Online-Kommunikation ist in vielen Unternehmen das TOP – Thema in der modernen Arbeitswelt. Sie findet auf vielen Kanälen und in unterschiedlichster Form statt. Von E-Mails, Online-Meetings, hybriden Präsenzkonferenzen über digitale Kollaborations-Tools. Es wird so viel kommuniziert wie nie zuvor.  Doch immer häufiger ist zu hören, dass die Online-Kommunikation nicht gut klappt. Woran liegt das?

Es gibt viele Wege zu kommunizieren. Jedoch wird in vielen Unternehmen zu wenig über die Art, wie wir online kommunizieren wollen, nachgedacht.  Was auch immer gute Online-Kommunikation ist: Wir kommunizieren so viel wie nie zuvor über digitale Kommunikationskanäle. Dabei stehen uns viele – digitale und analoge – Kanäle zur Verfügung. Und diese werden auch genutzt. Die Menge und Vielfalt der Kommunikationswege wachsen und gleichzeitig wird die Kommunikation im digitalen Raum irgendwie oberflächlicher. So wirkt sie jedefalls oftmals auf mich.

Online-Kommunikation: Was braucht es nun?

Es braucht ein gemeinsames Grundverständnis, wie wir als Team miteinander kommunizieren wollen. Das schafft Klarheit und einen Rahmen für die gewünschte Kommunikation.

Denn die Einführung eines digitalen Tools hilft nicht dabei, besser zu kommunizieren und mehr Wirksamkeit und Effizienz in die Teamkommunikation zu bringen. Stattdessen erlebe ich immer häufiger, dass viele Beschäftigten von der Kommunikationsdichte und Informationsflut überrollt werden. Das führt zur echten Belastung am Arbeitsplatz.

Welche Kommunikationsweisen bestehen?

Wenn wir die Belastung oder Überforderung durch die Kommunikationsdichte in eine gute Balance bringen wollen, ist es wichtig, ein paar Fragen auf den Grund zu gehen:

Wie wollen wir in einem Team oder im Unternehmen kommunizieren? In welcher Form und welche Möglichkeiten stehen uns dafür zur Verfügung?

Die Kommunikationsweisen lassen sich zum einen in synchrone und asynchrone Austauchform unterteilen. Zum anderen unterscheidet man hierbei zwischen einer schnellen und langsamen Verarbeitungsgeschwindigkeit des Gehirns bezogen auf die jeweiligen Kommunikationswege.

Wenn wir nun auf den Verlauf vieler Online-Meetings schauen, wird deutlich, wie nicht abgeglichenes Kommunikationsverhalten zu Spannungen oder gar zu mehr Aufwand führt. Wie häufig kommst du unvorbereitet in ein Online-Meeting, ohne vorher die vorher zur Verfügung gestellten Unterlagen gesichtet zu haben? Jeder erwartet im Anschluss an ein Meeting ein Protokoll. Doch liest du es dann auch?

Wann hast du das letzte Mal von dir aus ein Thema vorab zur Diskussion bereitgestellt oder passiert das vielleicht nur noch spontan während des Meetings? So aus der Schmoll-Ecke? Immer häufiger werden die Themen nur noch schnell und komprimiert abgehandelt. Der Dialog nimmt dabei ab. Und gleichzeitig wissen wir, dass immer weniger an Informationen aufgenommen wird. Es wird viel geredet und doch wenig verstanden.

Wie können wir das ändern?

Was soll eigentlich das digitale Kommunikationstool ermöglichen? Wobei soll es uns helfen?

Alleine diese Frage zu klären ist sehr spannend. Denn viele Tools erweitern unsere Kommunikationsmöglichkeiten. Doch dafür müssen auch wir unsere Arbeitsweise und unser Verhalten anpassen. Damit ein digitales Tools also wirken kann, sollten auch wir uns im Klaren darüber sein, ob und wie wir da mitmachen wollen und können.

In der Juni-Ausgabe des ManagerSeminars lautete eine Überschrift zum Thema Kommunikation: “Manchmal ist es besser, nichts zu sagen“. Der Artikel nahm die Beweggründe des „Strategic Silence“, also der strategischen Stille unter die Lupe. In Untersuchungen kam heraus, dass Beschäftigte ihren Manger*/-innen eher Informationen vorenthalten und diese dann zu einem späteren Zeitpunkt zur Verfügung stellten.

Kommt dir das auch bekannt vor? Nicht selten beobachte ich mich dabei, dass ich in Online-Konferenzen denke: „Ach lass´mal. Irgendwie ist das heute nicht der richtige Rahmen oder das richtige Setting, um mein Thema in die Diskussion zu bringen“. Ich frage mich wirklich, ob die Zurückhaltung in Meetings sogar zunimmt, weil in Konferenzen mehr Informationsaustausch im Vordergrund steht oder aktuelle Sachstände präsentiert werden und dadurch ein echter Dialog einfach schleichend in den Hintergrund gedrängt wird. Es wird sehr viel monologisiert.

Online-Kommunikation: Über welche Kanäle soll kommuniziert werden?

Jeder Jeck ist anders. So lautet ein Kölsches Sprichwort. Und genauso verhält es sich bei den bevorzugten Kommunikationskanälen. Die einen lieben den synchronen Austausch via Live-Online-Meetings oder Vor-Ort-Konferenzen, andere arbeiten gerne asynchron über kollaborative Plattformen wie Slack oder Microsoft365. Egal, welcher Kanal für welchen präferierten Zweck genutzt werden soll:

Im Grunde braucht es zwei Dinge:

1. Ein Commitment, eine Abstimmung darüber, wie das Kommunikationstool eingesetzt werden soll, sowie
2. Ein Format, um das aktuelle Vorgehen regelmäßig zu reflektieren und ggf. Anpassungsbedarf einzubringen.

Lies dazu auch gerne den Artikel zum Thema „Guideline“.

Je emotionaler ein Thema, je synchroner der Kanal

Gerade in angespannten Situationen erwische ich mich dabei, schnell eine Mail zu beantworten. Oder wenn ich von jemanden genervt bin: Dann möchte am liebsten sofort die passende Antwort liefern. Das ist in der Regel keine so gute Idee, denn ich bin zu emotional und manchmal gieße ich dann versehentlich noch zusätzlich Salz in eine offene Wunde.

Die Ursachen der auftretenden Missverständnisse können sehr unterschiedlich sein. In Bezug auf die E-Mail vertritt der Journalist Daniel Rettig einen sehr interessanten Ansatz: „Faustregel: doppelt so warmherzig, halb so kaltblütig, denn was der Sender schon als übertriebene Sanftmut empfindet, kommt beim Empfänger noch neutral an“. (Wiwo 2016)

Streit via E-Mail-Pingpong oder im Chat-Kanal ist kaum lösbar. Auch Emojis helfen nur bedingt, die eigene Botschaft gut beim Gegenüber rüberkommen zu lassen. Egal, in welchem digitalen Kanal wir gerade aktiv sind.

Besser: Suche in Spannungssituationen das direkte Gespräch, zum Beispiel in einem Telefonat. Stimmlage, Sprechgeschwindigkeit und Lautstärke können deiner Botschaft einfach mehr Rahmen und Kontext ermöglichen.

Gerade bei schwierigen und emotionalen Themen ist der synchrone Kanal die erste Wahl. Zum Beispiel der klassische Spaziergang – oder wie es in der Business-Welt heißt: Walk the Talk.

Fazit

Viel hilft nicht immer viel. Das gilt für Kommunikation und Information gleichermaßen. Entscheidend ist, über welche Kanäle die wesentlichen Informationen weitergetragen werden. Welche Kanäle für die persönliche Online-Kommunikation präferiert werden. Und im besten Fall schafft ein Team mit Hilfe einer Guideline einen gemeinsamen Kommunikationsrahmen, der für alle gilt.

Eigentlich liebe ich es, von zu Hause oder von unterwegs aus mit anderen zu arbeiten und kollaborativ ein Projekt nach vorne zu bringen. Und doch fahre ich fast jeden Tag ins Büro, um immer häufiger festzustellen: Ich brauche Tapetenwechsel, mir ist es hier zu eng. Was brauche ich eigentlich, um in einen guten produktiven Arbeitsprozess zu kommen?

Wie muss ein Büro für mich sein?

Diese Frage beschäftigt mich schon seit Wochen, weil ich für mich eine neue Arbeitsumgebung suche. Wäre eine offenere Raum-Atmosphäre vielleicht eine Alternative, z.B. Co-Working-Spaces?  Tatsächlich probiere ich immer wieder Co-Working-Spaces aus. Viele gefallen mir gar nicht so gut und von einem schwärme ich immer noch. Und gerade deshalb rückt bei mir die Frage ins Zentrum, welche Bedeutung das Büro oder der Ort der Wissensarbeit für Menschen hat.

Woher kommt der Begriff Büro?

Manchmal hilft es, sich zu erinnern, woher der Ursprung des Begriffs „Büro“ kommt und wie wir das Büro heute interpretieren, welche Bedeutung wir ihm zukommen lassen. Experte auf diesem Gebiet ist Prof. Jan Teunen. Das Büro steht dabei im Mittelpunkt seiner Arbeit. Er ist Kulturphilosoph, berät seit vielen Jahren namenhafte Unternehmen, mittels innovativer und restaurativer Konzepte Unternehmenskulturen zur größeren Entfaltung zu bringen. Er erzählt gerne die Geschichte des Büros:

„Das Büro wurde 1179 erfunden, im Hochmittelalter. Ein Mönch stellte einige ungehobelte Bretter auf zwei Holzblöcke und legte seine Kutte darüber, um die Pergament- und Ledereinbände nicht zu beschädigen. Die Kutte hieß übrigens „burra“, so entstand das Wort „Büro“. Es war, wenn man so will, das erste Homeoffice, und es entstand, um das Kostbare zu schützen“ .

(Auszug aus diesem Interview im DerStandard, Mai 2022).

Das eigentliche Wesen des Büros

„Das Büro wurde erfunden, um das Kostbare zu schützen“, so Teunen. Es steht sinnbildlich für den Raum der Geborgenheit und die Berücksichtigung individueller Bedürfnisse und Wünsche.

Das Büro in der heutigen Zeit

In der heutigen Zeit sind Büros oft Orte, die eher funktional eingerichtet sind, um die Arbeit möglichst effektiv zu halten. Da haben persönliche Bedürfnisse und Wünsche eigentlich wenig Raum – so scheint es. Auch wenn wir oft von New Work und neuen Raumkonzepten sprechen, ist die Art des Arbeitens oft noch sehr routinebehaftet und standardisiert. Daher rücken in vielen Raumkonzepten die unterschiedlichen Bedürfnisse der Mitarbeiter*innen ins Zentrum, um hier noch mehr produktive Arbeit zu ermöglichen. Und auch der Begegnungskommunikation kommt eine große Bedeutung zu.

Das Büro als Ort der Co-Creation

Aber warum zieht es so viele Menschen auch nach der Pandemie zurück ins Büro, obwohl der Ort eigentlich weniger das menschliche Bedürfnis adressiert? Warum fahre ich auch fast täglich zur Arbeit, setzte mich hinter meinen Bildschirm und fahre mittags wieder nach Hause, um von dort aus weiterzuarbeiten?

Der Hirnforscher Prof. Gerald Hüther hat dazu folgende wissenschaftliche Erklärung gefunden:

• Die Dopamin-Achse im Kopf sprüht am deutlichsten, wenn die Qualität im Umfeld des Menschen stimmt.
• Die Motivationsbereitschaft ist der Umgang mit anderen Menschen.

Ja, ich fahre ins Büro, weil ich mich gerne mit anderen Kolleg*innen direkt austausche und die Interaktion mag.  Das Büro kann also eine Art zwischenmenschlicher Tankstelle sein, welche mich motiviert. Wie wichtig Beziehungsarbeit und Kommunikation geworden sind, habe ich bereits in diesem Artikel beschrieben:

Das Büro und mein Autonomiebedürfnis

Für mich stelle ich aber fest, dass ich nach kurzer Zeit das Büro wieder verlassen möchte, weil es mich in meiner Schaffenskraft einengt und ich viel lieber in einem großen anregenden Raum sitze, und an Konzepten arbeite oder neue Ideen spinne. Am liebsten mag ich große, offene Räume mit Menschen, die kollaborativ an einer Idee oder an einem Projekt arbeiten.  Für mich ist das Büro ein zentraler Punkt gewollter Co-Creation.  Ein anderer zentraler Punkt kann mein Home-Office sein oder ein tolles Umfeld im Coworking-Space.

Neulich kommentierte eine Personalerin, dass Menschen, die im Home-Office wirklich produktiv und kreativ arbeiten können, ein ausgeprägtes Autonomiebedürfnis haben. Diese Menschen scheinen sich relativ gut selber organisieren zu können und verfügen über einen großen intrinsischen Gestaltungswillen. Ein interessanter Gedankengang, den ich noch um folgenden Aspekt ergänzen möchte: Jeder Mensch hat unterschiedliche Bedürfnisse. Die einen haben ein starkes Autonomie-Bedürfnis und für andere ist Struktur und Sicherheit wichtig. Es hat beides seine Berechtigung in einer modernen Arbeitswelt und für die unterschiedlichen Bedürfnisse kann das Büro eine gute Antwort sein!

Der Raum spricht eine eigene Sprache

Der Raum, in dem Wissensarbeit stattfindet, hat aus meiner Sicht maßgeblichen Einfluss auf uns. Vielleicht müssen wir wieder lernen, den Raum für uns zu erkennen, um darin das volle Potential zu entwickeln. Im Home-Office spricht der Arbeitsraum, das Arbeitsumfeld eine andere Sprache als im Büro. Und diese Sprache muss man lernen und sie muss auch zu mir passen. So gesehen ist für den einen Menschen das Home-Office der geeignete Ort zu arbeiten und für andere weniger, weil die Bedürfnisse ganz andere sind.

Mittlerweile kann die Wissenschaft nachweisen, wie stark die Umgebung, also Räume und Einrichtung, Einfluss auf unser Denken und Fühlen nehmen. Denn wenn der Raum oder die Umgebung Einfluss auf unser Denken nimmt, dann hat es eine unmittelbare Konsequenz auf Menschen, die im Home-Office keinen guten Arbeitsplatz für sich haben. Oder für Menschen, die ein kreatives Umfeld benötigen und ein kleines weißes Einzelbüro als Inspirationsbremse erleben.  Die Philosophen Clark & Chalmers haben hierzu eine Theorie entwickelt: die Extended Mind Theory (EMT). Die Theorie beweist, dass unser Denken nicht im Gehirn aufhört. Vielmehr gehen wir kognitive Verbindungen mit unseren Umgebungen ein. Das ist ein sehr spannender Ansatz.

Selbstcheck: Was brauche ich, um gut zu arbeiten?

Schreib dir einfach mal auf, was du brauchst, um dich wirksam bei der Arbeit zu fühlen. Warum fährst du regelmäßig ins Büro oder warum bleibst du lieber zu Hause und arbeitest rein digital kollaborativ?

Fazit

Das Büro wird zukünftig vielmehr zu einem zentralen Ort der Begegnung und der Kreation. Menschen wollen zusammenarbeiten. Dazu braucht es neue Raumkonzepte und Ansätze guter Kollaboration, die vor allem die unterschiedlichen Wünsche und Bedürfnisse der Menschen berücksichtigen.

Herzliche Grüße, Steffi Meise

Remote-Arbeit und Homeoffice sind voll im Trend und werden von vielen Unternehmen aktiv unterstützt. Flexibles und ortsunabhängiges Arbeiten ist einfach zeitgemäß. Doch es lauern auch einige Fallen. Es braucht eine besondere Art und Weise der Zusammenarbeit und eine andere Art der Führung sowie ein Vertrauensumfeld.

Was erwartet dich

Inhaltsverzeichnis

• Der Hype um die Remote-Arbeit
• Ein Blick auf die Vorteile von Remote-Arbeit
• Herausforderungen virtueller Teamarbeit
  • Arbeitsorganisation
  • Mit Menschen im virtuellen Umfeld arbeiten
  • Vertrauen ist alles (fast)
  • Onboarding
  • Selbstverantwortung und Holschuld
  • Auswahl von Remote-Tools
  • Der Kraftstoff Kommunikation
• Fazit und Zukunft der ortsunabhängigen Arbeit

Der Hype um das Remote – Arbeiten

Statista: Immer mehr Unternehmen erlauben Homeoffice

Laut einer Studie im Auftrag vom Digitalverband Bitkom setzen bereits vier von zehn Unternehmen auf Homeoffice. Und die Tendenz steigt. Auch weil es dem aktuellen Zeitgeist entspricht und weil die Flexibilisierung und Individualisierung der Arbeits- und Lebensbedingungen zum guten Ton eines modernen Unternehmens gehören. Remote-Arbeiten entspricht genau den Wünschen und Bedürfnissen vieler Menschen.

Remote-Arbeiten ist bei der jüngeren Generation derzeit so richtig angesagt. Sie streben flexibles und ortsunabhängiges Arbeiten an. Ein wenig steckt die Sehnsucht nach Selbstverwirklichung und Freiheit dahinter. Gerade für die Generation Y & Z ist es wichtig, Arbeit und Freizeit stärker auf die individuellen Bedürfnisse auszurichten und in einem guten Einklang zu bekommen.

Es gibt jedoch auch rein sachlich Aspekte, die für Remote-Arbeiten sprechen. Beispielsweise die aktuelle Diskussion um Nachhaltigkeit und Schonung von Umweltressourcen macht die Arbeitsform nochmals attraktiver. Aber dazu gleich mehr im nächsten Abschnitt.

Ich persönlich gehe davon aus, dass Remote-Arbeiten in den nächsten Jahren sich noch stärker etablieren wird. In Stellenausschreibungen gilt Remote-Arbeiten bereits heute zu einer Top-Kompetenz von global agierenden Unternehmen.

Vorteile der Remote-Arbeit

Jeden Tag stecken unzählige Pendler in Staus fest oder ärgern sich mal wieder über überfüllte oder unpünktliche Züge. Durch die Flexibilisierung der Arbeitsbedingungen können sie nun auch von zu Hause aus arbeiten oder aus einem der angesagten Coworking-Spaces. Sie mindern dadurch CO2 und leisten einen positiven Beitrag, sparen selber noch eine Menge Zeit und Geld.

Und diese positiven Punkte lassen sich auch wunderbar auf die Unternehmen übertragen.

Gerade bei dem angespannten Bewerbermarkt kann ein Unternehmen das Bewerberprofil flexibler halten, weil sie nicht mehr nur auf Mitarbeiter aus der Region angewiesen sind, sondern ggf. in ganz Deutschland nach geeigneten Mitarbeitern suchen können.

Darüber hinaus kann ein Unternehmen diese Vorzüge auch in ihrer Nachhaltigkeits-Bilanz positiv ausweisen.

Herausforderungen virtueller Teamarbeit

Über die Stolpersteine und Herausforderungen in der Zusammenarbeit mit verteilten Teams  habe ich schon mehrfach geschrieben. Auf jeden Fall gilt es, diese gravierenden 5 Fehler zu vermeiden. Mehr dazu in meinen Blogartikel.

Denn häufig werden wir von den vielen Vorteilen, die wir mit virtueller Arbeit verbinden, geblendet. Ja, Remote-Arbeiten ist beliebt, doch nicht jeder Mitarbeiter ist dafür persönlich geeignet. Es kostet eine Menge Anstrengung, einen guten Workflow in Remote-Teams zu etablieren. Zeit- und ortsunabhängiges Arbeiten braucht einen klaren Handlungs-, Organisations- und Kommunikationsrahmen und eine klare Führung. Es braucht ein grundsätzliches Verständnis davon, wie die Zielsetzung aussieht und wie das vertrauensvolle Miteinander remote gelebt wird. Fehlen diese Bedingungen ist die Schieflage vorprogrammiert.

Was sind nun die größten Herausforderungen für Unternehmen, wenn Mitarbeiter remote arbeiten wollen?

#1 Arbeitsorganisation bei Remote-Teams

Für erfolgreiche virtuelle Zusammenarbeit braucht es eine etwas andere Arbeitsorganisation. Arbeit auf Zuruf zu verteilen, wird schwierig und macht darüber hinaus wenig Sinn. Vielmehr braucht es einen strukturierten und klaren Handlungsrahmen. Aufgaben und Ziele sollten im Idealfall allen Teammitgliedern klar sein, sowie die Meetings-Zeiten und die individuellen Arbeitszeiten der Mitglieder. Es braucht klare Regeln, ein Commitment für die gemeinsame Arbeit. Das ist der Grundstein für eine vertrauensvolle Remote-Arbeit.

Neben dem gemeinsamen Arbeitsverständnis helfen digitale Tools, den Kommunikations- und Informationsfluss optimal zu gestalten. Dazu erfährst du gleich mehr im Artikel.

#2 Mit Menschen arbeiten

Remote-Teams sind und bleiben Teams, in den Menschen verteilt arbeiten. Und das Arbeiten ist kein reines „Abarbeiten“. Denn Remote-Teams haben auch ganz normal das Bedürfnis mal zu quatschen. Genauso, wie es Face2Face-Teams vor der Kaffeemaschine machen.  Remote-Teams verfügen nur leider über keinen virtuellen Treffpunkt an einer Kaffeemaschine. Und doch ist es wichtig, diesen Austausch auch virtuell zu erzeugen.  Du kennst vielleicht den Satzanfang: „Nachdem das Eis gebrochen war, war alles viel einfacher…“ Es ist insbesondere die Aufgabe von Führungskräften, die menschliche Seite bei Remote-Teams zu fördern. Denn da, wo Vertrauen entsteht, wächst und größer wird, schafft es ein Team, dass sich wirklich vertraut, Großartiges zu leisten.

Wie kannst du dieses Vertrauen entwickeln?

• Plane auf jeden Fall Zeit für ein Small-Talk, ein Warm-Up bei Meetings ein.
• Rundmails oder WhatsApp-Nachrichten zum Wochenende oder Wochenstart
• Mein Highlight der Woche: Das kann ein Erlebnis sein, welches ich in einem Online-Meeting erzähle oder per Sprach- oder Videonachricht per WhatsApp versende
• OpenFriday im virtuellen Raum

Noch ein grundsätzlicher Tipp: Nichts wirkt stärker, als ein persönliches Treffen. Deshalb plane min. 1-2 x jährlich ein Präsenztreffen mit dem Team ein, in dem vor allem das gemeinsame Erleben, der Austausch, die Gespräche und die lockere Atmosphäre im Vordergrund stehen. Das stärkt die Teamkultur, schafft ein positives Miteinander und lässt Vertrauen wachsen.

#3 Vertrauen ist alles (fast)

Vertrauen ist der Kitt erfolgreich arbeitender Remote-Teams. Und leider wird der Vertrauensfaktor zu oft vernachlässigt. Für Mitarbeiter, die überwiegend auf sich gestellt sind, ist fast nichts so wichtig, wie ein vertrauensvolles Verhältnis zum Vorgesetzten und direkten Kollegen. Vertrauen ist eine echte Währung!

Vertrauen kannst du auch remote wahrnehmen und erleben. Und das geschieht überwiegend über Kommunikation bzw. fehlende Kommunikation. Wie der Kommunikationswissenschaftler Paul Watzlawick einmal treffend formuliert hat: „Man kann nicht nicht kommunizieren.“ Fehlende Kommunikation wirkt auch. Das sollten sich insbesondere Führungskräfte bewusst machen. Fehlende oder nur halbherzige Kommunikation lässt die Alarmglocken der Remote-Mitarbeiter aufläuten.

Doch diese Situation lässt sich auch umdrehen:

Remote-Mitarbeiter, die ihre Ergebnisse, Fragen oder Probleme nicht kommunizieren, verschwinden vom Radar der Kollegen und der Führungskraft. Und irgendwann stellen sie komische Fragen wie: „Lebt der eigentlich noch? Was macht denn der den ganzen Tag im Home-Office?“ Irgendwie kommt so ein Beigeschmack hoch, weil der Remote-Mitarbeiter so still ist oder geworden ist und nicht aktiv zu den Kollegen hin kommuniziert.

Achtung Kontrollfalle:

Insbesondere Führungskräfte, die eh einen starken Kontrollzwang haben, stoßen mit Remote-Arbeiten an ihre Grenzen. Sie schaffen es kaum zu delegieren und dem virtuellen Mitarbeiter Freiräume in der Umsetzung einzugestehen. Unter diesen Bindungen wächst Vertrauen nur schwer. Es ist daher wichtig, im Vorfeld eine transparente Kommunikationsstruktur und einen transparenten Workflow abzustimmen und diesen auch beidseitig einzuhalten. Darüber hinaus ist es für die Führungskraft und für den Remote-Mitarbeiter unglaublich hilfreich, regelmäßige Feedbackgespräche zu führen, den derzeitigen Arbeitsstand und wohin weiter die Reise geht zu besprechen. Das fördert gemeinsames Verständnis und Vertrauen.

#4 Onboarding – Einarbeitungsphase

Menschen, die in virtuellen Teams arbeiten, geraten viel schneller vom Radar der Führungskraft. Das ist keine Absicht, sondern bringt leider auch die Nichtanwesenheit mit sich. Deshalb ist es besonders wichtig, ein sorgfältiges Onboarding, eine umfassende Einführung in Remote-Arbeiten zu machen. Dabei ist gerade die Einarbeitung unglaublich wichtig und setzt viele Leitplanken für die zukünftige Arbeitsweise. Gerade, wenn ein Remote-Mitarbeiter wenig Vorkenntnisse bezüglich des Unternehmens hat, ist es besonders wichtig viel über das Unternehmen zu erzählen, wie es tickt, wie die Arbeitsstruktur aussieht, was wichtig ist und wohin unternehmerisch die Reise geht. Sollte ein Mitarbeiter ganz neu starten und das direkt remote, empfehle ich wirklich eine Einarbeitungsphase vor Ort. So bekommt der neue Mitarbeiter ein Gefühl für das Unternehmen und die Menschen. Das erleichtert die Remote-Arbeit im Anschluss.

Mitarbeiter, die zunächst im Büro gearbeitet haben und dann remote arbeiten möchten, kennen den „Stallgeruch“ des Unternehmens schon. Doch sie haben häufig eine romantische Vorstellung von Remote-Work und benötigen nochmals ein spezielles Onboarding. In meinem Blogartikel gehe ich auf diese Besonderheiten und 5 Wahrheiten, warum Homeoffice eine Chance, aber keine Garantie für glückliches Arbeiten ist, vertiefend ein.

#5 Selbstverantwortung

Von Remote-Mitarbeitern höre ich immer mal wieder den Vorwurf, dass sich ihre Führungskräfte oder Kollegen zu selten um sie kümmern und sie zu wenig Informationen bekommen.

Das ist ein ganz grundsätzliches Thema. Gerade Remote-Arbeit schafft viel Freiraum und individuelles Arbeiten. Das ist die eine Seite. Und auf der anderen Seite bedeutet dieser Gestaltungspielraum auch eine klare Eigenverantwortung. Der Remote-Mitarbeiter sitzt hier am Steuer, strukturiert und organisiert seinen Arbeitsprozess überwiegend eigenverantwortlich. Und wenn er Hilfe, Antworten oder was auch immer benötigt, dann hat der Remote-Mitarbeiter eine Holschuld!

Holschuld bedeutet, dass er dafür verantwortlich ist, Hilfe einzufordern oder auch Antworten auf Fragen. Der Chef oder die Kollegen im Büro sind keine Hellseher. Sie können nicht erahnen, wenn bei dir etwas unrund läuft oder du unglücklich bist!

Vielleicht fühlt sich jetzt der eine oder die andere auf die Füße getreten. Doch das ist meine Erfahrung aus über 15 Jahren Arbeit und Führung virtueller Teams. Kommuniziere die Regeln und die Erwartungen direkt von Anfang an klar und unmissverständlich. Dann können alle besser damit umgehen. Und dazu zählt auch die Holschuld, das durfte ich zunächst bitter lernen. Heute bestehe ich darauf.

#6 Auswahl von Remote – Tools

Digitale Tools für eine gute und ortsunabhängige Kommunikation und Zusammenarbeit sind aus meiner Sicht ein Muss! Und ein professioneller Umgang mit solchen Tools kann ein Remote-Team wirklich pushen.

Aus meiner Erfahrung hat jedes Unternehmen seine eigenen Tools. Daher stelle ich hier nur ein paar Tools vor, die ich teilweise selber nutze, die branchenunabhängig, preiswert und flexibel einsetzbar sind.

Hier nun eine Übersicht meiner wichtigsten Remote-Tools:

• Projektmanagement: MeisteTask,  Trello
• Video-Konferenz: Skype, Zoom, Clickmeeting
• Cloud–Speicher: Evernote, Dropbox, Google Drive
• Chat: Slack, Google Hangouts
• Terminplanung: Doodle, Google Kalender

MeisterTask, Trello und Slack sind für mich persönlich die wichtigsten Kommunikationstools, weil sie jeden Mitarbeiter eines Remote-Teams gleichberechtigt, zur selben Zeit, transparent und just in time über den neusten Bearbeitungsstand informieren können. Keiner wird von der Kommunikation ausgeschlossen, jeder kann, wenn er will und die Zugriffsberechtigung hat, den Stand nachlesen. Diese Option ist Gold wert. Das durfte ich in der Vergangenheit mehrfach bei Remote-Teams erleben und es wirkt wie echter Kraftstoff.

#7 Der Kraftstoff „Kommunikation“

Mitarbeiter wollen mitgenommen werden. Sie wollen wissen, wohin die Reise geht und was ansteht. Deshalb ist ein guter Informations- und Kommunikationsfluss gerade für Remote-Teams so wichtig. Sie brauchen das Gefühl, die Information zeitgleich mit ihren Kollegen aus dem Büro zu erhalten und nicht das letzte Rad am Wagen zu sein.

Führungskräfte und alle Mitarbeiter, auch die remote arbeiten, sollten ihr Augenmerk auf eine vertrauensvolle, zielorientierte Kommunikation auf Augenhöhe legen. Mit den heutigen digitalen Tools ist das problemlos möglich.

Doch auch alle Mitarbeiter sollten sich hieran beteiligen.

In der Wirtschaftszeitschrift brand eins (07/2019) gibt es in der Rubrik „Die Welt in Zahlen“ ein erschreckendes Ergebnis.

Das Ergebnis lässt mir die Haare zu Berge stehen und macht mich eher etwas ungläubig.

In der heutigen Arbeitswelt sollte der sichere Umgang mit einem Online-Meeting oder in einer Videokonferenz zum guten Ton gehören. Mindestens sollten die Mitarbeiter sich in einem Online-Meeting sicher bewegen können.

Kommunikation ist eine zentrale Aufgabe. Für Remote-Teams, für Führungskräfte und alle Mitarbeiter! Und der professionelle Umgang mit Kommunikation wird in Zukunft in der modernen digitalen Arbeitswelt noch wichtiger werden.

Gerade im virtuellen Umfeld gibt es schnell Stolpersteine und es entstehen Missverständnisse. Oft sehen wir die Menschen nicht und können die Mimik und das Herumfuchteln mit den Händen und Füßen gar nicht deuten.

Oder vielleicht kennst du das auch: Du bist genervt und wütend und schreibst aus dem Bauch heraus deinem Kollegen eine Mail. In diesem Moment schien das richtig. In dieser Mail ist alles enthalten, was du loswerden wolltest. Doch eine kleine innere Stimme warnte dich „Warte mit dem Abschicken noch bis morgen“.  Am nächsten Tag liest du die Mail und bist erschrocken. So kannst du die Mail nicht versenden und schreibst deine berechtigte Kritik wertschätzender.

Oder du bekommst selber eine Mail. Und weil du schon vorher schlecht drauf warst, liest du die Mail nur halb, bist erbost, bekommst irgendein Wort in den falschen Hals, was der Absender gar nicht so gemeint hat.

Es ist so schnell passiert. Bei e-Mails, WhatApp & Co. Ein falsches Wort und schon ist schlechte Stimmung angesagt.

Gerade bei Remote-Teams gilt eine Regel: Nie die Kommunikation abreißen lassen. Das gilt für Führungskräfte und für Remote-Mitarbeiter. Auch bei kleinen Unstimmigkeiten solltest du nachfragen, wie es genau gemeint ist. Lieber die kleinen Missverständnisse früh aus dem Weg räumen, als hinterher vor einem virtuellen Tsunami weglaufen.

Fazit und Zukunft der ortsunabhängigen Arbeit

Wenige Großunternehmen haben das Remote-Arbeiten wieder eingestellt. Ich glaube, das bleibt auch lange die Ausnahme. Doch ich bin davon überzeugt, dass noch zu viele Führungskräfte und Mitarbeiter die Remote-Arbeit auf zu leichte Schulter nehmen. Menschen, die bei dieser Arbeitsform stärker auf sich gestellt sind, brauchen besondere Skills und einen starken Eigenantrieb. Die Weiterentwicklung in digitalen Grundkompetenzen, um die Zusammenarbeit unternehmensweit zu stärken, ist hier eine zentrale Aufgabe des Unternehmens und ihrer Führungskräfte.

Aus meiner eigenen Erfahrung weiß ich, dass Remote-Arbeit wirklich super funktionieren kann und unglaublich viele Vorteile bietet. Ich bin auch ehrlich: Aus meiner Sicht ist nicht für jeden Mitarbeiter diese Arbeitsform geeignet. Das durfte ich auch bitter lernen.  Und eines habe ich auch gelernt: Remote-Arbeiten heißt mit Menschen zu arbeiten. Es wird gerne in digitale Tools investiert. Doch in bessere virtuelle Kommunikation zu investieren, die Menschen zu befähigen, noch souveräner im Remote-Umfeld zu agieren, ist meiner Meinung nach noch entscheidender für erfolgreiche Arbeit!

Ja, zugegeben, die Überschrift ist provokativ. Und ich mag das Arbeiten von zu Hause auch sehr.  Aber gerade deshalb kann ich die einzelnen Plus- und Negativpunkte recht gut einordnen. Sowohl aus der Brille einer Führungskraft als auch aus der Brille als Mitarbeiterin. Ich bin wirklich der Meinung, dass Mitarbeiter, die von zu Hause aus arbeiten, auf Dauer in ihrer beruflichen Potenzialentfaltung Federn lassen, und das Nachsehen haben.

Home-Office ist in Unternehmen angekommen

Laut einer aktuellen Studie des IZA (Institute of Labor)Economics ist Home-Office auf dem Vormarsch, insbesondere bei jüngeren Mitarbeitern.  Das Arbeiten von zu Hause schafft in unterschiedlichen Lebensphasen einfach attraktive tolle Vorteile, die Mitarbeiter sehr schätzen.

Dennoch ist das Arbeiten von zu Hause kein Selbstläufer. Alle Beteiligten sind gefordert, die optimalen Arbeits- und Kommunikationsbedingungen zu schaffen, zu vereinbaren und sich dann auch konsequent an der Umsetzung zu halten.

In meinem Blogartikel  „Warum Onboarding für Home-Office-Neulinge so wichtig ist“, gehe ich genauer auf die Anforderungen ein und beschreibe die Vorteile und Stolpersteine im Home-Office.

Die Gefahr: Abseits statt mittendrin

Aber irgendwann erkennen vor allem die Home-Office Mitarbeiter, dass die Kollegen, die im echten Office arbeiten, ihnen in einigen Themen um eine Nasenlänge voraus sind. Gefühlt haben die Büro-Mitarbeiter Informationen immer viel früher.  Und dann kommen ganz komische Fragen hoch, wie: Bin ich vergessen worden? Haben die mich absichtlich nicht berücksichtigt? Bin ich noch im E-Mailverteiler? Denkt und plant man überhaupt noch mit mir oder bin ich aus dem Radar des Chefs herausgefallen?

Und jetzt beginnt das Karussell der Zweifel, des Argwohns und des Misstrauens.

Das ist irgendwie menschlich.

Deshalb: Frage dich, ob du wirklich ein Home-Office-Typ bist. Und als Führungskraft frage dich, ob du ausreichend in der Lage bist, einen Mitarbeiter aus der Ferne adäquat zu führen und ob der Mitarbeiter, dem du das Arbeiten von zu Hause ermöglichen möchtest, tatsächlich dafür geeignet ist.  Wenn du zu diesem Themenfeld noch tiefer einsteigen möchtest, dann lese gerne den Artikel „Vermeide diese 5 Fehler, wenn deine Mitarbeiter im Home-Office arbeiten (wollen)!

Eine groß angelegte Studie des amerikanischen Wissenschaftlers und Stanford-Professors Nicholas Bloom hat bewiesen, dass Home-Office Mitarbeiter sich zunehmend isoliert fühlen. Und diese Studie hat auch gezeigt, dass sie weniger Anerkennung für die geleistete Arbeit bekommen, als die Mitarbeiter, die im Office arbeiten. Genau aus diesen beiden Gründen, weil sie am Arbeitsplatz nicht präsent waren – nach dem Motto: „aus den Augen, aus dem Sinn“, – verändert sich die Selbst- und Fremdwahrnehmung.

Problem. Besonders Home-Office Mitarbeiter, die ihre Motivation aus der Anerkennung ihrer Arbeit durch Vorgesetze ziehen, haben eine Tendenz, zunehmend zu resignieren.

Ich möchte dir drei ganz grundsätzliche Hinweise geben, die dir dabei helfen, leichter einzuschätzen ob du, dein Mitarbeiter oder die Rahmenbedingungen deines Unternehmens für diese Art der Zusammenarbeit  derzeit ausreichen.

Unter die Lupe: 3 wichtige Entscheidungsaspekte für oder gegen Home-Office

1. Bist du ein Home-Office-Typ?

Bist du ein „Home-Office-Typ“?  Beantworte dir diese Frage bitte ehrlich. Viele Menschen möchten z.B. aus familiären Gründen von zu Hause aus arbeiten, obwohl diese Arbeitsbedingungen gar nicht zu ihnen passen. Sie brauchen ganz andere Rahmenbedingungen, um gute Leistung zu erbringen und sich im Job zu entfalten. Viele Menschen wünschen sich eine Umgebung, die sie beruflich inspiriert, ein direktes Gefühl zum Unternehmen ermöglicht und freuen sich über den informellen Austausch an der Kaffeemaschine. Und dieser Typ Mensch leistet für das Unternehmen einen wichtigen Beitrag und ist eben weniger für eine One-Man-Show von zu Hause aus geeignet.  Unternehmerisch betrachtet,  „verhungern“ diese Menschen sogar geistig und sozial, wenn sie von zu Hause aus arbeiten. Und dann verlieren sie den Bezug zur Business-Realität des Unternehmens.

Jetzt hat dieser Mitarbeiter sowie das Unternehmen ein echtes Problem.

2. Home-Office-Mitarbeiter geraten sehr schnell in Vergessenheit

Im Januar 2017 holte IBM, das als Wegbereiter für moderne Arbeitsformen gilt, alle seine Mitarbeiter aus der Marketingabteilung aus dem Home-Office wieder zurück. Das war ein echtes Erdbeben.

In einem Stern-Interview berichtete Stolze vom Frauenhofer Institut für Arbeitswirtschaft, dass das Problem zwischen Unternehmen und Führungskräften mit Mitarbeitern im Home-Office insbesondere Folgendes darstelle: „Leistung wird hier oft mit Präsenz gleichgesetzt“, so Stolze, der dies in dem Interview noch weiter vertiefte.  Stolze forscht zudem auf diesem Gebiet.

Und genau diese physische Präsenz verschwindet. Home-Office-Mitarbeiter verschwinden vom Radar des Vorgesetzten, wenn sie nicht vor Ort anwesend sind. Damit werden allerdings auch die Leistungen, die Mitarbeiter von zu Hause aus erbringen, wenig beachtet und gewürdigt.

3. Führung von Home-Office Mitarbeitern funktioniert anders

Bei der Zusammenarbeit von Home-Office-Mitarbeitern und Führungskräften bedarf es besonderes Fingerspitzengefühl.  Erfolgreiche  Home-Office-Arbeit ist zum großen Teil auch vom Vertrauen seitens der Führungskraft abhängig. Denn:  In der Arbeit weicht die Kontrolle dem Vertrauen und die Überprüfbarkeit wird stark durch Eigenverantwortung ersetzt. Das allein ist im Grunde ein echter Kulturwandel für Unternehmen.

Führungskräfte sind gefragt, das Führungsverhalten entsprechend anzupassen. Das Team im Office die Zusammenarbeit auch neu ausbalancieren.  Und selten gelingt so ein Vorhaben auf Knopfdruck. Und dann knirscht es erstmal.

Trotzdem.

Home-Office bietet Unternehmen und Mitarbeitern so viele echte Chancen.

Wenn beide Seiten eine produktive und menschliche Verzahnung ihrer Zusammenarbeit schaffen, ist diese Arbeitsform für alle Beteiligten gewinnbringend.

Herzliche Grüße, Stefanie Meise