• Agiler Arbeiten: Mehr Effizienz in virtuellen Teams mit Kanban

    Einsatz von Kanban bei virtuellen Teams

    Welche Vorteile hat es, wenn ich die Kanban-Methode modifiziere und bei virtuellen Teams einsetze?

    Eine ganze Menge.

    Ich schaffe einen transparenten und gültigen Handlungsrahmen für eine Zusammenarbeit.

    Wie du dir das genau vorstellen kannst, zeige ich dir gleich.

    Gleitschirm auf dem Boden_bunt

    Ich bin Gleitschirmpilotin.

    Für mich gibt es nichts Schöneres als mit dem Gleitschirm abzuheben, die Weite und Freiheit während des Fluges zu genießen.

    Aber als Gleitschirmfliegerin kann ich in der Luft nicht einfach herumfliegen wie ich möchte.

    Ich muss mich an Regeln halten, die unmissverständlich für jeden Piloten gelten. Ähnlich, wie im Straßenverkehr.

    Daher ist es wichtig das Regelwerk anzuwenden, damit das Fliegen für jeden Spaß macht und keiner zu Schaden kommt.

    Die Flughöhe, in der ich mich aufhalte – das Flight-Level –,  ist dabei ein wichtiges Kriterium. Je niedriger dieses ist, umso weniger andere Mitfliegende in anderen Fluggeräten sind zu erwarten und umso einfacher scheint das Fliegen zu sein.

    Beim Fliegen gibt es Flight-Level 0 bis 4.

    Und das ist ein schönes Bild, wenn ich Kanban bei Teams einführen möchte.

    Gleitschirm_rot

    Flight-Levels of Kanban

     

    Flight-Level 0: Vielleicht hast du schon mal etwas vom Personal- Kanban gehört?

    Du kannst ein Kanban-Tool wie Trello auch für die Organisation und Steuerung deiner eigenen Aufgaben nutzen.

    Du konzentrierst dich auf die Aufgaben innerhalb deines Kanban-Boards, die jetzt aufgeführt sind.

     

    Flight-Level 1:  In diesem Flight-Level arbeitest du bereits mit einem virtuellen Team zusammen.

    Häufig fokussiert sich dieses Team auf eine Aufgabenstellung im Arbeitsprozess, diese wird nicht klar koordiniert.

    Diese Arbeitsweise ermöglicht dennoch einen schnelleren Arbeitsfluss und führt lokal zur Optimierung der Leistung.

    Das Positive bereits in diesem kleinen Level ist, dass jedes Teammitglied die Produktivität und den Erfolg direkt wahrnehmen kann, alleine schon, weil es durch das Board visualisiert wird.

    Kanban -Board

    Flight-Level 2: In diesem Level wird der Zufluss des Inputs koordiniert.

    Bei diesem Level geht es auch um Teamarbeit, aber diese bezieht auch andere Abteilungsebenen mit ein.

    Innerhalb des Wertschöpfungsprozesses sind also mehrere Akteure aus unterschiedlichen Abteilungen beteiligt. Daher ist es erforderlich, dass durch Meetings diese Aufgaben priorisiert werden. Dabei ist es wichtig, dass die unterschiedlichsten Akteure der Abteilungen und der Stakeholder ihre Prioritäten formulieren und argumentieren, um grundsätzliches Verständnis voneinander zu bekommen.

    Schlussendlich werden dann die richtigen Aufgaben bearbeitet und so die Produktivität insgesamt gesteigert.

     

    Flight-Level 3: Von der einzelnen Teamebene geht es jetzt weiter. Mehrere Teams arbeiten nun miteinander, z.B. von unterschiedlichen Abteilungen und crossfunktional.

    Die Zusammenarbeit steht im Mittelpunkt und die Leistung, die sich im Wertstrom ausdrückt.

    Nicht mehr die einzelne Teamleistung wird hervorgehoben, sondern die Gesamtleistung wird optimiert. Dadurch lassen sich Engpässe im Wertschöpfungsprozess schneller identifizieren und beheben.

    So gelangt das Produkt möglichst reibungslos in guter Qualität beim Kunden.

     

    Flight-Level 4: Auf Gesamtportfolioebene werden nun mehrere Wertströme in Prozessen & Projekten parallel  gemanagt.

    Dadurch können leichter Business-Entscheidungen getroffen  werden, weil das Verständnis für die Prozesse besser gegeben ist und Optimierungen vorgenommen werden.

     

    Kanban-Prinzipien als Leitplanken für virtuelle Teams in der Zusammenarbeit

     

    In meinem letzten Artikel habe ich kurz die grundlegenden Prinzipien benannt, die Kanban-Teams in der Wissensarbeit stark beherzigen sollten.

    Auf diese Prinzipien möchte ich noch genauer eingehen sowie einen Denkansatz vorstellen, für welche virtuellen Teamebenen Kanban z.B. mit Trello interessant sein kann.

    1. Formulierung expliziter Prozessregeln: Für virtuelle Teams ist das Commitment der Zusammenarbeit im Team das Herzstück. Nur wenn ein Team klare Kommunikations- und Informationsregeln hat, kann die Leistungserbringung über die Distanz hinweg erfolgreich gelingen.

      Daher ist gerade bei der Einführung von Kanban, z.B. mit dem Tool Trello, wichtig, ein neues Commitment zu formulieren und sich dann im Anschluss sehr genau an die Verabredungen zu halten.

      Wenn sich allerdings die eine oder andere Regel im Nachgang als Quatsch herausstellt, dann muss sie geändert werden.

    2. Limitierung der laufenden Arbeiten: Working in Progress (WIP). Vermeide Engpässe in dem Arbeitsfluss, indem die Anzahl offener Pakete pro Prozessschritt beschränkt wird. Tatsächlich kann man heute nachweisen, dass Mitarbeiter effizienter sind, wenn die Anzahl der Arbeitspakete beschränkt ist. Die Konzentration und Arbeitsenergie werden auf die Fertigstellung der im Prozess befindlichen Pakete gelenkt, anstelle noch mehr Projekte zu starten, die nicht fertig werden. Man konzentriert die Arbeitskraft auf die im WIP befindenden Arbeiten und schafft nachweislich mehr Arbeitspakete und ist tatsächlich effizienter.

    3. Visualisierung: Mache die Arbeit sichtbar. Mit den webbasierten Trello-Boards funktioniert das perfekt. Board

    4. Manage-flow: Arbeitsfluss etablieren: Optimiere den Arbeitsfluss, z.B. durch Steuerung und Messung von Kennzahlen, um Optimierungspotenziale zu identifizieren. Damit das virtuelle Team Leistung effizienter erbringen kann, ist es für das Team wichtig zu wissen, wo sie im Arbeitsprozess stehen und wo es Probleme gibt.

      Es geht also immer darum, das Arbeitspaket zu schaffen und den Arbeitsfluss insgesamt stetig zu optimieren.

      Der Fokus hier wird ganz deutlich auf die Arbeit als Ganzes gelegt und nicht auf die Organisation der einzelnen Arbeitskräfte. Daher steht zwar der Mensch, der die Leistung erbringt, im Mittelpunkt, aber mit dem Blickpunkt, dass die Gesamtleistung durch ihn erbracht wird.

      Hier gibt es insbesondere für virtuelle Führungskräfte und das virtuelle Team eine große Herausforderung im Mindset.

      Nicht ich als Einzelner leiste eine gute oder schlechte Arbeit, sondern meine Leistung innerhalb des Prozesses ist Teil der Gesamtleistung zu einer bestimmten Zeit.

    5. Kontinuierliche Verbesserung: Die Etablierung von Feedback-Loops in Arbeitsprozessen ist absolut notwendig, wenn Fehler vermieden und der Arbeitsfluss optimiert werden soll.

      Feedback ist das, was sich motivierte Mitarbeiter wünschen, um besser zu werden, zu lernen und Handlungskompetenz aufzubauen. Es ist daher sehr hilfreich, Feedback-Schleifen fest als Aufgabe von Führungskräften zu implementieren.

      Aber nicht als Einbahnstraßen-Feedback, sondern auch vom Mitarbeiter zur Führungskraft.

     

    Ja, es ist, wie es immer ist.

    Je größer die Teams, die Organisationseinheiten werden, die in einem Wertschöpfungsprozess einen Beitrag leisten müssen, umso größer sind die Anforderungen an die Kommunikation, Informationsweitergabe, das Controlling, Reporting  u.v.m.

    Trotzdem kann man klein starten, z.B. auf Teamebene. Das Tool „Trello“ kann dich dabei unterstützen. Und du gehst kein Risiko ein. Das Tool bietet gerade zu Beginn einer virtuellen Teamarbeit, mit einem kleinen Team viele Vorteile. Sowohl im Handling, in der Bedienerfreundlichkeit und im Preis.

    Also einfach mal machen.

    In diesem Sinne.

    Herzliche Grüße, Stefanie Meise