5 Praxistipps für virtuelle Treffen

Die Durchführung virtueller Meetings unterscheidet sich in einigen Punkten von Präsenztreffen. Bei Online-Meetings ist zwar die technische Umsetzbarkeit ein wichtiges Kriterium, aber es müssen vor allem die nachfolgenden 5 Punkte beachtet werden, die erfolgsentscheidend für Online-Treffen sind!

Schaffe ein fokussiertes Umfeld.

Wer kennt das nicht? Du sitzt in einer Online-Konferenz, in einem Präsentations-Webinar oder in einer Telko und du schielst immer wieder auf dein Smartphone. Oder Du bearbeitest sogar aktiv E-Mails und erledigen ein paar „wichtige“ Aufgaben, während ein Online-Meeting läuft. In Präsenzveranstaltungen würden Du dir das wahrscheinlich nicht erlauben.

Warum aber bei Online-Meetings?

Was läuft da schief?

Die Ablenkungsgefahr bei Online-Meetings ist deutlich größer als bei Präsenzveranstaltungen. Gleichzeitig auch die Hemmschwelle der Akteure, sich ablenken zu lassen. Die Akteure stehen nicht unter direkter Beobachtung und was sie gerade tun oder lassen ist schwer zu kontrollieren. So kommen Teilnehmer von Online-Meetings schnell in die Versuchung, parallel noch andere Geschäftskorrespondenzen zu erledigen.

Daher: Wenn Du das Online-Meeting leitest, fordere aktiv auf, den Ton von eingehenden Mails auszustellen sowie das Handy außer Reichweite zu legen und den Klingelton auszuschalten. Im Idealfall hängen die Teilnehmenden ein Schild an ihre Bürotür, dass sie gerade im Online-Meeting sind. Gestalte darüber hinaus das Online-Meeting aktivierend und spreche Teilnehmer immer wieder aktiv an. So gewährleistest Du, dass sie sich weniger ablenken lassen.

Wenn Sie Teilnehmer eines virtuellen Meetings sind, dann ist es hilfreich, sich ebenfalls eine ungestörte Umgebung zu schaffen und sich auf das Thema zu fokussieren. Am einfachsten ist es, wenn Du auch die o.g. Tipps umsetzt.

 

 

Setze Anker und visualisiere.

In einer mittlerweile sehr umstrittenen Studie von Mehrabian und Ferris „Inference of Attitude from Nonverbal Communication in Two Channels“ konstatiert Mehrabian, dass bei Präsentationen vor Gruppen:

• 55 Prozent der Wirkung durch Ihre Körpersprache bestimmt wird, d.h. Körperhaltung, Gestik und Augenkontakt.
• 38 Prozent des Effekts erzielen Sie durch Ihre Stimmlage und nur
• 7 Prozent durch den Inhalt Ihres Vortrags

Unbestritten ist allerdings, dass die Art und Weise der Präsentation in einer Präsenzveranstaltung das Ass im Ärmel sein kann und bestimmt, was sie kontextbezogen wahrnehmen.

Präsenzveranstaltungen haben den Vorteil, dass verschiedene Sinneskanäle in einer Situation angesprochen werden können und dadurch das Gehirn aktiv stimuliert wird.

Insbesondere Gedanken, Modelle oder sonstige Infos und Erkenntnisse lassen sich prima auf Flipcharts visualisieren oder in Textform festhalten. Neuerdings sind Sketchnotes eine sehr beliebte Methode zur Visualisierung.

Für erfolgreiche Online-Meetings ist es hilfreich andere Lösungen zu schaffen, um den Denkprozess bei den Teilnehmern zu aktivieren und die Aufmerksamkeitsspanne hoch zu halten.

Häufig ist es nur unsere Stimme und der sachliche Inhalt, mit denen wir Menschen in virtuellen Umgebungen direkt ansprechen können.

Wie kann uns das am besten gelingen?

Mit Hilfe von bildhafter Sprache können wir die Bilder im Kopf des Zuhörers stimulieren und es so dem Zuhörer, z.B. bei der Telko vereinfachen mitzudenken. Ein weiterer Pluspunkt ist, die Powerpoints bei Web-Konferenzen viel stärker mit Bildern anzureichern, die die Botschaften unterstützen. Sie setzen damit visuelle Anker und die Konferenzteilnehmer können leichter folgen und behalten deutlich mehr in und nach einem Online-Meeting.

 

Virtuelle Kommunikation findet zwischen Menschen statt.

Das ist eine alte Weisheit und auch in Zeiten der Digitalisierung wird das so bleiben. Egal ob Skype, Webinar-Plattformen oder Telefon: Sie sind alle lediglich Kommunikationsträger.

Die Menschen kommunizieren. Sie sprechen oder schreiben. Aber dennoch sind die Rahmenbedingungen leicht anders – sie sind virtuell. Es ist so, als ob die virtuelle Kommunikation anders ist. Menschen in Online-Meetings verhalten sich anders, weil sie z.B. nicht immer den direkten Blickkontakt haben, sie sind unverbindlicher und fühlen sich weniger aufgefordert oder angesprochen als in Präsenzveranstaltungen.

Achte also darauf, klarer zu kommunizieren. Sag´ klar, was du willst, welche Erwartungen du hast. Drücke aber auch Deine Wertschätzung und positive Wahrnehmungen direkt aus.

Sei´ auch im virtuellen Raum Mensch!

 

Menschen im virtuellen Umfeld wahrnehmen.

Wie oben schon angedeutet, stehen bei virtuellen Veranstaltungen weniger Sinnesquellen zur Verfügung. Dein Gespür, Deine Wahrnehmung wird deshalb zu einem wichtigen Erfolgsfaktor.

Bei Telefonkonferenzen versuchen wir aus Stimmlage, Modulation und Sprechgeschwindigkeit herauszuhören, wie die „Stimmung“ gerade so ist. Sogar Pausen und Atmung werden stärker wahrgenommen und interpretiert. Ähnlich verhält es sich bei Web-Meetings.

Es ist wichtig, die Wahrnehmung zu trainieren und die „Zwischentöne“ wahrzunehmen. Aber Achtung: Das ist deine Wahrnehmung. Das ist aber nicht Tatsache. Um herauszufinden, ob der Mensch wirklich so fühlt, ob er es meint oder Ähnliches, sollten Du konkret nachfragen. Dabei helfen das klassische Nachfragen und Paraphrasieren.

 

Schaffe Verbindlichkeit und Glaubwürdigkeit.

Mal ehrlich: Ist der Inhalt, den Du in Präsenzveranstaltungen transportierst, grundsätzlich wichtiger, als in Online-Veranstaltungen?

Wenn nein: Wie kommt es dann, dass virtuelle Meetings häufiger verschoben oder kurzfristig abgesagt werden als Präsenzveranstaltungen?

Wenn Du dazu neigst, Online-Veranstaltungen zu verschieben, weil sie einfacher zu organisieren sind, dann steckt ein Denkfehler dahinter.

Du suggerierst Deinen Mitarbeitern, dass das, was Du in Online-Konferenzen erzählst, keine echte Wichtigkeit hat. Durch den virtuellen Rahmen ist die gemeinsame Zeit eh schon eng bemessen. Und wenn Du Online-Meetings immer wieder verschiebst, ist Deine eine Zusammenkunft mit Deinem Team nicht wichtig. Warum sollen sie sich dann noch auf ein Meeting vorbereiten und sich in Online-Veranstaltungen konzentrieren?

Schaffen Sie Verbindlichkeit und Glaubwürdigkeit!

Wenn Du ein Online-Meeting ansetzt, bleibt es bei dem Termin. Bitte Deine Mitarbeite darum, sich vorzubereiten und bereite dich auch professionell vor.

Das hat etwas mit gegenseitiger Wertschätzung zu tun!

 

Herzliche Grüße, Stefanie