Ist dir schonmal aufgefallen, dass einige Teilnehmer große Nasenlöcher haben, wenn ihr Videobild live in einem Zoom-Meeting übertragen wird? Oder die Zimmer deiner Kollegen im Home-Office durcheinander aussehen, der Kleidungsstil sich verändert, sogar nachlässt und von manchem Kollegen kaum mehr etwas zu hören ist? Wer an Zoom-Meetings teilnimmt, hat so etwas ähnliches sicher bereits erlebt.

Viele Präsenzkonferenzen werden zur Zeit online abgehalten.

Kollegen finden sich zum erste Mal in Zoom-Meetings oder eine Online-Konferenzen wieder und betreten Neuland. Sie kämpfen sich durch die Technik, bis es endlich heißt: “Hört ihr mich?”.

Um professioneller in Online-Meetings zu wirken, empfiehlt es sich daher, die nachfolgenden Tipps umzusetzen.

5 Tipps, damit du in Zoom-Meetings besser rüberkommst

Sei mit den anderen Teilnehmern auf Augenhöhe

Im normalen Business-Umfeld wünschen sich die meisten Mitarbeiter eine Zusammenarbeit, ein Miteinander auf Augenhöhe. Diese Form der Kommunikation drückt sich einerseits in Worten aus und auf der anderen Seite in der Art und Weise, wie wir wahrnehmen und begegnen. Ob wir herablassende und distanzfördernde Gesten machen oder durch Blickkontakt und offener Haltung mit dem Gegenüber eher auf Augenhöhe kommunizieren.

In Zoom-Meeting solltest du auch auf Augenhöhe kommunizieren. Doch immer wieder erblicke ich zu große Nasen, Augen, die nach unten schielen. Das passiert meistens, wenn das Übertragungsgerät zum Beispiel ein Handy ist und auf dem Tisch abgelegt wird. Die Übertragung erfolgt dann von unten nach oben und lässt den Menschen sehr unkomfortabel aussehen. Oder die Kamera des Laptops überträgt in einem unpassenden Winkel.

Das wirkt anfänglich alles irgendwie komisch. Doch tatsächlich ist die Übertragung unprofessionell. Denn es lässt dich unvorteilhaft aussehen.

Tipp: Stelle dein Smartphone, dein Laptop oder deine Webcam so hin, dass der Übertragungswinkel so ist, als ob du einem anderen auf Augenhöhe gegenüber sitzest. Diese Einstellung wirkt direkt freundlich und professionell.

Wieviel Privates möchtest du bieten?

Viele Zoom-Meetings werden durch die Corona-Pandemie aus dem Home-Office heraus abgehalten. Und ein Online-Meeting ist umso persönlicher, je mehr Teilnehmer ihre Kamera einschalten.

Hast du auch schon manchmal gedacht: “Oh, diese Einrichtung hätte ich ihr/ihm gar nicht zugetraut!” oder “Wie sieht das denn da aus?”.

Wenn die Kamera eingeschaltet ist, lassen wir andere Menschen einen Blick in unser privates Umfeld werfen. Das kann für Heiterkeit sorgen, wenn es gewollt ist.

Es kann jedoch auch negativ wirken, sofern der Hintergrund nicht das transportiert, was für dich vorteilhaft sein sollte bzw. wenn dieser stark ablenkt. Strandbilder vom Urlaub sollten daher eher tabu sein.

Tipp: Sorge immer für einen angemessenen Hintergrund, der deiner Position / Funktion im Job angemessen ist! Mit einem weißen Hintergrund bzw. einem einfarbigen Hintergrund machst du vieles richtig.

Ein guter Ton

Es gibt das Sprichwort “Der Ton macht die Musik”. Und gerade bei Online-Meetings, Webinaren oder auch Videokonferenzen bewahrheitet sich das immer wieder! Wie oft hören wir derzeit: “Ich kann dich nicht hören!”, “Schalte mal deinen Ton an”, “Du rauscht!”, “Der Ton schwankt”….

Das sind immer wieder Situationen, in denen die Nerven strapaziert werden.

Tipps: Was kannst du hier tun?

• Teste im Vorfeld deine Tonqualität. Nicht jeder Laptop verfügt über ein qualitativ hochwertiges Mikrofon. Auch sind die Headsets, die täglich für das Telefonieren oder Musikhören verwendet werden, nicht unbedingt für eine stabile Kommunikation in Online-Konferenzen geeignet. Eine Investition in ein geeignetes USB-Headset lohnt sich!
• Für Online-Konferenzen oder Zoom-Meetings brauchst du eine stabile Leitung! Das ist die wichtigste Voraussetzung, damit die Übertragung funktionieren kann und der Ton perfekt übertragen wird. Teste möglichst im Vorfeld, wie stabil deine Internetverbindung ist und suche rechtzeitig nach einer örtlichen Alternative, sollte deine Leitung zu Hause nicht ausreichen.
• Wenn deine Internetleitung während eines Meetings nicht ganz so stabil ist, schalte dein Live-Bild aus. Beim Streaming benötigen Live-Bilder sehr viel Datenvolumen. Wird das Datenvolumen reduziert, also das Live-Bild ausgeschaltet, verbessert sich häufig die Tonqualität.
• Vermeide eine Live-Übertragung via WLAN. Die Übertragung ist stabiler, wenn dein Device mit dem LAN-Kabel verbunden ist. Solltest du über ein mobiles Endgerät an einer Online-Konferenz teilnehmen, stell bitte sicher, dass du über ausreichend Datenvolumen verfügst.
• Und vermeide auch sonstige Störgeräusche. Schalte dein Handy auf lautlos während des Zoom-Meetings und schließe bei Bedarf das Fenster, sollten die Straßengeräusche oder das Vogelgezwitscher zu intensiv sein.

Kleider machen Leute

Im Büro oder auf Konferenzen sind unsere Kollegen und Vorgesetzten häufig dem Anlass entsprechend gekleidet. Männer mit Krawatte und Sakko, Frauen toll gestylt mit Handtasche. Manchmal wird berichtet, dass das Arbeiten aus dem Home-Office heraus die Mitarbeiter “verlottern” lassen. Sie tragen häufiger T-Shirts und Jogginghosen. Bei Online-Meetings ziehen sie dann ein frisch gebügeltes Hemd über ihren Jogger und alles wirkt perfekt. Das sieht ja keiner. Bei Frauen ist das sehr ähnlich. Überraschend häufig ziehen sich Führungskräfte und Mitarbeiter eher legerer an. Accessoires wie Handtasche, Krawatte, Einstecktuch verschwinden.

Wie ist dein Kleidungsstil, wenn du von zu Hause aus an einem Zoom-Meeting, an einer Online-Konferenz teilnimmst? Wie bist du gekleidet, wenn du weißt, dass mit Live-Bild die Konferenz abgehalten wird?

Tipp: Mach dir bewusst, wie du wirken willst und transportiere auch diesen Business-Style aus dem Home-Office. Damit bringst du indirekt deine Kompetenz zum Ausdruck.

Sei präsent

Mit der Online-Kommunikation, egal ob in einem Zoom-Meeting, in einer Video-Konferenz oder einer Telko, kann sich nicht jeder anfreunden. Die Gründe können sehr unterschiedlich sein. Manch einer verfällt sofort in ein Konsumentenmodus und lässt sich berieseln, andere sind durch die moderne Technologie eher verunsichert und trauen sich kaum, an Gesprächen teilzunehmen. Auch in diesen Kommunikationsformen sind es häufig die eher “lauten” Menschen, die sich zu Wort melden und eine Meinung, eine Idee formulieren. Damit hinterlassen sie einen Eindruck und sind präsent. Die leisen Menschen wirken bei Online-Konferenzen noch leiser.

Tipp: Melde dich bei Konferenzen immer zu Wort, stelle bewusst eine Frage oder gib einen Impuls. So stellst du sicher, dass du präsent bei den Verantwortlichen bleibst und deine Stimme Gehör findet, wo du es willst.

Fazit

Auch in Online-Konferenzen kannst du Professionalität transportieren, die bei Kunden, Mitarbeitern und Führungskräften ankommt. Unterschätze das niemals! Wenn alle unsicher sind und nach Orientierung suchen, geben die Menschen Orientierung, die professionell in Zoom-Meetings wirken, eine souveräne Ausstrahlung haben. Und vieles davon kannst du bereits im Vorfeld ganz einfach sicherstellen und online einen positiven Eindruck hinterlassen!

Sehr häufig gehen Meeting-Veranstalter und Führungskräfte davon aus, dass eine Online-Konferenz ähnlich einfach umzusetzen ist, wie ein Webinar. Doch das scheint nur so.

Die aktuelle Covid-Situation zwingt uns, neue Wege zu gehen. Meetings werden nun viel häufiger online abgehalten. Viele Präsenzkonferenzen und Kundenmeetings werden quasi „über Nacht“ in die Online-Welt überführt. In Windeseile organisieren Unternehmen neue Zugänge auf digitalen Konferenzplattformen und kaufen Tools ein, die zügig in den Business-Alltag Platz finden sollen. Auf einmal sprechen wir von „zoomen“, haben einen “Online-Call“ und organisieren die Zusammenarbeit auf Kollaborationsplattformen wie Slack oder in Microsoft Teams. Alles geht gerade so rasend schnell.

Alle zusammen machen wir derzeit Erfahrungen und bewältigen Herausforderungen im Job und zu Hause, die wir uns Anfang des Jahres nicht hätten vorstellen können. Mitarbeiter werden immer routinierter im Umgang mit digitalen Tools. Doch hat es den Anschein, dass sich die Begeisterung in Grenzen hält.

Und hier zeigt sich ein Phänomen, welches schon vor der Covid-Pandemie in Unternehmen immer wieder zu finden war: Die Anschaffung von Technik oder Software löst nicht automatisch das eigentliche Problem bzw. ermöglicht nicht das gewünschte Ergebnis. Vielmehr geht es darum, dass diese Tools lediglich eine technologische Brücke darstellen, auf der das Überschreiten etwas anders funktioniert als gewohnt. Und diese Gangart muss erlernt werden.

Ein Bildbeitrag der Digitalzeitschrift „t3n“ bringt dieses Herantasten auf den Punkt.

Wie Online-Konferenzen besser werden können

Verbindlichkeit herstellen (Das Salz in der Suppe)

Ja, die Konferenzplanung. Diese ist schon ein alter Schuh und eigentlich weiß jeder, dass Verbindlichkeit und eine gute Planung für eine effiziente Konferenz vorteilhaft sind.

Für eine neue Studie des Elektronikdienstleisters Barco „ClickShare“ wurden 1500 Büroangestellte weltweit darüber befragt, welche Faktoren entscheidend für effiziente virtuelle Zusammenarbeit und digitale Besprechungen sind. Interessant: In dieser Befragung gaben 41% der Teilnehmer an, dass Meetings oft kurzfristig abgesagt werden, 34% gaben an, dass sie regelmäßig auf andere Teilnehmer warten müssen. Kommt das bekannt vor?

In den letzten Monaten wurden viele Konferenzen kurzfristig ohne eine Agenda terminiert und ebenso kurzfristig wieder verschoben. Da fällt es Mitarbeitern durchaus schwer, solche Termine ernst zu nehmen und sich entsprechend auf einen Termin inhaltlich vorzubereiten.

Gerade das spontane Absagen eines Online-Termins ist ärgerlich und suggeriert, dass das Thema unwichtig ist oder dass der Chef doch kein Interesse an einem Austausch mit seinen Mitarbeiter.

hat. Es ist wichtig, auch im virtuellen Raum Verbindlichkeiten herzustellen. In diesem Fall ist es das Einhalten der Konferenztermine, die online abgehalten werden!

Das gilt übrigens auch für die Mitarbeiter. Dem einen oder anderen fällt kurz vor Live-Schaltung ein, dass sich der Konferenztermin mit einem anderen Businesstermin überschneidet. So ein Zufall!

Mal ehrlich: Jeder kennt seinen Terminkalender und in der Regel können z.B. regelmäßig stattfindende Termine auch entsprechend priorisiert werden.

Beachte diese vier Schritte für professionelle Online-Konferenzen!

• Vor dem Meeting: Planung und Kommunikation

Eine positive Haltung aller Konferenzbeteiligten zur Online-Konferenz ist wichtig. Gerade die Konferenzleitung ist aufgerufen, eine konstruktive, positive Stimmung zu erzeugen und einzufordern.  Hier empfiehlt es sich, entsprechend klar und konsequent zu agieren.

Die Agenda: Unter welchem Kernthema wird das Treffen stehen? Worum geht es? Kannst du eine Headline formulieren, die in der Agenda plakativ übernommen werden kann?

Wichtig: Auch bei einem Online-Meeting sollte, wie gewohnt, vorab eine Einladung rechtzeitig zur Verfügung gestellt werden, ideal mit Time-Line und einem Grobziel. Zumindest sollte das Grobziel als Eckpfeiler vom Moderator bei der Begrüßung benannt werden, um eine Groborientierung zu geben.

Je nach Konferenzart muss die Rollendefinition des Moderators oder Konferenzleiters für alle Teilnehmer im Vorfeld geklärt und klar kommuniziert werden.

Die drei „Lieblinge“:  Online-Raum, Technik, Teilnahmeort. Oder sind es die drei nervigsten Punkte?  Diese drei Punkte werden immer wieder genannt, wenn irgendetwas mit der Online-Teilnahme falsch lief. Jeder befindet sich ja nun in der Situation, die Technik kurz vor Teilnahme selber zu checken, den Zugang zur Plattform zu finden oder erstmal den Einladungslink zur Online-Konferenz aus der Mailbox zu fischen und dafür zu sorgen, dass die Besprechungsumgebung einigermaßen störungsfrei ist.

Hier ist jeder Mitarbeiter quasi in der Eigenverantwortung, die Technik rechtzeitig ans Laufen zu bringen, sich vorbereitet und digital professionell zu präsentieren und die entsprechende Örtlichkeit dafür zu finden.

• Durchführung der Online-Konferenz

Viele Mitarbeiter berichten, dass sie mit gut vorbereiteten Online-Konferenzen deutlich mehr auf die Wege bringen als in Präsenzkonferenzen. Doch beliebt ist die Online-Konferenzvariante nur bedingt. Sie gibt der „Cup of Coffee Culture“, also der informellen Kommunikation keine Chance.

Hinter vorgehaltenen Händen bestätigen viele Mitarbeiter, dass das Beste der Präsenzkonferenz das Wiedersehen und der Austausch mit den Kollegen sei. Es ist also der „soziale Kleber“, welcher bei Online-Konferenzen zu kurz bzw. meist sogar vollkommen abhandenkommt.

Umso wichtiger ist es, auch in Online-Konferenzen Emotionen einen Raum zu geben. Zum Beispiel bewusst ein kurzes Warm-up zuzulassen, bevor die Agenda abgearbeitet wird.

Kommunikation auf Augenhöhe ist gerade in der Online-Kommunikation ein geflügeltes Wort. Doch wie ernst ist es von den Führungskräften und vom Moderator wirklich gemeint? Ist es vielleicht besser, mit einer kantigen Meinung doch eher an einer anderen Stelle aus dem Versteck zu kommen? Und wie ist das eigentliche Stimmungsbild zu einem bestimmten Thema, wenn der Vorgesetzte nicht anwesend ist?

In Online-Konferenzen wird noch weniger Klartext gesprochen.

Umso wichtiger ist es, alle Teilnehmer immer wieder aktiv einzubinden, sich Meinungen einzuholen und Diskussionen und Kontroversen zuzulassen. Auch wenn es ein virtueller Raum ist, sind doch die Austauschmöglichkeiten, an denen alle gleichzeitig teilnehmen können, wertvoll.

• Verhaltensregeln in virtuellen Besprechungen

Problem Ablenkung: Gerade bei Online-Besprechungen ist der Reiz der Ablenkungen besonders hoch. Wer kennt das nicht, mal eben während der Konferenz eine Tasse Kaffee holen, nebenbei die Mails checken oder sogar beantworten und kurz einen Blick in WhatsApp werfen. Die Studie „Digitale Meeting-Kultur“ von NeXR Technologies fand heraus, dass 61% der 18-34-Jährigen während laufender Online-Meetings nebenbei private Mails beantworten oder im Netz surfen. Bei 35- bis 54-Jährigen sind es noch 43 Prozent! Insgesamt gibt jeder zweite Studienteilnehmer zu, neben der Online-Veranstaltung noch andere berufliche Tätigkeiten zu erledigen.

Hier empfiehlt es sich, klare Meeting-Regeln für Online-Konferenzen zu etablieren. Dabei sollten die Regeln der Präsenzkonferenzen berücksichtigt werden: Pünktlichkeit, Fristen für Teilnahmeabsage, Meetingabsage, Meetingerinnerung, Umgang mit Hintergrundgeräuschen während des Meetings usw.

• Kommunikation nach dem Meeting

Im Fußball würde man sagen: „Nach dem Spiel ist vor dem Spiel“. Eine kurze Mail im Anschluss an die Konferenzteilnehmer mit dem Protokoll, ggf. den Aufgabenstellungen, die Verteilung des Share-Documents sollte sehr zügig versendet werden. Darüber hinaus empfiehlt es sich, die Ankündigung des nächsten Konferenztermins direkt in die Mail mit aufzunehmen sowie ein, zwei dankende Worte für die vergangene Konferenzteilnahme zu schreiben.

Möchtest du mehr über Online-Konferenzen, virtulle Teams und Online-Kommunikation errfahren? Dann klick auf „Information“ und schau´dir die komplette Titelüberischt zu diesen Themen an. Es lohnt sich!

Fazit

Viele Mitarbeiter und Führungskräfte nehmen derzeit an so vielen Online-Konferenzen innerhalb einer Arbeitswoche teil, wie niemals zuvor. Gerade die Häufigkeit und die unstrukturierte Herangehensweise an Online-Meetings lässt Zweifel aufkommen, ob der Umfang wirklich erforderlich ist und die Effizienz im Vordergrund steht. Zumindest besteht noch viel Potenzial, Online-Konferenzen wirksamer und zielführender zu gestalten und alle Mitarbeiter in die Konferenzthemen besser einzubinden. Für den Erfolg dieser Konferenzform ist es u.a. auch wichtig, den Menschen in den Vordergrund zu stellen und den Kinderkrankheiten, die Konferenztools mitbringen, weniger Raum zu bieten. Zu häufig wird über die Technik gemeckert. Dadurch verbessert sich jedoch keine Agenda und auch nicht die Bindung und Motivation der Mitarbeiter. Ziel sollte es auch weiterhin sein, Mitarbeiter in Online-Meetings aktiv miteinzubinden.

Hast du dich auch schon einmal gefragt, wie es einzelne Personen schaffen, eine Gruppe von Menschen in den Bann zu ziehen und sie zu begeistern?  Egal ob während eines offline oder online Vortrags: Das Publikum hängt an den Lippen des Vortragenden.

Wie geht das bloß?  Wie schaffen es einige Leute, Menschen in ihren Bann zu ziehen?

Es gibt Menschen, die sind wahre Naturtalente. Egal wohin sie gehen, auch in Webkonferenzen nehmen sie sprichwörtlich den Raum ein und brillieren mit tollen Online- Präsentationen.

Die meisten haben dafür sehr viel und intensiv trainiert. Immer wieder üben, ausprobieren, reflektieren, verfeinern und wieder neu üben.  Steve Jobs hat vor einer neuen Produktpräsentation mehrere Tage bis Wochen seine Präsentation immer wieder geübt und jedes Wort verfeinert, die Aussprache geübt und die Wirkung der Wörter bewusst  berücksichtigt.

Es ist kein neues Rezept. Es ist die Dosis von Zutaten, die eine Kommunikation wirken lässt. Und manchmal sind es sehr kleine und unscheinbare Wörter, die wir gar nicht bewusst verwenden. Doch bewusst und zielgerichtet eingesetzt, können sie deiner Botschaft Schwung verleihen!

Mit diesen 5 Wörtern kannst du mehr Nähe und Aufmerksamkeit auch in Online-Konferenzen entwickeln und deine Zuhörer in den Bann ziehen.

5 magische Wörter für mehr Nähe

Die Ansprache: Das Sie & Du

Wenn wir uns persönlich treffen, egal ob im Büro oder im Café, dann schauen wir uns in die Augen, begrüßen uns und sprechen uns direkt an. Es „menschelt“ einfach. Wir duzen oder siezen die Menschen, je nachdem, wie es gerade angebracht ist. Wenn wir uns nahe sind, ist die Ansprache und das Miteinander verbindlicher.

Genau diese Verbindlichkeit gilt es in Webkonferenzen auch herzustellen. Und hier stelle ich immer wieder einen wunden Punkt fest. Gerade in Online-Konferenzen erzeugen wir durch unsere Sprache  –  teils sogar unbewusst –  eine Distanz. Der Konferenzleiter oder auch Teilnehmer verfallen in nervigen Redewendungen wie: „Man müsste“, „man sollte“ etc.  Ich übersetze diese Floskeln gerne mit: „Egal wer das macht oder dafür zuständig ist, ich will damit nichts zu tun haben.“  Ich weise nur darauf hin, mehr nicht.

Wenn du dich virtuell auf Augenhöhe begegnest und wirklich mehr aktiv „Sie“ und „Du“ nutzt, wirst du feststellen, dass sie sich angesprochen fühlen und Reaktionen zeigen. Und darum geht es. Um Austausch, Meinung, Vielfalt und Mitgestalten. Mitmachen.

Grundsätzlich

Es gibt Themen, die sind knifflig. Da weiß ich als Leiter einer Webkonferenz, dass die Stimmung kippen könnte. Die Meinung, die Gedanken zu einem bestimmten Thema sind dennoch wichtig. Vielleicht, weil ich einschätzen möchte, wie stark das Team hinter mir steht, wie positiv die Mitarbeiter gegenüber einem neuen Tool stehen. Es gibt Beweggründe, um eine Einschätzung in Online-Konferenzen einzuholen. Ein sehr wirkungsstarkes Wort, um eine unverfängliche Einschätzung zu erhalten, ist „grundsätzlich“:

„Sagen Sie grundsätzlich, wie sehen sie das? „Tendieren Sie eher für A oder für B?“

Das Wort „grundsätzlich“ signalisiert unserem Gehirn, dass keine Gefahr lauert und eher unverbindlich eine grobe Einschätzung erfragt wird. Das Wort signalisiert uns so viel Allgemeinheit, dass wir uns auch nicht festlegen brauchen und dennoch sind wir bereit, darauf zu antworten.

Das ist kommunikationspsychologisch ein unglaublich starkes Wort und du bekommst auch in kniffliger Situation eine „unverfängliche“ Antwort.

Weil: Unser Gedächtnis liebt das Wort „weil“

Mit dem Wort signalisieren wir dem Gehirn, dass das alles schon seine Richtigkeit hat. Große Teile des rationalen Verstandes werden durch die Nutzung dieses kleinen Wortes außer Kraft gesetzt. Die Forschungen bestätigen: Mehr als 75% der begründeten Aussagen kommen ins Gedächtnis an, weil das Wort „weil“ genutzt wird.  Natürlich solltest du das Wort nur dosiert verwenden. Dennoch ist es sprachlich eine Waffe und sicher in mancher Situation hilfreich.

Noch

Noch signalisiert unterschwellig:  Alles ist noch möglich und die Ziele sind erreichbar.

Das Wort „noch“ ist uns häufig gar nicht bewusst. Gezielt eingesetzt, signalisierst du damit, dass du oder ihr die Ziele auf jeden Fall erreichen könnt. Alles ist möglich. Das Wort „noch“ strahlt unterschwellig Zuversicht und Optimismus aus. Wenn du dir dieser Wirkung bewusst bist, hilft dir das auch bei der Online-Präsentation, zum Beispiel bei der Vorstellung der Projekteziele und Meilensteine.

Sicherlich

Das Wort schafft Zuversicht, Sicherheit und ist in Webkonferenzen und auch in Mails wirkungsvoll.  Manche Menschen sind mehr oder weniger risikofreudig und gehen eher auf Nummer sicher. Das Wort „sicherlich“ schafft Verbindlichkeit und Garantie: „Du willst sicherlich auch auf…“, „Du freust dich sicherlich auch schon auf den neuen Kurs, mit dem du noch besser online präsentierst.“

Fazit

Manchmal sind es eher die kleinen Wörter, die, clever eingesetzt, eine sehr starke Wirkung erzeugen.  Treffen diese Wörter mit weiteren wirkungsvollen Begriffen, Präsentationselementen und Kompetenz aufeinander, kannst du in Webkonferenzen Menschen in den Bann ziehen.

5 Erfolgstipps, wie du wirkusnsvoller präsentieren kannst.

Immer wieder werden dieselben gravierenden Fehler bei Online-Präsentationen gemacht. Warum ist das so und wie kannst du das vermeiden und besser online präsentieren?

Es ist toll, dass viele Online-Konferenzen und Online-Schulungen mittlerweile interaktiv gehalten werden. Viele Moderatoren sind engagiert und binden ihre Teilnehmer, die vielleicht von zu Hause oder von einem anderen Arbeitsplatz aus teilnehmen, aktiv ins Geschehen ein. Das macht das Miteinander so lebendig und wirkt professioneller. Nur leider ist die eigentliche Präsentation oft noch old school.

Wenn ich von Powerpoint-Schlachten spreche, dann kannst du dir wahrscheinlich gut vorstellen, was ich meine. Doch mal Hand aufs Herz: Kannst du eine lebendige und spannende Online-Präsentation halten, die nicht die Standards von vor 10 Jahren beinhaltet, sondern modern und zeitgemäß ist?

Die meisten Menschen nehmen leider die negativen Effekte einfach in Kauf, weil sie vielleicht nicht wissen, wie sie es besser machen können. Es ist bekannt, dass Teilnehmer sich innerhalb der ersten 3 Minuten entscheiden, ob sie einen Online-Vortrag anschauen, einen Podcast hören oder einen Youtube-Film sehen wollen. Das ist verdammt wenig Zeit. Warum versuchen wir nicht dann, eine Online-Präsentation richtig spannend und aufmerksamkeitsstark zu gestalten?

Deshalb möchte ich dir jetzt die 5 Fehler und die passenden Lösungen dazu vorstellen, die dich weiterbringen werden.  Mit den 5 passenden neuen Präsentationsansätzen kannst du dein Publikum viel persönlicher erreichen und ziehst die Aufmerksamkeit auf dich.

5 Tipps bei Online-Präsentationen

Bei Online-Meetings und Online-Konferenzen sind Powerpoint-Folien extrem häufig im Einsatz. Das kannst du wahrscheinlich ständig. Welche Merkmale weisen die Präsentationen auf? Was ist auffällig bzw. gelebte Praxis? Darum geht es im Folgenden:

Tipp Nr. 1 – Die Begrüßungsfolie

Die meisten Präsentationen starten mit einer „Herzlich Willkommensfolie“. Hast du das auch schonmal gesehen? Bestimmt. Aber warum zeigen so viele Präsentatoren diese Folie? Welchen Sinn hat das und hat der Teilnehmer dadurch einen Mehrwert?

Wenn wir uns diese Frage ehrlich beantworten, gibt die Folie nix her.

Jetzt wird der eine oder andere widersprechen. Denn durch die Willkommensfolie zeigen wir unseren Teilnehmern ja, dass sie willkommen sind.

Dazu zwei grundsätzliche Anmerkungen:

• Die Haltung, das Gefühl und die ausgesprochene Begrüßung, das Willkommen – das erlebt und spürt der Teilnehmer durch das gesprochene Wort des Moderators. Wenn ich das Willkommenssein als Moderator nicht transportiert bekomme, sorry, dann ist auch eine Willkommensfolie überflüssig.
• Eine Präsentationsfolie macht auch dann keinen Sinn, wenn sie dem Teilnehmer keinen zusätzlichen Mehrwert bietet. Wir dürfen uns bewusst machen, dass ab der Folie Nr. 1 die Powerpoint-Schlacht mit Informationen startet, die wirklich keinen Nutzen haben. Und wenn sie für den Teilnehmer keinen Nutzen hat, dann weg damit!

Verzichte ab heute auf „Herzlich Willkommen“ – Diese Folie gibt es nicht mehr!

Tipp Nr. 2 – Die Agenda

In fast jeder Präsentation wird eine Agenda eingebaut. Wem nützt das? Mit einer Agenda erkläre ich zwar nochmal, was den Teilnehmer erwartet, doch das findet oftmals auch in der schriftlichen Einladung statt. Dort wird ein kurzer Umriss des Ablaufs dargestellt. Warum sollte das vorgetragen werden? Damit schwäche ich nur den Spannungsbogen ab. Viel wirkungsvoller ist es, wenn ich direkt zu Beginn der Präsentation den Erwartungsbogen sehr knackig formuliere und mit Schwung in das Thema einsteige.

Tipp Nr. 3 – Meine Vorstellung

Wer bist du? Gerade in Online-Konferenzen ist es üblich, dass sich der Moderator oder Gastvortragender nochmals kurz vorstellt. Und vielleicht kommt dir dieser folgende Anfang bekannt vor: „Mein Name ist …“.  Doch in einem virtuellen Raum wirkt die Sprache nochmals anders als in einem Raum, wo wir alle gemeinsam drin sitzen. Mit „Mein Name ist…“ signalisiert der Beginn schon den Abstand. Viel besser ist es, mit „Ich bin Vorname Nachname und mache XY“ zu beginnen. Einmal positionierst du dich dadurch direkt und gleichzeitig drückts du mit „Ich bin“ schon viel Stärke und Präsenz aus. Natürlich gehören zur Vorstellung auch kurz die spannenden Aspekte zu deinem Thema. Doch vermeide hier einen chronologischen Abriss deiner Tätigkeit. Konzentriere dich vielmehr auf die spannenden Aspekte oder auch auf Kernaussagen, die zu deinem Thema passend sind. Das gibt dem Spannungsbogen, der Dramaturgie deiner Präsentation noch mehr Nachdruck.

Tipp Nr. 4 – Powerpoint-Karaoke

Für die erste Folie empfehle ich ein wirklich starkes Bild oder eine starke Kernaussage. Das ist dann der Ausgangspunkt für deinen roten Faden, der dich durch die Präsentation leitet.

In moderneren Präsentationen kannst du mittlerweile erleben, dass der Präsentierende nur noch wenige Folien, dafür aussagestarke Folien verwendet.  Das liegt auch daran, dass der Präsentierende mit seiner Story und als Persönlichkeit im Vordergrund stehen sollte und die Folien nur noch eine unterstützende Rolle spielen. Das lässt die Präsentation insgesamt viel lebendiger und professioneller wirken.

Bei Webinaren kann dieses Vorgehen auch funktionieren. Doch ist der virtuelle Raum für viele Teilnehmer eher ein ungewohnter Raum und beansprucht eine Aufmerksamkeit in der Art und Weise, wie viele Menschen das noch zu selten machen. Daher schwindet die Aufmerksamkeit, die Konzentration während einer Online-Veranstaltung eher.

Und hier empfehle ich dir wirklich, im Vorfeld dir die Zeit zu nehmen und zu hinterfragen: Wer ist die Zielgruppe? Was machen sie beruflich? Haben sie mit Webinaren Vorerfahrung? Ist die Teilnehmergruppe vielleicht sogar gemixt? Sind sie im Kernthema zu Hause usw.?

Die Antworten geben dir einen Hinweis, wie stark du sie sprachlich mit auf eine Reise nehmen kannst oder andere Elemente einbauen solltest, um die Aufmerksamkeitsspanne immer wieder neu zu stimulieren. Dieser Punkt unterscheidet sich nämlich deutlich von einer Vor-Ort-Präsentation und wird von den meisten Experten bei Webinar-Präsentationen wirklich falsch gemacht!

Ist der gemeinsame Nenner tendenziell viel kleiner, dann baue viel mehr abwechslungsreiche Folien ein, die deine Message unterstützen. Schau, dass du Umfragen, Abstimmungen, Diagramme usw. aktiv einbaust. Dadurch werden die Teilnehmer viel mehr einbezogen und bleiben konzentrierter.

Tipp Nr. 5 – Die Abschlussfolie

Du ahnst es schon. Wenn ich von der Willkommensfolie wenig halte, dann werde ich von der Abschlussfolie auch wenig halten. Und so ist es. Auch hier stellt sich wieder die Frage: Was hat der Teilnehmer von dieser Folie? Bedank dich mündlich für die Aufmerksamkeit und lege in den letzten Worten wirklich all das an Emotion rein, was du zum Schluss mitgeben möchtest. Und jetzt noch ein Tipp: Die letzte Folie bleibt meistens am längsten geöffnet. Eben, weil sie die Letzte ist und wir einfach weiterquatschen. Wir sollten diese Folie nutzen, um einen bleibenden Schlussanker zu setzten. Vielleicht ein starkes Abschlusszitat, eine Botschaft, eine krasse Zahl, die man mit dir verbindet. Lass hier ruhig mal deine Kreativität spielen. Und nutze diese letzte Seite!

Fazit

Die Grundelemente einer Präsentation sind für „normale“ Präsentationen und für eine Webinar-Präsentation auf dem ersten Blick sehr ähnlich. Doch auf dem zweiten Blick ist es wesentlich, dass der Präsentator die Klaviatur des Beziehungs- und Spannungsaufbaus im virtuellen Raum beherrscht.  Um Lebendigkeit, Interaktion, gemeinsame Bilder, ein gemeinsames Verständnis entstehen zu lassen, braucht es weniger eine Folie mit vielen Inhalten, sondern einen Moderator, Präsentator, der sich als beherzter Botschafter des Themas sieht.

Moderne Kommunikationstools werden immer beliebter. Schon jedes vierte persönliche Treffen findet mittlerweile online statt. So laufen immer häufiger Teammeetings, Kundengespräche und auch sogar Vorstellungsgespräche online ab. Mit Hilfe von Softwarelösungen lassen sich schnell und einfach Online-Meetings abhalten. Menschen treffen sich also online, virtuell. Doch in nur wenigen Ausnahmen haben sie wirklich gelernt, wie sie online am besten kommunizieren und das Miteinander optimal gestalten können.

Im digitalen Zeitalter werden Online-Tools, die vor allem die Effizienz der Zusammenarbeit steigern sollen, immer beliebter. Dabei sind die Anschaffungs- oder Mietkosten dieser digitalen Lösungen überschaubar. Schnell ist ein Online-Meetingraum angelegt und es kann los gehen. Doch die Begeisterung bei den Moderatoren und Leitern der Online-Veranstaltung ist oft überschaubar.

„Jetzt mach mal“, heißt es auf einmal in Richtung Moderator. Nutze das digitale Tool und dann sind wir wieder einen Schritt weiter. Angeblich ist die Software ganz intuitiv bedienbar und heute ist eh jeder online unterwegs. Das wird schon…

Man wird irgendwie gedrängt und gestupst.

Was sind die Erfolgsfaktoren für Online-Meetings?

Für erfolgreiche Online-Meetings sind zwei wesentliche Elemente entscheidend: Der Mensch und die Technologie.

Beide Faktoren sollten mitspielen, damit die Webkonferenz ein Erfolg wird.  Meist wird der Fehler gemacht, zu viel Zeit auf die Technologie zu richten. Doch das ist nur die halbe Miete.

Wenn die Teilnehmer dann im Online-Meeting sind, was passiert dann? Wer schwingt dann den Zauberstab und führt professionell durch eine Webkonferenz, die die Menschen fesselt?

Moderationskompetenz: Wie kannst du Online-Meetings erfolgreich gestalten?

Damit du diese Webkonferenzen professionell und erfolgreich durchführen kannst, solltest du diese drei nachfolgenden Punkte beherrschen:

• Rollenklarheit – Was ist meine konkrete Rolle in Webkonferenz?

Zum Beispiel: Bin ich heute als Moderator für ein Online-Meeting, bin ich Gastgeber mit einem Schwerpunktthema oder bin ich selber Gast mit einem aktiven Part, nämlich eine Präsentation zu halten?

• Planung

Auch wenn wir innerlich bei dem Wort „Planung“ gerne die Augen verdrehen: Planung ist ein wesentlicher Erfolgsbaustein für ein erfolgreiches Online-Meeting.

Dazu zählen auch:  Was ist das Ziel des Meetings? Einladung der Teilnehmer; Vorkenntnisse der Gruppe; Konfliktpotenzial eruieren; Vorerfahrung der Teilnehmergruppe mit Online-Meetings; Kennen sich die Menschen schon?

• Kommunikation: Kompetenzbereiche des Moderators

Einem Moderator kommt in Webkonferenzen eine besondere Rolle zu, die je nach Abstimmung auch variieren kann. Grundsätzlich sollte ein Moderator auch diese drei Kernbereiche „Kommunikation“ der Online-Meetings beherrschen:

1. Onboarding der Teilnehmergruppe
2. Kommunikationspsychologie für Online-Veranstaltungen
3. Präsentationsgestaltung

Ob eine Konferenz gelingt, hat viel mit den Menschen zu tun und ihren Fähigkeiten, online zu kommunizieren.  Du brauchst einfach ein paar Online-Werkzeuge, um eine Veranstaltung lebendig und professionell zu begleiten!

Warum viele Online-Meetings schief laufen

Das erste Mal.

Doch bei den Menschen, die auf einmal ein Online-Meeting abhalten oder leiten sollen, kommen Unsicherheiten hoch, weil sie keine oder wenig Erfahrungen für diese Aufgabe mitbringen. Vielleicht waren sie bisher eher Besucher bzw. sie waren auf der Teilnehmerseite und brauchten für das Online-Meeting keine Verantwortung zu übernehmen.

Einige Faktoren sind in Online-Meetings einfach anders als bei Präsenzmeetings.

• Kommunikation: Je nachdem, welches Online-Meeting-Tool ich verwende bzw. welche Möglichkeiten ich in Meetings zulasse, kann ich mit Teilnehmern interagieren. Aber ich sehe sie selten alle zusammen live auf meinem Bildschirm. Wenn du in eine Präsenzkonferenz kommst, siehst du die Menschen in einem Raum, ihre Gesichter, was sie tun. Du nimmst die Schwingungen auf und hast schnell eine Ahnung, wie die Stimmung ist. In einem Online-Meetingraum ist die Möglichkeit, diese Atmosphäre wahrzunehmen nur sehr beschränkt.

• Ort – Raum vorbereiten: Egal ob ein Präsenz- oder ein Online-Meetingraum – Jedes Treffen will vorbereitet sein. Der Raum muss den Teilnehmern bekannt und zugänglich sein. Bei Webkonferenzen wird dieser Raum teilweise erst noch erstellt und durch E-Mail die Zugangsdaten bekannt gegeben. Das ist abhängig vom genutzten Konferenztool.

• Online-Moderation: Viele Moderatoren haben in Präsenzveranstaltungen eine unglaubliche Wirkung. Sie strahlen einfach Persönlichkeit aus, sie wirken charismatisch und ihnen fällt das Moderieren leicht. In Online-Veranstaltungen ist diese Wirkung schwieriger zu erzielen. Der Fokus liegt eher auf die Gestaltung der Interaktion, auf das Kommunikationsvermögen im virtuellen Raum. Darüber lässt sich auch Strahlkraft erzeugen. Das funktioniert jedoch anders als in Präsenz.

• Präsentation online halten: Diebeliebten Powerpoint-Schlachten sind einfach nur langweilig und ermüdend. Gerade bei Online-Meetings. Wir beanspruchen online unsere Sinnesorgane ganz anders, und teilweise werden sie sogar eingeschränkt. Wenn dazu noch eintönige Präsentationen gehalten werden, verliert der Teilnehmer das Interesse und schweift ab.

• Technische Voraussetzungen: Manchmal hat die Technik einfach ihre Tücken. Allein aus Datenschutzgründen kann nicht in jeder Firma spontan mit irgendeinem Online-Tool eine Online-Konferenz gehalten werden. Dazu müssen eine Menge Voraussetzungen geschaffen werden. Auch wenn ich unterwegs auf Reisen bin und ein Online-Meeting habe, ist die Frage zu klären, ob meine Netzverbindung ausreichend ist und ob ich das passende Gerät mit Headset dabei habe.

In der Praxis gibt es eine Menge Stolpersteine. Doch Online-Meetings geben Menschen unglaublich viel Flexibilität in der Zusammenarbeit.

Online-Meeting: Die wichtigsten Standards

Und Online-Meetings machen richtig Spaß, wenn Moderatoren und Teilnehmer einfach ein paar Kniffe & Tricks können, damit die Treffen spannender und interaktiver werden.

Für ein erfolgreiches Online-Meeting, achte daher auf folgende Standards:

• Stell sicher, dass alle Beteiligten zur rechtzeitig zur vereinbarten Zeit einen Zugang zum Online-Meetingraum haben.

• Dein Publikum sollte wissen, wie sie in den Online-Meetingraum kommen können und wie sie vorab einen Technikcheck durchführen können, damit die Ton- und Webcam-Verbindung gut eingestellt ist.

• Nichts interessiert Menschen so sehr, wie das, was andere Menschen machen. Nimm dir Zeit für ein Warm-up, noch bevor das Online-Meeting startet. Wenn die Teilnehmer das erste Mal online zusammen kommen, initiiere eine persönliche Kommunikationsrunde. Wo, in welcher Stadt sitzen sie gerade, gibt es schon Urlaubspläne. Lassen sie es menscheln.

• „Menschenln“ funktioniert sehr gut, wenn das Online-Meeting interaktiv gestaltet wird. Du kannst dir in der Vorbereitungsphase schon überlegen, welche Funktionen du während der Besprechung einsetzen willst und kommst so sehr schnell in einen kommunikativen und konstruktiven Arbeitsmodus; Präsentationen teilen, Chatten, Brainstormen auf Whiteboard, quantitative Umfragen.

• Kläre bei jedem Online-Meeting direkt zu Beginn die Erwartungen und das Ziel der Besprechung und die Agenda.

Fazit

Webkonferenzen sind in unserer Geschäftswelt bereits Normalität. Leider auch der Unmut, dass so viele Online-Meetings schlecht laufen. Es ist an der Zeit, die eigenen digitalen Moderationskompetenzen nochmals zu verbessern, um die Menschen einfacher online in die Themenwelten mitzunehmen.