Sehr häufig gehen Meeting-Veranstalter und Führungskräfte davon aus, dass eine Online-Konferenz ähnlich einfach umzusetzen ist, wie ein Webinar. Doch das scheint nur so.

Die aktuelle Covid-Situation zwingt uns, neue Wege zu gehen. Meetings werden nun viel häufiger online abgehalten. Viele Präsenzkonferenzen und Kundenmeetings werden quasi „über Nacht“ in die Online-Welt überführt. In Windeseile organisieren Unternehmen neue Zugänge auf digitalen Konferenzplattformen und kaufen Tools ein, die zügig in den Business-Alltag Platz finden sollen. Auf einmal sprechen wir von „zoomen“, haben einen “Online-Call“ und organisieren die Zusammenarbeit auf Kollaborationsplattformen wie Slack oder in Microsoft Teams. Alles geht gerade so rasend schnell.

Alle zusammen machen wir derzeit Erfahrungen und bewältigen Herausforderungen im Job und zu Hause, die wir uns Anfang des Jahres nicht hätten vorstellen können. Mitarbeiter werden immer routinierter im Umgang mit digitalen Tools. Doch hat es den Anschein, dass sich die Begeisterung in Grenzen hält.

Und hier zeigt sich ein Phänomen, welches schon vor der Covid-Pandemie in Unternehmen immer wieder zu finden war: Die Anschaffung von Technik oder Software löst nicht automatisch das eigentliche Problem bzw. ermöglicht nicht das gewünschte Ergebnis. Vielmehr geht es darum, dass diese Tools lediglich eine technologische Brücke darstellen, auf der das Überschreiten etwas anders funktioniert als gewohnt. Und diese Gangart muss erlernt werden.

Ein Bildbeitrag der Digitalzeitschrift „t3n“ bringt dieses Herantasten auf den Punkt.

Wie Online-Konferenzen besser werden können

Verbindlichkeit herstellen (Das Salz in der Suppe)

Ja, die Konferenzplanung. Diese ist schon ein alter Schuh und eigentlich weiß jeder, dass Verbindlichkeit und eine gute Planung für eine effiziente Konferenz vorteilhaft sind.

Für eine neue Studie des Elektronikdienstleisters Barco „ClickShare“ wurden 1500 Büroangestellte weltweit darüber befragt, welche Faktoren entscheidend für effiziente virtuelle Zusammenarbeit und digitale Besprechungen sind. Interessant: In dieser Befragung gaben 41% der Teilnehmer an, dass Meetings oft kurzfristig abgesagt werden, 34% gaben an, dass sie regelmäßig auf andere Teilnehmer warten müssen. Kommt das bekannt vor?

In den letzten Monaten wurden viele Konferenzen kurzfristig ohne eine Agenda terminiert und ebenso kurzfristig wieder verschoben. Da fällt es Mitarbeitern durchaus schwer, solche Termine ernst zu nehmen und sich entsprechend auf einen Termin inhaltlich vorzubereiten.

Gerade das spontane Absagen eines Online-Termins ist ärgerlich und suggeriert, dass das Thema unwichtig ist oder dass der Chef doch kein Interesse an einem Austausch mit seinen Mitarbeiter.

hat. Es ist wichtig, auch im virtuellen Raum Verbindlichkeiten herzustellen. In diesem Fall ist es das Einhalten der Konferenztermine, die online abgehalten werden!

Das gilt übrigens auch für die Mitarbeiter. Dem einen oder anderen fällt kurz vor Live-Schaltung ein, dass sich der Konferenztermin mit einem anderen Businesstermin überschneidet. So ein Zufall!

Mal ehrlich: Jeder kennt seinen Terminkalender und in der Regel können z.B. regelmäßig stattfindende Termine auch entsprechend priorisiert werden.

Beachte diese vier Schritte für professionelle Online-Konferenzen!

• Vor dem Meeting: Planung und Kommunikation

Eine positive Haltung aller Konferenzbeteiligten zur Online-Konferenz ist wichtig. Gerade die Konferenzleitung ist aufgerufen, eine konstruktive, positive Stimmung zu erzeugen und einzufordern.  Hier empfiehlt es sich, entsprechend klar und konsequent zu agieren.

Die Agenda: Unter welchem Kernthema wird das Treffen stehen? Worum geht es? Kannst du eine Headline formulieren, die in der Agenda plakativ übernommen werden kann?

Wichtig: Auch bei einem Online-Meeting sollte, wie gewohnt, vorab eine Einladung rechtzeitig zur Verfügung gestellt werden, ideal mit Time-Line und einem Grobziel. Zumindest sollte das Grobziel als Eckpfeiler vom Moderator bei der Begrüßung benannt werden, um eine Groborientierung zu geben.

Je nach Konferenzart muss die Rollendefinition des Moderators oder Konferenzleiters für alle Teilnehmer im Vorfeld geklärt und klar kommuniziert werden.

Die drei „Lieblinge“:  Online-Raum, Technik, Teilnahmeort. Oder sind es die drei nervigsten Punkte?  Diese drei Punkte werden immer wieder genannt, wenn irgendetwas mit der Online-Teilnahme falsch lief. Jeder befindet sich ja nun in der Situation, die Technik kurz vor Teilnahme selber zu checken, den Zugang zur Plattform zu finden oder erstmal den Einladungslink zur Online-Konferenz aus der Mailbox zu fischen und dafür zu sorgen, dass die Besprechungsumgebung einigermaßen störungsfrei ist.

Hier ist jeder Mitarbeiter quasi in der Eigenverantwortung, die Technik rechtzeitig ans Laufen zu bringen, sich vorbereitet und digital professionell zu präsentieren und die entsprechende Örtlichkeit dafür zu finden.

• Durchführung der Online-Konferenz

Viele Mitarbeiter berichten, dass sie mit gut vorbereiteten Online-Konferenzen deutlich mehr auf die Wege bringen als in Präsenzkonferenzen. Doch beliebt ist die Online-Konferenzvariante nur bedingt. Sie gibt der „Cup of Coffee Culture“, also der informellen Kommunikation keine Chance.

Hinter vorgehaltenen Händen bestätigen viele Mitarbeiter, dass das Beste der Präsenzkonferenz das Wiedersehen und der Austausch mit den Kollegen sei. Es ist also der „soziale Kleber“, welcher bei Online-Konferenzen zu kurz bzw. meist sogar vollkommen abhandenkommt.

Umso wichtiger ist es, auch in Online-Konferenzen Emotionen einen Raum zu geben. Zum Beispiel bewusst ein kurzes Warm-up zuzulassen, bevor die Agenda abgearbeitet wird.

Kommunikation auf Augenhöhe ist gerade in der Online-Kommunikation ein geflügeltes Wort. Doch wie ernst ist es von den Führungskräften und vom Moderator wirklich gemeint? Ist es vielleicht besser, mit einer kantigen Meinung doch eher an einer anderen Stelle aus dem Versteck zu kommen? Und wie ist das eigentliche Stimmungsbild zu einem bestimmten Thema, wenn der Vorgesetzte nicht anwesend ist?

In Online-Konferenzen wird noch weniger Klartext gesprochen.

Umso wichtiger ist es, alle Teilnehmer immer wieder aktiv einzubinden, sich Meinungen einzuholen und Diskussionen und Kontroversen zuzulassen. Auch wenn es ein virtueller Raum ist, sind doch die Austauschmöglichkeiten, an denen alle gleichzeitig teilnehmen können, wertvoll.

• Verhaltensregeln in virtuellen Besprechungen

Problem Ablenkung: Gerade bei Online-Besprechungen ist der Reiz der Ablenkungen besonders hoch. Wer kennt das nicht, mal eben während der Konferenz eine Tasse Kaffee holen, nebenbei die Mails checken oder sogar beantworten und kurz einen Blick in WhatsApp werfen. Die Studie „Digitale Meeting-Kultur“ von NeXR Technologies fand heraus, dass 61% der 18-34-Jährigen während laufender Online-Meetings nebenbei private Mails beantworten oder im Netz surfen. Bei 35- bis 54-Jährigen sind es noch 43 Prozent! Insgesamt gibt jeder zweite Studienteilnehmer zu, neben der Online-Veranstaltung noch andere berufliche Tätigkeiten zu erledigen.

Hier empfiehlt es sich, klare Meeting-Regeln für Online-Konferenzen zu etablieren. Dabei sollten die Regeln der Präsenzkonferenzen berücksichtigt werden: Pünktlichkeit, Fristen für Teilnahmeabsage, Meetingabsage, Meetingerinnerung, Umgang mit Hintergrundgeräuschen während des Meetings usw.

• Kommunikation nach dem Meeting

Im Fußball würde man sagen: „Nach dem Spiel ist vor dem Spiel“. Eine kurze Mail im Anschluss an die Konferenzteilnehmer mit dem Protokoll, ggf. den Aufgabenstellungen, die Verteilung des Share-Documents sollte sehr zügig versendet werden. Darüber hinaus empfiehlt es sich, die Ankündigung des nächsten Konferenztermins direkt in die Mail mit aufzunehmen sowie ein, zwei dankende Worte für die vergangene Konferenzteilnahme zu schreiben.

Möchtest du mehr über Online-Konferenzen, virtulle Teams und Online-Kommunikation errfahren? Dann klick auf „Information“ und schau´dir die komplette Titelüberischt zu diesen Themen an. Es lohnt sich!

Fazit

Viele Mitarbeiter und Führungskräfte nehmen derzeit an so vielen Online-Konferenzen innerhalb einer Arbeitswoche teil, wie niemals zuvor. Gerade die Häufigkeit und die unstrukturierte Herangehensweise an Online-Meetings lässt Zweifel aufkommen, ob der Umfang wirklich erforderlich ist und die Effizienz im Vordergrund steht. Zumindest besteht noch viel Potenzial, Online-Konferenzen wirksamer und zielführender zu gestalten und alle Mitarbeiter in die Konferenzthemen besser einzubinden. Für den Erfolg dieser Konferenzform ist es u.a. auch wichtig, den Menschen in den Vordergrund zu stellen und den Kinderkrankheiten, die Konferenztools mitbringen, weniger Raum zu bieten. Zu häufig wird über die Technik gemeckert. Dadurch verbessert sich jedoch keine Agenda und auch nicht die Bindung und Motivation der Mitarbeiter. Ziel sollte es auch weiterhin sein, Mitarbeiter in Online-Meetings aktiv miteinzubinden.

Remote-Arbeit und Homeoffice sind voll im Trend und werden von vielen Unternehmen aktiv unterstützt. Flexibles und ortsunabhängiges Arbeiten ist einfach zeitgemäß. Doch es lauern auch einige Fallen. Es braucht eine besondere Art und Weise der Zusammenarbeit und eine andere Art der Führung sowie ein Vertrauensumfeld.

Was erwartet dich

Inhaltsverzeichnis

• Der Hype um die Remote-Arbeit
• Ein Blick auf die Vorteile von Remote-Arbeit
• Herausforderungen virtueller Teamarbeit
  • Arbeitsorganisation
  • Mit Menschen im virtuellen Umfeld arbeiten
  • Vertrauen ist alles (fast)
  • Onboarding
  • Selbstverantwortung und Holschuld
  • Auswahl von Remote-Tools
  • Der Kraftstoff Kommunikation
• Fazit und Zukunft der ortsunabhängigen Arbeit

Der Hype um das Remote – Arbeiten

Statista: Immer mehr Unternehmen erlauben Homeoffice

Laut einer Studie im Auftrag vom Digitalverband Bitkom setzen bereits vier von zehn Unternehmen auf Homeoffice. Und die Tendenz steigt. Auch weil es dem aktuellen Zeitgeist entspricht und weil die Flexibilisierung und Individualisierung der Arbeits- und Lebensbedingungen zum guten Ton eines modernen Unternehmens gehören. Remote-Arbeiten entspricht genau den Wünschen und Bedürfnissen vieler Menschen.

Remote-Arbeiten ist bei der jüngeren Generation derzeit so richtig angesagt. Sie streben flexibles und ortsunabhängiges Arbeiten an. Ein wenig steckt die Sehnsucht nach Selbstverwirklichung und Freiheit dahinter. Gerade für die Generation Y & Z ist es wichtig, Arbeit und Freizeit stärker auf die individuellen Bedürfnisse auszurichten und in einem guten Einklang zu bekommen.

Es gibt jedoch auch rein sachlich Aspekte, die für Remote-Arbeiten sprechen. Beispielsweise die aktuelle Diskussion um Nachhaltigkeit und Schonung von Umweltressourcen macht die Arbeitsform nochmals attraktiver. Aber dazu gleich mehr im nächsten Abschnitt.

Ich persönlich gehe davon aus, dass Remote-Arbeiten in den nächsten Jahren sich noch stärker etablieren wird. In Stellenausschreibungen gilt Remote-Arbeiten bereits heute zu einer Top-Kompetenz von global agierenden Unternehmen.

Vorteile der Remote-Arbeit

Jeden Tag stecken unzählige Pendler in Staus fest oder ärgern sich mal wieder über überfüllte oder unpünktliche Züge. Durch die Flexibilisierung der Arbeitsbedingungen können sie nun auch von zu Hause aus arbeiten oder aus einem der angesagten Coworking-Spaces. Sie mindern dadurch CO2 und leisten einen positiven Beitrag, sparen selber noch eine Menge Zeit und Geld.

Und diese positiven Punkte lassen sich auch wunderbar auf die Unternehmen übertragen.

Gerade bei dem angespannten Bewerbermarkt kann ein Unternehmen das Bewerberprofil flexibler halten, weil sie nicht mehr nur auf Mitarbeiter aus der Region angewiesen sind, sondern ggf. in ganz Deutschland nach geeigneten Mitarbeitern suchen können.

Darüber hinaus kann ein Unternehmen diese Vorzüge auch in ihrer Nachhaltigkeits-Bilanz positiv ausweisen.

Herausforderungen virtueller Teamarbeit

Über die Stolpersteine und Herausforderungen in der Zusammenarbeit mit verteilten Teams  habe ich schon mehrfach geschrieben. Auf jeden Fall gilt es, diese gravierenden 5 Fehler zu vermeiden. Mehr dazu in meinen Blogartikel.

Denn häufig werden wir von den vielen Vorteilen, die wir mit virtueller Arbeit verbinden, geblendet. Ja, Remote-Arbeiten ist beliebt, doch nicht jeder Mitarbeiter ist dafür persönlich geeignet. Es kostet eine Menge Anstrengung, einen guten Workflow in Remote-Teams zu etablieren. Zeit- und ortsunabhängiges Arbeiten braucht einen klaren Handlungs-, Organisations- und Kommunikationsrahmen und eine klare Führung. Es braucht ein grundsätzliches Verständnis davon, wie die Zielsetzung aussieht und wie das vertrauensvolle Miteinander remote gelebt wird. Fehlen diese Bedingungen ist die Schieflage vorprogrammiert.

Was sind nun die größten Herausforderungen für Unternehmen, wenn Mitarbeiter remote arbeiten wollen?

#1 Arbeitsorganisation bei Remote-Teams

Für erfolgreiche virtuelle Zusammenarbeit braucht es eine etwas andere Arbeitsorganisation. Arbeit auf Zuruf zu verteilen, wird schwierig und macht darüber hinaus wenig Sinn. Vielmehr braucht es einen strukturierten und klaren Handlungsrahmen. Aufgaben und Ziele sollten im Idealfall allen Teammitgliedern klar sein, sowie die Meetings-Zeiten und die individuellen Arbeitszeiten der Mitglieder. Es braucht klare Regeln, ein Commitment für die gemeinsame Arbeit. Das ist der Grundstein für eine vertrauensvolle Remote-Arbeit.

Neben dem gemeinsamen Arbeitsverständnis helfen digitale Tools, den Kommunikations- und Informationsfluss optimal zu gestalten. Dazu erfährst du gleich mehr im Artikel.

#2 Mit Menschen arbeiten

Remote-Teams sind und bleiben Teams, in den Menschen verteilt arbeiten. Und das Arbeiten ist kein reines „Abarbeiten“. Denn Remote-Teams haben auch ganz normal das Bedürfnis mal zu quatschen. Genauso, wie es Face2Face-Teams vor der Kaffeemaschine machen.  Remote-Teams verfügen nur leider über keinen virtuellen Treffpunkt an einer Kaffeemaschine. Und doch ist es wichtig, diesen Austausch auch virtuell zu erzeugen.  Du kennst vielleicht den Satzanfang: „Nachdem das Eis gebrochen war, war alles viel einfacher…“ Es ist insbesondere die Aufgabe von Führungskräften, die menschliche Seite bei Remote-Teams zu fördern. Denn da, wo Vertrauen entsteht, wächst und größer wird, schafft es ein Team, dass sich wirklich vertraut, Großartiges zu leisten.

Wie kannst du dieses Vertrauen entwickeln?

• Plane auf jeden Fall Zeit für ein Small-Talk, ein Warm-Up bei Meetings ein.
• Rundmails oder WhatsApp-Nachrichten zum Wochenende oder Wochenstart
• Mein Highlight der Woche: Das kann ein Erlebnis sein, welches ich in einem Online-Meeting erzähle oder per Sprach- oder Videonachricht per WhatsApp versende
• OpenFriday im virtuellen Raum

Noch ein grundsätzlicher Tipp: Nichts wirkt stärker, als ein persönliches Treffen. Deshalb plane min. 1-2 x jährlich ein Präsenztreffen mit dem Team ein, in dem vor allem das gemeinsame Erleben, der Austausch, die Gespräche und die lockere Atmosphäre im Vordergrund stehen. Das stärkt die Teamkultur, schafft ein positives Miteinander und lässt Vertrauen wachsen.

#3 Vertrauen ist alles (fast)

Vertrauen ist der Kitt erfolgreich arbeitender Remote-Teams. Und leider wird der Vertrauensfaktor zu oft vernachlässigt. Für Mitarbeiter, die überwiegend auf sich gestellt sind, ist fast nichts so wichtig, wie ein vertrauensvolles Verhältnis zum Vorgesetzten und direkten Kollegen. Vertrauen ist eine echte Währung!

Vertrauen kannst du auch remote wahrnehmen und erleben. Und das geschieht überwiegend über Kommunikation bzw. fehlende Kommunikation. Wie der Kommunikationswissenschaftler Paul Watzlawick einmal treffend formuliert hat: „Man kann nicht nicht kommunizieren.“ Fehlende Kommunikation wirkt auch. Das sollten sich insbesondere Führungskräfte bewusst machen. Fehlende oder nur halbherzige Kommunikation lässt die Alarmglocken der Remote-Mitarbeiter aufläuten.

Doch diese Situation lässt sich auch umdrehen:

Remote-Mitarbeiter, die ihre Ergebnisse, Fragen oder Probleme nicht kommunizieren, verschwinden vom Radar der Kollegen und der Führungskraft. Und irgendwann stellen sie komische Fragen wie: „Lebt der eigentlich noch? Was macht denn der den ganzen Tag im Home-Office?“ Irgendwie kommt so ein Beigeschmack hoch, weil der Remote-Mitarbeiter so still ist oder geworden ist und nicht aktiv zu den Kollegen hin kommuniziert.

Achtung Kontrollfalle:

Insbesondere Führungskräfte, die eh einen starken Kontrollzwang haben, stoßen mit Remote-Arbeiten an ihre Grenzen. Sie schaffen es kaum zu delegieren und dem virtuellen Mitarbeiter Freiräume in der Umsetzung einzugestehen. Unter diesen Bindungen wächst Vertrauen nur schwer. Es ist daher wichtig, im Vorfeld eine transparente Kommunikationsstruktur und einen transparenten Workflow abzustimmen und diesen auch beidseitig einzuhalten. Darüber hinaus ist es für die Führungskraft und für den Remote-Mitarbeiter unglaublich hilfreich, regelmäßige Feedbackgespräche zu führen, den derzeitigen Arbeitsstand und wohin weiter die Reise geht zu besprechen. Das fördert gemeinsames Verständnis und Vertrauen.

#4 Onboarding – Einarbeitungsphase

Menschen, die in virtuellen Teams arbeiten, geraten viel schneller vom Radar der Führungskraft. Das ist keine Absicht, sondern bringt leider auch die Nichtanwesenheit mit sich. Deshalb ist es besonders wichtig, ein sorgfältiges Onboarding, eine umfassende Einführung in Remote-Arbeiten zu machen. Dabei ist gerade die Einarbeitung unglaublich wichtig und setzt viele Leitplanken für die zukünftige Arbeitsweise. Gerade, wenn ein Remote-Mitarbeiter wenig Vorkenntnisse bezüglich des Unternehmens hat, ist es besonders wichtig viel über das Unternehmen zu erzählen, wie es tickt, wie die Arbeitsstruktur aussieht, was wichtig ist und wohin unternehmerisch die Reise geht. Sollte ein Mitarbeiter ganz neu starten und das direkt remote, empfehle ich wirklich eine Einarbeitungsphase vor Ort. So bekommt der neue Mitarbeiter ein Gefühl für das Unternehmen und die Menschen. Das erleichtert die Remote-Arbeit im Anschluss.

Mitarbeiter, die zunächst im Büro gearbeitet haben und dann remote arbeiten möchten, kennen den „Stallgeruch“ des Unternehmens schon. Doch sie haben häufig eine romantische Vorstellung von Remote-Work und benötigen nochmals ein spezielles Onboarding. In meinem Blogartikel gehe ich auf diese Besonderheiten und 5 Wahrheiten, warum Homeoffice eine Chance, aber keine Garantie für glückliches Arbeiten ist, vertiefend ein.

#5 Selbstverantwortung

Von Remote-Mitarbeitern höre ich immer mal wieder den Vorwurf, dass sich ihre Führungskräfte oder Kollegen zu selten um sie kümmern und sie zu wenig Informationen bekommen.

Das ist ein ganz grundsätzliches Thema. Gerade Remote-Arbeit schafft viel Freiraum und individuelles Arbeiten. Das ist die eine Seite. Und auf der anderen Seite bedeutet dieser Gestaltungspielraum auch eine klare Eigenverantwortung. Der Remote-Mitarbeiter sitzt hier am Steuer, strukturiert und organisiert seinen Arbeitsprozess überwiegend eigenverantwortlich. Und wenn er Hilfe, Antworten oder was auch immer benötigt, dann hat der Remote-Mitarbeiter eine Holschuld!

Holschuld bedeutet, dass er dafür verantwortlich ist, Hilfe einzufordern oder auch Antworten auf Fragen. Der Chef oder die Kollegen im Büro sind keine Hellseher. Sie können nicht erahnen, wenn bei dir etwas unrund läuft oder du unglücklich bist!

Vielleicht fühlt sich jetzt der eine oder die andere auf die Füße getreten. Doch das ist meine Erfahrung aus über 15 Jahren Arbeit und Führung virtueller Teams. Kommuniziere die Regeln und die Erwartungen direkt von Anfang an klar und unmissverständlich. Dann können alle besser damit umgehen. Und dazu zählt auch die Holschuld, das durfte ich zunächst bitter lernen. Heute bestehe ich darauf.

#6 Auswahl von Remote – Tools

Digitale Tools für eine gute und ortsunabhängige Kommunikation und Zusammenarbeit sind aus meiner Sicht ein Muss! Und ein professioneller Umgang mit solchen Tools kann ein Remote-Team wirklich pushen.

Aus meiner Erfahrung hat jedes Unternehmen seine eigenen Tools. Daher stelle ich hier nur ein paar Tools vor, die ich teilweise selber nutze, die branchenunabhängig, preiswert und flexibel einsetzbar sind.

Hier nun eine Übersicht meiner wichtigsten Remote-Tools:

• Projektmanagement: MeisteTask,  Trello
• Video-Konferenz: Skype, Zoom, Clickmeeting
• Cloud–Speicher: Evernote, Dropbox, Google Drive
• Chat: Slack, Google Hangouts
• Terminplanung: Doodle, Google Kalender

MeisterTask, Trello und Slack sind für mich persönlich die wichtigsten Kommunikationstools, weil sie jeden Mitarbeiter eines Remote-Teams gleichberechtigt, zur selben Zeit, transparent und just in time über den neusten Bearbeitungsstand informieren können. Keiner wird von der Kommunikation ausgeschlossen, jeder kann, wenn er will und die Zugriffsberechtigung hat, den Stand nachlesen. Diese Option ist Gold wert. Das durfte ich in der Vergangenheit mehrfach bei Remote-Teams erleben und es wirkt wie echter Kraftstoff.

#7 Der Kraftstoff „Kommunikation“

Mitarbeiter wollen mitgenommen werden. Sie wollen wissen, wohin die Reise geht und was ansteht. Deshalb ist ein guter Informations- und Kommunikationsfluss gerade für Remote-Teams so wichtig. Sie brauchen das Gefühl, die Information zeitgleich mit ihren Kollegen aus dem Büro zu erhalten und nicht das letzte Rad am Wagen zu sein.

Führungskräfte und alle Mitarbeiter, auch die remote arbeiten, sollten ihr Augenmerk auf eine vertrauensvolle, zielorientierte Kommunikation auf Augenhöhe legen. Mit den heutigen digitalen Tools ist das problemlos möglich.

Doch auch alle Mitarbeiter sollten sich hieran beteiligen.

In der Wirtschaftszeitschrift brand eins (07/2019) gibt es in der Rubrik „Die Welt in Zahlen“ ein erschreckendes Ergebnis.

Das Ergebnis lässt mir die Haare zu Berge stehen und macht mich eher etwas ungläubig.

In der heutigen Arbeitswelt sollte der sichere Umgang mit einem Online-Meeting oder in einer Videokonferenz zum guten Ton gehören. Mindestens sollten die Mitarbeiter sich in einem Online-Meeting sicher bewegen können.

Kommunikation ist eine zentrale Aufgabe. Für Remote-Teams, für Führungskräfte und alle Mitarbeiter! Und der professionelle Umgang mit Kommunikation wird in Zukunft in der modernen digitalen Arbeitswelt noch wichtiger werden.

Gerade im virtuellen Umfeld gibt es schnell Stolpersteine und es entstehen Missverständnisse. Oft sehen wir die Menschen nicht und können die Mimik und das Herumfuchteln mit den Händen und Füßen gar nicht deuten.

Oder vielleicht kennst du das auch: Du bist genervt und wütend und schreibst aus dem Bauch heraus deinem Kollegen eine Mail. In diesem Moment schien das richtig. In dieser Mail ist alles enthalten, was du loswerden wolltest. Doch eine kleine innere Stimme warnte dich „Warte mit dem Abschicken noch bis morgen“.  Am nächsten Tag liest du die Mail und bist erschrocken. So kannst du die Mail nicht versenden und schreibst deine berechtigte Kritik wertschätzender.

Oder du bekommst selber eine Mail. Und weil du schon vorher schlecht drauf warst, liest du die Mail nur halb, bist erbost, bekommst irgendein Wort in den falschen Hals, was der Absender gar nicht so gemeint hat.

Es ist so schnell passiert. Bei e-Mails, WhatApp & Co. Ein falsches Wort und schon ist schlechte Stimmung angesagt.

Gerade bei Remote-Teams gilt eine Regel: Nie die Kommunikation abreißen lassen. Das gilt für Führungskräfte und für Remote-Mitarbeiter. Auch bei kleinen Unstimmigkeiten solltest du nachfragen, wie es genau gemeint ist. Lieber die kleinen Missverständnisse früh aus dem Weg räumen, als hinterher vor einem virtuellen Tsunami weglaufen.

Fazit und Zukunft der ortsunabhängigen Arbeit

Wenige Großunternehmen haben das Remote-Arbeiten wieder eingestellt. Ich glaube, das bleibt auch lange die Ausnahme. Doch ich bin davon überzeugt, dass noch zu viele Führungskräfte und Mitarbeiter die Remote-Arbeit auf zu leichte Schulter nehmen. Menschen, die bei dieser Arbeitsform stärker auf sich gestellt sind, brauchen besondere Skills und einen starken Eigenantrieb. Die Weiterentwicklung in digitalen Grundkompetenzen, um die Zusammenarbeit unternehmensweit zu stärken, ist hier eine zentrale Aufgabe des Unternehmens und ihrer Führungskräfte.

Aus meiner eigenen Erfahrung weiß ich, dass Remote-Arbeit wirklich super funktionieren kann und unglaublich viele Vorteile bietet. Ich bin auch ehrlich: Aus meiner Sicht ist nicht für jeden Mitarbeiter diese Arbeitsform geeignet. Das durfte ich auch bitter lernen.  Und eines habe ich auch gelernt: Remote-Arbeiten heißt mit Menschen zu arbeiten. Es wird gerne in digitale Tools investiert. Doch in bessere virtuelle Kommunikation zu investieren, die Menschen zu befähigen, noch souveräner im Remote-Umfeld zu agieren, ist meiner Meinung nach noch entscheidender für erfolgreiche Arbeit!

Schaffe ein fokussiertes Umfeld.

Wer kennt das nicht? Du sitzt in einer Online-Konferenz, in einem Präsentations-Webinar oder in einer Telko und du schielst immer wieder auf dein Smartphone. Oder Du bearbeitest sogar aktiv E-Mails und erledigen ein paar „wichtige“ Aufgaben, während ein Online-Meeting läuft. In Präsenzveranstaltungen würden Du dir das wahrscheinlich nicht erlauben.

Warum aber bei Online-Meetings?

Was läuft da schief?

Die Ablenkungsgefahr bei Online-Meetings ist deutlich größer als bei Präsenzveranstaltungen. Gleichzeitig auch die Hemmschwelle der Akteure, sich ablenken zu lassen. Die Akteure stehen nicht unter direkter Beobachtung und was sie gerade tun oder lassen ist schwer zu kontrollieren. So kommen Teilnehmer von Online-Meetings schnell in die Versuchung, parallel noch andere Geschäftskorrespondenzen zu erledigen.

Daher: Wenn Du das Online-Meeting leitest, fordere aktiv auf, den Ton von eingehenden Mails auszustellen sowie das Handy außer Reichweite zu legen und den Klingelton auszuschalten. Im Idealfall hängen die Teilnehmenden ein Schild an ihre Bürotür, dass sie gerade im Online-Meeting sind. Gestalte darüber hinaus das Online-Meeting aktivierend und spreche Teilnehmer immer wieder aktiv an. So gewährleistest Du, dass sie sich weniger ablenken lassen.

Wenn Sie Teilnehmer eines virtuellen Meetings sind, dann ist es hilfreich, sich ebenfalls eine ungestörte Umgebung zu schaffen und sich auf das Thema zu fokussieren. Am einfachsten ist es, wenn Du auch die o.g. Tipps umsetzt.

Setze Anker und visualisiere.

In einer mittlerweile sehr umstrittenen Studie von Mehrabian und Ferris „Inference of Attitude from Nonverbal Communication in Two Channels“ konstatiert Mehrabian, dass bei Präsentationen vor Gruppen:

• 55 Prozent der Wirkung durch Ihre Körpersprache bestimmt wird, d.h. Körperhaltung, Gestik und Augenkontakt.
• 38 Prozent des Effekts erzielen Sie durch Ihre Stimmlage und nur
• 7 Prozent durch den Inhalt Ihres Vortrags

Unbestritten ist allerdings, dass die Art und Weise der Präsentation in einer Präsenzveranstaltung das Ass im Ärmel sein kann und bestimmt, was sie kontextbezogen wahrnehmen.

Präsenzveranstaltungen haben den Vorteil, dass verschiedene Sinneskanäle in einer Situation angesprochen werden können und dadurch das Gehirn aktiv stimuliert wird.

Insbesondere Gedanken, Modelle oder sonstige Infos und Erkenntnisse lassen sich prima auf Flipcharts visualisieren oder in Textform festhalten. Neuerdings sind Sketchnotes eine sehr beliebte Methode zur Visualisierung.

Für erfolgreiche Online-Meetings ist es hilfreich andere Lösungen zu schaffen, um den Denkprozess bei den Teilnehmern zu aktivieren und die Aufmerksamkeitsspanne hoch zu halten.

Häufig ist es nur unsere Stimme und der sachliche Inhalt, mit denen wir Menschen in virtuellen Umgebungen direkt ansprechen können.

Wie kann uns das am besten gelingen?

Mit Hilfe von bildhafter Sprache können wir die Bilder im Kopf des Zuhörers stimulieren und es so dem Zuhörer, z.B. bei der Telko vereinfachen mitzudenken. Ein weiterer Pluspunkt ist, die Powerpoints bei Web-Konferenzen viel stärker mit Bildern anzureichern, die die Botschaften unterstützen. Sie setzen damit visuelle Anker und die Konferenzteilnehmer können leichter folgen und behalten deutlich mehr in und nach einem Online-Meeting.

Virtuelle Kommunikation findet zwischen Menschen statt.

Das ist eine alte Weisheit und auch in Zeiten der Digitalisierung wird das so bleiben. Egal ob Skype, Webinar-Plattformen oder Telefon: Sie sind alle lediglich Kommunikationsträger.

Die Menschen kommunizieren. Sie sprechen oder schreiben. Aber dennoch sind die Rahmenbedingungen leicht anders – sie sind virtuell. Es ist so, als ob die virtuelle Kommunikation anders ist. Menschen in Online-Meetings verhalten sich anders, weil sie z.B. nicht immer den direkten Blickkontakt haben, sie sind unverbindlicher und fühlen sich weniger aufgefordert oder angesprochen als in Präsenzveranstaltungen.

Achte also darauf, klarer zu kommunizieren. Sag´ klar, was du willst, welche Erwartungen du hast. Drücke aber auch Deine Wertschätzung und positive Wahrnehmungen direkt aus.

Sei´ auch im virtuellen Raum Mensch!

Menschen im virtuellen Umfeld wahrnehmen.

Wie oben schon angedeutet, stehen bei virtuellen Veranstaltungen weniger Sinnesquellen zur Verfügung. Dein Gespür, Deine Wahrnehmung wird deshalb zu einem wichtigen Erfolgsfaktor.

Bei Telefonkonferenzen versuchen wir aus Stimmlage, Modulation und Sprechgeschwindigkeit herauszuhören, wie die „Stimmung“ gerade so ist. Sogar Pausen und Atmung werden stärker wahrgenommen und interpretiert. Ähnlich verhält es sich bei Web-Meetings.

Es ist wichtig, die Wahrnehmung zu trainieren und die „Zwischentöne“ wahrzunehmen. Aber Achtung: Das ist deine Wahrnehmung. Das ist aber nicht Tatsache. Um herauszufinden, ob der Mensch wirklich so fühlt, ob er es meint oder Ähnliches, sollten Du konkret nachfragen. Dabei helfen das klassische Nachfragen und Paraphrasieren.

Schaffe Verbindlichkeit und Glaubwürdigkeit.

Mal ehrlich: Ist der Inhalt, den Du in Präsenzveranstaltungen transportierst, grundsätzlich wichtiger, als in Online-Veranstaltungen?

Wenn nein: Wie kommt es dann, dass virtuelle Meetings häufiger verschoben oder kurzfristig abgesagt werden als Präsenzveranstaltungen?

Wenn Du dazu neigst, Online-Veranstaltungen zu verschieben, weil sie einfacher zu organisieren sind, dann steckt ein Denkfehler dahinter.

Du suggerierst Deinen Mitarbeitern, dass das, was Du in Online-Konferenzen erzählst, keine echte Wichtigkeit hat. Durch den virtuellen Rahmen ist die gemeinsame Zeit eh schon eng bemessen. Und wenn Du Online-Meetings immer wieder verschiebst, ist Deine eine Zusammenkunft mit Deinem Team nicht wichtig. Warum sollen sie sich dann noch auf ein Meeting vorbereiten und sich in Online-Veranstaltungen konzentrieren?

Schaffen Sie Verbindlichkeit und Glaubwürdigkeit!

Wenn Du ein Online-Meeting ansetzt, bleibt es bei dem Termin. Bitte Deine Mitarbeite darum, sich vorzubereiten und bereite dich auch professionell vor.

Das hat etwas mit gegenseitiger Wertschätzung zu tun!

Herzliche Grüße, Stefanie