Warum digitale Tools die virtuelle Teamarbeit nicht verbessern. Und wie du es mit 5 Erfolgsfaktoren dennoch schaffst, dein Team von neuen Tools zu überzeugen.

 

Was hilft es, wenn der Mensch die Marschroute nicht kennt?

Warum werden aktuell so viele Investitionen in digitale Tools oder sogar in komplette digitale Arbeitsplätze – die Digital-Workplaces getätigt? Unternehmen versprechen sich mehr Arbeitsproduktivität, einen zukünftigen Wettbewerbsvorteil, eine verbessertes Wissensmanagement und eine vernetzte professionelle Zusammenarbeit. Das Zukunftsinstitut bestätigt durch seine Trendstudie „Hands-on-Digital“, dass digitale Tools für Unternehmen immer wichtiger werden. Einen kleinen Auszug der Studie kannst du hier nachlesen.

Gleichzeitig scheitern viele digitale Projekte und die kollaborative, virtuelle Zusammenarbeit. Und das aus meiner Sicht mit Ansage!

 

Warum lieben Chefs digitale Tools?

Unternehmen, die viel Geld für digitale Tools oder digitale Arbeitsplätze in die Hand nehmen, verfolgen ganz konkrete Ziele. Arbeitsprozesse und teils ganze Geschäftsprozesse sollen digitalisiert werden.

Als Ergebnis wünschen sich Entscheider mehr Einsparungen und gleichzeitig mehr Output. In Wirklichkeit werden die Wünsche und knallharte Ziele jedoch nur selten wahr. Denn sie vergessen den Mitarbeiter, die spezifischen Rahmenbedingungen am Arbeitsplatz in das digitale Projekt einzubeziehen. Sie lassen im Grunde den Faktor Mensch außen vor.

Das habe ich auch ganz persönlich bei einigen großen IT-Projekten erlebt. Zum Beispiel bei der Einführung von einem Social – Intranet, einem Projektmanagementtool sowie bei einem CRM. Die Technik wurde bereitgestellt und dann konntest du zusehen, wie du und dein Team damit arbeiten!

Gerade dezentral organisierte, virtuelle Teams werden bei solchen Projekten meist nicht mit einbezogen und können dann später die Suppe auslöffeln.

Warum das keine Ausnahme ist und sogar digitale Tools die virtuelle Zusammenarbeit langsamer machen können, zeigen dir diese drei Gründe.

 

  1. Zu wenig Fingerspitzengefühl

Viele Unternehmen machen die gleichen Fehler: Sie konzentrieren sich bei der Implementierung von digitalen Tools ausschließlich auf die Bereitstellung der Technik. Dabei vergessen sie die Mitarbeiter mit einzubeziehen. Damit ein digitales Tool akzeptiert wird bzw. ein Projekt erfolgreich eingeführt werden kann, braucht es das Verständnis darüber, wie die Menschen auch in virtuellen Teams zusammenarbeiten, sich austauschen und den Arbeitsprozess abbilden.

Ist diese Form der Zusammenarbeit effizient? Wie wird diese zukünftig im digitalen Tool abgebildet? Bleibt dabei die Effizienz gleich hoch oder wird sie sogar noch besser? Wie sieht es mit der Transparenz der einzelnen Arbeitsstände aus? Wie schnell und nachvollziehbar kann kommuniziert werden? Welche Daten werden im Hintergrund durch das System noch erfasst und was passiert mit den Auswertungen etc.?

Um Antworten auf die Spur zu kommen, helfen kleine Pilotprojekte. So können alle Akteure schnell voneinander lernen, Verbesserungen zügig eingebaut und Vorteile schneller sichtbar gemacht werden.

 

  1. Zu viele Häuptlinge

Oft sind bei der Einführung eines digitalen Tools viele Abteilungen und zentrale Schnittstellen beteiligt, zum Beispiel Einkauf, Vertrieb, Produktionseinheiten oder auch Personalabteilung. Sie alle blicken mit ihrer Brille auf die Möglichkeiten des neuen Tools. Was bietet ihnen das Tool? Was wünschen sie sich? Was fehlt? Erfüllt das digitale Tool ihre Vorstellungen und Erwartungen? Und die Antworten können je nach Abteilung und Bereich unterschiedlich ausfallen. Virtuelle Teams, auch häufig der Vertrieb, wünschen sich gerne mobile Lösungen. Dann gibt es andere Unternehmensbereiche, die den sicheren Umgang mit hochsensiblen Personendaten datenschutzkonform sicherstellen müssen und daher ganz andere Anforderungen priorisieren.

Und dann kommen die Extrawürste ins Spiel.

Wenn jeder Bereich ausschließlich seine Ziele in den Vordergrund stellt, fordern sie eine auf ihre Situation hin maßgeschneiderte Lösung ein. Dadurch entsteht im Anschluss ein Wildwuchs von vielen Einzellösungen, ohne vorher durch eine Meta-Perspektive einzuschätzen, ob das notwendig ist bzw. ob alle anderen Unternehmenseinheiten von dieser Lösung auch partizipieren können. Um diese „Spielchen“ von vornherein auszuschalten, hilft es, einen fachkompetenten Projektkoordinator einzusetzen. Seine Aufgabe ist es vor allem, die Bedarfe der einzelnen Abteilungen aufzunehmen und diese mit den Möglichkeiten des Tools abzugleichen und eine Bewertung der Erfordernisse vorzunehmen.

 

 

  1. Zu wenig Können

Wie können wir unsere Arbeit produktiver mit dem Tool erledigen? Und wie kann ich mit dem Tool effizient arbeiten, so dass es mir auch in meinem Job hilfreich ist? Das sind ein paar ganz zentrale Fragen aus Anwendersicht. Wenn der Mitarbeiter eine fundierte arbeitsplatznahe Einführung in das Tool erhält und den Arbeitszusammenhang insgesamt leichter, auch im Programm, besser versteht, wird sein Interesse geweckt, das digitale Tools zu beherrschen.

In vielen Arbeitsfeldern passiert genau das Gegenteil. Das Tool wurde angeschafft, eine kurze Einführung mit Verweis auf das Nutzerhandbuch wurde gemacht. Und jetzt viel Spaß damit!

Das ist aus meiner Sicht ein kapitaler Fehler! Dadurch wird die Produktivität noch stärker ausgebremst, die Motivation der Mitarbeiter leidet, das digitale Tool wird nur noch zähneknirschend genutzt.

Es ist entscheidend, den Nutzen in den Vordergrund zu stellen. Und zwar in erster Linie für die Mitarbeiter, die durch ihre Arbeit einen aktiven Beitrag zum Ergebnis dazutun.

Gerade bei kleinteiligen Arbeitsprozessen bleiben Mitarbeiter „stecken“. Sie entwickeln sich kaum weiter und verlieren das Interesse für den Gesamtprozess. Das passiert in Unternehmen, egal ob an der Produktionsstraße oder im Bewerbermanagement im Büro. Und das passiert häufig auch bei virtuell arbeitenden Mitarbeitern, die nur einen kleinen Ausschnitt bedienen.

 

Wie kann es besser laufen?

Du brauchst Menschen, die mit den Tools effizient und kreativ umgehen können. Und es braucht noch einiges mehr. Es folgen jetzt 5 Erfolgsfaktoren, wie digitale Tools auch von virtuellen Mitarbeitern akzeptiert und gerne eingesetzt werden:

 

Zusammenarbeit unter die Lupe  

Wer möchte, dass sein virtuelles Team besser mit den neuen digitalen Tools performt, sollte verstehen, wie die Zusammenarbeit genau funktioniert. Das gilt insbesondere für virtuelle Teams, die all zu oft überhaupt nicht auf dem Radar erscheinen. Neben den grundsätzlichen Rahmenbedingungen, die für ein effizientes und erfolgreiches Arbeiten ausgelegt sein sollten, braucht es auch eine gute Kultur der Zusammenarbeit in virtuellen Teams. Gerade virtuelle Führungskräfte sollten auf ihrem regelmäßigen To-Do Zettel immer wieder reflektieren, wie die Zusammenarbeit im virtuellen Team ist. Hat das Team den Stellenwert auch bei anderen Führungsebenen oder bei der Geschäftsführung? Oder vegetiert das virtuelle Team wie eine graue ungesehene Maus im Unternehmen und fristet sein Dasein? Hier mehr Sichtbarkeit und Fokus auf eine betriebsübergreifende gute virtuelle Zusammenarbeit zu legen, ist klar auch Führungsaufgabe.

 

Mensch sein – auch virtuell

Menschen arbeiten virtuell erstklassig zusammen, wenn die Chemie passt und sie sich als Menschen gut verstehen. Doch am besten hat sich ein persönliches Treffen für ein Kennenlernen der virtuellen Kollegen bewährt. Sich in echt zu begegnen, ist Gold wert. Quasi als Kick-Off für eine respektvolle und vertrauensvolle Teamarbeit. Darüber hinaus empfehle ich ein persönliches Treffen von virtuellen Teams von mind. 1-2 Mal jährlich, um vor allem die Zusammenarbeit zu festigen und den persönlichen Austausch zu pflegen.

 

Loslassen lernen

Führungskräfte tun sich oftmals schwer, Aufgaben zu delegieren oder einfach mal locker zu lassen. Sie brauchen auch das Gefühl, ihrem virtuellen Team vertrauen zu können. Diesen Vertrauensbonus wünschen sich andererseits auch die Mitarbeiter. Damit dieser Entscheidungsspielraum möglich wird, sollte die virtuelle Führungskraft die Spielräume, das heißt die Ziele und Entscheidungsbefugnisse klar definieren. So weiß jeder, was geht und was nicht. Und die Führungskraft kann so leichter loslassen.

 

Situativ virtuell führen

Aus eigener Erfahrung weiß ich, dass die Führung virtueller Teams manchmal sehr herausfordernd sein kann. Es ist wichtig, dass die Führungskraft einen intakten Draht zu den Mitarbeitern hat und gleichzeitig braucht jeder Mitarbeiter eine andere Art der Führung. Der eine erzielt seine besten Ergebnisse, wenn er viel Gestaltungsspielraum erhält und sich eher unregelmäßig mit dem Chef austauscht. Ein anderer bevorzugt einen engmaschigen Austausch. Eine virtuelle Führungskraft sollte die Klaviatur der situativen Führung spielen können, dann läuft die Zusammenarbeit einfach besser.

 

Mitmachen

Es reicht nicht, digitale Tools anzuschaffen mit der Erwartung, dass die Prozesse besser laufen. Häufig werde mit solchen Tools auch Change-Projekte losgetreten. Deshalb ist es wichtig, dass Führungskräfte das neue Tool auch aktiv nutzen. So zeigen sie allen, welche Priorität die Technik im Unternehmen hat und dass sogar der Chef mit dem neuen Tool umgehen kann.

 

Fazit

Kein digitales Tool der Welt bringt allein die gewünschten Ergebnisse. Ein Tool ist eine Brücke, die einen schneller ans Ziel bringen kann. Doch sie richtig einsetzen, über die Brücke gehen, sich orientieren, am anderen Ufer weiter marschieren, das muss der Mensch schon selber.

Deshalb ist es so wichtig, dass das Gesamtziel für alle Akteure klar ist. Nur so kann sich jede einzelne Abteilung Gedanken machen, wie sie das Ziel bestmöglich mit dem neuen Tool erreichen können. Das bedeutet dann ein aktives Auseinandersetzen mit dem Tool, ein Kennenlernen von neuen Möglichkeiten und ein übergreifender Austausch mit anderen Teams, der den Fortschritt eher beflügeln kann.

 


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