• Mehr Produktivität in virtuellen Teams

    Du möchtest als smarte Führungskraft, dass dein virtuelles Team produktiver und schneller hervorragende Ergebnisse erzielt?

    Dann musst du dir darüber klar werden, was du konkret verbessern willst, damit dein virtuelles Team mehr Produktivität erzielt.

    Häufig sagen dir nämlich die Kennzahlen nicht, dass in der Zusammenarbeit „Sand im Getriebe“ ist. Das kannst du vielleicht erst viel später in den Zahlen ablesen.

    Es sind andere Indikatoren, die Hinweise geben!

    Der Work-Flow im Team ist vielleicht nicht mehr so dynamisch.

    Im virtuellen Team arbeitet jeder stärker für sich, anstatt das Gesamtziel gemeinsam zu fokussieren.

    Aus Unkenntnis heraus wird Arbeit häufiger doppelt gemacht.

    Und die Forderung nach mehr „Kommunikation“ nimmt zu, ohne konkret zu formulieren, was sich dadurch im Arbeitsprozess verbessern soll.

    Es ist so, als ob sich „die Spur“ verstellt hätte. Wir bewegen uns zwar noch auf dem richtigen Weg, aber driften dennoch langsam mehr zu einer Seite und müssen immer wieder anhalten, prüfen und gegensteuern, um nicht vom Weg abzukommen.

    Das macht unzufrieden.

    Und die Unzufriedenheit empfindet jedes motivierte Teammitglied. Weil Gegensteuern Kraft kostet.

    Desktop-Karteikasten

    Was kann ich tun, wenn ich die Zusammenarbeit optimieren will?

    Es ist kein kleines Problem, wenn die Produktivität in einem virtuellen Team nachlässt.

    Mittlerweile arbeiten über 50% der deutschen Arbeitnehmer als Wissensarbeiter und bereits eine hohe Anzahl nicht mehr stationär im Office. Sie arbeiten aus dem Homeoffice heraus oder von unterwegs und sehr stark in virtuellen Teams.

    Es reicht also nicht aus, mehr Produktivität im Team zu verordnen oder einzufordern.

    Du musst  als Führungskraft Verbesserungen initiieren sowie die Voraussetzungen dafür und für ein wertschätzendes Miteinander schaffen!!!

     

    Mit der Kanban-Methode „dem Übel auf den Grund gehen“…

    Kennst du das auch?

    Du wirst von Kollegen angesprochen, bekommst Andeutungen von Kunden und gar dein eigenes Team formuliert indirekt Unzufriedenheit.

    Du nimmst die Hinweise ernst und gehst den Dingen auf den Grund.

    Kannst aber in der Analyse keine offensichtlichen Probleme in der Leistungserbringung erkennen. Du sprichst auch mit deinem  virtuellen Team offen darüber, aber niemand formuliert Probleme oder Unzufriedenheit. Es ist nicht erkennbar, dass Projekte aus dem Ruder laufen, Kundenaufträge nicht fristgerecht erledigt werden o.ä.

    Es scheint also alles o.k. zu sein.

    Und trotzdem merkst du, dass im Arbeitsfluss etwas nicht stimmt.

    Du spürst das intuitiv und versuchst die diffuse Situation zu verstehen.

    Genauso ist es mir auch ergangen, bevor ich in einem ganz anderen Zusammenhang Mitglied in einer virtuellen Mastermind-Gruppe wurde. Wir haben uns innerhalb dieser Gruppe nur einmal wöchentlich oder alle zwei Wochen virtuell verabredet. Damit wir aber im Austausch bleiben konnten, sehr schnell transparent kommunizieren konnten, haben wir das Projektmanagement-Tool „Trello“ verwendet.

    Trello ist einfaches, webbasiertes  und  teilweise kostenloses  Projektmanagement-Tool. Trello bildet viele Kanban-Basics ab, obwohl es nicht dafür entwickelt wurde.

    Kurzum: Ich bin begeistert und habe mich gefragt, ob das Tool helfen kann, die Produktivität meines virtuellen Teams zu steigern.

    Kanban – Warum bin ich so begeistert?

    1. Ich habe gesehen, was für Aufgaben tatsächlich im Team gefallen sind und wie der einzelne Bearbeitungsstand war. Die Arbeit wurde sichtbar.

    2. Engpässe im Arbeitsfluss wurden erkennbar und durch das Team sehr einfach visualisiert. Durch die Transparenz konnte sehr schnell das Problem, das zum Engpass geführt hat, identifiziert werden und Lösungsvorschläge diskutiert und umgesetzt werden.

    3. Wir haben die Arbeit als solches organisiert und nicht die Mitarbeiter, die Arbeitenden. Das war für mich völlig neuer Denkansatz. Durch den Fokus auf die Arbeit wurde das Mastermind-Team spürbar effizienter. Wir haben schneller gute Ergebnisse produziert. Wow!

    Erst viel später, als ich mich intensiver mit Selbstorganisation, Leanmanagement etc. auseinander gesetzt habe, habe ich festgestellt, dass ich unbewusst in Trello die Methode Kanban auf meine Arbeitsorganisation umgewandelt und angepasst habe.

    Obwohl Kanban erfolgreich in der Produktion eingesetzt wurde und noch immer wird, ist die Grundidee auch in der Wissensarbeit übertragbar: Die Methode „Kanban“ priorisiert die Arbeit und die Engpasstheorie von Kanban lässt sich auf die Wissensarbeit übertragen und modifiziert anpassen.

    Und dieser Gedankengang hat bei mir wirklich gezündet.

     

    Was bedeutet Kanban in der Wissensarbeit eigentlich?

    Du musst zunächst bereit sein, dein Mindset zu verändern, deinen Fokus neu auszurichten.

    Denn mit Kanban steuerst du die Arbeit, nicht deine Mitarbeiter, die Arbeitenden.

    Das ist ein anderer und anspruchsvoller Führungsansatz.

    Wenn du die Kanban-Methode einsetzt, beginnst du bei der Ausgangssituation und du verfolgst eine kontinuierliche Verbesserung.

    Kanban ist immer auf den Wertstrom ausgerichtet, um den Kunden den besten Mehrwert zu schaffen.

    Dabei steht nicht das Ziel an erster Stelle, sondern der Mensch, der Mitarbeiter.

    Denn letztendlich sind es unsere Mitarbeiter, die den kontinuierlichen Verbesserungsgedanken mit Leben füllen.

     

    Überall, wo mit Wissen gearbeitet wird, funktioniert Kanban.

    Und wenn Kanban in der Produktion erfolgreich eingesetzt werden kann, kann ich die Wissensarbeit also die Arbeit in meinem virtuellen Team auch erfolgreicher gestalten.

    Die Einführung von Kanban krempelt die bestehende Arbeitsweise nicht radikal um. Arbeitsprozesse und Rollen innerhalb eines Team, eines Projekts bleiben bestehen. Es müssen auch keine neuen Verantwortlichkeiten entstehen.

    Eine Sache ändert sich allerdings grundlegend: Es werden permanent kleine Verbesserungen an der bestehenden Arbeitsweise umgesetzt – überall.

    Existierende Prozesse und Rollen innerhalb der Organisation, des Projekts oder Teams bleiben erhalten, und es werden auch keine neuen Verantwortlichkeiten hinzugefügt. Man vereinbart jedoch, permanent kleine Verbesserungen an der bestehenden Arbeitsweise vorzunehmen – und das überall.

     

    Kanban-Teams halten sich dabei an folgenden grundlegenden Prinzipien:

     

    • Visualisierung: Mache die laufende Arbeit sichtbar. Mit den webbasierten Trello-Boards funktioniert das perfekt.

    • Limitierung der laufenden Arbeiten: Vermeide Engpässe in dem Arbeitsfluss, indem die Anzahl offener Pakete pro Prozessschritt beschränkt wird.

    • Manage-flow: Arbeitsfluss etablieren: Optimiere den Arbeitsfluss, z.B. durch Steuerung und Messung von Kennzahlen, um Optimierungspotenziale zu identifizieren.

    • Formulierung expliziter Prozessregeln: Fasse die Kernpunkte der Zusammenarbeit im virtuellen Team, in den Arbeitsschritten zusammen. Wie kommuniziert das Team, wie und wo werden Informationen bereitgestellt und was passiert, wenn Fehler auftreten. Wichtig: Jedes Teammitglied hält sich penibel an diesen Prozessregeln. Aber: Wenn die Prozessregeln nicht funktionieren, dann müssen sie geändert werden.

    • Kontinuierliche Verbesserung mittels Feedbackschleifen in den Meetings, in den Kommunikationsboards, Reportings etc. Nur durch Feedback kann der Prozess verbessert werden und Mitarbeiter lernen.

    Diese Prinzipien sind auch für die Zusammenarbeit in virtuellen Teams sehr hilfreich.

    In dem nächsten Blogpost gehe ich detailierter auf die Prinzipien ein.

    Herzliche Grüße, Stefanie Meise