Wie virtuelle Besprechungen einfacher gelingen und auf mehr Akzeptanz stoßen.

Sehr häufig gehen Meeting-Veranstalter und Führungskräfte davon aus, dass eine Online-Konferenz ähnlich einfach umzusetzen ist, wie ein Webinar. Doch das scheint nur so.

Die aktuelle Covid-Situation zwingt uns, neue Wege zu gehen. Meetings werden nun viel häufiger online abgehalten. Viele Präsenzkonferenzen und Kundenmeetings werden quasi „über Nacht“ in die Online-Welt überführt. In Windeseile organisieren Unternehmen neue Zugänge auf digitalen Konferenzplattformen und kaufen Tools ein, die zügig in den Business-Alltag Platz finden sollen. Auf einmal sprechen wir von „zoomen“, haben einen “Online-Call“ und organisieren die Zusammenarbeit auf Kollaborationsplattformen wie Slack oder in Microsoft Teams. Alles geht gerade so rasend schnell.

Alle zusammen machen wir derzeit Erfahrungen und bewältigen Herausforderungen im Job und zu Hause, die wir uns Anfang des Jahres nicht hätten vorstellen können. Mitarbeiter werden immer routinierter im Umgang mit digitalen Tools. Doch hat es den Anschein, dass sich die Begeisterung in Grenzen hält.

Und hier zeigt sich ein Phänomen, welches schon vor der Covid-Pandemie in Unternehmen immer wieder zu finden war: Die Anschaffung von Technik oder Software löst nicht automatisch das eigentliche Problem bzw. ermöglicht nicht das gewünschte Ergebnis. Vielmehr geht es darum, dass diese Tools lediglich eine technologische Brücke darstellen, auf der das Überschreiten etwas anders funktioniert als gewohnt. Und diese Gangart muss erlernt werden.

Ein Bildbeitrag der Digitalzeitschrift „t3n“ bringt dieses Herantasten auf den Punkt.

Wie Online-Konferenzen besser werden können

Verbindlichkeit herstellen (Das Salz in der Suppe)

Ja, die Konferenzplanung. Diese ist schon ein alter Schuh und eigentlich weiß jeder, dass Verbindlichkeit und eine gute Planung für eine effiziente Konferenz vorteilhaft sind.

Für eine neue Studie des Elektronikdienstleisters Barco „ClickShare“ wurden 1500 Büroangestellte weltweit darüber befragt, welche Faktoren entscheidend für effiziente virtuelle Zusammenarbeit und digitale Besprechungen sind. Interessant: In dieser Befragung gaben 41% der Teilnehmer an, dass Meetings oft kurzfristig abgesagt werden, 34% gaben an, dass sie regelmäßig auf andere Teilnehmer warten müssen. Kommt das bekannt vor?

In den letzten Monaten wurden viele Konferenzen kurzfristig ohne eine Agenda terminiert und ebenso kurzfristig wieder verschoben. Da fällt es Mitarbeitern durchaus schwer, solche Termine ernst zu nehmen und sich entsprechend auf einen Termin inhaltlich vorzubereiten.

Gerade das spontane Absagen eines Online-Termins ist ärgerlich und suggeriert, dass das Thema unwichtig ist oder dass der Chef doch kein Interesse an einem Austausch mit seinen Mitarbeiter.

hat. Es ist wichtig, auch im virtuellen Raum Verbindlichkeiten herzustellen. In diesem Fall ist es das Einhalten der Konferenztermine, die online abgehalten werden!

Das gilt übrigens auch für die Mitarbeiter. Dem einen oder anderen fällt kurz vor Live-Schaltung ein, dass sich der Konferenztermin mit einem anderen Businesstermin überschneidet. So ein Zufall!

Mal ehrlich: Jeder kennt seinen Terminkalender und in der Regel können z.B. regelmäßig stattfindende Termine auch entsprechend priorisiert werden.

 

Beachte diese vier Schritte für professionelle Online-Konferenzen!

 

  • Vor dem Meeting: Planung und Kommunikation

Eine positive Haltung aller Konferenzbeteiligten zur Online-Konferenz ist wichtig. Gerade die Konferenzleitung ist aufgerufen, eine konstruktive, positive Stimmung zu erzeugen und einzufordern.  Hier empfiehlt es sich, entsprechend klar und konsequent zu agieren.

Die Agenda: Unter welchem Kernthema wird das Treffen stehen? Worum geht es? Kannst du eine Headline formulieren, die in der Agenda plakativ übernommen werden kann?

Wichtig: Auch bei einem Online-Meeting sollte, wie gewohnt, vorab eine Einladung rechtzeitig zur Verfügung gestellt werden, ideal mit Time-Line und einem Grobziel. Zumindest sollte das Grobziel als Eckpfeiler vom Moderator bei der Begrüßung benannt werden, um eine Groborientierung zu geben.

Je nach Konferenzart muss die Rollendefinition des Moderators oder Konferenzleiters für alle Teilnehmer im Vorfeld geklärt und klar kommuniziert werden.

Die drei „Lieblinge“:  Online-Raum, Technik, Teilnahmeort. Oder sind es die drei nervigsten Punkte?  Diese drei Punkte werden immer wieder genannt, wenn irgendetwas mit der Online-Teilnahme falsch lief. Jeder befindet sich ja nun in der Situation, die Technik kurz vor Teilnahme selber zu checken, den Zugang zur Plattform zu finden oder erstmal den Einladungslink zur Online-Konferenz aus der Mailbox zu fischen und dafür zu sorgen, dass die Besprechungsumgebung einigermaßen störungsfrei ist.

Hier ist jeder Mitarbeiter quasi in der Eigenverantwortung, die Technik rechtzeitig ans Laufen zu bringen, sich vorbereitet und digital professionell zu präsentieren und die entsprechende Örtlichkeit dafür zu finden.

 

  • Durchführung der Online-Konferenz

Viele Mitarbeiter berichten, dass sie mit gut vorbereiteten Online-Konferenzen deutlich mehr auf die Wege bringen als in Präsenzkonferenzen. Doch beliebt ist die Online-Konferenzvariante nur bedingt. Sie gibt der „Cup of Coffee Culture“, also der informellen Kommunikation keine Chance.

Hinter vorgehaltenen Händen bestätigen viele Mitarbeiter, dass das Beste der Präsenzkonferenz das Wiedersehen und der Austausch mit den Kollegen sei. Es ist also der „soziale Kleber“, welcher bei Online-Konferenzen zu kurz bzw. meist sogar vollkommen abhandenkommt.

Umso wichtiger ist es, auch in Online-Konferenzen Emotionen einen Raum zu geben. Zum Beispiel bewusst ein kurzes Warm-up zuzulassen, bevor die Agenda abgearbeitet wird.

 

Kommunikation auf Augenhöhe ist gerade in der Online-Kommunikation ein geflügeltes Wort. Doch wie ernst ist es von den Führungskräften und vom Moderator wirklich gemeint? Ist es vielleicht besser, mit einer kantigen Meinung doch eher an einer anderen Stelle aus dem Versteck zu kommen? Und wie ist das eigentliche Stimmungsbild zu einem bestimmten Thema, wenn der Vorgesetzte nicht anwesend ist?

In Online-Konferenzen wird noch weniger Klartext gesprochen.

Umso wichtiger ist es, alle Teilnehmer immer wieder aktiv einzubinden, sich Meinungen einzuholen und Diskussionen und Kontroversen zuzulassen. Auch wenn es ein virtueller Raum ist, sind doch die Austauschmöglichkeiten, an denen alle gleichzeitig teilnehmen können, wertvoll.

 

  • Verhaltensregeln in virtuellen Besprechungen

Problem Ablenkung: Gerade bei Online-Besprechungen ist der Reiz der Ablenkungen besonders hoch. Wer kennt das nicht, mal eben während der Konferenz eine Tasse Kaffee holen, nebenbei die Mails checken oder sogar beantworten und kurz einen Blick in WhatsApp werfen. Die Studie „Digitale Meeting-Kultur“ von NeXR Technologies fand heraus, dass 61% der 18-34-Jährigen während laufender Online-Meetings nebenbei private Mails beantworten oder im Netz surfen. Bei 35- bis 54-Jährigen sind es noch 43 Prozent! Insgesamt gibt jeder zweite Studienteilnehmer zu, neben der Online-Veranstaltung noch andere berufliche Tätigkeiten zu erledigen.

Hier empfiehlt es sich, klare Meeting-Regeln für Online-Konferenzen zu etablieren. Dabei sollten die Regeln der Präsenzkonferenzen berücksichtigt werden: Pünktlichkeit, Fristen für Teilnahmeabsage, Meetingabsage, Meetingerinnerung, Umgang mit Hintergrundgeräuschen während des Meetings usw.

  • Kommunikation nach dem Meeting

Im Fußball würde man sagen: „Nach dem Spiel ist vor dem Spiel“. Eine kurze Mail im Anschluss an die Konferenzteilnehmer mit dem Protokoll, ggf. den Aufgabenstellungen, die Verteilung des Share-Documents sollte sehr zügig versendet werden. Darüber hinaus empfiehlt es sich, die Ankündigung des nächsten Konferenztermins direkt in die Mail mit aufzunehmen sowie ein, zwei dankende Worte für die vergangene Konferenzteilnahme zu schreiben.

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Fazit

Viele Mitarbeiter und Führungskräfte nehmen derzeit an so vielen Online-Konferenzen innerhalb einer Arbeitswoche teil, wie niemals zuvor. Gerade die Häufigkeit und die unstrukturierte Herangehensweise an Online-Meetings lässt Zweifel aufkommen, ob der Umfang wirklich erforderlich ist und die Effizienz im Vordergrund steht. Zumindest besteht noch viel Potenzial, Online-Konferenzen wirksamer und zielführender zu gestalten und alle Mitarbeiter in die Konferenzthemen besser einzubinden. Für den Erfolg dieser Konferenzform ist es u.a. auch wichtig, den Menschen in den Vordergrund zu stellen und den Kinderkrankheiten, die Konferenztools mitbringen, weniger Raum zu bieten. Zu häufig wird über die Technik gemeckert. Dadurch verbessert sich jedoch keine Agenda und auch nicht die Bindung und Motivation der Mitarbeiter. Ziel sollte es auch weiterhin sein, Mitarbeiter in Online-Meetings aktiv miteinzubinden.


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