Was bedeutet eine schlechte Unternehmenskultur? Warum sind so viele Change-Projekte wenig von Erfolg gekrönt? Oder warum geben Mitarbeitende immer wieder vor, Dinge tun zu wollen und machen das dann heimlich doch nicht?  Hier genauer hinzuschauen lohnt! Denn dahinter verbergen sich oft  Muster. Und diese Muster haben für die Unternehmung und für die Beschäftigten eine wichtige Bedeutung.

Problembeschreibung

Je schnelllebiger, komplexer und überraschender unvorhergesehene Situationen im Arbeitsprozess eintreten, je mehr suchen wir nach Erfahrungswissen, nach existierenden Lösungsansätzen oder ganz einfach nach bewährtem Wissen, das weiterhelfen könnte. Also nach Antworten. Muster scheinen uns Antworten zu geben. Zumindest bieten sie Orientierung und damit einen gewissen Halt. 

Was sind Muster?

Muster sind Orientierungspunkte, eine Art wiederkehrende Bilder, die unseren Blick in die Welt erleichtern. Sie geben uns Menschen, aber auch Unternehmungen Orientierung. Und nebenbei: Muster vereinfachen unsere Denkprozesse und daher reagiert das Gehirn darauf positiv. Muster helfen uns Entscheidungen zu treffen und herauszufinden, ob etwas funktionieren wird oder eher nicht.

In der Organisations- und Personalentwicklung kommt der Begriff immer wieder vor. Muster bringen implizite Spielregeln und normierte Verhaltensweisen zum Ausdruck, welche oft die Basis für Entscheidungen oder Vermeidungsstrategien sind. Mehr Infos findet ihr auch in diesem Beitrag.

Wo finden wir Muster im Arbeitsalltag?

Die ersten Muster sind häufig schon vor der Eingangstür auf dem Parkplatz anzutreffen. Die Führungsetagen haben ihren eigenen Parkplatz. Dieser ist häufig mit einer Funktionsbeschreibung oder namentlich ausgewiesen. Dann gibt es noch die Besucherparkplätze, die meist auch in Eingangsnähe zu finden sind. Die Belegschaft bekommt einen größeren, unpersonalisierten Parkplatz zugewiesen.

Die Größe des Dienstwagens gibt meist Auskunft über den Rang, die Funktion des Stelleninhabers. Und somit ist schnell klar: Hat der Mensch mir etwas zu sagen? Oder: Wie wichtig könnte mir diese Person noch werden? Welche Bedeutung werde ich ihr beimessen?

Führungskräfte mit formaler Macht haben die fachliche und/oder die disziplinarische Entscheidungsbefugnis inne. Das bedeutet aber nicht, dass ihnen Führungskompetenz von der Belegschaft zugesprochen wird. Interessanterweise wird anderen Personen zu bestimmten Führungsthemen mehr zugetraut. Ihnen wird gefolgt. Vielleicht ist die Person fachlich versierter, besser vernetzter oder ist ein Macher-Typus.

Zwei Muster-Phänomene, die gerade bei Veränderungsprojekten immer wieder zum Vorschein kommen, sind das Wegschweigen oder der anhaltende Ruf, dass zu wenig Kommunikation vorhanden ist. Beides sind wichtige Muster, da sie den Hinweis geben können, wo der Schuh tatsächlich drückt. Was möchten Beschäftigte schützen oder verhindern?

Das Wegschweigen äußert sich darin, dass wichtige Veränderungsschritte nicht umgesetzt werden. Sie werden hinausgezögert und verschleppt. Wenn es irgendwie möglich ist, wird über die Nichttat geschwiegen und verhält sich dann abwartend.

Die mangelnde Kommunikation wirkt manchmal so, als ob die Beschäftigten selbstverständlich gerne am Veränderungsprozess mitwirken wollen, aber sie werden ja nicht wirklich einbezogen und fühlen sich uninformiert.

Ich könnte die Liste noch um weitere Beispiele, wie Vergütungsmodelle, Meetingskultur, Personalentwicklung etc. ergänzen. Auch hier werden bestimmt Muster sichtbar werden.

Mir ist wichtig, die Verhaltensmuster nicht zu verurteilen, sondern sie ernst zu nehmen und zu hinterfragen, worum es den Menschen wirklich geht. Mich leitet dabei immer die Frage, was das Thema hinter dem Thema ist. Worum geht es den Menschen in diesem ganz konkreten Fall?

Warum ist es wichtig, Muster zu identifizieren?

Jede Unternehmenskultur ist geprägt von einer Vielzahl ganz unterschiedlicher Muster. Und sie haben alle eine Geschichte oder Bedeutung. Gerade bei Change-Projekten werden Muster wenig beachtet und aktiv einbezogen. Stattdessen werden viele Veränderungsprojekte immer noch reißbrettartig geplant und umgesetzt. Sie korrespondieren oft nicht mit den betrieblichen Realitäten und mit dem Verhalten von Führungskräften oder der Belegschaft. Und genau an diesen Punkten ist es lohnenswert, genauer hinzuschauen: Warum scheitern diese Projekte und welche Muster, Verhaltensweisen der Stakeholder, der Führungskräfte und der Belegschaft sind erkennbar?

Wie können uns Muster helfen?

Lehnt nur eine Abteilung die Umsetzung eines Meilensteins ab oder ist das bei mehreren Abteilungen der Fall? Welche Gründe führten zur Ablehnung? Sind diese vergleichbar mit den anderen Ablehnungsgründen? Und eine sehr relevante Frage: Schützt die Abteilung etwas oder möchte die Abteilung mit der Ablehnung etwas Internes oder Externes vermeiden? Was ist also das eigentliche Thema hinter dem Thema? Dieser Frage auf den Grund zu gehen, führt häufig zur Wurzel. Und

überraschenderweise kommt es nicht selten vor, dass die Organisation die eigene Wertschöpfung vor den „seltsamen“ Ideen der Unternehmensspitze schützt.

Muster verändern

Manchmal kommen wir einfach nicht umhin, uns von Bewährtem zu verabschieden und neue Wege auszuprobieren. Märkte und Anspruchshaltungen der Kunden verändern sich. Und hier braucht es Antworten. Wichtig dabei ist, zunächst herauszufinden, wo es sich lohnt, anzusetzen. Welche Handlungsfelder im Unternehmen müssten initiiert werden, damit sich etwas Neues in Bewegung setzen kann. Welche Muster sind in den Handlungsfeldern erkennbar und wie könnten wir diese durch Experimente verändern?

Meine Suche nach Mustern

Als Mitarbeitende, als Projektteilnehmende oder als Führungskraft habe ich mich sehr oft an Entscheidungen von übergeordneten Instanzen aufgerieben. Häufig schaute ich aus einer „Schwarz-Weiß-Brille“: Ich und die Anderen. Richtig und falsch. Links und rechts.

Entscheidungen in einem Veränderungsprozess nachzuvollziehen, ist nicht so einfach, gerade wenn diese schnell mit aller Konsequenz getroffen und umgesetzt werden. Manchmal ist es auch für Führungskräfte schwer, die Neuerungen zu verstehen und dem Tempo zu folgen. Dann besteht die Gefahr, aus der emotionalen Empörung heraus zu kommunizieren. Das Echo darauf ist häufig nicht ganz unproblematisch.

Mir hilft eine systemische Einordnung zwei großer Felder:

Das Arbeiten im System und damit das Arbeiten in Projekten und in Prozessen. Hier bilden sich schnell Muster heraus, die in der Meeting- und Informationskultur zu finden sind. Oder auch, welche*r Kolleg*in informell die Richtung beeinflusst und damit manche Entscheidung auf der Hinterbühne wieder „einfängt“. Häufig geht es um Optimierungen, wiederkehrende Tätigkeiten, Kosteneinsparungen, und um Infrastrukturen wie es bei der Einführung neuer IT-Software, Prozess-Audits etc. der Fall ist.

Und dann gibt es das Arbeiten am System. Hier steht das schnelle Agieren und Ausprobieren im Vordergrund. Gerade weil die Anforderungen des Marktes, der Kunden immer anspruchsvoller werden, müssen Entscheidungen, Handlungen und Verfahren flexibler und agiler in Kundenprozesse eingebettet werden. Denn die etablierten Prozesse stoßen bei diesen Dynamiken an ihre Grenzen und die Fehlerrate steigt. Und in diesem Kontext müssen die Beschäftigten kundenzentrierter reagieren und in diesem Sinne Entscheidungen treffen dürfen.

Fazit

Mir hat es geholfen zu verstehen, dass je nach Kontext unterschiedliche Vorgehensweisen und Denkansätze richtig sein können. Vor allem aber war für mich eine Erleichterung, durch die Systembrille von der persönlichen Ebene Abstand zu nehmen und sachlich nach Erklärungen und Lösungsansätzen zu suchen.

Triffst du schriftlich immer den richtigen Ton? Wenn Menschen vernetzt in Teams und Projekten zusammenarbeiten, bilden Vertrauen und Verlässlichkeit ein wichtiges Fundament guter Zusammenarbeit. Gerade in der Rolle als digital Leader gilt es, den richtigen Ton zu treffen und für Klarheit zu sorgen. Dabei ist die schriftliche Kommunikation ein sehr wirkungsvolles Werkzeug!

Psychologische Sicherheit im virtuellen Raum

Wie können virtuelle Führungskräfte ein sicheres Umfeld schaffen und Vertrauen aufbauen, wenn sie räumlich voneinander getrennt sind?

Gerade bei  Remote-Work oder in der Zusammenarbeit  mit virtuellen Teams, braucht es auch einen guten Rahmen, der  Teamarbeit aus der Ferne ermöglicht und dauerhaft unterstützt. Kommunikation ist dabei ein ganz wesentlicher Faktor. Dabei spielt der direkte Austausch eine Rolle, aber auch die schriftliche Kommunikation ist sehr wirkungsstark.  Unbedacht eingesetzt, kann das geschriebene Wort viele Unsicherheiten verbreiten und die Zusammenarbeit ins Wanken bringen.

In ihrem Buch „Die angstfreie Organisation“ beschreibt Amy Edmondson, Professorin für Führung an der Harvard Business School, wie wichtig die psychologische Sicherheit für Lernen und Zusammenarbeit ist. Sie definiert psychologische Sicherheit am Arbeitsplatz als „das Wissen, dass man nicht bestraft oder gedemütigt wird, wenn man sich mit Fragen, Kommentaren, Bedenken oder Fehlern zu Wort meldet“.

Daher ist psychologische Sicherheit auch für die Zusammenarbeit aus dem Home-Office heraus oder in vernetzten Projektgruppen so wichtig.

Wenn du mehr über psychologische Sicherheit erfahren möchtest, empfehle ich dir das Podcast-Interview, das Michael Trautmann und Christof Mangnusson mit Amy Edmondson im „On the Way to New Work – Podcast“ geführt haben.

Begegnungskommunikation

In der täglichen Begegnung im Büro erleben wir psychologische Sicherheit häufig unbewusst. Die Begegnungen in der Teeküche, vor dem Kopierer und in persönlichen Meetings schaffen gefühlt eine „echte“ Nähe – anders, als im virtuellen Umfeld. Im direkten Umfeld sieht man sich in die Augen, erlebt die Körpersprache und kann die Stimmung in einem Raum, im Resonanzraum, mit allen Sinnen wahrnehmen.

Begegnungskommunikation ist Führungsarbeit. Darüber habe ich in meinem letzten Blogpost geschrieben und ein paar Tipps gegeben, wie ein vertrauensvolles Umfeld geschaffen werden kann, damit sich alle sicher fühlen und sich trauen das zu sagen, was sie denken und einen aktiven Beitrag zur Zusammenarbeit leisten.

Man kann sich auf unterschiedliche Arten kommunikativ begegnen: Durch synchrone Kommunikation, z.B. in virtuellen Meetings oder per Anruf. Oder die Begegnung findet asynchron statt, d.h. im Chat, per E-Mail, Textnachrichten oder via Kommentierung auf Boards wie Trello.

Schreiben als Werkzeug

Was hat das nun wirklich mit der schriftlichen Kommunikation zu tun? Wir alle kommunizieren permanent asynchron. Und gerade diese Kommunikationsart verspricht viel Missverständnis. Es ist viel schwieriger, schriftlich positiv zu kommunizieren und Vertrauen aufzubauen als in persönlichen Gesprächen. Daher ist es eine wesentliche Aufgabe von digital Leader, ein Umfeld, einen virtuellen Raum des Vertrauens zu schaffen. Damit diese Aufgabe auch gelingen kann, braucht es unbedingt gute Schreibkompetenzen, die sich auch in Anlehnung an den technologischen Entwicklungen mitentwickeln.

Vorteile geschriebener Sprache

Geschriebene Sprache hat auch ein paar klare Vorteile:

Sie funktioniert asynchron. Wenn ich eine E-Mail-Nachricht oder eine WhatsApp erhalten habe, kann ich mir alle Zeit der Welt nehmen, sie zu lesen oder die mitgesendete Information zu verstehen. Das gibt mir Spielraum, inhaltlich gut darauf zu antworten.

Gleichzeitig sind solche Inhalte auch die erforderliche Dokumentation eines Sachverhalts. Ich kann immer wieder nachschauen, in welchem Kontext ich welche Informationen zur Verfügung gestellt habe, mit welcher Argumentation und Zielsetzung.

Geschriebene Kommunikation schafft Transparenz und zeigt, wie offen ich selber im Austausch mit anderen bin und welche Offenheit ich mir auch von anderen vorstellen kann, vielleicht sogar wünsche.

Geschriebene Kommunikation können wir auch mit weiteren Dateien und Links versehen. So können der Inhalt und die gewünschte Message nochmals verdeutlicht werden.

Nachteile geschriebener Sprache

Wie oben schon beschrieben, verliert Begegnungskommunikation ihren Zauber, wenn die Mimik, Gestik und der gefühlte Resonanzraum fehlen. Die Gefahr, missverstanden zu werden, wird größer.

Positiv gemeinte Nachrichten können eher als neutral wahrgenommen werden. Neutral formulierte Nachrichten werden sogar häufig negativ gedeutet. Damit wird deutlich, dass das Konfliktpotential gerade bei verteilten Teams, in virtuellen Projekten und co-creativen Prozessen ansteigt.  Das kann das Vertrauen und die gute Zusammenarbeit unterwandern und Unsicherheit schüren.

4 Tipps: Wie du Missverständnisse vermeidest

Bei Ärger: Eine Nacht drüber schlafen

Du kennst das: Eine Mail flattert in deine Inbox, du öffnest sie und bist vom Donner gerührt. Irgendjemand macht dir Vorwürfe, die du so nicht stehen lassen möchtest. Schnell verfasst du eine passende und auch emotionale Mail, die du dann prompt auch versenden möchtest …. Intuitiv schickst du die Mail jedoch nicht ab. Am nächsten Morgen liest du die Zeilen erneut und bist erleichtert, niemanden mit deinen scharfen Worten verletzt zu haben. Die Erfahrung zeigt: Je mehr Emotionen im Spiel sind, umso mehr lohnt es sich, mit einer schriftlichen Antwort Zeit zu lassen. Untertöne …

Begründe deine Intention

Gerade, wenn du die Unterstützung benötigst, fühlt es sich manchmal etwas komisch an, einfach darum zu bitten. Eine kurze Erläuterung, warum du einen Rat oder Hilfe brauchst, gibt dem Leser eine Idee davon, womit du dich gerade inhaltlich beschäftigst und was deine eigentliche Intention ist. Indirekt lässt du dir über die Schulter blicken und baust so mehr Verständnis für dein Anliegen auf.

Vermeide Humor und Ironie

Wir haben alle einen unterschiedlichen Humor und lachen manchmal an ganz unterschiedlichen Passagen eines Witzes. Vielleicht kennst du das. Genauso ist es mit der Ironie. Durch die schriftliche Kommunikation fehlen Mimik und Gestik. Dadurch wird Ironie leicht missverstanden. Ein kleiner Unterton oder beispielsweise eine leichte Anspielung auf eine Projektentwicklung werden schnell anders gedeutet, als es gemeint war. Ironie schürt ungewollt Ängste, schafft Distanz anstatt menschlicher Verbundenheit.

Nutze zielgerichtet Emojis

Bilder sagen mehr als tausend Worte. Das gilt auch für die Wirkung von Emojis. Wenn du eine Bitte in eine WhatsApp-Gruppe schreibst oder einfach deine Freude, Enttäuschung oder Wut in einer Slack-Community schriftlich teilen möchtest, unterstreicht das passende Emoji deine Gefühle. Emoji können die Texte kontextual unterstützen, gerade wenn sie Interpretationsspielraum zulassen.

Fazit

In den meisten Teams gibt es keine Regeln zur geschriebenen Kommunikation. Ein Regelwerk für die schriftliche Kommunikation wirkt im ersten Augenblick auch irgendwie komisch, fast bevormundend. Trotzdem empfehle ich, gerade für die vernetzte Zusammenarbeit die wichtigsten Grundregeln festzuhalten. Das schafft Sicherheit. Gerade zu Beginn, wenn die Teamarbeit noch nicht eingespielt ist. So werden gute Rahmenbedingungen geschaffen und Vertrauen kann wachsen.

Herzliche Grüße, Stefanie Meise

Ist Schönsprech das neue Business-Deutsch?

In der Rubrik #Was habe ich gelernt? schaue ich mir sprichwörtlich selber über die Schulter und werfe dabei auch einen Blick in den Rückspiegel. Heute beschäftige ich mich mit dem Begriff „Schönsprech“, der mir um die Jahreswende unter einem Blogpost bei der Zeitschrift „Neue Narrative“ ins Auge fiel. Es ist nur ein Wort, aber das faszinierte mich. Auch weil mir im ersten Augenblick gar nicht so deutlich wurde, was der Kommentator eigentlich zum Ausdruck bringen wollte. Deshalb habe ich versucht, näher hinzusehen und möchte mit euch einfach meine spontanen Gedanken teilen. Wie immer in dieser Rubrik: Das sind einfach meine unfertigen Gedanken und Überlegungen.

Einfache Sprache: Der Jahresrückblick

Die Leute der Neuen Narrative (NN) stellten die nachfolgenden Bilder in einem Post auf LinkedIn und Instragram online. In diesem bildhaften Jahresrückblick wollten sie darstellen, was unternehmerisch gut und weniger gut gelaufen ist. In einfacher Sprache. Schnörkellos, ohne Kanten und auf den Punkt.

Die Fragen „Was ist gut gelaufen?“ und „Was ist weniger gut gelaufen?“ sind in der modernen und agilen Arbeitswelt wirklich etablierte Fragestellungen, die Reflexion und den Lernprozess unterstützen. Es geht also nicht darum, Nebelkerzen zu werfen oder etwas  zu verschleiern.

Was hat das nun mit Schönsprech zu tun?

Ehrlich gesagt, war ich mir unsicher, welche Bedeutung das Wort im eigentlichen Sinne überhaupt hat. Bei meiner google-Recherche komme ich nun wirklich nicht um das Buch „Schönsprech – Wie uns Politiker und Lobby das Blaue vom Himmel erzählen“ von Reinhart Schlüter vorbei. In diesem Buch geht es um die Verformung der Sprache sowie darum, dass reale Verhältnisse durch die veränderte Sprachanwendung zunehmend vernebelt und beschwichtigt werden. Kann ich das Wort „Schönsprech“ vereinfacht als Spachverformung definieren? Schlüter bezeichnet populäre Wortschöpfungen wie Minuswachstum, Jobwunder oder Sparpolitik als Schönsprech und unterstellt, dass diese Wortkreationen dazu dienen, die Wirklichkeit zu verzerren oder wortkosmetisch zu beschönigen.

Nur wenn ich mir den Blogbeitrag inhaltlich ansehe, kann ich kein Schönsprech erkennen. Eher ist erkennbar, dass mit Objektives Key Results (OKRs) gearbeitet wurde. Und offensichtlich besteht ein Anspruch auf Transparenz, sonst würde die Zeitschrift Neue Narative diesen Beitrag so auch nicht veröffentlichen – er zahlt auf ihre Unternehmenswerte und Policy ein.

Vielleicht war es dem Kommentator aber inhaltlich zu einfach? Vielleicht konnte er diesen Jahresrückblick – eine Art Management Review  light – in wenigen einfachen Sätzen  nicht wirklich ernst nehmen?

Verändert sich die Sprache?

Ja, die Sprache verändert sich stetig, darin sind sich die Gelehrten einig. Wir selber merken es auch: die Sprache spiegelt einen bestimmten Zeitgeist wider. Früher wurde anders gesprochen und auch anders geschrieben als heute. Wenn Goethe früher etwas merkwürdig fand, dann war es für ihn nicht seltsam oder komisch, sondern einfach nur etwas, das es wert war, sich zu merken. Mehr dazu findest du in diesem Blogpost. Unsere Sprache wird von so vielen Trends und Entwicklungen beeinflusst. Dass sie sich permanent entwickelt, können wir alle selber miterleben. Aktuell gendern wir, was das Zeug hält und diskutieren über den Sinn und Unsinn davon.

Sprache hat sich schon immer geändert und wird es auch immer tun – ob wir es wollen oder nicht.

Harte vs. weiche Sprache

Könnte es sein, dass die Sprache in der Arbeitswelt immer weicher wird?

In einem Meeting begegnete mir neulich auch so etwas wie Schönsprech. Als Team suchten wir nach einem neuen innovativen Thema und sammelten dazu erste Ideen. Diese Ideen waren leider dem vergangenen Thema sehr ähnlich. Nun kommentierten einige Teammitglieder im Vorfeld, dass die letzten Ideen nicht zum Erfolg führten. Innerlich merkte ich meinen aufkommenden Widerstand. Wenn die letzten Themen nicht zum Erfolg führten, warum machen wir dann genauso weiter wie vorher? Was macht uns denn jetzt so sicher, dass es erfolgreich werden könnte?

Diese Fragen habe ich dann in etwas grober Formulierung gestellt. „Die letzten beiden Themen haben wir schlecht umgesetzt, wie kommen wir denn jetzt darauf, dass neue Themen bei unveränderten Bedingungen zum Erfolg zu führen?“ Da wir ja noch in der Phase des Sammelns waren, wurde mein Statement auch auf das Themenboard aufgenommen und wie folgt beschrieben: Es bedarf einer Reflexion der vorherigen Kampagnen. Gut – so neutral kann man das auch beschreiben. Gleichzeitig merkte ich, dass mir das zu weich war. Ich wollte Klartext und die Kommentierung nahm sprichwörtlich den Wind aus den Segeln.

Gewaltfreie Kommunikation

In der modernen Arbeitswelt hat die Gewaltfreie Kommunikation (GfK) nach Marschall B. Rosenberg längst Einzug gehalten. GfK ist ein Sprachmodell, das die zwischenmenschliche Kommunikation in den Mittelpunkt rückt. Es geht darum, die Kommunikation achtsamer und freudvoller zu gestalten und miteinander in Verbindung zu gehen.  Die GfK möchte die Härte der Sprache aus dem Spiel nehmen.

Denn: Sprache wirkt. Immer. In der harten Kommunikation sind oft Bedürfnisse versteckt, die unbefriedigt sind. Daher lohnt es sich, die eigene Sprache und das Gesagte des Gegenübers zu reflektieren. Soulbottles geben dazu ganz praktische Einblicke, wie die GfK-Methode bei ihnen Einzug gehalten hat.

Manchmal denke ich, je mehr ich versuche die GFK-Methode anzuwenden, umso weicher wird meine Sprache. Hat sie dann vielleicht auch etwas von Schönsprech?

Ein Spiegel des Intellekts?

Ich mag die leichte Sprache. Vielleicht wird die Leichtigkeit als Schönsprech empfunden, weil sie sehr einfach anmutet. Jeder, der sich mal die Mühe macht, einen komplexen Sachverhalt vereinfacht darzustellen, weiß, wie herausfordernd diese Verdichtung sein kann. Es geht darum, den Kern zu kommunizieren und dabei dem Anspruch auf Seriosität gerecht zu werden. Mir hat der Kommentar nochmal verdeutlicht, wie schmal der Grat ist, ernstgenommen zu werden. Sind lange, verschachtelte und mit Anglizismen und Fremdwörtern gespickte Sätze Ausdruck von einem hohen Intellekt? Da würde ich mal dagegen halten wollen. Oder sind eckige und kantige Ausdrucksformen ein Spiegelbild einer charismatischen Persönlichkeit? Oder von einer konfrontativen Persönlichkeit? Auch das würde ich nicht unbedingt bestätigen.

Fazit

So einfach ist es also nicht mit der leichten Sprache. Bewerte Menschen und Organisationen nicht negativ, herablassend, nur weil sie eine einfache und bewusste Ausdrucksform wählen. Sie ist eine Ausdrucksform von vielen Möglichkeiten. Und: Einfache Sprache erreicht viele Menschen.

Herzliche Grüße, Steffi Meise

Spannungen – wenn Menschen zusammenkommen, dann wird es spannend. Von Begeisterung, Fröhlichkeit, Kreativität bis hin zum Missverständnis, Frust und echten Konflikten. Das kommunikative Spielfeld ist groß. Und gerade auf dem Tummelplatz der virtuellen Teamarbeit, also da, wo Menschen in Zoom-Meetings, ins Slack-Chats oder via WhatsApp miteinander interagieren, ist es oft umso wichtiger, Fragen, Bedenken und Wünsche möglichst früh und auf Augenhöhe zum Ausdruck zu bringen.

Was sind Spannungen?

Spannungen sind Signale. Sie signalisieren, dass etwas nicht stimmt und etwas angesprochen oder geklärt werden muss. Eine Spannung kann ein persönliches Gefühl sein, welches jeder nur selbst wahrnehmen kann. Oder ein Thema, welches zur Diskussion gestellt werden soll oder mit dem sich ein Teammitglied unwohl fühlt und darüber sprechen möchte. Auch ein Wunsch nach Veränderungen im Team oder in einem Projekt kann ein Spannungsthema sein. Eine offizielle Definition gibt es nicht.

Der Begriff hat seine Wurzel im englischen „tension“ und ist in der Holacracy zu Hause. Holacracy ist ein Konzept für agiles Organisieren, in dem die Spannungen von Mitarbeitenden und Teams ausdrücklich ihren Platz und Wert für die Weiterentwicklung haben.  Das Wort „Spannungen“ ist wie ein Code-Wort, dass wir etwas besprechbar machen wollen. Spannungen sind Ausdruck von unausgeschöpftem Potential, das für ein Team wirklich bedeutsam sein kann und einen festen Platz in Meetings gebührt. Es ist ein wirkungsvolles Signalwort, das hilft, ein Thema auf die Bühne zu heben.

Was Menschen brauchen.

Zu ein und demselben Thema schauen Menschen durch unterschiedliche Schlüssellöcher und nehmen so verschiedene Perspektiven ein. Es entstehen ungleiche Bilder. Bedürfnisse und Wünsche unterscheiden sich voneinander. Und gleichzeitig haben wir unterschiedliche Präferenzen und Erwartungen. Vielleicht wünschen wir uns mehr oder weniger Feedback? Oder wir sind mit einer Projektentwicklung nicht einverstanden und brauchen bei der Umsetzung eines Auftrags Unterstützung. 

Unterschiedlichkeit ist ok. Auch die Vielfalt schafft neue Blickwinkel und dennoch ist sie manchmal auch der Nährboden für Spannungen, also für neue Energie, Lernen und gemeinsame Entfaltungsmöglichkeiten.

Spannungen bei der Arbeit – Arbeit mit Spannung.

Das Wort „Spannungen“ wird in vielen, vor allem eher modernen Organisationen ganz praktisch und selbstverständlich eingesetzt, um Veränderungspotential zu beschreiben.

Als ich das erste Mal mit dem Vorhaben, über Spannungen zu sprechen, in einem virtuellen Teammeeting konfrontiert wurde, war ich ganz sicher nicht begeistert.  Mir ist noch sehr bewusst, dass mir anfänglich der Zugang zu diesem Wort fehlte. Und ehrlich: Ich hatte eher das Gefühl, dass etwas Unkontrollierbares in der Luft lag und berufliche Frustrationen oder persönliche Themen auf den Tisch kommen könnten. Naja, irgendwie war es auch so. Das darauf Einlassen ist wirklich wertvoll und eine Erfahrung wert. Gerade für die Person, die ein Thema einbringt sowie für die Teammitglieder, die z.B. durch Feedback oder einen neuen Gedankengang partizipieren.

Interessanterweise werden Spannungen in unserem Kulturkreis eher vermieden. Im Grunde begegnen sie uns jedoch jeden Tag in der Zusammenarbeit mit unseren Kolleg*innen und Kunden. Das Gute daran ist: Ein offener Umgang ist wie ein befreiender Türöffner und du kannst aktiv nach Lösungswegen fragen, bekommst Unterstützung und kannst so leichter die nächsten Schritte gehen. Spannungen wirken wie Treibstoff und helfen Menschen und Organisationen.

Warum fiel es mir am Anfang dann trotzdem so schwer, das Themenfeld zuzulassen und mit dem Konzept “Spannungen” zu arbeiten?

Zum einen habe ich den Begriff gleich negativ assoziiert. Als ich hörte, dass wir uns über unsere Spannungen im Vorfeld Gedanken machen sollten, war mir sofort klar: Es geht darum, Unzufriedenheiten ins Rampenlicht zu holen. Mir kam gar nicht in den Sinn, dass mit Spannungen auch ganz einfache Fragen, das Teilen von Informationen, das Aussprechen von Wünschen und Bedürfnissen gemeint sein kann. Es fühlte sich alles für mich schwer an und ich wollte mich nur ungern damit auseinandersetzen.

Und ich habe gemerkt, wie viel Überwindung mich die bewusste Auseinandersetzung und das darüber Sprechen gekostet hat.  Denn:

• Spannungen entstehen immer nur bei einer Person, also nur bei mir, nicht bei anderen.
• Es braucht ein gutes Setting, gerade in virtuellen Räumen, um von Spannungsthemen zu profitieren.
• Die Anzahl der Spannungen, die eine Person verspürt, ist nicht vorgegeben. Es darf auch mehr sein.
• Jede Spannung hat ihre eigene Frequenz.

Die Wirkung einer einfachen Frage: Was brauchst du?

Was brauchst du? Mit dieser Frage wenden wir uns an die Person, die eine Spannung ins Team einbringt. Diese Frage fasziniert mich. Sie ist so einfach und gleichzeitig verdichtet sie alles Gesagte auf eine Kernfrage. Wie bereits oben schon beschrieben, können die Antworten darauf für die Arbeit unglaublich wertvoll sein. Nicht nur für die eine Person, sondern  für das gesamte Team.

Alle 14 Tage blicke ich zurück auf das, was ich beruflich erreichen wollte und auch auf das, was ich noch erreichen will. Dazu nutze ich eine ganz einfache Matrix. Sie rückt meine To-Do’s und Perspektive in den Vordergrund – aber auch die Teamsicht. Und hier konnte ich zum ersten Mal auch den Begriff Spannungen praktisch einsetzen. Das hat mir geholfen, mir meiner Themen bewusster zu werden und sie leichter in Teammeetings einzubringen.

3 Tipps, wie du mit Spannungen leichter in Online-Konferenzen umgehen kannst.

1)         Wie kann eine Person ihre Spannung gut zum Ausdruck bringen? Ein gemeinsames Vorgehen hilft, deinem Thema einen guten Rahmen zu geben und dir ein offenes Ohr in Meetings zu verschaffen. Gibt es dafür ein gemeinsames Vorgehen? Wenn nicht, lohnt es sich auf jeden Fall beispielhafte Formulierungen zu geben. Zum Beginn braucht es Übung und für manche Menschen auch Überwindung, die treffenden Worte zu finden. Aber es lohnt sich. Einfache Formulierungen könnten z.B. sein:

• „Ich habe da ein Thema“,
• „Mir ist etwas unklar“,
• „Ich benötige Unterstützung oder Feedback“.

2)         Ein Tool, das sich auch in Online-Meetings gut eignet, ist der virtuelle Spannungsspeicher. Damit kann jeder zunächst für sich die Spannungen wahrnehmen und in den Speicher einsortieren. Biete an, mit einem Spannungsspeicher auch in Online-Meetings zu arbeiten. In Vorbereitung auf ein Online-Meeting können die Themen, die besprochen werden sollen,  auch via Trello, Arsana & Co. vorab dem Teilnehmerkreis zur Verfügung gestellt werden. So besteht die Transparenz über die Themen, die im Meeting zur Sprache kommen sollen.

3)         Achte darauf, dass du in der Formulierung deiner Spannung andere nicht verletzt. Egal ob in einem Live-Meeting oder im schriftlichen Austausch: Die persönlichen Spannungen zu formulieren, braucht Übung. Gerade, wenn viele Emotionen im Spiel sind, werden die Formulierungen manchmal zunehmend persönlich. Vor allem jedoch, sollten sie wertschätzend sein und zum Ausdruck bringen, was du selbst brauchst, damit sich das Thema für dich entspannt.

Spannungsbasiertes Arbeiten bietet wirklich die Möglichkeit, mit deinem Team besser zusammenzuarbeiten und gibt mehr Raum, die eigenen Potentiale zu entfalten – wenn wir es gemeinsam zulassen und unterstützen. Probiere es einfach mal aus!

Herzliche Grüße, Stefanie Meise

Der Grad an Komplexität in einer VUCA-Welt nimmt rasant zu. Oder anders ausgedrückt: Je unsicher unser Arbeitsleben wird, je mehr sehnen wir uns nach Orientierung und Klarheit. Ein klares Wort. Die leichte Sprache oder ein verständliches Miteinander. Eine Art Fundament, Wegweiser und Reisebegleiter. Etwas, das Menschen anspricht und sie mit auf die Reise durch die Wirren des Wandels nimmt.

Direkte Kommunikation kennen wir alle: Persönlich mit Menschen oder durch einen schriftlichen Austausch per Mail, Chat oder Post. Manchmal werden diese beiden Kommunikationsformen auch als synchrone und asynchrone Kommunikation beschrieben. Die unterschiedlichsten Kommunikationsformen nehmen an Vielfältigkeit zu, vor allem seitdem wir mit verschiedenen Tools und Plattformen via Zoom, MSTeams, MS365, Slack oder Trello unsere Zusammenarbeit über die Büros hinaus ins Home-Office und zu sonstigen mobilen Arbeitsorten organisieren.

Mit der Vielfalt an Kommunikationstools und der Zunahme von flexiblen Arbeitsformen verändert sich die Zusammenarbeit. Menschen arbeiten zwar immer noch miteinander. Doch von wo aus sie arbeiten, wann sie ihren Laptop hochfahren oder ob gerade „Deep-Work“ angesagt ist, d. h. eine ungestörte Arbeitsphase ansteht, in der wir nicht erreichbar sind, kann sehr individuell sein. Alles ist heute irgendwie grundsätzlich denkbar.

Die Zunahme an Flexibilisierung der Arbeit erhöht den Anspruch an unsere Kommunikationsfähigkeit. Wie wollen wir zusammenarbeiten? Welche Regeln geben wir uns für ein gutes Miteinander? Sind wir alle geübt darin, uns in einem virtuellen Raum verständlich und auf den Punkt auszudrücken? Was brauchen die einzelnen Teammitglieder, damit sie gut arbeiten können? Wie gehen wir damit um, wenn es zwischenmenschlich knirscht und Spannungen aufkommen? Welches Rollenbild von Führung ist in diesen Formen zeitgemäß? Wie schaffen wir es gemeinsam, Wirksamkeit zu erzeugen?

Auf viele dieser Fragen gibt es eine ganz simple Antwort: Mit einfacher und klarer Kommunikation. Eine leichte Sprache, die jeder versteht, weil sie weniger die Themen umschifft und Probleme vernebelt. Eine Sprache, die weniger verletzt und gleichzeitig Themen auf eine sachliche Arbeitsebene hebt und den Menschen in den Mittelpunkt rückt.

Das alles ist gerade in der vernetzten Arbeitswelt relevant. Da, wo Collaboration und Co-Creation eine zeitgemäße Form der neuen Arbeitswelt ist, rückt die Fähigkeit, gut zu kommunizieren in den Blickpunkt. Wertschätzende Kommunikation und trotzdem das Ziel verfolgen – das geht und ist kein Widerspruch.  Wir brauchen weniger fertige Konzepte und Tools, sondern eine größere Fähigkeit, mit dem Neuen, mit der Zunahme an Andersartigkeit bewusster und emphatischer umzugehen. Manchmal geht das nicht von jetzt auf gleich. Und manchmal ist es auch wirklich anstrengend. Wichtig ist, dass wir uns der Worte, die einfache Sprache wirkungsvoll machen, bewusst werden.

Frag mich mal! 😉 Es ist auch für mich eine Lernreise, auf der ich nach Antworten suche, mich dabei immer wieder reflektiere und versuche, auch die Blickwinkel meines Gegenübers zu verstehen. Kommunikation ist eben keine Einbahnstraße und es braucht manchmal einen langen Atem – und viel Übung.

Auf meiner Homepage widme ich mich daher der einfachen Sprache. Gerade, weil ich zu diesem Thema noch nicht alle Antworten habe, sondern auf der Suche bin. Neben meinen bereits bekannten Blogthemen wird es drei neue Rubriken geben: „Meetings“, „Leichte Sprache in der Arbeitswelt“, und: „Was habe ich gelernt“.

Über die Rubrik „Was habe ich gelernt“ freue ich mich besonders. Ich nehme euch einfach in meine persönlichen Retroperspektiven mit. Wir werfen also einen gemeinsamen Blick in den Rückspielgel und schauen, was ich gelernt und entdeckt habe, was gut oder auch weniger gut gelaufen ist und welche Erkenntnisse ich aus meinen Erfahrungen ziehe. Regelmäßig reflektiere ich zu bestimmten Themen, die mich ganz persönlich bewegen. In dieser Rubrik teile ich meine Gedankengänge und Einsichten, ohne den Anspruch zu haben, dass sie richtig sind. Es soll einfach ein kleiner „Walk the talk“ sein.

In der Rubrik „Einfache Sprache“ geht es vor allem um die Kommunikation im Arbeitskontext. Was bewirkt Sprache in den unterschiedlichsten Wirkebenen und wie kann ich sie positiv einsetzen? Hier möchte ich eine Brücke zwischen meinen praktischen Erfahrungen und etwas theoretischem Hintergrund schaffen. Ich glaube, dass ein kleiner theoretischer Hintergrund manchmal hilft, den einen oder anderen Schritt bewusster anzugehen.

Und das Thema „Meeting“ ist ja schon ein jahrelanger Begleiter von mir. Hier steht vor allem ein Refresh auf meiner Agenda, über das ich schreiben werde.

Bleibt neugierig, schaut einfach gerne bei mir auf meinem Blog vorbei!

Darüber freue ich mich!

Liebe Grüße, Steffi Meise