Schaffe ein fokussiertes Umfeld.

Wer kennt das nicht? Du sitzt in einer Online-Konferenz, in einem Präsentations-Webinar oder in einer Telko und du schielst immer wieder auf dein Smartphone. Oder Du bearbeitest sogar aktiv E-Mails und erledigen ein paar „wichtige“ Aufgaben, während ein Online-Meeting läuft. In Präsenzveranstaltungen würden Du dir das wahrscheinlich nicht erlauben.

Warum aber bei Online-Meetings?

Was läuft da schief?

Die Ablenkungsgefahr bei Online-Meetings ist deutlich größer als bei Präsenzveranstaltungen. Gleichzeitig auch die Hemmschwelle der Akteure, sich ablenken zu lassen. Die Akteure stehen nicht unter direkter Beobachtung und was sie gerade tun oder lassen ist schwer zu kontrollieren. So kommen Teilnehmer von Online-Meetings schnell in die Versuchung, parallel noch andere Geschäftskorrespondenzen zu erledigen.

Daher: Wenn Du das Online-Meeting leitest, fordere aktiv auf, den Ton von eingehenden Mails auszustellen sowie das Handy außer Reichweite zu legen und den Klingelton auszuschalten. Im Idealfall hängen die Teilnehmenden ein Schild an ihre Bürotür, dass sie gerade im Online-Meeting sind. Gestalte darüber hinaus das Online-Meeting aktivierend und spreche Teilnehmer immer wieder aktiv an. So gewährleistest Du, dass sie sich weniger ablenken lassen.

Wenn Sie Teilnehmer eines virtuellen Meetings sind, dann ist es hilfreich, sich ebenfalls eine ungestörte Umgebung zu schaffen und sich auf das Thema zu fokussieren. Am einfachsten ist es, wenn Du auch die o.g. Tipps umsetzt.

Setze Anker und visualisiere.

In einer mittlerweile sehr umstrittenen Studie von Mehrabian und Ferris „Inference of Attitude from Nonverbal Communication in Two Channels“ konstatiert Mehrabian, dass bei Präsentationen vor Gruppen:

• 55 Prozent der Wirkung durch Ihre Körpersprache bestimmt wird, d.h. Körperhaltung, Gestik und Augenkontakt.
• 38 Prozent des Effekts erzielen Sie durch Ihre Stimmlage und nur
• 7 Prozent durch den Inhalt Ihres Vortrags

Unbestritten ist allerdings, dass die Art und Weise der Präsentation in einer Präsenzveranstaltung das Ass im Ärmel sein kann und bestimmt, was sie kontextbezogen wahrnehmen.

Präsenzveranstaltungen haben den Vorteil, dass verschiedene Sinneskanäle in einer Situation angesprochen werden können und dadurch das Gehirn aktiv stimuliert wird.

Insbesondere Gedanken, Modelle oder sonstige Infos und Erkenntnisse lassen sich prima auf Flipcharts visualisieren oder in Textform festhalten. Neuerdings sind Sketchnotes eine sehr beliebte Methode zur Visualisierung.

Für erfolgreiche Online-Meetings ist es hilfreich andere Lösungen zu schaffen, um den Denkprozess bei den Teilnehmern zu aktivieren und die Aufmerksamkeitsspanne hoch zu halten.

Häufig ist es nur unsere Stimme und der sachliche Inhalt, mit denen wir Menschen in virtuellen Umgebungen direkt ansprechen können.

Wie kann uns das am besten gelingen?

Mit Hilfe von bildhafter Sprache können wir die Bilder im Kopf des Zuhörers stimulieren und es so dem Zuhörer, z.B. bei der Telko vereinfachen mitzudenken. Ein weiterer Pluspunkt ist, die Powerpoints bei Web-Konferenzen viel stärker mit Bildern anzureichern, die die Botschaften unterstützen. Sie setzen damit visuelle Anker und die Konferenzteilnehmer können leichter folgen und behalten deutlich mehr in und nach einem Online-Meeting.

Virtuelle Kommunikation findet zwischen Menschen statt.

Das ist eine alte Weisheit und auch in Zeiten der Digitalisierung wird das so bleiben. Egal ob Skype, Webinar-Plattformen oder Telefon: Sie sind alle lediglich Kommunikationsträger.

Die Menschen kommunizieren. Sie sprechen oder schreiben. Aber dennoch sind die Rahmenbedingungen leicht anders – sie sind virtuell. Es ist so, als ob die virtuelle Kommunikation anders ist. Menschen in Online-Meetings verhalten sich anders, weil sie z.B. nicht immer den direkten Blickkontakt haben, sie sind unverbindlicher und fühlen sich weniger aufgefordert oder angesprochen als in Präsenzveranstaltungen.

Achte also darauf, klarer zu kommunizieren. Sag´ klar, was du willst, welche Erwartungen du hast. Drücke aber auch Deine Wertschätzung und positive Wahrnehmungen direkt aus.

Sei´ auch im virtuellen Raum Mensch!

Menschen im virtuellen Umfeld wahrnehmen.

Wie oben schon angedeutet, stehen bei virtuellen Veranstaltungen weniger Sinnesquellen zur Verfügung. Dein Gespür, Deine Wahrnehmung wird deshalb zu einem wichtigen Erfolgsfaktor.

Bei Telefonkonferenzen versuchen wir aus Stimmlage, Modulation und Sprechgeschwindigkeit herauszuhören, wie die „Stimmung“ gerade so ist. Sogar Pausen und Atmung werden stärker wahrgenommen und interpretiert. Ähnlich verhält es sich bei Web-Meetings.

Es ist wichtig, die Wahrnehmung zu trainieren und die „Zwischentöne“ wahrzunehmen. Aber Achtung: Das ist deine Wahrnehmung. Das ist aber nicht Tatsache. Um herauszufinden, ob der Mensch wirklich so fühlt, ob er es meint oder Ähnliches, sollten Du konkret nachfragen. Dabei helfen das klassische Nachfragen und Paraphrasieren.

Schaffe Verbindlichkeit und Glaubwürdigkeit.

Mal ehrlich: Ist der Inhalt, den Du in Präsenzveranstaltungen transportierst, grundsätzlich wichtiger, als in Online-Veranstaltungen?

Wenn nein: Wie kommt es dann, dass virtuelle Meetings häufiger verschoben oder kurzfristig abgesagt werden als Präsenzveranstaltungen?

Wenn Du dazu neigst, Online-Veranstaltungen zu verschieben, weil sie einfacher zu organisieren sind, dann steckt ein Denkfehler dahinter.

Du suggerierst Deinen Mitarbeitern, dass das, was Du in Online-Konferenzen erzählst, keine echte Wichtigkeit hat. Durch den virtuellen Rahmen ist die gemeinsame Zeit eh schon eng bemessen. Und wenn Du Online-Meetings immer wieder verschiebst, ist Deine eine Zusammenkunft mit Deinem Team nicht wichtig. Warum sollen sie sich dann noch auf ein Meeting vorbereiten und sich in Online-Veranstaltungen konzentrieren?

Schaffen Sie Verbindlichkeit und Glaubwürdigkeit!

Wenn Du ein Online-Meeting ansetzt, bleibt es bei dem Termin. Bitte Deine Mitarbeite darum, sich vorzubereiten und bereite dich auch professionell vor.

Das hat etwas mit gegenseitiger Wertschätzung zu tun!

Herzliche Grüße, Stefanie

Virtuellen Teams wird nachgesagt, dass sie nicht so wirksam zusammenarbeiten und komplexe Themen effizient lösen können wie klassische Teams. Stimmt das?

Die Antwort klingt banal. Ist sie aber keineswegs.

Komplexe Probleme haben die Eigenheit, dass es für die Lösung keinen vorgedachten Fahrplan, kein klares Denkmuster oder gar ein Rezept gibt. Normalerweise sollte das Menschen, die keine direkte Anbindung zum Team im Office haben, eher verunsichern. Aber erfolgreiche virtuelle Teams sind es gewohnt, Probleme anzupacken, für die es keine Vorschriften gibt oder eine Blaupause. Häufig genug müssen sie die Probleme ad hoc lösen, mit anderen Mitteln als die Kollegen im Office, weil ihnen nicht die Ressourcen sofort zur Verfügung stehen. Es werden dann andere Lösungswege eingeschlagen.

Und dafür gibt es Gründe.

Vorteil Nr. 1

Gut funktionierende virtuelle Teams bringen Kompetenzen mit, ohne die sie in der virtuellen Zusammenarbeit gar nicht erfolgreich agieren könnten. Diese Kompetenzen sind näher betrachtet anders ausgeprägt, als die  von „normalen Büroteams“.

Und genau das bringt Vorteile, wenn es darum geht, komplexe Probleme zu lösen.

5 Merkmale gut funktionierender virtueller Teams.

Woran kann ich ein gut funktionierendes virtuelles Team erkennen, was macht es aus? Bei erfolgreiche agierenden virtuelle Teams findest du diese 5 Merkmale:

• Digitale Kompetenzen in der Anwendung von collaborativen Tools
• Gefestigte – der Situation angemessene schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten, auch in kritischen Situationen
• Starke Eigenmotivation für das Tätigkeitsfeld, welches im Home-Office oder mobil ausgeführt wird
• Kooperativen Arbeitsanasatz und vernetzte Arbeits- und Denkweise. Bereitschaft und Erfahrungen, in der vernetzten, abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit, z.B. in Projekten, in Kompetenzteams
• Problemlösungsdenken –einen Gedanken eigenständig weiterzuentwickeln und über Unternehmensgrenzen hinweg in den Austausch mit andere kommen, Netzwerke entwickeln und die beste Lösung für das anstehende Problem zu finden

Die Betonung dabei liegt auf  gut funktionierende virtuelle Teams.

Vorteil Nr. 2

Erfolgreiche virtuelle Teams entwickeln sich weiter.

Stillstand ist keine Option.

Die Themenwelt, die meine Stelle im Kern, aber auch im Umfeld betrifft, interessiert und macht neugierig.

Ganz automatisch tauschen sich Mitarbeiter virtueller Teams miteinander aus, geben ihr Wissen preis in der Absicht, von anderen Wissensträgern ebenfalls Informationen, interessante Gedanken und Ansätze zu erhalten.

Virtuelle Mitarbeiter haben keine Angst, Wissen und Kompetenzen zu verlieren wenn sie sich in Foren und Communitys austauschen. Sie haben das Vertrauen, dass sie von ihrem Netzwerk Response erhalten.

So entsteht Vernetzung  und gemeinsames Lernen. Virtuelle Mitarbeiter entwickeln so ihr eigenständiges Netzwerk und entwickeln sich in ihren Kompetenzen unabhängig vom Kompetenzzufluss des Unternehmens weiter.

Davon bekommen Führungskräfte und bestimmte Funktionsträger häufig wenig mit. Denn virtuelle Teams werden häufig so den üblichen formalen Organisationsstrukturen geführt.

Virtuelle Teams neigen aus Selbstzweck dazu, sich diesen Strukturen teilweise zu entziehen, um so handlungsfähiger zu bleiben.

Von Vorgesetzten wird es häufig kritisch gesehen. Das ist aber Quatsch. Sie sollten die Vorteile stattdessen nutzen.

Vorteil Nr. 3

Die Denkwerkzeuge & Handlungsanreize

Gerade in virtuellen Arbeitsformen besteht die Herausforderung, auf dem Abstellgleis zu geraten. Obwohl  alle Kommunikations- und Informationswerkzeuge die im Unternehmen existieren auch für die Menschen im  mobilen Office gedacht sind, sind sie nicht ihretwegen implementiert oder angeschafft worden.

In der Praxis bedeutet das häufiger, dass virtuelle Teams nach anderen Kommunikations- und Informationswerkzeuge suchen, die virtuelle Zusammenarbeit transparent, asynchron, synchron und auch mobil ermöglichen.

Mitarbeiter, denen es wichtig ist, schnell eine Antwort auf ein Problem zu erhalten, haben es gar nicht eingesehen, in ihrem Unternehmen ein Ticket zu ziehen, damit eine interne Anfrage im EDV-Support bearbeitet werden kann. Sie gehen selber auf die Suche nach der Lösung.

Ihr Denken ist stark von folgenden Fragen geprägt:

• Was ist der nächste Schritt, um das Problem zu lösen?
• Ist das Problem ein strukturelles (blaues) Problem oder ein Problem ohne bestehende Verfahrensbeschreibungen, Anweisungen?
• Kann ich irgendwo nachschlagen? Wenn nein, wer kann mir weiterhelfen (intern/extern)?
• Was muss ich tun, um die Lösung „in Gang“ zu bekommen?

Unternehmen und Vorgesetzte sollten sich darüber im Klaren sein, dass das Denken von einer starken Eigenmotivation geprägt ist. Diese Menschen tragen einen intrinsischen Impuls in sich, der unfassbar vorteilhaft für eine Lösung eines komplexen Problems ist.

Diese virtuellen Mitarbeiter die so arbeiten können eines allerdings kaum: Konkret formulieren, was sie wann, wie und warum gemacht haben um ein Problem zu lösen.

Sie arbeiten stark intuitiv. Sie sind Macher und Problemlöser und können Arbeitsprozesse zwar beschreiben, aber haben eigentlich wenig damit am Hut.

Zusammenfassung:

Aktuell vergeht kaum ein Tag, an dem die Fragestellung „Was ist digitale Kompetenz“ nicht thematisiert wird. Gut funktionierende virtuelle Teams haben davon bereits schon sehr viel inhaliert und finden sich in schwierigen, komplexen Arbeitsumgebungen sehr schnell zurecht.

Sie sind es gewohnt, nach Lösungen zu suchen. Finden leider weniger Wertschätzung in Unternehmen als klassische Büroteams von ihren Vorgesetzten, Führungskräften erfahren.

Es lohnt sich näher hinzuschauen.

Für komplexe Fragestellungen brauche ich Menschen, die anders in der Lage sind zu denken. Die auch ein anderes Selbstvertrauen in die Lösung von Herausforderungen haben. Menschen mit Ecken und Kanten, die einfach machen.

Ich bin mir sicher, dass es in gut funktionierenden Teams viele dieser Potenzialträger gibt.

Hinschauen lohnt!