

• eine positive Haltung
• Lockerheit & Humor
• Sprache & Sprechart
• Fokus Kompetenz
• Fokus Sympathie

Weitere Tipps findest du auch im Blogartikel “5 Tipps, wie du mit deiner Online-Präsentation begeisterst. ”

Fazit

Natürlich warten wir alle darauf, dass Begegnungen wieder in gewohnter Form vor Ort stattfinden können. Doch digitale Veranstaltungsformate werden uns auch in Zukunft begleiten. Je besser wir diese digitalen Formate verstehen, uns auf sie einstellen, um so mehr nutzen wir die Chance, online eine menschliche Verbindung zu erzeugen und Menschen in neue, spannende Themenfelder mitzunehmen. Online-Kommunikation ist keine Einbahnstraßenkommunikation, sondern ein interaktiver Austausch zwischen Menschen auf Augenhöhe. Es lohnt sich!

Hinweis: Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.

Ist dir schonmal aufgefallen, dass einige Teilnehmer große Nasenlöcher haben, wenn ihr Videobild live in einem Zoom-Meeting übertragen wird? Oder die Zimmer deiner Kollegen im Home-Office durcheinander aussehen, der Kleidungsstil sich verändert, sogar nachlässt und von manchem Kollegen kaum mehr etwas zu hören ist? Wer an Zoom-Meetings teilnimmt, hat so etwas ähnliches sicher bereits erlebt.

Viele Präsenzkonferenzen werden zur Zeit online abgehalten.

Kollegen finden sich zum erste Mal in Zoom-Meetings oder eine Online-Konferenzen wieder und betreten Neuland. Sie kämpfen sich durch die Technik, bis es endlich heißt: “Hört ihr mich?”.

Um professioneller in Online-Meetings zu wirken, empfiehlt es sich daher, die nachfolgenden Tipps umzusetzen.

5 Tipps, damit du in Zoom-Meetings besser rüberkommst

Sei mit den anderen Teilnehmern auf Augenhöhe

Im normalen Business-Umfeld wünschen sich die meisten Mitarbeiter eine Zusammenarbeit, ein Miteinander auf Augenhöhe. Diese Form der Kommunikation drückt sich einerseits in Worten aus und auf der anderen Seite in der Art und Weise, wie wir wahrnehmen und begegnen. Ob wir herablassende und distanzfördernde Gesten machen oder durch Blickkontakt und offener Haltung mit dem Gegenüber eher auf Augenhöhe kommunizieren.

In Zoom-Meeting solltest du auch auf Augenhöhe kommunizieren. Doch immer wieder erblicke ich zu große Nasen, Augen, die nach unten schielen. Das passiert meistens, wenn das Übertragungsgerät zum Beispiel ein Handy ist und auf dem Tisch abgelegt wird. Die Übertragung erfolgt dann von unten nach oben und lässt den Menschen sehr unkomfortabel aussehen. Oder die Kamera des Laptops überträgt in einem unpassenden Winkel.

Das wirkt anfänglich alles irgendwie komisch. Doch tatsächlich ist die Übertragung unprofessionell. Denn es lässt dich unvorteilhaft aussehen.

Tipp: Stelle dein Smartphone, dein Laptop oder deine Webcam so hin, dass der Übertragungswinkel so ist, als ob du einem anderen auf Augenhöhe gegenüber sitzest. Diese Einstellung wirkt direkt freundlich und professionell.

Wieviel Privates möchtest du bieten?

Viele Zoom-Meetings werden durch die Corona-Pandemie aus dem Home-Office heraus abgehalten. Und ein Online-Meeting ist umso persönlicher, je mehr Teilnehmer ihre Kamera einschalten.

Hast du auch schon manchmal gedacht: “Oh, diese Einrichtung hätte ich ihr/ihm gar nicht zugetraut!” oder “Wie sieht das denn da aus?”.

Wenn die Kamera eingeschaltet ist, lassen wir andere Menschen einen Blick in unser privates Umfeld werfen. Das kann für Heiterkeit sorgen, wenn es gewollt ist.

Es kann jedoch auch negativ wirken, sofern der Hintergrund nicht das transportiert, was für dich vorteilhaft sein sollte bzw. wenn dieser stark ablenkt. Strandbilder vom Urlaub sollten daher eher tabu sein.

Tipp: Sorge immer für einen angemessenen Hintergrund, der deiner Position / Funktion im Job angemessen ist! Mit einem weißen Hintergrund bzw. einem einfarbigen Hintergrund machst du vieles richtig.

Ein guter Ton

Es gibt das Sprichwort “Der Ton macht die Musik”. Und gerade bei Online-Meetings, Webinaren oder auch Videokonferenzen bewahrheitet sich das immer wieder! Wie oft hören wir derzeit: “Ich kann dich nicht hören!”, “Schalte mal deinen Ton an”, “Du rauscht!”, “Der Ton schwankt”….

Das sind immer wieder Situationen, in denen die Nerven strapaziert werden.

Tipps: Was kannst du hier tun?

• Teste im Vorfeld deine Tonqualität. Nicht jeder Laptop verfügt über ein qualitativ hochwertiges Mikrofon. Auch sind die Headsets, die täglich für das Telefonieren oder Musikhören verwendet werden, nicht unbedingt für eine stabile Kommunikation in Online-Konferenzen geeignet. Eine Investition in ein geeignetes USB-Headset lohnt sich!
• Für Online-Konferenzen oder Zoom-Meetings brauchst du eine stabile Leitung! Das ist die wichtigste Voraussetzung, damit die Übertragung funktionieren kann und der Ton perfekt übertragen wird. Teste möglichst im Vorfeld, wie stabil deine Internetverbindung ist und suche rechtzeitig nach einer örtlichen Alternative, sollte deine Leitung zu Hause nicht ausreichen.
• Wenn deine Internetleitung während eines Meetings nicht ganz so stabil ist, schalte dein Live-Bild aus. Beim Streaming benötigen Live-Bilder sehr viel Datenvolumen. Wird das Datenvolumen reduziert, also das Live-Bild ausgeschaltet, verbessert sich häufig die Tonqualität.
• Vermeide eine Live-Übertragung via WLAN. Die Übertragung ist stabiler, wenn dein Device mit dem LAN-Kabel verbunden ist. Solltest du über ein mobiles Endgerät an einer Online-Konferenz teilnehmen, stell bitte sicher, dass du über ausreichend Datenvolumen verfügst.
• Und vermeide auch sonstige Störgeräusche. Schalte dein Handy auf lautlos während des Zoom-Meetings und schließe bei Bedarf das Fenster, sollten die Straßengeräusche oder das Vogelgezwitscher zu intensiv sein.

Kleider machen Leute

Im Büro oder auf Konferenzen sind unsere Kollegen und Vorgesetzten häufig dem Anlass entsprechend gekleidet. Männer mit Krawatte und Sakko, Frauen toll gestylt mit Handtasche. Manchmal wird berichtet, dass das Arbeiten aus dem Home-Office heraus die Mitarbeiter “verlottern” lassen. Sie tragen häufiger T-Shirts und Jogginghosen. Bei Online-Meetings ziehen sie dann ein frisch gebügeltes Hemd über ihren Jogger und alles wirkt perfekt. Das sieht ja keiner. Bei Frauen ist das sehr ähnlich. Überraschend häufig ziehen sich Führungskräfte und Mitarbeiter eher legerer an. Accessoires wie Handtasche, Krawatte, Einstecktuch verschwinden.

Wie ist dein Kleidungsstil, wenn du von zu Hause aus an einem Zoom-Meeting, an einer Online-Konferenz teilnimmst? Wie bist du gekleidet, wenn du weißt, dass mit Live-Bild die Konferenz abgehalten wird?

Tipp: Mach dir bewusst, wie du wirken willst und transportiere auch diesen Business-Style aus dem Home-Office. Damit bringst du indirekt deine Kompetenz zum Ausdruck.

Sei präsent

Mit der Online-Kommunikation, egal ob in einem Zoom-Meeting, in einer Video-Konferenz oder einer Telko, kann sich nicht jeder anfreunden. Die Gründe können sehr unterschiedlich sein. Manch einer verfällt sofort in ein Konsumentenmodus und lässt sich berieseln, andere sind durch die moderne Technologie eher verunsichert und trauen sich kaum, an Gesprächen teilzunehmen. Auch in diesen Kommunikationsformen sind es häufig die eher “lauten” Menschen, die sich zu Wort melden und eine Meinung, eine Idee formulieren. Damit hinterlassen sie einen Eindruck und sind präsent. Die leisen Menschen wirken bei Online-Konferenzen noch leiser.

Tipp: Melde dich bei Konferenzen immer zu Wort, stelle bewusst eine Frage oder gib einen Impuls. So stellst du sicher, dass du präsent bei den Verantwortlichen bleibst und deine Stimme Gehör findet, wo du es willst.

Fazit

Auch in Online-Konferenzen kannst du Professionalität transportieren, die bei Kunden, Mitarbeitern und Führungskräften ankommt. Unterschätze das niemals! Wenn alle unsicher sind und nach Orientierung suchen, geben die Menschen Orientierung, die professionell in Zoom-Meetings wirken, eine souveräne Ausstrahlung haben. Und vieles davon kannst du bereits im Vorfeld ganz einfach sicherstellen und online einen positiven Eindruck hinterlassen!

Sehr häufig gehen Meeting-Veranstalter und Führungskräfte davon aus, dass eine Online-Konferenz ähnlich einfach umzusetzen ist, wie ein Webinar. Doch das scheint nur so.

Die aktuelle Covid-Situation zwingt uns, neue Wege zu gehen. Meetings werden nun viel häufiger online abgehalten. Viele Präsenzkonferenzen und Kundenmeetings werden quasi „über Nacht“ in die Online-Welt überführt. In Windeseile organisieren Unternehmen neue Zugänge auf digitalen Konferenzplattformen und kaufen Tools ein, die zügig in den Business-Alltag Platz finden sollen. Auf einmal sprechen wir von „zoomen“, haben einen “Online-Call“ und organisieren die Zusammenarbeit auf Kollaborationsplattformen wie Slack oder in Microsoft Teams. Alles geht gerade so rasend schnell.

Alle zusammen machen wir derzeit Erfahrungen und bewältigen Herausforderungen im Job und zu Hause, die wir uns Anfang des Jahres nicht hätten vorstellen können. Mitarbeiter werden immer routinierter im Umgang mit digitalen Tools. Doch hat es den Anschein, dass sich die Begeisterung in Grenzen hält.

Und hier zeigt sich ein Phänomen, welches schon vor der Covid-Pandemie in Unternehmen immer wieder zu finden war: Die Anschaffung von Technik oder Software löst nicht automatisch das eigentliche Problem bzw. ermöglicht nicht das gewünschte Ergebnis. Vielmehr geht es darum, dass diese Tools lediglich eine technologische Brücke darstellen, auf der das Überschreiten etwas anders funktioniert als gewohnt. Und diese Gangart muss erlernt werden.

Ein Bildbeitrag der Digitalzeitschrift „t3n“ bringt dieses Herantasten auf den Punkt.

Wie Online-Konferenzen besser werden können

Verbindlichkeit herstellen (Das Salz in der Suppe)

Ja, die Konferenzplanung. Diese ist schon ein alter Schuh und eigentlich weiß jeder, dass Verbindlichkeit und eine gute Planung für eine effiziente Konferenz vorteilhaft sind.

Für eine neue Studie des Elektronikdienstleisters Barco „ClickShare“ wurden 1500 Büroangestellte weltweit darüber befragt, welche Faktoren entscheidend für effiziente virtuelle Zusammenarbeit und digitale Besprechungen sind. Interessant: In dieser Befragung gaben 41% der Teilnehmer an, dass Meetings oft kurzfristig abgesagt werden, 34% gaben an, dass sie regelmäßig auf andere Teilnehmer warten müssen. Kommt das bekannt vor?

In den letzten Monaten wurden viele Konferenzen kurzfristig ohne eine Agenda terminiert und ebenso kurzfristig wieder verschoben. Da fällt es Mitarbeitern durchaus schwer, solche Termine ernst zu nehmen und sich entsprechend auf einen Termin inhaltlich vorzubereiten.

Gerade das spontane Absagen eines Online-Termins ist ärgerlich und suggeriert, dass das Thema unwichtig ist oder dass der Chef doch kein Interesse an einem Austausch mit seinen Mitarbeiter.

hat. Es ist wichtig, auch im virtuellen Raum Verbindlichkeiten herzustellen. In diesem Fall ist es das Einhalten der Konferenztermine, die online abgehalten werden!

Das gilt übrigens auch für die Mitarbeiter. Dem einen oder anderen fällt kurz vor Live-Schaltung ein, dass sich der Konferenztermin mit einem anderen Businesstermin überschneidet. So ein Zufall!

Mal ehrlich: Jeder kennt seinen Terminkalender und in der Regel können z.B. regelmäßig stattfindende Termine auch entsprechend priorisiert werden.

Beachte diese vier Schritte für professionelle Online-Konferenzen!

• Vor dem Meeting: Planung und Kommunikation

Eine positive Haltung aller Konferenzbeteiligten zur Online-Konferenz ist wichtig. Gerade die Konferenzleitung ist aufgerufen, eine konstruktive, positive Stimmung zu erzeugen und einzufordern.  Hier empfiehlt es sich, entsprechend klar und konsequent zu agieren.

Die Agenda: Unter welchem Kernthema wird das Treffen stehen? Worum geht es? Kannst du eine Headline formulieren, die in der Agenda plakativ übernommen werden kann?

Wichtig: Auch bei einem Online-Meeting sollte, wie gewohnt, vorab eine Einladung rechtzeitig zur Verfügung gestellt werden, ideal mit Time-Line und einem Grobziel. Zumindest sollte das Grobziel als Eckpfeiler vom Moderator bei der Begrüßung benannt werden, um eine Groborientierung zu geben.

Je nach Konferenzart muss die Rollendefinition des Moderators oder Konferenzleiters für alle Teilnehmer im Vorfeld geklärt und klar kommuniziert werden.

Die drei „Lieblinge“:  Online-Raum, Technik, Teilnahmeort. Oder sind es die drei nervigsten Punkte?  Diese drei Punkte werden immer wieder genannt, wenn irgendetwas mit der Online-Teilnahme falsch lief. Jeder befindet sich ja nun in der Situation, die Technik kurz vor Teilnahme selber zu checken, den Zugang zur Plattform zu finden oder erstmal den Einladungslink zur Online-Konferenz aus der Mailbox zu fischen und dafür zu sorgen, dass die Besprechungsumgebung einigermaßen störungsfrei ist.

Hier ist jeder Mitarbeiter quasi in der Eigenverantwortung, die Technik rechtzeitig ans Laufen zu bringen, sich vorbereitet und digital professionell zu präsentieren und die entsprechende Örtlichkeit dafür zu finden.

• Durchführung der Online-Konferenz

Viele Mitarbeiter berichten, dass sie mit gut vorbereiteten Online-Konferenzen deutlich mehr auf die Wege bringen als in Präsenzkonferenzen. Doch beliebt ist die Online-Konferenzvariante nur bedingt. Sie gibt der „Cup of Coffee Culture“, also der informellen Kommunikation keine Chance.

Hinter vorgehaltenen Händen bestätigen viele Mitarbeiter, dass das Beste der Präsenzkonferenz das Wiedersehen und der Austausch mit den Kollegen sei. Es ist also der „soziale Kleber“, welcher bei Online-Konferenzen zu kurz bzw. meist sogar vollkommen abhandenkommt.

Umso wichtiger ist es, auch in Online-Konferenzen Emotionen einen Raum zu geben. Zum Beispiel bewusst ein kurzes Warm-up zuzulassen, bevor die Agenda abgearbeitet wird.

Kommunikation auf Augenhöhe ist gerade in der Online-Kommunikation ein geflügeltes Wort. Doch wie ernst ist es von den Führungskräften und vom Moderator wirklich gemeint? Ist es vielleicht besser, mit einer kantigen Meinung doch eher an einer anderen Stelle aus dem Versteck zu kommen? Und wie ist das eigentliche Stimmungsbild zu einem bestimmten Thema, wenn der Vorgesetzte nicht anwesend ist?

In Online-Konferenzen wird noch weniger Klartext gesprochen.

Umso wichtiger ist es, alle Teilnehmer immer wieder aktiv einzubinden, sich Meinungen einzuholen und Diskussionen und Kontroversen zuzulassen. Auch wenn es ein virtueller Raum ist, sind doch die Austauschmöglichkeiten, an denen alle gleichzeitig teilnehmen können, wertvoll.

• Verhaltensregeln in virtuellen Besprechungen

Problem Ablenkung: Gerade bei Online-Besprechungen ist der Reiz der Ablenkungen besonders hoch. Wer kennt das nicht, mal eben während der Konferenz eine Tasse Kaffee holen, nebenbei die Mails checken oder sogar beantworten und kurz einen Blick in WhatsApp werfen. Die Studie „Digitale Meeting-Kultur“ von NeXR Technologies fand heraus, dass 61% der 18-34-Jährigen während laufender Online-Meetings nebenbei private Mails beantworten oder im Netz surfen. Bei 35- bis 54-Jährigen sind es noch 43 Prozent! Insgesamt gibt jeder zweite Studienteilnehmer zu, neben der Online-Veranstaltung noch andere berufliche Tätigkeiten zu erledigen.

Hier empfiehlt es sich, klare Meeting-Regeln für Online-Konferenzen zu etablieren. Dabei sollten die Regeln der Präsenzkonferenzen berücksichtigt werden: Pünktlichkeit, Fristen für Teilnahmeabsage, Meetingabsage, Meetingerinnerung, Umgang mit Hintergrundgeräuschen während des Meetings usw.

• Kommunikation nach dem Meeting

Im Fußball würde man sagen: „Nach dem Spiel ist vor dem Spiel“. Eine kurze Mail im Anschluss an die Konferenzteilnehmer mit dem Protokoll, ggf. den Aufgabenstellungen, die Verteilung des Share-Documents sollte sehr zügig versendet werden. Darüber hinaus empfiehlt es sich, die Ankündigung des nächsten Konferenztermins direkt in die Mail mit aufzunehmen sowie ein, zwei dankende Worte für die vergangene Konferenzteilnahme zu schreiben.

Möchtest du mehr über Online-Konferenzen, virtulle Teams und Online-Kommunikation errfahren? Dann klick auf „Information“ und schau´dir die komplette Titelüberischt zu diesen Themen an. Es lohnt sich!

Fazit

Viele Mitarbeiter und Führungskräfte nehmen derzeit an so vielen Online-Konferenzen innerhalb einer Arbeitswoche teil, wie niemals zuvor. Gerade die Häufigkeit und die unstrukturierte Herangehensweise an Online-Meetings lässt Zweifel aufkommen, ob der Umfang wirklich erforderlich ist und die Effizienz im Vordergrund steht. Zumindest besteht noch viel Potenzial, Online-Konferenzen wirksamer und zielführender zu gestalten und alle Mitarbeiter in die Konferenzthemen besser einzubinden. Für den Erfolg dieser Konferenzform ist es u.a. auch wichtig, den Menschen in den Vordergrund zu stellen und den Kinderkrankheiten, die Konferenztools mitbringen, weniger Raum zu bieten. Zu häufig wird über die Technik gemeckert. Dadurch verbessert sich jedoch keine Agenda und auch nicht die Bindung und Motivation der Mitarbeiter. Ziel sollte es auch weiterhin sein, Mitarbeiter in Online-Meetings aktiv miteinzubinden.

Moderne Kommunikationstools werden immer beliebter. Schon jedes vierte persönliche Treffen findet mittlerweile online statt. So laufen immer häufiger Teammeetings, Kundengespräche und auch sogar Vorstellungsgespräche online ab. Mit Hilfe von Softwarelösungen lassen sich schnell und einfach Online-Meetings abhalten. Menschen treffen sich also online, virtuell. Doch in nur wenigen Ausnahmen haben sie wirklich gelernt, wie sie online am besten kommunizieren und das Miteinander optimal gestalten können.

Im digitalen Zeitalter werden Online-Tools, die vor allem die Effizienz der Zusammenarbeit steigern sollen, immer beliebter. Dabei sind die Anschaffungs- oder Mietkosten dieser digitalen Lösungen überschaubar. Schnell ist ein Online-Meetingraum angelegt und es kann los gehen. Doch die Begeisterung bei den Moderatoren und Leitern der Online-Veranstaltung ist oft überschaubar.

„Jetzt mach mal“, heißt es auf einmal in Richtung Moderator. Nutze das digitale Tool und dann sind wir wieder einen Schritt weiter. Angeblich ist die Software ganz intuitiv bedienbar und heute ist eh jeder online unterwegs. Das wird schon…

Man wird irgendwie gedrängt und gestupst.

Was sind die Erfolgsfaktoren für Online-Meetings?

Für erfolgreiche Online-Meetings sind zwei wesentliche Elemente entscheidend: Der Mensch und die Technologie.

Beide Faktoren sollten mitspielen, damit die Webkonferenz ein Erfolg wird.  Meist wird der Fehler gemacht, zu viel Zeit auf die Technologie zu richten. Doch das ist nur die halbe Miete.

Wenn die Teilnehmer dann im Online-Meeting sind, was passiert dann? Wer schwingt dann den Zauberstab und führt professionell durch eine Webkonferenz, die die Menschen fesselt?

Moderationskompetenz: Wie kannst du Online-Meetings erfolgreich gestalten?

Damit du diese Webkonferenzen professionell und erfolgreich durchführen kannst, solltest du diese drei nachfolgenden Punkte beherrschen:

• Rollenklarheit – Was ist meine konkrete Rolle in Webkonferenz?

Zum Beispiel: Bin ich heute als Moderator für ein Online-Meeting, bin ich Gastgeber mit einem Schwerpunktthema oder bin ich selber Gast mit einem aktiven Part, nämlich eine Präsentation zu halten?

• Planung

Auch wenn wir innerlich bei dem Wort „Planung“ gerne die Augen verdrehen: Planung ist ein wesentlicher Erfolgsbaustein für ein erfolgreiches Online-Meeting.

Dazu zählen auch:  Was ist das Ziel des Meetings? Einladung der Teilnehmer; Vorkenntnisse der Gruppe; Konfliktpotenzial eruieren; Vorerfahrung der Teilnehmergruppe mit Online-Meetings; Kennen sich die Menschen schon?

• Kommunikation: Kompetenzbereiche des Moderators

Einem Moderator kommt in Webkonferenzen eine besondere Rolle zu, die je nach Abstimmung auch variieren kann. Grundsätzlich sollte ein Moderator auch diese drei Kernbereiche „Kommunikation“ der Online-Meetings beherrschen:

1. Onboarding der Teilnehmergruppe
2. Kommunikationspsychologie für Online-Veranstaltungen
3. Präsentationsgestaltung

Ob eine Konferenz gelingt, hat viel mit den Menschen zu tun und ihren Fähigkeiten, online zu kommunizieren.  Du brauchst einfach ein paar Online-Werkzeuge, um eine Veranstaltung lebendig und professionell zu begleiten!

Warum viele Online-Meetings schief laufen

Das erste Mal.

Doch bei den Menschen, die auf einmal ein Online-Meeting abhalten oder leiten sollen, kommen Unsicherheiten hoch, weil sie keine oder wenig Erfahrungen für diese Aufgabe mitbringen. Vielleicht waren sie bisher eher Besucher bzw. sie waren auf der Teilnehmerseite und brauchten für das Online-Meeting keine Verantwortung zu übernehmen.

Einige Faktoren sind in Online-Meetings einfach anders als bei Präsenzmeetings.

• Kommunikation: Je nachdem, welches Online-Meeting-Tool ich verwende bzw. welche Möglichkeiten ich in Meetings zulasse, kann ich mit Teilnehmern interagieren. Aber ich sehe sie selten alle zusammen live auf meinem Bildschirm. Wenn du in eine Präsenzkonferenz kommst, siehst du die Menschen in einem Raum, ihre Gesichter, was sie tun. Du nimmst die Schwingungen auf und hast schnell eine Ahnung, wie die Stimmung ist. In einem Online-Meetingraum ist die Möglichkeit, diese Atmosphäre wahrzunehmen nur sehr beschränkt.

• Ort – Raum vorbereiten: Egal ob ein Präsenz- oder ein Online-Meetingraum – Jedes Treffen will vorbereitet sein. Der Raum muss den Teilnehmern bekannt und zugänglich sein. Bei Webkonferenzen wird dieser Raum teilweise erst noch erstellt und durch E-Mail die Zugangsdaten bekannt gegeben. Das ist abhängig vom genutzten Konferenztool.

• Online-Moderation: Viele Moderatoren haben in Präsenzveranstaltungen eine unglaubliche Wirkung. Sie strahlen einfach Persönlichkeit aus, sie wirken charismatisch und ihnen fällt das Moderieren leicht. In Online-Veranstaltungen ist diese Wirkung schwieriger zu erzielen. Der Fokus liegt eher auf die Gestaltung der Interaktion, auf das Kommunikationsvermögen im virtuellen Raum. Darüber lässt sich auch Strahlkraft erzeugen. Das funktioniert jedoch anders als in Präsenz.

• Präsentation online halten: Diebeliebten Powerpoint-Schlachten sind einfach nur langweilig und ermüdend. Gerade bei Online-Meetings. Wir beanspruchen online unsere Sinnesorgane ganz anders, und teilweise werden sie sogar eingeschränkt. Wenn dazu noch eintönige Präsentationen gehalten werden, verliert der Teilnehmer das Interesse und schweift ab.

• Technische Voraussetzungen: Manchmal hat die Technik einfach ihre Tücken. Allein aus Datenschutzgründen kann nicht in jeder Firma spontan mit irgendeinem Online-Tool eine Online-Konferenz gehalten werden. Dazu müssen eine Menge Voraussetzungen geschaffen werden. Auch wenn ich unterwegs auf Reisen bin und ein Online-Meeting habe, ist die Frage zu klären, ob meine Netzverbindung ausreichend ist und ob ich das passende Gerät mit Headset dabei habe.

In der Praxis gibt es eine Menge Stolpersteine. Doch Online-Meetings geben Menschen unglaublich viel Flexibilität in der Zusammenarbeit.

Online-Meeting: Die wichtigsten Standards

Und Online-Meetings machen richtig Spaß, wenn Moderatoren und Teilnehmer einfach ein paar Kniffe & Tricks können, damit die Treffen spannender und interaktiver werden.

Für ein erfolgreiches Online-Meeting, achte daher auf folgende Standards:

• Stell sicher, dass alle Beteiligten zur rechtzeitig zur vereinbarten Zeit einen Zugang zum Online-Meetingraum haben.

• Dein Publikum sollte wissen, wie sie in den Online-Meetingraum kommen können und wie sie vorab einen Technikcheck durchführen können, damit die Ton- und Webcam-Verbindung gut eingestellt ist.

• Nichts interessiert Menschen so sehr, wie das, was andere Menschen machen. Nimm dir Zeit für ein Warm-up, noch bevor das Online-Meeting startet. Wenn die Teilnehmer das erste Mal online zusammen kommen, initiiere eine persönliche Kommunikationsrunde. Wo, in welcher Stadt sitzen sie gerade, gibt es schon Urlaubspläne. Lassen sie es menscheln.

• „Menschenln“ funktioniert sehr gut, wenn das Online-Meeting interaktiv gestaltet wird. Du kannst dir in der Vorbereitungsphase schon überlegen, welche Funktionen du während der Besprechung einsetzen willst und kommst so sehr schnell in einen kommunikativen und konstruktiven Arbeitsmodus; Präsentationen teilen, Chatten, Brainstormen auf Whiteboard, quantitative Umfragen.

• Kläre bei jedem Online-Meeting direkt zu Beginn die Erwartungen und das Ziel der Besprechung und die Agenda.

Fazit

Webkonferenzen sind in unserer Geschäftswelt bereits Normalität. Leider auch der Unmut, dass so viele Online-Meetings schlecht laufen. Es ist an der Zeit, die eigenen digitalen Moderationskompetenzen nochmals zu verbessern, um die Menschen einfacher online in die Themenwelten mitzunehmen.

Dann musst du Online-Meetings veranstalten, die deine Mitarbeiter erreichen, fesseln… und nicht die TOP-Liste stoisch abarbeiten.

Du musst deine Mitarbeiter ins Boot holen und herausfordern… und nicht von der Kanzel predigen.

Mit Online-Meetings sind hier aber nicht die unzähligen Tools und Kommunikationsplattformen gemeint.

Es geht hier um die Voraussetzungen für eine gute Kommunikation und Interaktion mit deinem virtuellen Team in einem Online-Meeting.

Die auditive Aufmerksamkeitsspanne, in der dir deine Mitarbeiter folgen können, dauert nur zwischen 7 und 10 Minuten. Danach sinkt die Aufmerksamkeit deutlich. Du „verlierst die Mitrbeiter“ ohne, dass du es im virtuellen Raum unmittelbar mitbekommst.

Klar eine gute Meetingvorbereitung gehört dazu. Die meine ich hier nicht. Es geht um „connecting peoble“.

Um so wichtiger ist es, bereits im Vorfeld des Meetings und im Meeting selber bewusst Kommunikationsanker für bestimmte Mitarbeitertypen zu berücksichtigen. Nicht jeden Mitarbeiter erreiche ich mit meinen Worten und mit meiner Art und Weise gleich. Aber ich habe Möglickeiten dies gezielter zu tun.

Denk mal darüber nach.

Mitarbeiter möchten immer wahrgenommen und wertgeschätzt werden. Auch wenn die Kommunikation in einer vernetzten, virtuellen Umgebung stattfindet.

Bevor wir tiefer eintauchen, müssen wir ganz kurz 2 Dinge klären: Wir müssen klären, was virtuelle Teams sind und was Online-Meetings sind.

Also, los geht es.

Virtuelle Teams

Virtuelle Teams zeichnen sich dadurch aus, dass Mitarbeiter einem Team angehören, welches:

• zeitlich befristet organisiert sein kann, gelegentlich und immer häufiger dauerhaft zusammenarbeitet
• gemeinsame Ziele im Visier hat
• an verschiedenen Orten und evtl. zu verschiedenen Zeiten arbeitet
• über regionale, nationale oder überregionale Unternehmensgrenzen hinweg zusammenarbeitet, teils auch in Coworking-Spaces und
• das Internet, den Laptop und Smartphone als Kommunikationsträger für seine Kommunikation und kollaborative Zusammenarbeit nutzt.

Ein „virtuelles Team“ ist in den letzten 1-2 Jahren immer populärer geworden. In unterschiedlichsten Lebens- und Arbeitsphasen bietet diese Organisationsform die passende Arbeitsform für viele Problemstellungen.

Ok?

Dann geht es weiter,

Was sind Online-Meetings?

Ein Online-Meeting umschreibt ganz einfach die Art deines Treffens.

Also online. Und das steht in erster Linie dafür, dass das Team sich nicht im Büro, in einem echten Konferenzraum trifft. Der Treffpunkt wird im Internet sein.

Und ab hier kann der Treffpunkt sehr vielfältig sein.

Der „Treffpunkt“ kann zum Beispiel via Webkonferenz (Webco), Telefonkonferenz (Telko) oder via Live-Chat stattfinden.

Ein Aspekt vereint diese verschiedene Formen: Die Kommunikation findet synchron statt. D.h. egal ob du die Menschen mit Hilfe einer Webcam siehst oder nicht, du kannst auf deine Worte, Meinungen, Ansagen eine unmittelbare Reaktion von deinem Team erwarten, wünschen, einfordern.

Warum du die 4 Mitarbeiter-Typen in deinem Online-Meeting berücksichtigen solltest.

Ok. Jetzt haben wir Klarheit darüber, was ein virtuelles Team und was ein Online-Meeting ist.

Aus unserer Führungserfahrung heraus wissen wir, wie wichtig die Kommunikation zu unseren Mitarbeitern, zu anderen Teams und auch zu unseren Vorgesetzten ist.

Und wir wissen auch, dass wir sehr unterschiedliche Menschen in unseren Teams vereinen. Teils bewusst so gewählt, weil wir die Performance des Teams, der Abteilung forcieren wollen. Oder eher zufällig.

Gerade wenn wir räumlich nicht mehr Tür an Tür arbeiten, sondern unseren Schreibtisch irgendwo haben, ist es für Führungskräfte wichtig die Mitarbeiter zu erreichen, zu motivieren, für sie ein offenes Ohr zu haben.

Umso spannender ist es zu wissen, wie, womit, wann ich die Teammitglieder meines virtuellen Teams erreichen kann. Dabei hilft es zu wissen, welche Typen in meinem Team arbeiten.

Vorsicht!

Es geht nicht um das Öffnen von Schubladen. Es geht nicht um das „Abstempeln“ von Mitarbeitern. Ich gehe davon aus, dass du dich für die Bedürfnisse und Motive deiner Mitarbeiter interessierst und du die Kommunikation, den Beziehungsaufbau fördern möchtest.

Schubladenkenken_Mitarbeiter-Typen

Kein Schubladendenken, aber Sensibilisierung hin zum menschlichen Verhaltenstypen

Es gibt viele hoch wissenschaftliche Persönlichkeitsmodelle, die helfen Menschen und ihre Persönlichkeiten besser zu verstehen.

Vielleicht kennst du auch ein Modell, welches in deinem Unternehmen für Assessments, Traineeprogramme oder auch für Aufstiegschancen angewendet wird.

Ich möchte dir aber ein ganz einfaches Modell vorstellen, welches dir hilft deine Mitarbeiter einzuschätzen.

Diese Einschätzung soll dir Hinweise geben, wie du deine Mitarbeiter besser erreichen kannst und einen guten kommunikativen Draht zu deinem virtuellen Team bekommst.

Welche 4 Mitarbeitertypen gibt es?

Dafür eignet sich das 4MAT-Modell sehr gut.

Das 4MAT-Modell ist ursprünglich als ein erfolgreiches Lern- und Trainingssystem von der Lernforscherin Bernice McCarthy entwickelt worden, auf Basis des Vier-Quadranten-Modells von C.G. Jung mit den entsprechenden Typologien.

Danach können Menschen in vier verschiedene Kategorien eingeteilt werden, die die jeweils bevorzugte Denkpräferenz beschreiben.

1. Der „Warum-Typ“

Der „Warum-Typ“ fragt sich: Warum ist das wichtig für mich? Für neue Kundentermine? Für einen besseren Qualitätsoutput?

2. Der „Was-Typ“

Der „Was-Typ“ fragt sich: Was muss ich darüber wissen? Was sind die wichtigsten Aussagen, die Merkmale?

3. Der „Wie-Typ“

Der „Wie-Typ“ stellt sich die Frage: Wie schaffe ich es, dass gewünschte Ergebnis zu erzielen?

4. Der „Was wäre wenn-Typ“

Dieser Typ fragt sich: Was wäre, wenn ich mit dem Ergebnis zufrieden bin? Wie werde ich es noch optimieren, größer machen können?

Wie nutzt dir das 4MAT-Modell in der Praxis?

Vorausgesetzt, du hast eine ehrliche und genaue Einschätzung vorgenommen und weißt, welche Typen dein virtuelles Team bereichern. Dann hast du dir eine Basis für ein produktives und konstruktives Meeting gelegt.

Warum ist das so wichtig?

• Du kannst deine virtuellen Teammitglieder gezielter ansprechen.
• Du wirst besser in der Lage sein, eine möglichst große Schnittmenge für eine Zustimmung in deinem virtuellen Team zu erhalten.
• Du wirst auch damit die Voraussetzung schaffen, eine Diskussion bewusst lebendig zu gestalten, um Potenziale freizusetzen.

Behalte das bitte im Hinterkopf!

Während ein Teammitglied genau wissen möchte, was für Themen auf der Tagesordnung des Online-Meetings stehen, interessiert sich eine andere Person dafür, wie sie das erworbene Wissen oder die Informationen künftig nutzen und anwenden kann.

Weitere Teammitglieder möchten wissen, warum etwas von dir vorgestellt wird, wiederum andere, was mit den Informationen aus dem Team geschehen wird, z.B. nach einer Meinungsabfrage.

Praxisbeispiel: Mit einem bewussten Opening kannst du gleich zu Beginn alle Typen gezielt ansprechen:

„Herzlich willkommen zum monatlichen Online-Meeting der Abteilung „Business Development“.

Wir treffen uns heute in der Webconference, weil es von hoher Bedeutung ist, dass… (Aspekt warum).

Ich werde Ihnen in der nächsten halben Stunde genau zeigen… (Aspekt was).

Zunächst möchte ich Sie bitten, meinen Ausführungen zu folgen. Danach diskutieren

wir gemeinsam… (Aspekt wie).

So sind auch Sie in Ihren künftigen Online-Meetings gerüstet, um alle Mitarbeiterfragen… (Aspekt was dann).

Fazit:

Du kannst Menschen auch in Online-Meetings erreichen, bewegen und mit Ihnen interagieren und Spaß haben. Das gelingt im Büro vis-à-vis, weil man nicht nur formell miteinander zu tun hat und über eine Zeit einen Draht entwickelt.

Das kannst du auch mit deinen virtuellen Teammitgliedern erreichen. Vieles, was wir in der traditionellen Führungskommunikation können, können wir auch mit ein paar kreativen Änderungen, Anpassungen in Online-Meetings umsetzen.

Wenn du dafür als Führungskraft offen bist, kannst du sehr viel bewegen!

Hast du jetzt schon eine Idee, mit welchen 1-2 Fragen du versuchen möchtest, dein Team besser in Online-Meetings zu erreichen?

Herzliche Grüße, Stefanie Meise