Worauf du unbedingt in der Onboarding-Phase eines Webinars achten solltest.

Du hast sicher auch schon an Webinaren teilgenommen? Welche Erfahrungen hast du gemacht? Vielleicht waren die Startphasen anstrengend. Bei irgendwelchen Teilnehmern rauschte das Mikro laut oder es gab unglaublich starke Hintergrundgeräusche, so dass in den Ohren wirklich unangenehm wurde. Als Moderator eines Webinars kannst du einiges dafür tun, damit deine Teilnehmer einen super Webinarstart bekommen! Wenn du diese drei nachfolgenden Fehler in der Startphase vermeidest, sind deine Teilnehmer viel schneller bereit, deinem Webinar zu folgen!

Diese Voraussetzung solltest du schaffen

Boris Becker hat einmal den Center-Court in Wimbledon als sein Wohnzimmer bezeichnet. Er hat sich in Wimbledon zu Hause gefühlt. Und dort zeigte er über Jahre hinweg sein bestes Tennis. Ihm war in Wimbledon alles vertraut, alles passte und er konnte seine sportlichen Fähigkeiten voll ausspielen.

Einmal ganz grundsätzlich

Wenn du ein Webinar abhalten möchtest, ist es dein Job, auf der Webinarplattform „zu Hause“ zu sein. Also frag dich: bist du mit der Webinarplattform vertraut, bist du auf ihr „zu Hause“ und kannst dich sicher bewegen? Wenn nicht, empfehle ich dir, das auf jeden Fall zu machen und bis zum Starttermin im Umgang mit der Plattform sicher zu werden. Sicherheit färbt ab. Wenn du mit der Plattform sicher bist, spüren das deine Teilnehmer.

Die Vorbereitungsphase – 3 wichtige Punkte

Und jetzt nehmen wir gemeinsam die Onboarding-Phase unter die Lupe.

Viele selbsterklärte Online-Moderatoren und Online-Präsentatoren übergehen diese Phase und legen wenig Wert auf ein professionelles Onboarding. Sie konzentrieren sich eher auf die Startphase des Webinars. Vielleicht manchmal empfinde ich das sogar leichtsinnig, denn hier verschenkst du wirklich viel „Bonus“, noch bevor das Webinar überhaupt gestartet ist. Denn das Webinarerlebnis beginnt bereits viel früher.

Doch hier lauern einige Stolpersteine. Wenn du Pech hast, baden gerade deine Teilnehmer diese Hürden aus.

Bevor du deine Teilnehmer zum Webinar einlädst, solltest du dir drei ganz wichtige Fragen stellen:

• Soll das ein interaktives Webinar werden, in dem die Teilnehmer auch reden können? Oder soll die Kommunikation nur über den Chat laufen?
• Ist deine Zielgruppe IT-affin? Sind sie in der Lage, den technischen Anweisungen des Webinar-Programms zu folgen oder fühlen sie sich damit überfordert?
• Kennt sich deine Zielgruppe mit den Einstellungen des Mikrofons und des Audios aus? Können sie von sich aus die Einstellungen verändern, das Mikrofon stumm schalten oder brauchen sie Hilfe?

Diese Punkte können deinen Webinarstart so richtig versalzen

Ich bin hier ganz ehrlich: Mich ärgern die schlechten Vorbereitungs- und Startphasen so richtig. Und das aus zwei Gründen:

1. In der Vorbereitungsphase hat es der Webinar-Moderator verpasst, mit seinen Teilnehmern rechtzeitig per Mail zu kommunizieren und einen vorzeitigen Check-Up der Webinartechnologie zu ermöglichen..  Entweder hat er gar nicht darüber nachgedacht, dass sie Unterstützung brauchen oder – und das erlebe ich in letzter Zeit auch häufiger – der Moderator geht davon aus, dass die Menschen mit der Grundtechnologie von Webinarplattformen vertraut sind und sie alleine zu Recht kommen werden.
2. Auch wenn es zu Beginn nur wenige Minuten dauert, bis sich alles regelt, so ist es eine nervige und anstrengende Zeit, die mich komplett aus dem Fokus, nämlich dem eigentlichen Thema des Webinars, holt. Und genau das gilt es zu vermeiden.

Achte auf diese drei Punkte!

Daher kurz die drei wichtigsten Schritte zusammengefasst, die du im Vorfeld in der Onboardingphase beachten solltest. (Weitere, ergänzende Punkte findest du auch im Blogartikel „11 Schritte“ – eine echter Praxistipp!)

1. Checke deine Zielgruppe: Sind sie wirklich fit im Umgang mit dem Anmeldeprozedere? Kannst du das einigermaßen positiv einschätzen? Wenn nicht- dann ist der zweite Punkt wichtig.

2. Weise in deinem Einladungsschreiben zum Webinar kurz darauf hin, wie das Einloggen ganz konkret in die Plattform abläuft. Hier reicht eine kurze und knappe, freundlich formulierte Anweisung völlig aus. Vermeide hier also einen umfangreichen 10-Punkte-Plan! Die Menschen brauchen diese Grundinformation wirklich nur sehr knapp und praxisnah.

3. Noch bevor du dein Webinar offiziell startest, erkläre sehr locker und in einfachen Worten die gemeinsamen „Spielregeln“, damit jeder Teilnehmer ein tolles Erlebnis hat. Und wenn du das Webinar richtig aktiv gestalten möchtest, also auch die Teilnehmer eigenständig das Wort ergreifen sollen, dann zeige ihnen, wie sie das Mikro aktivieren und auch wieder stumm schalten können. Bitte sie vor allem darum, das Mikro nur anzustellen, wenn sie auch etwas sagen wollen. So vermeidest du permanente Nebengeräusche. In diesem Zusammenhang kannst du dir auch überlegen, ob es für dich ok ist, dass die Teilnehmer auch ihre Kamera anschalten. Das kann die Veranstaltung insgesamt lebendiger machen und auch je nach Thema wiederum ablenken.

Ja, und bis hierhin hat das Webinar noch nicht begonnen.

Fazit

Bei Vorstellungsgesprächen, in Präsenzveranstaltungen oder auch bei Kundenbesuchen wird dieser geflügelte Satz gerne gebraucht: Für einen ersten Eindruck gibt es keine zweite Chance.

Aus meiner Sicht verhält es sich bei Webinaren und Online-Meetings auch so. Als Webinarmoderator bist du dafür verantwortlich, dass dein Publikum eine gute „Anreise“, ein gutes Onboarding hat, sich bei dir mit den anderen Teilnehmern wohlfühlt! Und genau deswegen ist es wichtig, im Vorfeld nochmals gewissenhaft zu überprüfen, ob die Teilnehmer problemlos ins Webinar kommen können. Gleichzeitig wird jeder Webinar-Profi seinen Teilnehmern die aktive Teilnahme erleichtern und kurz zeigen, wo die wichtigsten Features zu finden und zu bedienen sind. Ja, und dann kann es schon losgehen!

Was hilft es, wenn der Mensch die Marschroute nicht kennt?

Warum werden aktuell so viele Investitionen in digitale Tools oder sogar in komplette digitale Arbeitsplätze – die Digital-Workplaces getätigt? Unternehmen versprechen sich mehr Arbeitsproduktivität, einen zukünftigen Wettbewerbsvorteil, eine verbessertes Wissensmanagement und eine vernetzte professionelle Zusammenarbeit. Das Zukunftsinstitut bestätigt durch seine Trendstudie „Hands-on-Digital“, dass digitale Tools für Unternehmen immer wichtiger werden. Einen kleinen Auszug der Studie kannst du hier nachlesen.

Gleichzeitig scheitern viele digitale Projekte und die kollaborative, virtuelle Zusammenarbeit. Und das aus meiner Sicht mit Ansage!

Warum lieben Chefs digitale Tools?

Unternehmen, die viel Geld für digitale Tools oder digitale Arbeitsplätze in die Hand nehmen, verfolgen ganz konkrete Ziele. Arbeitsprozesse und teils ganze Geschäftsprozesse sollen digitalisiert werden.

Als Ergebnis wünschen sich Entscheider mehr Einsparungen und gleichzeitig mehr Output. In Wirklichkeit werden die Wünsche und knallharte Ziele jedoch nur selten wahr. Denn sie vergessen den Mitarbeiter, die spezifischen Rahmenbedingungen am Arbeitsplatz in das digitale Projekt einzubeziehen. Sie lassen im Grunde den Faktor Mensch außen vor.

Das habe ich auch ganz persönlich bei einigen großen IT-Projekten erlebt. Zum Beispiel bei der Einführung von einem Social – Intranet, einem Projektmanagementtool sowie bei einem CRM. Die Technik wurde bereitgestellt und dann konntest du zusehen, wie du und dein Team damit arbeiten!

Gerade dezentral organisierte, virtuelle Teams werden bei solchen Projekten meist nicht mit einbezogen und können dann später die Suppe auslöffeln.

Warum das keine Ausnahme ist und sogar digitale Tools die virtuelle Zusammenarbeit langsamer machen können, zeigen dir diese drei Gründe.

1. Zu wenig Fingerspitzengefühl

Viele Unternehmen machen die gleichen Fehler: Sie konzentrieren sich bei der Implementierung von digitalen Tools ausschließlich auf die Bereitstellung der Technik. Dabei vergessen sie die Mitarbeiter mit einzubeziehen. Damit ein digitales Tool akzeptiert wird bzw. ein Projekt erfolgreich eingeführt werden kann, braucht es das Verständnis darüber, wie die Menschen auch in virtuellen Teams zusammenarbeiten, sich austauschen und den Arbeitsprozess abbilden.

Ist diese Form der Zusammenarbeit effizient? Wie wird diese zukünftig im digitalen Tool abgebildet? Bleibt dabei die Effizienz gleich hoch oder wird sie sogar noch besser? Wie sieht es mit der Transparenz der einzelnen Arbeitsstände aus? Wie schnell und nachvollziehbar kann kommuniziert werden? Welche Daten werden im Hintergrund durch das System noch erfasst und was passiert mit den Auswertungen etc.?

Um Antworten auf die Spur zu kommen, helfen kleine Pilotprojekte. So können alle Akteure schnell voneinander lernen, Verbesserungen zügig eingebaut und Vorteile schneller sichtbar gemacht werden.

2. Zu viele Häuptlinge

Oft sind bei der Einführung eines digitalen Tools viele Abteilungen und zentrale Schnittstellen beteiligt, zum Beispiel Einkauf, Vertrieb, Produktionseinheiten oder auch Personalabteilung. Sie alle blicken mit ihrer Brille auf die Möglichkeiten des neuen Tools. Was bietet ihnen das Tool? Was wünschen sie sich? Was fehlt? Erfüllt das digitale Tool ihre Vorstellungen und Erwartungen? Und die Antworten können je nach Abteilung und Bereich unterschiedlich ausfallen. Virtuelle Teams, auch häufig der Vertrieb, wünschen sich gerne mobile Lösungen. Dann gibt es andere Unternehmensbereiche, die den sicheren Umgang mit hochsensiblen Personendaten datenschutzkonform sicherstellen müssen und daher ganz andere Anforderungen priorisieren.

Und dann kommen die Extrawürste ins Spiel.

Wenn jeder Bereich ausschließlich seine Ziele in den Vordergrund stellt, fordern sie eine auf ihre Situation hin maßgeschneiderte Lösung ein. Dadurch entsteht im Anschluss ein Wildwuchs von vielen Einzellösungen, ohne vorher durch eine Meta-Perspektive einzuschätzen, ob das notwendig ist bzw. ob alle anderen Unternehmenseinheiten von dieser Lösung auch partizipieren können. Um diese „Spielchen“ von vornherein auszuschalten, hilft es, einen fachkompetenten Projektkoordinator einzusetzen. Seine Aufgabe ist es vor allem, die Bedarfe der einzelnen Abteilungen aufzunehmen und diese mit den Möglichkeiten des Tools abzugleichen und eine Bewertung der Erfordernisse vorzunehmen.

3. Zu wenig Können

Wie können wir unsere Arbeit produktiver mit dem Tool erledigen? Und wie kann ich mit dem Tool effizient arbeiten, so dass es mir auch in meinem Job hilfreich ist? Das sind ein paar ganz zentrale Fragen aus Anwendersicht. Wenn der Mitarbeiter eine fundierte arbeitsplatznahe Einführung in das Tool erhält und den Arbeitszusammenhang insgesamt leichter, auch im Programm, besser versteht, wird sein Interesse geweckt, das digitale Tools zu beherrschen.

In vielen Arbeitsfeldern passiert genau das Gegenteil. Das Tool wurde angeschafft, eine kurze Einführung mit Verweis auf das Nutzerhandbuch wurde gemacht. Und jetzt viel Spaß damit!

Das ist aus meiner Sicht ein kapitaler Fehler! Dadurch wird die Produktivität noch stärker ausgebremst, die Motivation der Mitarbeiter leidet, das digitale Tool wird nur noch zähneknirschend genutzt.

Es ist entscheidend, den Nutzen in den Vordergrund zu stellen. Und zwar in erster Linie für die Mitarbeiter, die durch ihre Arbeit einen aktiven Beitrag zum Ergebnis dazutun.

Gerade bei kleinteiligen Arbeitsprozessen bleiben Mitarbeiter „stecken“. Sie entwickeln sich kaum weiter und verlieren das Interesse für den Gesamtprozess. Das passiert in Unternehmen, egal ob an der Produktionsstraße oder im Bewerbermanagement im Büro. Und das passiert häufig auch bei virtuell arbeitenden Mitarbeitern, die nur einen kleinen Ausschnitt bedienen.

Wie kann es besser laufen?

Du brauchst Menschen, die mit den Tools effizient und kreativ umgehen können. Und es braucht noch einiges mehr. Es folgen jetzt 5 Erfolgsfaktoren, wie digitale Tools auch von virtuellen Mitarbeitern akzeptiert und gerne eingesetzt werden:

Zusammenarbeit unter die Lupe  

Wer möchte, dass sein virtuelles Team besser mit den neuen digitalen Tools performt, sollte verstehen, wie die Zusammenarbeit genau funktioniert. Das gilt insbesondere für virtuelle Teams, die all zu oft überhaupt nicht auf dem Radar erscheinen. Neben den grundsätzlichen Rahmenbedingungen, die für ein effizientes und erfolgreiches Arbeiten ausgelegt sein sollten, braucht es auch eine gute Kultur der Zusammenarbeit in virtuellen Teams. Gerade virtuelle Führungskräfte sollten auf ihrem regelmäßigen To-Do Zettel immer wieder reflektieren, wie die Zusammenarbeit im virtuellen Team ist. Hat das Team den Stellenwert auch bei anderen Führungsebenen oder bei der Geschäftsführung? Oder vegetiert das virtuelle Team wie eine graue ungesehene Maus im Unternehmen und fristet sein Dasein? Hier mehr Sichtbarkeit und Fokus auf eine betriebsübergreifende gute virtuelle Zusammenarbeit zu legen, ist klar auch Führungsaufgabe.

Mensch sein – auch virtuell

Menschen arbeiten virtuell erstklassig zusammen, wenn die Chemie passt und sie sich als Menschen gut verstehen. Doch am besten hat sich ein persönliches Treffen für ein Kennenlernen der virtuellen Kollegen bewährt. Sich in echt zu begegnen, ist Gold wert. Quasi als Kick-Off für eine respektvolle und vertrauensvolle Teamarbeit. Darüber hinaus empfehle ich ein persönliches Treffen von virtuellen Teams von mind. 1-2 Mal jährlich, um vor allem die Zusammenarbeit zu festigen und den persönlichen Austausch zu pflegen.

Loslassen lernen

Führungskräfte tun sich oftmals schwer, Aufgaben zu delegieren oder einfach mal locker zu lassen. Sie brauchen auch das Gefühl, ihrem virtuellen Team vertrauen zu können. Diesen Vertrauensbonus wünschen sich andererseits auch die Mitarbeiter. Damit dieser Entscheidungsspielraum möglich wird, sollte die virtuelle Führungskraft die Spielräume, das heißt die Ziele und Entscheidungsbefugnisse klar definieren. So weiß jeder, was geht und was nicht. Und die Führungskraft kann so leichter loslassen.

Situativ virtuell führen

Aus eigener Erfahrung weiß ich, dass die Führung virtueller Teams manchmal sehr herausfordernd sein kann. Es ist wichtig, dass die Führungskraft einen intakten Draht zu den Mitarbeitern hat und gleichzeitig braucht jeder Mitarbeiter eine andere Art der Führung. Der eine erzielt seine besten Ergebnisse, wenn er viel Gestaltungsspielraum erhält und sich eher unregelmäßig mit dem Chef austauscht. Ein anderer bevorzugt einen engmaschigen Austausch. Eine virtuelle Führungskraft sollte die Klaviatur der situativen Führung spielen können, dann läuft die Zusammenarbeit einfach besser.

Mitmachen

Es reicht nicht, digitale Tools anzuschaffen mit der Erwartung, dass die Prozesse besser laufen. Häufig werde mit solchen Tools auch Change-Projekte losgetreten. Deshalb ist es wichtig, dass Führungskräfte das neue Tool auch aktiv nutzen. So zeigen sie allen, welche Priorität die Technik im Unternehmen hat und dass sogar der Chef mit dem neuen Tool umgehen kann.

Fazit

Kein digitales Tool der Welt bringt allein die gewünschten Ergebnisse. Ein Tool ist eine Brücke, die einen schneller ans Ziel bringen kann. Doch sie richtig einsetzen, über die Brücke gehen, sich orientieren, am anderen Ufer weiter marschieren, das muss der Mensch schon selber.

Deshalb ist es so wichtig, dass das Gesamtziel für alle Akteure klar ist. Nur so kann sich jede einzelne Abteilung Gedanken machen, wie sie das Ziel bestmöglich mit dem neuen Tool erreichen können. Das bedeutet dann ein aktives Auseinandersetzen mit dem Tool, ein Kennenlernen von neuen Möglichkeiten und ein übergreifender Austausch mit anderen Teams, der den Fortschritt eher beflügeln kann.